科研檔案管理信息化研究

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［摘要］本文以農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理為研究視角，針對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)展開分析討論，從農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀出發(fā)，提出推進(jìn)農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的建議,以更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案在技術(shù)研究和成果轉(zhuǎn)化中的促進(jìn)作用。

［關(guān)鍵詞］農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；信息化

0前言

農(nóng)業(yè)科研院所是農(nóng)業(yè)技術(shù)研究與成果轉(zhuǎn)化的重要機(jī)構(gòu)，在實(shí)踐工作中會(huì)形成大量檔案信息，這些數(shù)據(jù)資料的高效管理對(duì)農(nóng)業(yè)技術(shù)水平的提升發(fā)揮關(guān)鍵作用。信息化時(shí)代的到來(lái)，為農(nóng)科院所檔案管理提供了全新的技術(shù)支持，所以如何加快農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)步伐，更好地為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)，已經(jīng)成為做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

1檔案信息化建設(shè)概念

現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理活動(dòng)中，靈活應(yīng)用現(xiàn)有的信息技術(shù)提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掃描以及數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等，結(jié)合實(shí)際情況重新對(duì)檔案管理的新原則、新情況以及新理論等進(jìn)行思考，明確當(dāng)前時(shí)代背景下的檔案管理與檔案服務(wù)的整體框架，促使檔案信息實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)，滿足時(shí)展的需求，實(shí)際上其實(shí)質(zhì)是利用信息技術(shù)進(jìn)行管理、開發(fā)利用以及生成檔案的過(guò)程。

2農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展中，農(nóng)科院所承擔(dān)著為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支撐的使命，而在農(nóng)科院所日常工作實(shí)踐中會(huì)生產(chǎn)大量文件資料，為了有效管理這些檔案資料，各單位都會(huì)成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理與歸類，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄為檢索工具。近年來(lái)，信息化技術(shù)快速發(fā)展，部分單位開始將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案中，極大程度地提高了檔案管理效率，通過(guò)數(shù)字化方式對(duì)檔案實(shí)施管理，同時(shí)利用門戶網(wǎng)站以及OA系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)了對(duì)一部分檔案資料的共享。但是，也有一部分農(nóng)科單位受到經(jīng)費(fèi)、人員等因素的限制，檔案信息化管理水平不高，信息化建設(shè)受到一定的制約。就目前發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理信息化建設(shè)存在以下幾個(gè)方面的問題。

2．1重視程度不足一部分農(nóng)科院所受到人員編制等問題的制約，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，除了少數(shù)專職檔案管理人員以外，那些兼職檔案管理人員不能將工作的重點(diǎn)與重心放在檔案管理工作上，導(dǎo)致檔案管理的重視程度不足，管理工作開展的不夠規(guī)范。一部分農(nóng)科院所雖然主觀上具備檔案管理信息化建設(shè)的意愿，但是在實(shí)施信息化建設(shè)的過(guò)程中目標(biāo)不夠明確，思路不夠清晰，對(duì)信息化檔案管理帶來(lái)一定的制約。

2．2管理不夠規(guī)范現(xiàn)階段很多農(nóng)科單位檔案管理信息化建設(shè)依舊處于起步階段。在工作實(shí)踐中針對(duì)生成的電子文件雖然能夠很好地保存，但是所產(chǎn)生的電子文件在格式上不統(tǒng)一、兼容性匱乏，轉(zhuǎn)換的難度比較大，所以信息化檔案管理的效率不高。另外，長(zhǎng)時(shí)間保存、備份電子檔案的載體缺位，導(dǎo)致實(shí)踐中往往消耗大量人力、物力、財(cái)力資源。基于此，農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的道路上，需要盡快制定信息化檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，從而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2．3系統(tǒng)研發(fā)遭遇瓶頸在農(nóng)科院所檔案信息化管理中，管理系統(tǒng)是基礎(chǔ)，一個(gè)單位如果自主研發(fā)一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，需要消耗很大的精力與時(shí)間，而且現(xiàn)階段在農(nóng)科單位的檔案管理人員隊(duì)伍中既懂檔案管理專業(yè)知識(shí)又懂網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、軟件技術(shù)的人才非常匱乏。如果選擇在軟件公司購(gòu)買管理軟件，在經(jīng)費(fèi)上又會(huì)捉襟見肘，而且采購(gòu)而來(lái)的軟件是不是符合單位檔案管理的需求也有待商榷。所以，在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面也是亟待解決的關(guān)鍵問題，亟須經(jīng)濟(jì)適用、功能齊全、安全高效、操作方便的信息系統(tǒng)。

2．4信息化檔案管理時(shí)效性有待提升第一，客觀性有待提升。電子檔案容易更改，在更改之后不會(huì)留有痕跡，也容易復(fù)印，復(fù)制之后不容易分辨原件與復(fù)印件。基于此，電子檔案的客觀性與法律效力往往遭受質(zhì)疑，而且現(xiàn)階段國(guó)家并沒有針對(duì)電子文件可否作為證據(jù)做出明文規(guī)定。所以在需要電子檔案作為憑證的時(shí)候，往往需要借助紙質(zhì)檔案，這在客觀上要求信息化檔案管理必須要與紙質(zhì)檔案管理同步，無(wú)形當(dāng)中增加農(nóng)科院所檔案管理的工作強(qiáng)度，也使檔案信息化管理的價(jià)值大打折扣。第二，可用性有待提升。現(xiàn)階段電子檔案需要通過(guò)光盤、硬盤等進(jìn)行儲(chǔ)存。間隔一段時(shí)間，就需要將保存載體進(jìn)行更換，并且光盤等載體往往會(huì)受到外界因素的干擾，如果出現(xiàn)問題，就會(huì)導(dǎo)致文件的丟失，“萬(wàn)劫不復(fù)”，所以在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中如何合理選擇保存電子文件的載體也是需要集中考慮的問題。第三，安全性有待提升。互聯(lián)網(wǎng)具備極強(qiáng)的開放性，這對(duì)于檔案信息化管理的安全性提出了更高的要求。在信息化建設(shè)實(shí)踐中，數(shù)字平臺(tái)建設(shè)是重要工作，而現(xiàn)階段農(nóng)科單位并沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)安全標(biāo)準(zhǔn)，這就使得農(nóng)科單位的電子檔案容易受到病毒、黑客的威脅。所以在未來(lái)的發(fā)展中，如何進(jìn)一步提高信息化檔案管理的安全性也是需要集中考慮的問題。

3農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

3．1理清思路，明確目標(biāo)第一，構(gòu)建科學(xué)的目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)。現(xiàn)階段我國(guó)大部分農(nóng)科單位檔案信息化建設(shè)都處于起步階段，在這一階段中主要應(yīng)該完成以下幾方面工作：首先要確定本單位的檔案隸屬信息化管理的范圍；其次，要制定電子檔案機(jī)讀的目錄標(biāo)準(zhǔn)；再次，要研發(fā)或者購(gòu)進(jìn)檢索軟件；最后，要建立健全目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，循序漸進(jìn)實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。在這一階段中，需要完成以下幾個(gè)方面的工作：（1）將被納入信息化管理范疇的檔案資料實(shí)施高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；（2）建立起針對(duì)文檔信息、圖片信息、多媒體信息等各類型檔案資料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)；（3）建立健全綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；（4）深入研究互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中農(nóng)科檔案信息的使用方法，使用標(biāo)準(zhǔn)以及使用權(quán)限；（5）建立與完善檔案信息的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)［1］。第三，逐步完善各類型電子檔案資料。在這一階段中，農(nóng)科單位需要完成以下幾方面工作：（1）逐步完善信息化檔案體系；（2）對(duì)已經(jīng)生成或者工作推進(jìn)中剛剛生成的電子檔案資料按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施歸檔，進(jìn)一步完善檔案信息安全、檔案利用與服務(wù)的規(guī)章制度；（3）結(jié)合本單位檔案管理與檔案服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要，針對(duì)電子文件的保存方法進(jìn)行深入性研究，采取行之有效的措施提高電子檔案的客觀性與實(shí)用性。第四，要全面實(shí)現(xiàn)存量檔案文件的數(shù)字化以及增量檔案的電子化，進(jìn)一步理順檔案信息化管理的工作流程，規(guī)范信息化檔案管理的工作行為，逐步提高電子檔案的服務(wù)效率與利用效率，全面推進(jìn)檔案信息資源共享［2］。

3．2轉(zhuǎn)變方式，分工協(xié)作對(duì)于農(nóng)業(yè)科研院所來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)的主要目標(biāo)就是通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的有效利用逐步提高檔案管理工作的效率與水平，推動(dòng)檔案管理與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化展開。所以在未來(lái)的發(fā)展道路上，農(nóng)科單位必須要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，大力推進(jìn)分工協(xié)作，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。第一，農(nóng)科院所一定要研發(fā)或者購(gòu)進(jìn)適合本單位實(shí)際需求的OA系統(tǒng)，現(xiàn)階段已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位需要積極改進(jìn)與完善信息系統(tǒng)，在檔案信息管理平臺(tái)建成之后，一定要構(gòu)建起與OA系統(tǒng)相連的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，進(jìn)而為電子檔案信息的共享以及電子文件的安全保管提供基礎(chǔ)。第二，農(nóng)業(yè)科研單位在日常工作中所生成的檔案信息呈現(xiàn)出專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜多樣等特點(diǎn)，這就需要各部門之間的有效溝通與分工協(xié)作，科研與管理過(guò)程中所生成的各類型檔案資料一定要嚴(yán)格按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施統(tǒng)一管理，進(jìn)而保證檔案資料在歸檔之后可以快速地搜索利用，從而提高農(nóng)業(yè)科研院所檔案服務(wù)的質(zhì)量與效率。

3．3技術(shù)創(chuàng)新，確保安全在推進(jìn)農(nóng)科單位檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，信息安全問題尤為重要。相關(guān)單位必須要進(jìn)一步加大理論與技術(shù)研究力度，提高抵御信息安全風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而打造高效、安全、實(shí)用的信息化檔案管理平臺(tái)，提高農(nóng)科單位檔案管理工作的整體水平。首先，農(nóng)業(yè)科研院所要實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)與外網(wǎng)之間的有效隔離；其次，單位在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中需要進(jìn)一步完善信息安全管理制度，嚴(yán)格檔案查詢與利用的手續(xù)；再次，在系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)的過(guò)程中，一定要切實(shí)強(qiáng)化技術(shù)性安全防范措施，對(duì)于那些可以提供公開查詢服務(wù)的檔案資料需要設(shè)置防火墻，身份認(rèn)證等安全措施，從根源上避免信息安全問題的出現(xiàn)，最大程度地確保農(nóng)業(yè)科研院所的檔案信息安全［3］。

3．4重視人才培養(yǎng)在信息化建設(shè)實(shí)踐中，人才的培養(yǎng)是關(guān)鍵所在，所以相關(guān)單位一定要重視人員素質(zhì)的提升與隊(duì)伍建設(shè)。一方面，農(nóng)業(yè)科研單位需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作人員的工作環(huán)境，建立健全激勵(lì)機(jī)制與考核機(jī)制，從而吸引現(xiàn)代化檔案管理人才加入隊(duì)伍中，為檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮血液；另一方面，農(nóng)業(yè)科研單位一定要重視對(duì)在職檔案管理人員的培訓(xùn)教育，不僅需要提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能，同時(shí)需要提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，為信息化檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的隊(duì)伍基礎(chǔ)。

4結(jié)語(yǔ)

農(nóng)科院所檔案信息化管理實(shí)踐中可以將檔案管理與信息化技術(shù)整合到一起，進(jìn)而提高檔案管理工作的整體效率與水平，為科研活動(dòng)以及科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化做好服務(wù)，這是未來(lái)發(fā)展實(shí)踐中檔案管理工作的必由之路。基于此，農(nóng)業(yè)科研院所一定要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，提高該項(xiàng)工作的重視程度，明確信息化建設(shè)的整體目標(biāo)、理清工作思路，將信息化建設(shè)提升到全局規(guī)劃的高度，進(jìn)而有步驟、有目標(biāo)的開展檔案管理信息化建設(shè)，加速信息化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)，要結(jié)合檔案信息化管理的需要，加大資金投入力度與人才培養(yǎng)力度，為信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)與人力資源基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］錢鷗，馬超．探索大數(shù)據(jù)背景下科研院所檔案管理信息化建設(shè)的趨勢(shì)［J］．機(jī)電兵船檔案，2017（5）：80－82．

［2］安娟，鄭可鋒，葉少挺．農(nóng)業(yè)科研院所科研管理信息化建設(shè)芻議［J］．農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2015（3）：26－29．

［3］閆美玲，張曉燕，嚴(yán)溦．基于SWOT分析的農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設(shè)［J］．農(nóng)業(yè)科技管理，2009，28（6）：56－58，92

作者:溫夏萍 單位:山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院畜牧獸醫(yī)研究所