農科檔案信息化構建

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一、農業科研檔案的內涵

農業科研檔案主要是農業科技研究者在科研活動過程中形成的具有科技價值和保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，主要包括課題從立項、申報、總結到成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。農業科研檔案如同其他科研檔案一樣具有專業性強、系統性強、形式多樣等特點，同時，由于農業的基礎性作用，農業科研成果還有重要的戰略性作用，因此，農業科研檔案比其他科研檔案更具有重要性。農業科研檔案信息化對農業科研工作具有重要的意義，

（1）可以提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，檔案管理員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是單純的檔案保管員。

（2）可以提高整個部門的技術水平。農業科研檔案的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，只有實現檔案工作的信息化，才能和農業科研的發展相協調，才能將信息轉化為現實生產力，才能適應不斷變化的外部環境。

（3）提高農業科研檔案管理的效率。有效的進行檔案的收集工作，有效的為科研服務。

二、農業科研檔案信息化的發展現狀

目前絕大部分農業科研院所已使用了計算機管理檔案目錄，完成或開始了文件級的檔案錄入，使“案卷級管理”升級成為“文件級管理”。另有相當一批院所建立使用了“OA”系統。隨著對信息化建設意識的加強，各農業科研院所還加強了檔案信息化的制度建設，有的院所網站也陸續建立并開通。一般來說，地區經濟發展較好的地區檔案信息化建設較好，部屬科研單位、省屬科研單位檔案信息化水平較高，而各類民辦科研單位則尚未建立檔案目錄數據庫，有些甚至連計算機、掃描儀等基礎設施都不配置。

三、加強農業科研檔案信息化建設的建議

農業是中國的基礎產業，提高農業的科技能力不僅能夠提高農業綜合競爭力，還能保證國家糧食安全，具有重要的戰略性作用。因此，農業科研檔案信息化建設具有特別重要的作用，建設過程中要把握以下原則：一是全局性原則。檔案信息化建設必須納入本單位信息化建設整體規劃，與科研院所的信息化同步發展。二是標準化原則。建立健全統一有效的信息標準，以有效實現信息互通資源共享。三是經濟性原則。本著與本單位的具體情況相結合的原則，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則。采取必要措施，確保信息安全、數字檔案可靠和內存的真實。加強農業科研檔案信息化建設的可以從提高服務意識、加強基礎實施投入和人才培養方面入手。

1.提高科研檔案管理信息化建設的意識。農業科研檔案作為科研信息資源的一部分，具有專業性與社會性相統一的雙重性，即可為單位內部服務，又可向社會提供具有自己行業的各種服務。現階段的科研檔案管理人員要轉變檔案管理意識，適應信息化時代對檔案工作的要求，轉變、擴大和調整檔案工作的職能，努力探索現代化服務方式，增強服務意識，對內挖掘、對外開放，最大限度地提高服務水平。另外，要充分利用信息網服務，加快建立農業科研信息化的傳播，盡快建立以現有檔案部門為中心輻射周邊農村的檔案信息共享體系，用最快捷的方法進行信息傳遞，實現資源共享。

2.農業科研檔案信息化建設應加大投入、增配軟、硬件設施等基礎性資源。要加快檔案信息化的建設就要配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，引進資金加快更新改造的步伐。檔案信息化的建設直接體現在辦公自動化方面，是提高檔案工作管理水平和效率的重要手段。它同時運用先進的計算機管理軟件、掃描儀、刻錄機、縮微復印技術和靜電復印技術等現代化設備，這些基礎設施的引進為建立現代化檔案信息網絡打好基礎。

3.引進和培養現代化管理人才。目前科研院所缺少具有專業檔案管理知識和信息管理知識的人才，科研院所可以從兩個方面進行完善。第一，從高校檔案學專業和信息工程專業等相關專業招聘具有專業知識的畢業生，建立有效的農業科研檔案管理平臺。第二，對在職人員進行培訓，有針對性地提高在職人員的業務能力，促進科研檔案信息化的進一步完善。

4.完善制度建設，為科研檔案信息化建設提供保障。農業科研檔案信息化建設目前還缺乏統一標準，原有的檔案管理規章制度已不適應檔案信息化需要，各科研院所應根據自身的特點，借鑒相關行業的管理標準和經驗，制定完善的、統一的標準和制度，以保障檔案信息化建設工作安全有序地開展。完善制度建設要重點在幾個方面加強。首先是數字化檔案的收集。一般應在完成邏輯歸檔后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案管理部門可脫機保存的存儲介質上，完成物理歸檔。其次是數字化檔案的保管。要注意防止信息丟失、被非法更改等。最后是數字化檔案的利用。文件制作與檔案管理要采用同一系統軟件，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。