農科單位檔案管理隊伍狀況和策略

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科研單位的庫存檔案反應了一個單位的歷史發展過程，檔案材料具有資料的原始性、準確性和較大的可開發利用性，承載著多代科研人員的智慧和心血，是科研單位全部活動的真實記錄，是寶貴的知識財富和重要的信息資源。檔案管理是科研單位管理工作的一項重要組成部分［1～4］。自2003年以來，隨著農業科研單位的體制的改革，對許多農業科研院所的管理人員的編制進行了壓縮，使多數管理人員身兼數職，檔案管理人員也不例外，因此使得檔案管理工作難以做到精細化和高度信息化［5］。科研檔案管理的人員隊伍狀況堪憂，急需通過深化改革，進一步強化農業科研檔案管理隊伍的建設，使農業科研單位的檔案管理工作更加規范和健全，逐步提高檔案管理的現代化水平和信息化程度，為更好的利用科研檔案農業科研提供服務。

1農業科研院所檔案管理人員的現狀分析

1.1缺乏專職的檔案管理人員

農業科研單位改制以來，對省級農業科研院所的管理人員進行了精簡，很少有單位能夠設置專職的檔案管理人員。就河北省農林科學院而言，各個研究所的檔案室管理人員多數是兼職人員，且身兼數職，這部分管理者往往被繁雜的行政事務纏身;檔案整理需要有必要的時間保證，而兼職人員能夠用在檔案管理的時間是非常有限的，僅在工作時間上就難以保證檔案管理過程的連續性，在管理質量上能夠保證交上來的檔案不丟失，完成基本的查閱利用都需要工作之余完成［6］，使檔案管理工作上檔升級和檔案開發利用就相當困難了。

1.2對檔案管理工作不夠重視，檔案管理者的工作積極性不高

農業科研單位以科研為主，領導把主要精力大都放在了科研工作和事業發展上，沒有太多的精力顧及檔案管理，有的認為檔案管理工作做到存放不丟失即可，對檔案管理工作的搜集、整理、編研、開發和利用等1整套工作方法缺乏了解，導致對檔案室必備的設施建設一般投入不足，或者說重視程度不夠，這就導致了檔案管理人員對搞好檔案管理工作缺乏信心。單位領導應加強對檔案室基本設施條件的建設，做到防火、防盜、防蟲、除濕和降溫，改善檔案的存放條件，使檔案資料存放條件達到最佳，避免檔案資料的損壞。有條件的要積極購置高科技電子管理設備，如照相機、復印機、傳真機、掃描儀、電腦等設備，使檔案室硬件條件達到檔案管理上檔升級的必備條件［7～10］。

1.3檔案管理人員的專業知識更新緩慢

農業科研單位的檔案管理人員進行專業培訓的機會較少，專業知識更新速度慢，特別是缺少最新的科技檔案管理知識。這些人員平時與專業人員交流的機會較少，工作環境相對比較閉塞，思想比較滯后。長期以來從事單一枯燥的工作，難免產生不良的情緒，加上收入少、顯示才華的機會少，職稱晉升難，不堪重負的社會生活壓力，壓抑的心情長久得不到釋放，勢必會影響到工作質量［11～13］。

2對于加強農業科研單位檔案管理隊伍建設的幾點建議

2.1抓好檔案管理工作，單位領導的重視是關鍵

要想搞好檔案管理工作，首先要從思想上重視檔案工作。思想認識在很大程度上會影響到1個單位檔案管理工作質量的好壞。檔案管理人員應認真學習《檔案法》，建立比較完善的檔案管理制度，促進單位檔案管理工作的上檔升級。單位領導要積極支持檔案工作，調動專兼職檔案管理人員的工作積極性，對提高檔案管理水平具有巨大的促進作用。

2.2建立恰當的激勵機制，提高檔案管理的工作效率

要建立1套人性化管理與恰當激勵相結合的體制，從制度上保證檔案管理人員在物質與精神各方面的相對平衡，通過建立獎勵機制，充分調動檔案管理人員的積極性。比如在獎勵績效方面要考慮檔案專兼職人員的勞動強度的不同，適當向兼職檔案管理人員傾斜，提高兼職檔案管理人員的工作積極性。要建立開放式的工作制度，檔案管理人員之間應當加強協作與溝通，各農業科研單位之間應當加強信息交流，檔案管理與其它部門之間也要加強合作，給檔案管理人員提供一個寬松、和諧的工作氛圍，使檔案管理人員身心愉快地、高效率地工作。

2.3以人為本，提高檔案管理人員的工作積極性

通過調查發現，多數檔案管理人員的職業幸福感不強，其中1個主要因素就是思想問題。對檔案管理人員進行愛崗敬業方面的思想教育，使他們樹立畢生奉獻給檔案管理事業的精神。讓檔案管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，是提高檔案管理人員的工作積極性的前提。檔案管理工作畢竟是為其他部門提供服務的，是在幕后默默無聞的貢獻者，要具有甘為人梯的犧牲精神。加強創新意識教育，檔案管理工作人員要充分利用資源的優勢，走出1條檔案管理工作的創新之路，要在鉆研業務的過程中找到檔案管理工作的新辦法、新思路，讓一成不變的檔案管理工作變成具有無盡的求知探索之地，不斷推陳出新提高檔案管理工作人員的鉆研興趣，使之能夠始終處于樂于創造、敢于求新的氛圍中，為檔案建設做出更大地貢獻。

2.4加強培訓工作，提高業務水平

只有不斷提高專兼職檔案管理人員的業務素質，檔案管理能力才會有相應的提高。檔案管理部門要在提高崗位工作要求的同時，兼顧檔案管理人員的現實狀況，把提高專兼職檔案管理人員的個人素質與業務水平做為首要事務來抓。要給所有的檔案管理人員創造接受再教育的機會，要廣泛開辟包括業務進修、知識更新和擴展視野等方面的平臺，為檔案管理人員自身價值的體現創造全面發展的機會，充分發揮每一個檔案管理人員的智慧和創造力。特別是在科學技術飛速發展的今天，要緩解科技進步給檔案管理人員帶來的種種壓力，只有讓他們不斷學習新技術、掌握新知識［14，15］，才能使他們更好地做好檔案管理工作。

2.5引入信息化管理手段，提高檔案利用率

檔案管理人員要充分利用計算機數據存儲量大、檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”的整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。通過信息化管理，向管理和科研工作提供大規模、大信息量的數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享［16～19］。信息化管理不僅可以降低管理人員的工作強度，還可大大提高檔案管理的工作效率，使農業科技檔案更好的為農業技術進步服務。