小議我國中小企業正規化管理創新制度

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摘要：管理是企業核心能力的保證，中小企業必須加快現代企業制度的建立。企業組織分工大致分成管理部門、生產部門、經營部門和輔助部門四個部門，實際工作當中，各項具體的任務都要由個體的人來操作，各部門的職責都要由人來落實。這就需要管理者再制定詳細的崗位職責分配條文，把職權分配細化到每一個人。

關鍵詞：中小企業、正規化管理、崗位職責

改革開放以來，我國中小企業得到不斷發展。據有關調查統計顯示，中國共有中小企業2930萬個，從業人員1.74億人。從貢獻上看，中小企業創造的最終產品和服務的價值占我國GDP的50.5%，中小企業解決就業占我國城鎮總就業量的75%以上，中小企業提供的產品，技術和服務出口約占我國出口總值的60%，中小企業完成的稅收占我國全部稅收收入的43.2%。這表明中小企業作為國民經濟的重要組成部分，已經成為我國最為活躍最具有潛力的新經濟增長點。

但是隨著中國加入WTO的承諾的逐漸落實,我國中小民營企業面臨的生存瓶頸越來越嚴重,有專家指出,入世后,我國中小民營企業應突出三大優勢:本土優勢、比較優勢和后發優勢。在WTO“國民待遇”原則的要求下,貿易壁壘將逐漸打破,不同的生產要素將在全球范圍內優化配置,本土優勢所剩無幾;形成后發優勢的前提是必須具備一定的比較優勢,所以在經濟全球化的沖擊下,國內企業尤其是中小民營企業要想取得一定的比較優勢,必須在自身所處的價值鏈中打造獨特的核心能力,全球最著名的管理學大師之一湯姆•彼得斯說過，好的制度可以讓管理者從常態事務中解脫出來，專注于更為重要的工作，可見企業正規化管理正是形成中小民營企業核心競爭力的有利手段之一。

俗話說“麻雀雖小，五臟俱全”。企業有有大小之別，但都少不了組織結構設計。企業的組織結構，就是把企業全體職工進行分工，明確他們的職務范圍、責任、權利，再進行協作，從而形成一個高效運作的結構體系。

在這里我從三個角度分析中小企業正規化管理的創新制度，首先是企業崗位設計及各崗位職責規定；其次是員工的招聘、培訓及待遇等；最后是企業內部會議制度及文件管理。

一、企業崗位設計及各崗位職責規定

1、企業崗位設計遵循以下四個原則：分工原則，職權原則，指揮統一原則，合理的管理幅度原則。管理者要根據自己企業的規模大小決定崗位的多少和分工的細化程度。企業越大，崗位分工會越細；企業規模越小，可由一個人兼任多個職務。

企業崗位設計的結構化思維包括：企業由部門與崗位組成，組織結構正是對組織使命、遠景和戰略的分解，因此，崗位設置必要遵循戰略導向的原則，這或許就是所謂的因事設崗原則，包括客戶導向原則、崗位數量最少原則、規范化原則等等。而影響崗位設置的因素除了戰略、盈利模式、管控模式，甚至包括信息技術、通訊手段。

根據科斯的交易費用理論，企業這種組織形式使得生產要素的交易內部化，其減少了交易成本，或者說因為提高了效率或專業化，企業才得以存在。而企業所有的經營活動都圍繞著追求企業價值的最大化的目標。因此，崗位設置的首要目標便是提高效率。而這種提高效率是以專業化為手段的。然而，公司規模的擴張止于行政管理費用的上升。我們可以將這種行政管理費用分解為兩方面。其一，為提高工作效率而產生的內部協調費用；其二，為控制風險而產生管理費用。因此，從提高效率與控制風險兩個目標，我們可以提煉出崗位設計要遵循的三個原則：專業分工原則、協調費用最小原則和不相容職務分離原則。

專業分工原則追求深度知識與市場經驗的積累，在此原則下的崗位設置是對組織細分的過程，崗位成為組織中工作內容自成體系、職責獨立的最小業務單元。關于組織細分，目前有流程優先與職能優先兩種爭論。筆者傾向于前者，因為一級流程可以定義為企業的盈利模式。在此基礎上，可以將流程分解或模塊化，部門是一級流程分解的結果，是企業內部價值鏈具有一定使命的獨立環節，而崗位是對部門，即一級流程分解下某一個模塊的再分解。因此，在專業分工原則下，部門崗位設計的第一步驟為工作內容細分，其表現形式為崗位最小化。

協調費用最小原則是為減少不同職位間的協調，降低運作成本。其在崗位設計方面的應用通過工作關系分析和工作定量分析的步驟來實現。進行工作關系分析而非工作定量分析，是為一人多崗做準備，其適用于公司發展較快，崗位工作量及職責具有較大的不確定性的情況。在這種不確定下，崗位不適宜合并，而可由工作內容具有相關性的崗位兼任。進行工作定量分析，則是在工作量不飽滿的情況下，對職能細分或流程被分割的崗位予以合并。其應用結果為撤崗和并崗。

工作關系分析是對最小業務活動之間的工作相關性進行分析，確定適用的優化組合方案。從而通過對工作崗位、部門的相關性分析，使組織發揮系統和平衡的功能，達到分工合理、簡潔高效和工作暢順。而隨著公司各項工作的穩定開展，結合對各崗位工作的定量分析，可以對于工作量不足于80%的崗位，及時進行撤崗、并崗，保證每一個崗位的負荷，使所有工作盡可能集中，并降低人工成本。

不相容職務分離的核心是內部牽制。古埃及時已在記錄官、出納官和監督官之間建立起內部牽制制度。內部牽制是一人不能完全支配賬戶，另一個人也不能獨立地加以控制的制度。不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。

基于不相容職務分離原則的崗位設置需要在崗位間進行明確的職責權限劃分，確保不相容崗位相互分離、制約和監督。企業經營活動中的授權、簽發、核準、執行和記錄等工作步驟必須由相對獨立的人員或部門分別實施或執行。

2、企業崗位分為高層管理職位、行政管理部門、生產部門、經營部門和輔助部門

高層管理職位細分為：董事長、副董事長、總經理、副總經理、總經理助理、行政總監、人力資源總監、財務總監、銷售總監、策劃總監、質量總監、生產總監。

行政管理部門細分為：行政部經理、行政助理、辦公室主任、培訓主管、法律顧問、秘書、翻譯、勞動工資員、計算機打字員、資料員、前臺。

生產部門細分為：采購部部長、物料主管、采購主管、采購員、制造部經理、總工程師、計算機工程師、車間主管。

經營部門細分為：總經濟師、成本會計、核算會計、出納員、審計員、項目經理、營銷主管、地區銷售經理、銷售業務員、信息主管、公關經理、公關員。

輔助部門細分為：內勤、外勤、駕駛員、員工食堂主管、員工食堂服務員、工會主席、工會干事、保安主管、監視員、大門門衛、公司保安員、巡邏保安員。

二、員工的招聘、培訓及待遇等

1、招聘原則

⑴、客觀公正原則

人事部門及經辦人員在人員招聘中，必須克服個人好惡以客觀的態度及眼光去甄選人員，做到不偏不倚，客觀公正。

⑵、德才兼備原則

人才招聘中必須注重應聘人員的品德修養，在此基礎上考察應聘者的才能，做到以德為先，德才兼備。

⑶、先內后外原則

人事部門及用人部門在人才招聘中，應先從公司內部選聘合適人才，在此基礎上進行對外招聘，從而充分運用和整合公司現有人力資源。

⑷、回避原則

德才兼備，唯才是舉是公司用人的基本方針，因此對公司現有員工介紹的親朋，公司將在充分考察的基礎上予以選用，但與之有關聯的相關人員在招聘過程中應主動予以回避，同時不能對招聘過程或人員施加壓力影響招聘的客觀性公正性。

2、人力資源規劃

公司人力資源部于每年年初根據本年度的業務量對公司內部所有崗位重新定崗，定編，定員。

3、人力資源部職責

⑴、負責制定公司人力資源戰略規劃。

⑵、負責公司定崗定編定員，調整工作崗位及內容等項工作。

⑶、組織實施公司招聘制度，錄用政策。

⑷、負責管理新進員工的勞動用工合同和人事檔案。

4、招聘途徑

⑴、內部招聘

在公司內部進行人才的甄選，促進公司人力資源的合理利用與有效流動，從而達到適才適位。

⑵、外部招聘

通過外部途徑進行人才招聘，及時補充新鮮“血液”，從而達到“鰻魚機制”的激活目的。

①、廣告招聘：通過在電視，報紙，雜志等媒體上刊登廣告信息，吸引人才前來應聘。

②、人才市場招聘：通過參加各地人事主管部門，學校或其他單位舉辦的人才招聘（雙選）會，甄選具備工作經驗及實踐能力的成熟人才。

③、高校招聘：通過到各地高校招聘應屆畢業生，甄選具備發展內潛質及專業素質且滿足公司需要的人才。

④、網上招聘：通過在因特網上招聘信息，吸引各類人才前來應聘。

⑤、其他招聘：為招聘到合適的人才，充分滿足公司用人之需，可采用獵頭招聘，介紹等方式進行招聘。

5、招聘流程：

⑴、用人部門根據本部門實際情況填寫《員工招聘申請表》如需筆試，則須同時附上筆試考卷，在招聘前一周送人事部門初核調校并報公司領導審批，經審批同意后由人事部門組織實施。

⑵、人事部門在招聘前需擬訂招聘方式及詳細周全的招聘計劃，經公司領導核準后組織實施。

⑶、人才的引進一律實行公開招聘，由人事部門決定招聘的形式。任何招聘方式，均應要求求職者遞交求職信，填寫《求職申請表》(見附錄2)，并提交以下資料：個人簡歷，照片，聯系地址，電話號碼及身份證，學歷證等證明求職者身份，受教育程度，能力等的相關證件的復印件。

6、面試

⑴、面試由人事部門會同用人部門進行，面試小組中至少應有一名用人部門員工參加。

⑵、面試流程：

①、由人事部門根據實際情況確定面試時間，并通知面試人員及公司相關人員。

②、面試時向應聘者介紹面試小組成員，并要求應聘人員以普通話作簡短的自我介紹。

③、由人事部門介紹公司基本情況，包括公司性質,經營范圍，上班時間，報酬福利，用人機制等情況。

④、讓應聘人員自由發問，由面試小組相關人員加以解答。

⑤、對應聘人員逐一進行面試，詳細了解其基本情況。

⑥、面試結束當日，面試小組應就面試情況進行匯總并形成書面意見。

7、筆試：

⑴、人事部門應在當日根據面試小組的綜合意見通知初試合格者于次日來公司參加筆試。

⑵、用人部門應提前一周將專業試題交人事部門審校,同時做好保密工作。

⑶、筆試原則：

①、筆試題須嚴謹全面，緊扣招聘目的。

②、筆試須嚴格，嚴禁作弊。

③、閱卷須認真仔細，,杜絕敷衍現象，保證對公司負責對應聘人員負責。

員工培訓，是企業特制度中的重要一環，它可以讓員工對企業文化和企業目標有更深刻的理解，培養員工對企業的認同感。員工培訓的內容包括兩方面：職業技能培訓，職業品質培訓。

員工給企業效力，企業給員工報酬，一來一往的交換形式，主要靠薪資來維持，管理者要本著對內公平、對外有競爭力且合乎成本效益的原則規定薪資組成，支付員工薪資，這對保持企業內部的人員穩定意義重大。

一般來說，薪資主要是這樣構成的：薪資=基本工資+津貼+獎金。管理者在設計薪資的時候，要遵循下面幾個步驟：1、職位分析；2、職位評價；3、薪資調查；4、薪資定位。

三、企業內部會議制度及文件管理

1、會議制度

制訂會議程序，首先對本公司的會議體系進行分析，確定公司日常需要召開的各種會議名稱、要求，制成例行會議一覽表，然后按會議的層次或性質分類，分別確定各類會議的程序和具體時間安排，如下所示：

確立會議議題（領導和部門提出、董事會要求、行政部門收集）→安排會議議程（議題順序、發言順序、準備有關文件）→提前發出會議通知（時間、地點、出席人、議題、議程、編組）→會務準備（會場布置、座次安排、會場簽到、會議證件、會場設備等）→做會議記錄和攝像、錄音→撰寫會議紀要、決議→上級閱改、簽批→印發有關部門、人員、歸檔。

2、文件的管理細則

①、各單位要有專人負責文書的管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，并按照收文簿檢查歸檔，以防遺漏。

②、各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的材料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

③、沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷毀。

3、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一條對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。

第二條電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。

第三條電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。

第四條應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。

第五條為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

第六條歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

第七條具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

第八條收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現行有關規定執行。

第九條收集積累要求

①、記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

②、保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。

③、在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。

④、用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

⑤、用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

⑥、用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。

⑦、用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。

⑧、由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。

⑨、通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

⑩、計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

第十條收集、積累方法

①、及時按照要求制作電子文件備份。

②、每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

③、電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

④、電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

⑤、電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件。

第十一條電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。

第十二條電子文件應按《檔案著錄規則》著錄，并制成機讀目錄。

第十三條歸檔電子文件應填寫登記表。

第十四條歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關于文件的現行有關規定執行。

第十五條歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

第十六條檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環境的有效性、軟件環境有效性及其信息記錄格式等。

第十七條歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關于文件的現行有關規定執主，鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。

①、有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

②、保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的現行有關規定執行。

第十八條歸檔要求

①、把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作，

②、本標準推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

③、存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境

④、將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

⑤、需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

⑥、原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

⑦、在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

第十九條檢驗

①、檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20％合格率應達到100%。

②、檢驗項目。

⑴、載體有劃痕，是否清潔。

⑵、有無病毒。

⑶、核實電子檔案的完整性和有效性審核手續。

⑷、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

③、將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。

第二十條移交手續驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

第二十一條保管要求

電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件：

①、歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

②、環境溫度選定范圍:14℃—24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。

③、存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。

④、電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

第二十二條存效性保證

①、每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。

②、每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發現問題應及時采取恢復措施。

③、設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

④、磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

⑤、定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。

第二十三條利用

①、電子檔案的封存載體不得外借。

②、利用時使用拷貝件。

③、利用時要遵守保密規定。

④、利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。

⑤、具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。

第二十四條電子檔案的銷毀鑒定。

①、電子檔案的銷毀鑒定，按國家現行有關規定執行。

②、電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。

③、非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。

第二十五條統計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。

由于編寫時間比較倉促，及本人的寫作水平的有限，本論文存在疏漏和不足，懇請老師批評指正。

參考文獻：

《中小企業正規化管理制度大全》-吳海東

《突破中小企業發展的瓶頸》-余世維