多媒體檔案信息化論文

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一、多媒體技術與檔案信息管理

（一）多媒體技術的概述

電子文件信息就是多媒體信息的本質(zhì)含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現(xiàn)出來的信息。計算機系統(tǒng)中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統(tǒng)。多媒體技術包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現(xiàn)完全的、開放性的計算機管理。

（二）多媒體技術與檔案信息化建設的關系

當前，檔案建設面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟建設的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統(tǒng)的檔案管理技術方法以及傳播形式與途徑已經(jīng)呈現(xiàn)落后的狀態(tài)，不能滿足社會發(fā)展需要。而多媒體技術擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優(yōu)點，可以為檔案信息化的建設帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設提供先進的技術和科學的手段，發(fā)揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質(zhì)量有著推波助瀾的作用。

二、多媒體技術在檔案信息化管理中的難題

（一）檔案信息傳輸中的知識產(chǎn)權

實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，以及網(wǎng)絡資源的共享是檔案建設的最終目的。然而，網(wǎng)絡傳輸這種新的信息傳播技術雖然打破了傳統(tǒng)的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數(shù)字化產(chǎn)品帶來了侵權的風險。檔案是知識產(chǎn)權的表現(xiàn)形式之一，是受到版權保護的。社會的發(fā)展讓人們逐漸開始重視知識產(chǎn)權，所以檔案信息化管理工作務必要注重對著作權的保護。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權和所有權人，作品在網(wǎng)絡上進行傳播之前必須取得著作人的授權，否則未經(jīng)著作權所有人同意任意使用檔案便屬于侵權行為。

（二）檔案規(guī)范化管理的原則

只有制定和實施檔案管理的工作規(guī)范和標準才能切實的提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也是實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化目的的現(xiàn)實需要。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，必須堅持管理規(guī)范化的原則，按照相關的標準對檔案進行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質(zhì)建設，實現(xiàn)部門、崗位與個人之間的權責關系明確，避免出現(xiàn)檔案保管不完整、不規(guī)范及其價值被浪費的情況。

（三）檔案信息安全保障體系的建立

安全保障體系對于檔案信息化的建設有著關鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關的法律規(guī)范以及制度不健全。在管理工作中出現(xiàn)缺乏有效的安全技術，健全的管理體制等，給檔案信息化建設帶來不便。而隨著設備和技術軟件的發(fā)展，從事黑客等網(wǎng)絡不法事業(yè)的相關組織技術也在進步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態(tài)的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應該時刻保持警醒，不斷的升級網(wǎng)絡技術、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質(zhì)，以確保信息數(shù)據(jù)的安全、保證檔案信息化建設穩(wěn)定的前行。

三、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

（一）建立檔案信息庫

以現(xiàn)有館藏為基礎，通過計算機網(wǎng)絡技術建立數(shù)字化的檔案信息庫，對信息和數(shù)據(jù)進行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關準備：構建一個檔案管理的多媒體平臺。建設子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲子系統(tǒng)以及數(shù)字化處理和數(shù)字化信息輸出子系統(tǒng)，完善檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進行控制，需要同步的媒體工作進行同步控制。系統(tǒng)應該滿足操作界面的生成、數(shù)據(jù)庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應用系統(tǒng)和軟件的運行，提供安全的運行環(huán)境。還需要對數(shù)字化信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數(shù)據(jù)庫存儲和處理信息數(shù)據(jù)的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。

（二）信息系統(tǒng)的檢索程序編制

檔案信息數(shù)字化的首要要求就是目錄信息的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源在數(shù)據(jù)庫中的條理性，是整個數(shù)據(jù)庫建設的基本。首先，要建設一個目錄信息的倉庫，完善相關的目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)以及各類資料文獻的目錄數(shù)據(jù)的輸入、媒體制作和檢索體系，實現(xiàn)準確快速的查找信息數(shù)據(jù)。其次，建立檔案的著錄標引和機讀目錄系統(tǒng)。其中檔案的著錄標引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現(xiàn)檔案的著錄標引檢索自動化，首先要輸入大量的數(shù)據(jù)，以檔案著錄表現(xiàn)出相關信息數(shù)據(jù)的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現(xiàn)狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現(xiàn)用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規(guī)范標準錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中，以特定的模型為連線將它們組織串聯(lián)起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數(shù)據(jù)管理提供相關技術基礎。

四、結束語

總而言之，多媒體技術的應用對于檔案信息化建設有著十分重要的作用。在進行檔案信息建設的工作時，一定要認清當前的社會形勢，仔細分析多媒體技術與檔案信息化之間的聯(lián)系。了解進行檔案信息化建設中出現(xiàn)的問題和難點，通過建立檔案信息庫、編制檢索程序等方式，將多媒體技術應用到檔案信息建設中來，提高檔案信息化管理的科學性和有效性，保證檔案信息傳輸中的安全，最終實現(xiàn)檔案信息建設的數(shù)字化目標。

作者:閔麗單位:安徽省淮北衛(wèi)生學校