工程建設檔案外包服務研究

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一、工程建設檔案外包服務的必然性

（一）工程建設檔案的類別和數目急劇增多，需要引入外包服務

工程建設檔案具有形成階段性、載體多樣性、利用頻繁性的特點，在進行工程建設檔案的收集和整理時，一定程度上加劇了檔案工作者對檔案管理的工作量。同時，隨著城市的日益發展，工程建設檔案的類別和數目急劇增多，這種情況要求在工程建設檔案的管理中引入外包服務。

（二）引入外包服務，可以提供高水準、高層次的檔案管理服務

工程建設的專業程度較高、技術性較強，這些特點一定程度上反映了工程建設檔案管理工作的重要性。增加一部分檔案業務的外部投入，例如使用具有良好信譽的外包服務機構，可以避免檔案管理工作中出現的重復勞動和高成本等問題。目前，部分工程建設檔案在向相關職能部門移交時，存在著多數檔案被退回的現象。筆者對其原因進行了分析，發現施工過程中資料人員不斷更換導致的資料不齊全；整理不規范；用章錯誤或缺少印章被要求整改等情況都會導致工程建設檔案被退回。而如果采用檔案外包服務，一定程度上可以緩解這些問題，因為大多數外包服務公司可以提供高水準、高層次的檔案管理服務，特別是可以節省人力和物力在工程建設檔案移交過程中的投入。特別是可以有效地利用人才、技術和其他資源，極大地滿足了工程建設檔案工作的要求，節省了招聘成本和培訓成本，增加了人員配置的靈活性。

二、工程建設檔案外包服務存在的主要問題

盡管在工程建設檔案中引入外包服務，可以提供高水準、高層次的檔案管理服務，但是推進工程建設檔案外包服務的過程中仍然存在一些問題，主要體現在以下四個方面：

（一）整理質量有待加強

在工程建設檔案外包服務中，檔案部門作為工程建設檔案外包服務的委托單位，獲得高質量的外包服務是其主要訴求，而作為受托單位的外包服務公司關注的則是如何降低成本獲得利潤的最大化，為了達到這個目標，他們會盡量壓縮外包服務的成本，而這很容易導致檔案整理質量的下降。同時，可供雙方借鑒的標準和要求尚待規范，這在檔案外包服務中體現為檔案分類不清晰、整理順序凌亂等。此外，在外包服務過程中，監督的缺乏也不容忽視。一方面，委托單位出于成本的考慮，使得第三方監督不到位，這樣造成的后果就是檔案的監督管理難以得到及時有效的保證；另一方面，僅僅依靠外包服務公司的自我約束、自我監督也是不可行的，較為經常出現的情況是會出現檔案載體的損壞、信息內容的丟失泄露。

（二）對檔案載體會產生不良影響

在檔案整理過程中，檔案委托單位的主要目標是保證檔案的完整性、準確性、安全性、系統性和有效性。但是，外包服務公司在實施具體業務的過程中，存在對檔案載體的破壞問題。就載體而言，工程建設檔案分為紙質、電子兩大載體，紙質檔案在裝盒時，由于形成的文本標準不同會涉及對檔案的拆分（例如，A3大小的工程建設檔案，裝入標準規格為A4的檔案盒內時，會涉及如何處理才可以放入檔案盒中的問題），而外包服務公司出于提高檔案整理效率，以及保持檔案整理效果整齊、美觀的考慮，會對相關檔案進行非專業化的拆分，這樣勢必會破壞檔案載體的完整性。對于電子檔案特別是光盤檔案而言，外包服務公司不僅隨意放置，而且還不會采用防磁處理，這樣只能對其壽命產生不良影響。

（三）檔案信息安全存在問題

在工程建設檔案外包服務過程中，檔案信息安全問題尤為突出。檔案委托單位將工程建設檔案交由外包服務公司整理，外包服務公司的工作人員首先要對工程建設檔案的內容有一定了解，在數字化階段工作人員會直接接觸到每一份工程檔案，這樣會使工程建設檔案的信息保密價值受到影響。特別是那些沒有受過專業訓練的外包服務的工作人員，他們的信息安全意識淡薄，不僅會導致檔案信息的泄漏，甚至還會造成檔案原始資料的遺失，從而給檔案信息內容安全帶來威脅。因此，保障檔案信息的安全應是工程建設檔案外包服務順利開展的關鍵。

(四)合作失敗帶來的風險

檔案委托單位在工程檔案外包服務過程中與受托單位合作失敗將面臨巨大風險，不僅影響到工程建設檔案的利用，甚至還會引起法律上的糾紛。筆者認為導致這種合作關系失敗的原因在于檔案委托單位與外包服務公司之間的合作制度不完善、信息溝通不順暢。

三、解決方法

（一）制定相關標準，加強整理規范

首先，根據國家相關標準規范制定可行的工程建設檔案整理要求，檔案委托單位應與外包服務公司保持緊密聯系，根據其外包服務的要求，對外包服務公司執行標準的情況進行指導與監督。外包服務公司則需要將其進展情況及時通知對方，并針對出現的問題及時與委托單位積極溝通，并提出解決問題的具體實施辦法。需要注意的是，雙方需要達成共識，以確保相關工作的順利進行。其次，對檔案整理的質量進行控制，保證多人驗收。在工程建設檔案整理結束并移交到相關職能部門后，檔案委托單位應根據實際移交整理的檔案數量、不同載體進行驗收，驗收人員應由檔案人員、分管領導組成，分別從檔案分類、編號、著錄等細節入手，結合制度規范進行驗收，并在驗收清單上簽字確認。只有具備上述基本條件，才能有效地在外包服務過程中提出專業的整理方案及意見，保障工程建設檔案的規范整理，真正將工程技術轉化為直接生產力，為社會創造更多財富。

(二)加強工作監督，確保檔案載體的安全性

檔案委托單位要根據新形勢下檔案工作的特點，對現有工程建設檔案進行認真地梳理。首先，對工程建設檔案中涉及的內容公開性進行界定，例如哪類工程建設檔案可以實現外包服務，哪類工程建設檔案不能實現外包服務，需要對其劃定一個明確的范圍。其次，在檔案外包服務實施過程中，外包服務公司要隨時接受檔案委托單位的監督，檔案委托單位要及時與其溝通可能導致檔案載體受損的情況，在征得檔案委托單位同意后方可實施，同時還要會同檔案委托單位與其檔案行政主管部門進行積極溝通并達成共識。

（三）簽定相關協議，做好外包風險控制

在實施檔案外包服務的過程中，檔案委托單位應立足長遠發展，結合檔案外包服務的現狀，盡量規避檔案外包服務帶來的風險，需要在開展外包服務工作前，就做好相應的準備工作。檔案委托單位與外包服務公司在合作之初，要簽訂外包服務合同及保密協議，以明確雙方的權利與義務。該協議的條款中，需明確檔案和信息內容的安全保護問題，嚴格要求檔案整理人員不得損害原有的檔案、影響檔案的完整性；檔案規格確實超標，應根據實際情況，經檔案委托單位同意后方可進行拆分；不得泄漏檔案的內容信息，一旦發現，檔案委托單位有權追究外包服務公司的相關責任，包括經濟責任乃至法律責任。

（四）規范制度流程，建立良好的合作關系

在工程建設檔案外包服務實施的過程中，檔案委托單位要制定相關的外包服務管理制度與工作流程，在外包服務過程中組織資金、物品投入，建立與外包服務公司的良好合作機制，確保其嚴格執行工程建設檔案外包服務合同。同時，檔案委托單位要依據合同條約，將物品及資金落實到位，明確外包服務公司的管理工作流程和應提供的服務等。在工程建設檔案管理工作中，將相關檔案業務委托給外包服務公司完成，一方面可以更好地為城市建設提供更高質量的檔案服務管理，為建設單位積累更多的經驗財富；另一方面，通過外包服務的方式也可以使檔案委托單位和受托單位形成雙贏的經營機制。隨著城市的不斷發展，成為檔案管理業務發展新趨勢的檔案外包服務，將為工程建設檔案工作作出更大的貢獻。

作者:王虹 單位:深圳市前海開發投資控股有限公司