職校藝術檔案管理思路

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一、高職院校藝術檔案的作用與價值

藝術檔案的規范化與精細化管理，離不開對高職院校藝術檔案作用與價值的厘清。

（一）高職院校藝術檔案的作用

高職院校藝術檔案是學校在辦學過程中形成的關于文化藝術工作歷史發展的真實記錄，是超越時空范圍的歷史遺產，見證了學校的教育、建設與發展，匯集了廣大教師乃至學生的創造智慧，因而是一筆可貴的文化資源。高職院校藝術檔案具有以下作用：一是文化傳承作用。藝術檔案是學校在長期的辦學歷史進程中，創造并留下的文化藝術遺產。有多少藝術檔案就有多少藝術財富，就意味著有多少歷史藝術遺產留給后人。我們文化藝術的繁榮，就要在文化傳承的基礎上不斷推陳出新。二是學校藝術教育的重要資源。高職院校在進行藝術教學中，可以充分挖掘現有的藝術檔案資料，作為教師教學、學生學習的參考資料。高職院校可以利用藝術檔案編寫校本教材、授課教案、教學大綱，對學生進行藝術輔導，利用藝術檔案中豐富的聲像資料進行觀摩學習，作為示范教學都是不錯的選擇。三是利用學校的藝術檔案服務社會。高職院校的重要職能之一就是為社會服務，為當地的經濟發展服務。藝術檔案服務社會是因藝術檔案自身的特點所決定的。藝術檔案具有形象性和公開性特征，藝術檔案中的藝術作品是供人們欣賞、享受的精神食糧。高職院校可以利用藝術檔案中的優秀作品面向社會展出，發揮其藝術審美作用，感化宣傳作用，開闊群眾的視野，促進社會的和諧。

（二）高職院校藝術檔案的價值

高職院校藝術檔案不同于學校其它的教學檔案、科研檔案、人事檔案、學生檔案等，它價值獨有，并且隨著時間的推移和歷史的演進，藝術檔案的價值將越發顯現出來。第一，高職院校藝術檔案具有重要的歷史價值。不少高職院校近年來經歷學校升格（從中專升格為高職高專）、搬遷新校區、學校合并等歷史沿革，在校史編寫中一些需要確認的史實資料可以從藝術檔案中找到答案。高職院校把本單位的藝術檔案收集、整理、保存起來將為學校未來事業的發展提供很多珍貴的，有參考價值的材料。第二，高職院校藝術檔案具有重要的學術研究價值。藝術事業的繁榮和發展，決不能孤立地去進行研究，而是要結合著研究昨天、今天來研究明天。要研究，就必須要有歷史的真實依據，那就是原有的檔案和有關的素材。比如，在工藝美術職業院校，我們要研究各個工藝流派、美術大師的歷史傳承與發展成就，就需要廣泛占有材料、分析材料，沒有材料就很難研究——巧婦難為無米之炊。可以說，藝術檔案對于藝術的發展，對學術研究具有重要的參考價值。第三，高職院校藝術檔案具有很高的使用價值。學校的藝術檔案可以為師生反復使用，而且頻率很高。藝術檔案是學校進行藝術研究、藝術教育的重要材料。藝術檔案是學校師生進行藝術創作、藝術活動的總結。通過對一定時期的教師以及學生藝術創作、藝術活動有關材料的歸檔，可全面總結高職院校藝術創作的經驗、及時收集創作素材。例如，藝術院系獲獎的優秀的畢業設計，參加各級各類藝術競賽的獲獎作品，可作為后來者學習、研究的對象，同時也是他們進行藝術創作的源泉。實踐證明，利用藝術檔案，有案可查，許多問題迎刃而解，有利于拓寬學生創作的思路，提高藝術作品的質量。

二、高職院校藝術檔案管理現狀

（一）藝術檔案建檔意識不強

高職院校的藝術檔案不僅僅是學校檔案工作的有效組成部分，更是構建和諧校園、促進校園文化的重要載體，需要師生加強這方面的意識。高職院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，諸如師生在日常教學科研、文藝演出等活動中產生的藝術檔案；學校組織各類文化節中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案的種類數量不少，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，于是對高職藝術檔案不重視收集，如在各類藝術比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的相關部門，未能及時完整地歸檔到檔案館室。

（二）機構制度方面不夠完善

高校檔案工作是高校重要的基礎性工作，是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一，學校應當對其加強領導和管理，將之納入學校整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系。少數高職院校對檔案工作的重要性認識不足，意識不強，重視不夠；個別高職院校沒有根據《高等學校檔案管理辦法》規定將檔案工作納入學校整體發展規劃，未將檔案館建設列入新校區總體建設方案，依法管檔的自覺性和責任感有待進一步加強。一些建校時間長、辦學規模大、檔案數量多，符合中華人民共和國教育部第27號令規定條件的學校，至今尚未成立檔案館；有的學校雖然設立了檔案館，但級別建制偏低，人員偏少，難以適應學校又好又快發展的需要。少數學校檔案用房面積過小，基礎設施陳舊簡陋。個別學校檔案館安置在過渡用房，安全意識不強，必要的防護措施不到位，特別是臨時存放檔案的場所有著明顯的安全隱患。在檔案管理模式上，部分學校沒有根據有關法律法規進行建章立制，未能按照規定要求和檔案工作原則對學校各院系、各部門產生的各類檔案實行集中統一管理，特別藝術檔案的管理更是薄弱，呈現隨意化、無序化的狀態，缺乏必要的制度管理保障。

（三）檔案人員的素質亟待提升

提高高職院校藝術檔案的管理水平，離不開檔案人員的辛勤工作。檔案工作機構的人員構成、個體素質如何，直接影響藝術檔案的管理水平和工作效果。只有綜合素質高的人，才能勝任學校藝術檔案的管理工作。近幾年，高職教育事業跨越式發展，但卻存在忽視檔案建設的情況，學校檔案專職人員數量不足的現象普遍存在。隨著高職辦學規模的擴大，各項工作內容與日俱增，但是，由于人們對學校檔案工作的認識不足，高職院校的檔案工作長期處于可有可無的一項工作。不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對象推去檔案室。現有的這些檔案管理人員，來著不同的專業背景，有的學習歷史、有的學習文學、有的學習計算機，五花八門，檔案管理專業的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來先天不足——專業素養不夠。高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時間和精力應付檔案業務已成為普遍現象。在這種情況下，高職院校的檔案工作面貌可想而知。

三、高職院校藝術檔案管理的對策與路徑

提升高職院校藝術檔案管理水平，需要從高職院校的組織管理機制、管理隊伍建設、藝術檔案的數字化建設、藝術檔案的利用水平等路徑著手，綜合運用發揮合力方能有所建樹。

（一）要切實加強領導

高職院校檔案管理工作應該納入學院整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系，藝術檔案工作也應該列入學院整體檔案工作規劃，各二級院系應該把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，由一名分管領導具體指導、制定政策、把握藝術檔案工作的發展方向。要切實把藝術檔案工作作為學院發展的有機組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術檔案，把藝術檔案工作作為工作總結、業務考核內容之一。要針對藝術檔案工作發展的不同層次、不同類型，分別提出不同的量化指標和時限要求，進行分類指導。要保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。總而言之，高職院校各級領導的重視，是藝術檔案能否順利發展的關鍵。

（二）要加強隊伍建設

藝術檔案員隊伍是藝術檔案管理上水平上臺階的重要基石。學院領導應該關心藝術檔案工作隊伍的建設，努力解決藝術檔案人員的實際困難，提升他們在學院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問題，提供必要的業務進修、外出參觀學習的機會，從而穩定藝術檔案工作隊伍。要多層次、多門類加強業務培訓，不斷提高藝術檔案人員素質和管理水平。藝術檔案工作是一項復雜的專業技術勞動，因此，要求從事檔案工作的人員應具有合理的知識結構，又要具備良好的藝術素養。只有綜合素質高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。檔案工作人員的素質是提高藝術檔案管理水平，充分發揮藝術檔案作用的先決條件。概括地說，對藝術檔案管理人員主要有以下要求：良好的政治素質、精湛的業務技能、良好的工作作風、高度的責任意識、良好的職業道德，較強的溝通能力。從加強團隊建設的角度來說，還需要重視每一個檔案工作人員的個體價值和主觀自覺性行動。也就是要充分發揮和調動每一個人內在的積極因素，創造性地開展工作。對藝術檔案管理隊伍的管理重點在于明確崗位，落實職責，稽查考核，協調激勵。學校應該把檔案人員隊伍建設列入人才發展目標，統籌規劃，不斷優化隊伍結構，使高校檔案人員隊伍朝著專業化、高素養、有梯隊的人才隊伍結構發展，為高職院校的藝術檔案工作注入可持續發展的活力。

（三）要加快藝術檔案的數字化建設

藝術檔案是對學校和社會有保存價值的各種文字、圖片、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。要實現藝術檔案的文化傳承作用，必須加快藝術檔案的數字化建設。通過藝術檔案的數字化管理，讓更多的學生走進網絡平臺，共享先進文化的魅力，從而全面提高學生的文化素養，促進校園文化建設。加強藝術檔案的信息化和數字化管理，是藝術檔案事業適應時展的需要。利用多媒體技術，實現藝術檔案媒體的數字化。多媒體技術是一種交互性綜合處理的計算機技術。根據藝術檔案的多媒體特征，高職院校的檔案館可以充分運用多媒體技術中的音頻信息處理技術、圖像信息處理技術、視頻信息處理技術、多媒體數據庫技術和多媒體信息識別技術，結合數碼相機、數碼攝像機、數碼掃描儀等數字化設備，通過對紙質檔案、聲像檔案的掃描錄入、數碼處理、3D制作，將藝術檔案媒體轉化為電子代碼儲存、傳輸和處理，變成可視化、動態化、數字化的多媒體藝術檔案信息資源。藝術檔案管理軟件的運用，實現藝術檔案系統化的管理。軟件的應用可以提高管理思路和管理方式的創新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術檔案管理的標準化和規范化的流程，及時提供文化資源的信息。高職院校在選用檔案系統管理軟件時，必須結合自己的工作條件、環境和和技術保障等方面的考慮，以提高軟件應用的實際效率。還要考慮檔案管理軟件的處理和儲存多媒體藝術檔案信息的能力。這樣就可以直接在電腦上進行藝術檔案信息的收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、查詢和統計，簡化傳統的手工過程，提高科學化管理藝術檔案的能力。利用多媒體光盤技術實現藝術檔案數字化存儲。由于藝術檔案的信息量很大，圖文聲像并茂，這就需要功能全、密度高的大容量存儲器。多媒體光盤技術采用激光介質作為高密度信息存儲載體，具有記錄信息量大，存儲密度高，易于檢索，便于拷貝復制，還原傳輸效果好等優點。利用這些大容量的可讀寫光盤貯存圖像、聲音、動畫、視頻等多媒體藝術信息，既能有效地節省檔案庫房的貯存空間，擴展存儲能力，又便于保存、保管和借閱。

（四）要提高藝術檔案的利用水平

高職院校藝術檔案范圍非常廣泛，它涵蓋了師生們在藝術教學、實踐、創作、展覽、演出、比賽、交流、攝影、采風等各個層面的藝術活動。因此，高職院校藝術檔案內容豐富多彩、是一筆可貴的財富，需要我們善加利用，而不是束之高閣。藝術檔案管理的終極目的在于利用，以滿足師生教學科研、參考佐證、學習提高的目的。藝術檔案的開發利用包括兩方面的內容：一是健全和改善檢索手段，介紹檔案館（室）藏的內容與成分，這主要是在檔案基礎工作中完成的。二是根據外部對各類檔案信息需求的情況，通過有效的途徑和方法，向利用者提供所需檔案材料，實施全方位的多元化利用。提供藝術檔案利用信息資源的途徑主要有咨詢服務和文本服務。咨詢服務即以庫藏檔案信息為依據，通過解答問題的方式，向利用者提供檔案及其相關信息和知識，對利用過程進行指導，提供檢索和成果的服務。文本服務是以提供各種形式的檔案資料文本為利用者服務。各高職院校要以“服務學生、服務教職工、服務學校中心工作”為重點，進一步加強藝術檔案的開發利用，發揮藝術檔案在學校重大活動慶典、舉辦陳列展覽、編修校史校志、教學科研等工作中的參考憑證作用，發揮其在校園文化，宣傳教育等方面的服務功能。

作者：李前平王春媚工作單位：南京交通職業技術學院