醫(yī)藥行業(yè)物流管理論文

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關鍵詞：醫(yī)藥行業(yè)物流二維條碼物流條碼

摘要:在分析二維條碼特點的基礎上,進一步討論了物流條碼技術(shù)特點和物流條碼標識的內(nèi)容,并通過對醫(yī)藥行業(yè)物流管理系統(tǒng)的條碼使用分析,決定在系統(tǒng)的藥品物流過程中的銷售開票票據(jù)、藥品庫存、銷售出庫等方面應用PDF417二維條碼。通過使用PDF417二維條碼,醫(yī)藥行業(yè)物流管理系統(tǒng)解決了以往棘手的傳輸數(shù)據(jù)、降低成本、縮短送貨時間等問題,使整個系統(tǒng)從一個全新的高度對各種信息的流動進行有效管理,完成其中的物流、信息流、資金流、增值流、業(yè)務流以及貿(mào)易伙伴關系等的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制,加強了貿(mào)易伙伴之間的聯(lián)系。

在北京醫(yī)藥股份公司開發(fā)其物流管理系統(tǒng)的過程中,考慮到藥品從廠家經(jīng)過中間的藥品經(jīng)銷商到達最終客戶的整個流通中,貫穿了大量的物流、信息流和資金流,如何對這些信息進行有效地管理,在整個物流鏈(從生產(chǎn)線直至付款柜臺)之間建立一個無紙系統(tǒng),以保證產(chǎn)品能不間斷地由供應商流向最終客戶,同時信息能夠在開放的物流鏈中循環(huán)流動,以滿足物流鏈中不同客戶對產(chǎn)品和信息的要求,消除物流鏈中不必要的成本和費用,是開發(fā)物流管理系統(tǒng)必須解決的問題。鑒于此,在系統(tǒng)中使用二維條碼技術(shù),將物流、信息流、資金流綜合、整體、系統(tǒng)地考慮,充分發(fā)揮物流管理系統(tǒng)的功能效益。

一、二維條碼及物流條碼

1.1二維條碼

條碼是迄今為止最經(jīng)濟、實用的一種自動識別技術(shù)。條碼技術(shù)具有輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、靈活實用等優(yōu)點。現(xiàn)在條碼技術(shù)的應用范圍非常廣泛,如商業(yè)自動化系統(tǒng)、倉儲管理、交通管理、金融文件管理、商業(yè)文件管理、病歷管理、血庫血液管理以及各種分類技術(shù)方面,條碼技術(shù)作為數(shù)據(jù)標識和數(shù)據(jù)自動輸入的一種手段已被人們廣泛利用,滲透到計算機管理的各個領域。一維條碼所攜帶的信息量有限,如商品上的條碼僅能容納13位(EAN-13碼)阿拉伯數(shù)字,更多的信息只能依賴商品數(shù)據(jù)庫的支持,離開了預先建立的數(shù)據(jù)庫,這種條碼就沒有意義了,因此在一定程度上也限制了條碼的應用范圍。基于這個原因,在90年明了二維條碼。二維條碼除了具有一維條碼的優(yōu)點外,同時還有信息量大、可靠性高,保密、防偽性強等優(yōu)點。二維條碼是一種由點、空組成的點陣形條碼,它不需要數(shù)據(jù)庫的支持就可使用,實際上是一種高密度、高信息量的便攜式數(shù)據(jù)文件,具有信息容量大、編碼范圍廣、糾錯能力強、譯碼可靠性高、防偽能力強等技術(shù)特點,可廣泛應用于各個領域。二維條碼依靠其龐大的信息攜帶量,能夠把過去使用一維條碼時存儲于后臺數(shù)據(jù)庫中的信息包含在條碼中,可以直接通過閱讀條碼得到相應的信息,并且二維條碼還有錯誤修正技術(shù)及防偽功能,增加了數(shù)據(jù)的安全性。二維條碼可把照片、指紋編制于其中,可有效地解決證件的可機讀和防偽問題。因此,可廣泛應用于護照、身份證、行車證、軍人證、健康證、保險卡等。目前二維條碼主要有PDF417碼、Code49碼、Code16K碼、DataMatrix碼、MaxiCode碼等,主要分為堆積或?qū)优攀胶推灞P或矩陣式兩大類[1]。近年來,在中國物品編碼中心及國家有關部門的領導下,PDF417技術(shù)已經(jīng)開始在中國大地生根發(fā)芽,特別是在1997年12月中國頒布第一個二維條碼國家標準《四一七條碼》后,標志著PDF417技術(shù)在我國的應用正步入正規(guī)有序的快速發(fā)展階段。

1.2二維條碼PDF417技術(shù)的特點

1)信息量大，一個PDF417條碼符號,可以將1848個字母字符或2729個數(shù)字字符或字母、數(shù)字混編字符進行編碼。在同等面積下,二維條碼比一維條碼信息含量高幾十倍。2)容易印制PDF417條碼可以印在紙、卡片及各種常用條碼載體上,可以用多種標準的打印技術(shù)及卡片印制技術(shù)印制,包括:噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉(zhuǎn)印條碼打印機打印等。3)修正錯誤能力強PDF417采用了目前世界上最先進的錯誤修正技術(shù),這種隱含于符號內(nèi)的錯誤修正技術(shù),可以有效地防止譯碼錯誤,提高譯碼的速度及可靠性,還可以將由于條碼符號破損、沾污等丟失的信息破譯出來。錯誤修正甚至可以將符號受損面積達50%的條碼符號所含信息復現(xiàn)出來。4)譯碼可靠性高在管理數(shù)據(jù)庫測試中,閱讀2000萬個條碼符號,沒有出現(xiàn)一例譯碼錯誤,這說明PDF417具有極高的可靠性。5)保密性強PDF417可以把編碼信息按密碼格式進行編碼,以防止偽造條碼符號或非法使用有關編碼的信息。

1.3物流條碼

物流是由“物”和“流”兩個基本要素組成:“物”是指一切可以進行物理性位置移動的物質(zhì)資料;“流”是指物理性的運動,亦稱為位移。“物流”是物質(zhì)資料從供應方到需求方的物理運動,是創(chuàng)造時間價值、場所價值和一定的加工價值的活動。物流條碼是用以標識物流領域中具體實物的一種特殊代碼,是整個物流鏈過程,包括生產(chǎn)廠家、配銷業(yè)、運輸業(yè)、消費者等環(huán)節(jié)的共享數(shù)據(jù)。

它貫穿整個貿(mào)易過程,并通過物流條碼數(shù)據(jù)的采集、反饋,提高整個物流系統(tǒng)的經(jīng)濟效益。與商品條碼相比較,物流條碼有如下特點[3]:1)儲運單元的唯一標識商品條碼是最終消費品,通常是單個商品的唯一標識,用于零售業(yè)現(xiàn)代化的管理;物流條碼是儲運單元的唯一標識,通常標識多個或多種類商品的集合,用于物流的現(xiàn)代化管理。2)服務于物品流通全過程商品條碼服務于消費環(huán)節(jié):商品一經(jīng)出售到最終用戶手里,商品條碼就完成了其存在的價值,商品條碼在零售業(yè)的POS系統(tǒng)中起到了單個商品的自動識別、自動尋址、自動結(jié)帳等作用,是零售業(yè)現(xiàn)代化、信息化管理的基礎;物流條碼服務于商品流通全過程:生產(chǎn)廠家生產(chǎn)出產(chǎn)品,經(jīng)過包裝、運輸、倉儲、分揀、配送,直到零售商店,中間經(jīng)過若干環(huán)節(jié),物流條碼是這些環(huán)節(jié)中的唯一標識,因此它涉及更廣,是多種行業(yè)共享的通用數(shù)據(jù)。3)信息多通常,商品條碼是一個無含義的13位數(shù)字條碼;物流條碼則是一個可變的,可表示多種含義、多種信息的條碼,是無含義的貨運包裝的唯一標識,可表示貨物的體積、重量、生產(chǎn)日期、批號等信息,是貿(mào)易伙伴根據(jù)在貿(mào)易過程中共同的需求,經(jīng)過協(xié)商統(tǒng)一制定的。4)可變性商品條碼是一個國際化、通用化、標準化的商品的唯一標識,是零售業(yè)的國際化語言;物流條碼是隨著國際貿(mào)易的不斷發(fā)展,貿(mào)易伙伴對各種信息需求的不斷增加應運而生的,其應用在不斷擴大,內(nèi)容也在不斷豐富。5)維護性物流條碼的相關標準是一個需要經(jīng)常維護的標準。及時溝通用戶需求,傳達標準化機構(gòu)有關條碼應用的變更內(nèi)容,是確保國際貿(mào)易中物流現(xiàn)代化、信息化管理的重要保障之一。物流條碼涉及面較廣,因此相關標準也較多。它的實施和標準化是基于物流系統(tǒng)的機械化、現(xiàn)代化,包裝運輸?shù)茸鳂I(yè)的規(guī)范化、標準化。物流條碼標準化體系已基本成熟,并日趨完善。

1.4物流條碼標識內(nèi)容及碼制選擇

1)物流條碼標識內(nèi)容物流條碼標識的內(nèi)容主要有項目標識(貨運包裝箱代碼SCC-14)、動態(tài)項目標識(系列貨運包裝箱代碼SSCC-18)、日期、數(shù)量、參考項目(客戶購貨訂單代碼)、位置碼、特殊應用(醫(yī)療保健業(yè)等)及內(nèi)部使用,具體規(guī)定見相關國家標準。2)物流條碼符號的碼制選擇目前現(xiàn)存的條碼碼制多種多樣,選用條碼時,要根據(jù)貨物的不同和商品包裝的不同,采用不同的條碼碼制。單個大件商品,如電視機、電冰箱、洗衣機等商品的包裝箱往往采用EAN-13一維條碼。儲運包裝箱常常采用ITF-14條碼或UCC/EAN-128應用標識條碼,包裝箱內(nèi)可以是單一商品,也可以是不同的商品或多件頭商品小包裝;但對于要求存儲信息量大,安全性高的應用,一維條碼顯然不能滿足要求,而二維條碼則以其卓越的優(yōu)點來擔當大量的物流條碼的應用。

二、二維條碼技術(shù)在醫(yī)藥行業(yè)物流管理系統(tǒng)中的應用

2.1醫(yī)藥行業(yè)物流管理系統(tǒng)(簡稱醫(yī)藥系統(tǒng))，醫(yī)藥系統(tǒng)是應用于醫(yī)藥藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用設備、中藥飲片等等的有關醫(yī)藥方面的產(chǎn)品的生產(chǎn)、庫存、營銷管理的一種專業(yè)性很強的應用軟件系統(tǒng)。眾所周知醫(yī)藥產(chǎn)品的物流與其他普通商品物流是有共同點,但在醫(yī)藥產(chǎn)品的物流的過程中對藥品的保存、流通、交易都有嚴格的要求,是有由于醫(yī)藥產(chǎn)品的特殊性決定的。

現(xiàn)行的計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)從功能上包括4個主要部分:系統(tǒng)維護、日常業(yè)務、倉庫、財務。系統(tǒng)維護包括對醫(yī)藥商品如醫(yī)藥商品如商品類別,規(guī)格品種,計量單位,生產(chǎn)廠家,供貨單位,顧客等一系列系統(tǒng)庫的建立與數(shù)據(jù)維護;對系統(tǒng)使用部門、人員的權(quán)限控制。日常業(yè)務包括對營銷商品的報價管理,到貨登記,銷售票據(jù)的制作,業(yè)務帳的自動登記;部門間醫(yī)藥商品的調(diào)撥,醫(yī)院退貨處理,退廠家貨。庫存主要管理醫(yī)藥商品的入庫、出庫、移庫處理;對不合格商品的損拒或報損處理;可調(diào)庫存帳的登記;驗收登記本、庫存數(shù)量帳、庫存季報帳的制作;待驗庫管理;醫(yī)藥庫存商品的批次管理;庫存商品的積壓、藥品效期報警。財務部分包括對銷售商品的回款登記;成本及毛利的核算;商品帳的制作。業(yè)務管理提供對貨物的多人同時銷售開票,并打印銷售發(fā)票,不同的部門間對某一商品進行調(diào)撥,醫(yī)院退貨,退廠家貨。同時將這些開票內(nèi)容傳遞至庫存、財務。此外,業(yè)務部分能接受庫存?zhèn)鬟f來的數(shù)據(jù),對貨物作到到貨登記。對于損拒情況,損報情況分別予以登記,業(yè)務員還能夠在這里對物品的價格進行維護。在銷售開票及到貨登記的同時,系統(tǒng)自動登記了業(yè)務賬,系統(tǒng)還分品種、醫(yī)院、業(yè)務員向用戶提供回款、來回款的統(tǒng)計查詢,業(yè)務部分同時向用戶提供了一個簡單的合同管理,用戶可通過對采購合同的維護來打印合同清單。庫存管理部分報括對物品的入庫、出庫、移庫、損拒、損報處理。入庫是指對某一規(guī)格的貨物分批次登記入庫,系統(tǒng)根據(jù)入庫內(nèi)容分時間及保管員打印驗收登記本。出庫是由銷售部門發(fā)出銷售指令,系統(tǒng)根據(jù)批號順序(先入先出)自動出庫并打印銷售登記本。

對于質(zhì)量不合格的物品,通過移庫功能將其移至不合格庫。并自動減少可調(diào)庫存量,同時將此可調(diào)庫存量傳遞至業(yè)務部門。對于不合格庫的物品,系統(tǒng)提供損拒或損拒報處理,并分保管員打印不合格藥品登記本。在上述幾項操作過程中,系統(tǒng)自動記帳,同時對可調(diào)庫存量進行調(diào)整,并將最新數(shù)據(jù)信息反饋至業(yè)務部門及財務部門。對于待驗物品,系統(tǒng)依據(jù)普通入庫模式,創(chuàng)建待驗庫,將所有待驗物品登記入庫,并分保管員打印待驗登記本。系統(tǒng)的實現(xiàn)這些功能的同時,提供給用戶一套庫存數(shù)量賬和一套庫存季報賬。此外,系統(tǒng)提供管理者一套指定時間內(nèi)的積壓統(tǒng)計報告和一套指定時間內(nèi)的庫存物品報警報告。系統(tǒng)同時提供給用戶一張倉庫結(jié)構(gòu)示意圖,以方便查詢。財務部在業(yè)務管理的基礎上,對于已回款或付款的商業(yè)活動,依據(jù)收款憑證、付款憑證做銷售、退貨(醫(yī)院退貨)、鐵路運單(退廠家貨)、到貨、損拒、損報、調(diào)撥等確認后,自動記帳,并依據(jù)移動加權(quán)平均算法分部門核算當前最新成本,同時計算毛利,將最新核算出的成本及回款情況反饋給業(yè)務部門,并打印出商品三級賬及銷售帳。

2.2PDF417條碼在醫(yī)藥系統(tǒng)中的應用，為了滿足醫(yī)藥物流的特殊性要求,在物流過程中保持藥品的批次、效期、名稱等等信息的安全傳遞,使用條碼技術(shù)是非常方便的。由于醫(yī)藥物流過程中傳遞的信息量大,所以本系統(tǒng)采用的是國際上流行的PDF417二維條碼;系統(tǒng)在藥品物流過程中的銷售開票票據(jù)、藥品庫存、銷售出庫等方面應用了二維條碼。

1)銷售開票過程中的PDF417條碼應用醫(yī)藥系統(tǒng)中的銷售開票是一個醫(yī)藥物流的開始,主要完成的功能是記錄對所銷售藥品的信息;由于藥品的批次信息量是巨大的,業(yè)務人員和開票人員是不能完全知道所銷售藥品的批次和效期信息的,所以開票人員是不能在開票時就將所銷售藥品的批次、效期信息記錄在系統(tǒng)中的,同時也不能打印銷售票據(jù),因為銷售票據(jù)上應該有所銷售藥品的批次和效期數(shù)據(jù);在這種情況下,銷售開票人員只將藥品的其他銷售數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),而系統(tǒng)則根據(jù)銷售信息自動生成一個PDF417二維條碼,編碼的原則是一張票據(jù)一個條碼,系統(tǒng)將這個二維條碼傳遞到倉庫管理系統(tǒng)中后,再由倉庫管理系統(tǒng)處理銷售藥品的批次、效期信息。一般情況,銷售開票地點和存儲藥品的倉庫是有一定的距離的,銷售開票一般在市區(qū),而倉庫卻在郊區(qū),這樣銷售開票系統(tǒng)和倉庫管理系統(tǒng)是不可能在一個局域網(wǎng)中的;而在當今市場經(jīng)濟大潮中,競爭是激烈的,為了取得最大的客戶群,必須作到以最短的時間將客戶所訂購的藥品送達客戶,所以必須將銷售開票數(shù)據(jù)信息盡快的傳輸?shù)絺}庫。這里,可以使用廣域網(wǎng)來處理數(shù)據(jù)傳輸;但在當前的國內(nèi)電信發(fā)展及費用來看,利用廣域網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)費用高,而且通過實際測試,郊區(qū)與市區(qū)的鏈路是非常不穩(wěn)定的,數(shù)據(jù)傳輸是不成功的。在這種情況下系統(tǒng)采用了二維條碼技術(shù)。PDF417條碼是一種性能卓越的二維條碼,由于上面已經(jīng)闡述過PDF417條碼特點,這里就不再累述了;但如果將條碼打印在標簽紙上,這樣成本也很高。這里,系統(tǒng)采用了純軟件技術(shù),將銷售開票人員錄入的每一筆銷售信息通過編碼、加密,再將這些銷售數(shù)據(jù)生成PDF417條碼,利用普通打印機將這些PDF417條碼打印到普通紙上,一張紙上打印多個PDF417條碼,包含了多張銷售票據(jù)數(shù)據(jù),這樣大大節(jié)省了成本,并保證了條碼的清晰度,即使同時便于傳真,系統(tǒng)只要將這些打印出來的PDF417條碼傳真到倉庫,倉庫利用PDF417條碼掃描槍就可以將銷售數(shù)據(jù)讀入倉庫管理系統(tǒng)中,以做配貨處理。

2)銷售出庫上面已經(jīng)提到,銷售開票人員在記錄銷售信息時,是無法記錄銷售藥品的批次和效期數(shù)據(jù)的;而目前各個醫(yī)藥經(jīng)銷商的客戶都要求在發(fā)貨單上應標注藥品的批次及效期。為了解決縮短送貨時間和增加發(fā)貨數(shù)據(jù)信息的矛盾,將銷售開票人員開的銷售票以PDF417二維條碼的方式傳至倉庫管理部門,倉庫管理部門應用PDF417二維條碼激光掃描槍將銷售信息解碼翻譯至明碼,這里主要有銷售藥品的貨號、品名、規(guī)格、銷售數(shù)量、單價、金額、銷售客戶等信息;倉庫配貨人員通過這些銷售信息配貨出庫,同時在將出庫藥品的批次和效期錄入到銷售信息中,這時系統(tǒng)就可以打印出帶批次和效期的出庫單了。同時為了給用戶提供方便的信息檢索功能,系統(tǒng)再將這些銷售信息及出庫藥品的批次和效期數(shù)據(jù)進行編碼加密,通過專用的PDF二維條碼打印機打印出銷售條碼標簽,將標簽粘貼到出庫的外包裝上,以方便客戶直接的查詢檢索到貨藥品的信息。通過PDF417二維條碼,醫(yī)藥系統(tǒng)解決了以往棘手的傳輸數(shù)據(jù)、降低成本、縮短送貨時間等問題;同時,由于利用國際先進的條碼技術(shù),使醫(yī)藥系統(tǒng)和系統(tǒng)的使用者在該領域中的應用達到國際先進水平。

2.3系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

在功能圖中,描述了條碼技術(shù)在醫(yī)藥系統(tǒng)中應用的重要功能。另外,系統(tǒng)硬件環(huán)境:商用微機CPU:PII300,硬盤:8G,內(nèi)存:64M、100M網(wǎng)卡。軟件環(huán)境:Windows9x。條碼設備:二維條碼打印機(支持打印PDF417條碼)、二維條碼激光掃描槍(識別PDF417二維條碼)。該條碼應用系統(tǒng)的開發(fā)和應用在Win-dows9x下的,擁有操作簡單,界面友好,有較強的人機對話功能,同時該條碼系統(tǒng)中,生成和打印條碼都可以通過設置,由系統(tǒng)自動生成打印的,不需要操作人員的操作就能完成任務;另外操作人員可以自己的需要挑選一張銷售記錄來編碼打印出PDF417條碼來。

三、結(jié)束語

二維條碼技術(shù)在醫(yī)藥系統(tǒng)中的應用,使整個系統(tǒng)從一個全新的高度對各種信息的流動進行有效管理,完成其中的物流、信息流、資金流、增值流、業(yè)務流以及貿(mào)易伙伴關系等的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。二維條碼技術(shù)在使醫(yī)藥貿(mào)易伙伴之間密切合作,共享信息中充當了極其重要的角色。

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