農科單位檔案管理路徑研究

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一、夯實檔案基礎業(yè)務，優(yōu)化檔案工作質量

1.加強檔案資料收集貫徹國家檔案局8號令，制定《江蘇省農科院文件材料歸檔范圍和保管期限表》，并通過編入兼職檔案員手冊、院辦網(wǎng)站公布等方式，要求各單位、各部門和全體兼職檔案員認真學習，并隨時檢查執(zhí)行情況。實際工作中，我們通過三方面措施加強檔案收集工作。

（1）注重常規(guī)歸檔文件的收集。年初將《江蘇省農科院文件材料歸檔范圍和保管期限表》分發(fā)到每個單位部門、并規(guī)定歸檔時間，檔案室按照時間進度及時催交，確保各職能部門的文件材料及時歸檔。

（2）加強過程性文件材料的收集。對大型會議、活動，檔案人員“勤問、勤找、勤要”，做到及時聯(lián)系，跟蹤收集，隨即歸檔。科研檔案從項目立項就要求到檔案室領取帶有編號的檔案盒，項目執(zhí)行中檔案科會同科研處對在研課題檔案進行檢查，項目驗收后對形成檔案暫存項目組保管，項目形成成果后將所有檔案收歸檔案室保管，做到“立項建檔、過程管檔，驗收存檔，成果歸檔”；對基建檔案，建立基建檔案員立卷制度，按照《江蘇省農業(yè)科學院工程建設管理規(guī)定》執(zhí)行，工程檔案不移交，檔案室拒絕在工程申請支付報批會簽單上簽字，保證了基建檔案的完整性。

（3）留意各類圖書資料的收集。目前檔案室內部存有各類圖書、畫冊、史志、照片等多種紙質資料以及電子資料。2012年借院慶80周年契機，收集整理了中央農業(yè)實驗所時期的地契、領價證等673份，其中不乏珍貴史料，這些是成立中央農業(yè)實驗所時的原始資料。這些圖書資料為我院各項業(yè)務工作開展提供了豐富的信息資源。

2.強化檔案管理保護

（1）近年來，鑒于我院承擔國家、部、省中心重點實驗室、工程中心、種質資源圃等多個科研基礎設施項目，實驗儀器越來越多，檔案室相繼制定了《科技基礎設施項目檔案管理的辦法》和《江蘇省農科院實驗儀器檔案管理辦法》，加強對科研基礎設施項目和實驗儀器檔案材料的收集和管理。

（2）注重檔案安全保管。多種措施保證檔案的安全。目前庫房面積80平方米，裝有防盜窗、銅鎖、防盜門等防盜措施；配有抽濕機2臺，中央空調、溫濕度記錄儀，保證庫房的溫濕度控制在檔案保護范圍之內；定期更換防霉防蟲劑，有效控制檔案蟲蛀和霉變；嚴格執(zhí)行檔案保管規(guī)定，歸檔檔案采用無酸紙裝具，結合院文化建設要求，定制專門檔案盒，保證紙質檔案的安全保管；配有防磁柜2臺，專門用于存放電子檔案，保證電子檔案的安全保管。

3.注重檔案鑒定統(tǒng)計院設有檔案鑒定工作領導小組，制定了鑒定工作制度。2002年4月，對已到期的1484卷短期科技檔案進行了鑒定，銷毀了1103卷，保存381卷。為保證庫房的容量，下一批鑒定將對已經(jīng)進行數(shù)字化的到期檔案先行鑒定，以后鑒定將采取先數(shù)字化，再鑒定的方式。進行檔案收進、移出登記，建立檔案統(tǒng)計臺賬，各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確，并按照省檔案局要求報送檔案統(tǒng)計報表。

二、加強檔案信息化建設，提高檔案管理水平

院十分重視檔案信息化建設，一次性投入40萬元，將檔案信息化建設列入單位信息化建設規(guī)劃，并作為年度重點工作推進實施。檔案信息化的實現(xiàn)和推進，有效地提高了檔案管理水平和檔案工作效率。

1.檔案軟件投入使用2009年，院通過招投標方式，選定一家軟件公司承擔我院檔案信息化建設工作。該公司根據(jù)我院科研工作實際開發(fā)了“江蘇省農業(yè)科學院檔案信息管理系統(tǒng)”軟件，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案歸檔、檢索、統(tǒng)計、瀏覽以及原文閱讀。

2.檔案數(shù)字化成效顯著采取外包的形式，根據(jù)“輕重緩急，急用常用優(yōu)先”原則，有序安排庫藏各類檔案文件進行數(shù)字化加工，共完成30837卷（件），合計933507頁檔案的數(shù)字化加工，建立完成72818條文件級目錄。2010年后歸檔檔案采用檔案室自行數(shù)字化方式，每年約完成2萬頁的檔案掃描。在檔案數(shù)字化的基礎上，檔案室建立了文件級目錄數(shù)據(jù)庫，對利用頻繁、重要的紙質檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，同時建立了照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫。

3.檔案信息化設備齊全院檔案信息化管理設施、設備、平臺齊全。檔案室配備高配電腦3臺，均自帶刻錄機；A4高速掃描儀和A3平板掃描儀各2臺，檔案管理系統(tǒng)配有專用服務器，由院網(wǎng)絡中心專業(yè)托管和安全維護；數(shù)碼相機1臺，設專業(yè)攝像和攝影人員，定期將影像和照片資料移交檔案室。在院辦公室網(wǎng)站設立檔案工作專欄，提供檔案各項規(guī)章制度、檔案工作網(wǎng)絡情況等，及時宣傳檔案工作相關情況，使兼職檔案員和全院職工能夠隨時瀏覽了解院檔案工作慨況和動態(tài)。

三、重視檔案開發(fā)利用，盤活檔案信息資源

1.編制檔案檢索工具在日常檔案管理中，農科院按照《全宗指南編制規(guī)范》編制了全宗指南，文書檔案編有案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄。科技檔案、會計檔案、音像檔案、實物檔案等編有案卷目錄、分類目錄、專題目錄等不同形式、功能互補的檢索工具。

2.拓寬檔案利用方式為了進一步開發(fā)檔案信息資源，更好地服務于農業(yè)科研工作，根據(jù)工作的實際需要，依托豐富的室藏，不斷拓寬檔案利用方式。

（1）創(chuàng)新思路，拓展編研新形式。在編研上，近年來，除《2001～2012年江蘇省農業(yè)科學院組織機構沿革》《年鑒》《規(guī)章制度匯編》等常規(guī)編研外，檔案室創(chuàng)新思路，與科研處、科技服務處聯(lián)合編研了《科技成果匯編》《江蘇省農業(yè)科學院現(xiàn)代農業(yè)產(chǎn)業(yè)技術體系專家錄》《江蘇省農業(yè)科學院自主創(chuàng)新成果品種和技術》《江蘇省農業(yè)科學院100項新品種、新技術推薦》等一大批成果。與各研究所、處室聯(lián)合編寫制作《江蘇省農業(yè)科學院建院80周年》系列書籍，畫冊，宣傳DVD。這些編研材料在平時方便查閱、對外宣傳、成果推廣應用、擴大我院影響力等方面發(fā)揮了重要作用。

（2）創(chuàng)新形式，建立檔案利用新窗口。2012年院投資一百多萬元，建立了240平方米的江蘇省農業(yè)科學院陳列室，利用圖片、實物、電子翻書、視頻等方式展示了江蘇省農科院發(fā)展歷程、科研成果、人物風貌等。建成開放以來，陳列室已經(jīng)接待建院80周年、市民開放日（周）、日常參觀等三千多人次。在院網(wǎng)門建立檔案工作專欄，設立院內發(fā)文、規(guī)章制度等特色欄目，方便職工查找利用。

3.檔案利用效果顯著據(jù)統(tǒng)計，近3年來，每年檔案利用人次均在700人次。檔案為課題申報、課題研究、科技人員職稱評審、領導決策、維護我院利益等方面提供憑證，為各項工作順利開展提供保證。2010年江蘇省農科院啟動院史編撰工作，兩年多來，調用各類文書、科技、聲像、實物檔案近萬卷件次，檔案為院史的編撰提供了第一手的、翔實的史料。同時檔案也為陳列館的建造、農科院宣傳片的拍攝、畫冊的編寫、80周年院網(wǎng)的制作提供了翔實可靠的數(shù)據(jù)和圖片。生動、全面的院慶宣傳在院慶80周年接待時得到了領導、兄弟院所的高度評價。

作者：王莉芳汪潔辛紅霞孫洪武單位：江蘇省農業(yè)科學院