電網建設全過程管理的實踐與創新

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【摘要】電網建設項目檔案是項目竣工驗收、工程達標投產和優質工程評選的重要考核指標。近年來隨著電網建設步伐不斷加快，必須提高對檔案管理的認識，加強全過程管理，實現檔案管理的規范化、標準化。

【關鍵詞】電網建設;檔案過程;檔案管理

電網建設項目檔案是在電網工程建設全過程活動中形成的一系列具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，輸變電工程驗收標準規定未經檔案驗收或者檔案驗收不合格的建設項目，不得通過項目竣工驗收，而且對于輸變電工程達標投產和優質工程評選，檔案都是重要的考核和評選指標之一。它是工程建設和竣工驗收的必備條件和憑證，也是投產后生產運行、檢修、改建和擴建的重要依據。它能否真實反映建設過程和實際情況，將影響電力工程的有效利用。目前，各單位對項目檔案的管理基本都依賴傳統的檔案管理模式，僅僅把檔案管理工作作為項目建設管理的一個工作環節，沒有將其作為與項目建設同步進行、全程控制的記錄體系。項目檔案全過程管理是以國家、行業標準規范為管理依據，依托國家電網公司檔案管理系統平臺，通過建立檔案目錄、固化標準模板、應用“二十四節氣表”工作月歷、加強過程監督檢查等管理手段，實施“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”的全過程控制模式。通過建立這種新型管理方式可以將檔案工作滲透于項目建設的各個階段、各道程序之中，從而使工程項目建設檔案管理能夠貫穿于工程項目建設的全過程，將檔案管理從末端移到前沿，實現檔案工作與工程建設的同步進行。

一、電網建設項目檔案管理的現狀

(一)項目檔案資料不齊全、不完整。電力建設項目大多參建單位多、建設工期較長，由于各參建單位對檔案工作的重視程度和管理水平不高，從而導致重項目建設、輕檔案管理的現象會不斷在建設項目中出現。在部分項目部中時常發生檔案原件丟失或者資料不全的現象，尤其是招投標文件，項目前期文件等。此外，經常出現工程建設與項目檔案工作進展不同步，實體建設完成后項目檔案不能在規定時間內整理完畢，不能及時完成檔案移交工作，臨竣工進行突擊整理資料的情況，以上情況導致無法保證檔案的齊全性，其真實性也在一定情況下難以保證。(二)項目資料不準確，歸檔質量不高。項目檔案的內容真實反映了工程建設的全過程實際情況，檔案數據的準確性會影響到整個工程質量的評價，但是現實中往往出現檔案數據與工程建設的實際不符情況。在施工過程記錄中經常出現漏填、錯填，數據不真實，簽字不規范，簽名常用圖章代替，甚至用計算機打印等，施工過程中發生的變更環節沒有在圖紙上進行標注，造成竣工圖紙和工程建設實際不相符，為日后工程的運營維護工作埋下隱患。

二、電網建設項目檔案管理不善的原因分析

(一)思想認識偏頗。項目建設單位各級人員“重工程建設、輕檔案管理”的現象普遍存在，思想意識還很淡薄。有些人認為建設工程有“一份合同、一張圖紙”就足夠說明問題，弄這么多資料沒有必要;有的參建單位認為工程檔案管理僅僅是單位檔案主管部門的事，與已無關;還有的甚至把檔案作為“自己財產”，不愿移交歸檔。很明顯看出來，對檔案工作的認識不到位是造成工程檔案管理不到位的首要原因。(二)管理工作失職。輸變電工程管理職責不明確、沒有建立有效的管理制度，極易發生“推諉扯皮”的情況。沒有嚴格的檔案管理網絡，就不能形成有效的管理機制，也就無從談起責任落實。檔案主管部門人員往往只是在辦公室里整理，不經常去現場，對基層檔案管理指導監督不夠，也是導致檔案工作質量不高的原因。缺少制度和管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。(三)人員素質不高。工程檔案收集、歸檔工作技術性和專業性很強，一般檔案人員對專業知識不了解，很難全面做好工程檔案工作;而項目建設單位檔案人員往往一人兼任多職，沒有專人負責，投入檔案工作的時間和精力無法保證檔案高標準要求，只能疲于應付日常事務，更談不上加強檔案業務學習提高業務素質。檔案管理只能滿足于“裝進袋子、不丟失、鎖進柜子、你查我調”的狀況。檔案人員素質不高，是造成工程檔案管理落實不到位的根本原因。

三、完善電網建設項目檔案管理的對策

(一)完善組織體系建設，為檔案管理工作提供保障。1．建立健全檔案管理組織。工程開工建設前，建設單位負責牽頭成立由建設、設計、施工、監理、安裝、調試等單位負責人共同組成的工程檔案管理領導小組和由業主項目部、監理、施工、設計項目部人員組成的檔案管理工作小組，形成以建設單位為核心，各參建單位為支撐的檔案管理網絡體系，以統一領導、分級管理為原則，實行“定人、定崗、定責”的方法，杜絕責任不清、互相推諉的情況。集中對工程項目檔案進行統一管理，并通過定期召開會議協調解決在收集和積累過程中出現的問題，不斷總結經驗教訓，促進檔案工作的順利實施。2．健全完善項目檔案管理制度。萊蕪公司以《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法(試行)》和《山東電力集團公司輸變電工程建設項目檔案管理實施細則》為依據，結合公司有關項目檔案的歸檔要求，編制了《萊蕪供電公司輸變電工程建設項目檔案管理實施細則》，明確了檔案管理的組織機構、管理體系、職責要求和獎勵處罰等，并對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、組卷以及竣工圖的編制和竣工驗收等提出要求，以保證各參建單位及項目部在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據可依。(二)完善管理手段，實現全過程管控。1．制定下發歸檔目錄。依據工程的實際情況，從項目立項到項目檔案移交，按照項目文件形成的先后順序和項目建設的階段，將建設項目全過程中應當歸檔保存的全部文件資料進行梳理、分類，并將歸檔材料名稱、范圍、編號、分類、歸檔部門、歸檔時間、保管單位、保管期限等有關的規定、標準進行整合，集中在一個表格中，簡潔明了，十分方便實際工作應用。2．統一應用國家電網公司檔案管理系統。嚴格落實國網檔案管理辦法的要求，全面應用國網檔案管理系統，通過統一使用檔案管理系統，真正實現各參建單位間檔案信息資源的互通共享和各門類檔案業務模式的規范統一，并且能夠通過系統實時對其他資料進行歸檔、查詢。3．建立標準歸檔模板。根據萊蕪公司多年項目檔案管理的經驗，通過大量的調研分析和研究將普遍需歸檔的文件材料逐項列出來，建立樹狀結構的工程檔案模板。業主單位從工程一始時就將模板導入檔案管理系統，各參建單位進入系統進行下載并參照標準模板進行歸檔文件材料的收集工作。通過建立標準歸檔模板，各參建單位能夠由被動要求歸檔轉變為主動收集、填充，根據模板大家也可以清楚知道自己需要歸檔的內容、哪些內容應該歸到哪個類目、什么時間需要歸檔、哪些需要掛接電子文檔等，并能夠確保文件材料收集的齊全性和完整性。(三)強化過程監督，確保同步進行。1．應用二十四節氣表”工作月歷，實現工程進度與檔案同步。按照工程建設里程碑計劃，以工程建設的關鍵節點(基槽開挖、基礎施工、主體完成、土建轉電氣等)為“節氣”，編制各參建單位和項目部檔案工作“二十四節氣表”月歷，讓各參建單位和項目部能夠明確各階段過程中需要整理、立卷和移交的資料及時間節點。通過應用月歷表，將檔案工作與工程建設進度緊密連接在一起，讓項目檔案工作與項目建設的各階段同步進行，和項目建設一樣納入整個程序管理。2．加大檢查力度，及時發現問題落實整改。利用激勵獎懲機制，充分發揮調動監理的職能，要求監理檔案管理人員每周深入現場，及時檢查文件資料收集整理情況，及時發現收集整理過程中存在的問題，提出整改要求，督促責任單位限期完成整改。建立定期通報制度，每月召開項目檔案管理專題會議通報當月檢查考核情況，并提出下一步改進措施。

四、結語

總之，工程檔案資料管理的質量控制是一個系統工程，牽涉單位及部門多、人員雜、時間長，千頭萬緒，困難諸多。但工程檔案資料高質量歸檔是工程項目建設的最終成果反映，只有各參建單位認真落實工程建設項目檔案資料職責，提高重視程度，并且按照新的管理機制實施，做好全過程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質量。

作者:張志強 孟慶江 任啟金 邢建浩 單位:國網山東省電力公司萊蕪供電公司