流程表單在企業管理的應用

導語：流程表單在企業管理的應用一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：流程表單是企業管理中早已存在，且伴隨流程管理而以另一種形式顯現出來的管理記錄，它與質量記錄、管理表格、管理痕跡是一種包含與被包含的關系。流程表單作為基礎管理的重要組成部分，是流程顆粒度大小的重要判定依據，其規范化和模板化不但能提高工作效率、規范企業管理行為，而且能夠為流程績效提供有效的基礎數據支撐，是企業持續穩定發展的基石。

關鍵詞：流程表單；流程顆粒度；規范化；模板化；流程績效指標

流程表單、質量記錄、管理表格、管理痕跡的含義及其相互關系

1.概念定義在流程梳理和優化的過程中，會經常接觸到一些詞語，如流程表單、質量記錄、管理表格和管理痕跡。要弄清這4種管理記錄之間的關系，先要了解它們的定義和范圍。（1）流程表單，是指企業經營過程中，根據要求和規定預先設定的格式，用來記錄或備忘經營行為的文字或數據的管理記錄，一般包括企業生產經營過程流轉的表格、計劃、報告或請示、合同等。（2）質量記錄，是“闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件”（GBT19000—2008質量管理體系基礎和術語）。質量記錄可分為兩種：一種是對質量體系要素運行狀態和運行結果的記載，稱為質量體系記錄；一種是對產品質量形成過程狀態和結果的記載，是產品質量記錄。（3）管理表格，是企業經營管理過程中使用的單據和表格。（4）管理痕跡，包括紙質實物和電子虛擬印跡兩大塊，涵蓋企業生產運營中保留下來的文字、圖片、實物、電子檔案等資料。2.流程表單、質量記錄、管理表格、管理痕跡的關系這4種管理記錄之間并沒有非此即彼那么涇渭分明的界限，在不同的管理方法或體系中有不同呈現狀態，自然也就有了不同的稱謂。比如，在生產經營中經常用到的《質量驗收單》，在4種管理方法中有不同的歸屬，但本質上還是這張表單。而在實際應用過程中，四種管理記錄之間又不是完全一致的，業務涉及的范圍，從大到小依次是管理痕跡、流程表單、管理表格、質量記錄。之所以這樣排列，是因為管理痕跡除文字文檔外，還應包括圖片、視頻等內容；流程表單放在管理表格的前面，是因為其不但包括正常的管理表格，還包括計劃、報告和請示、合同等；質量記錄僅限于質量管理體系中的定義，所以放在最后。流程表單是流程顆粒度重要的判定依據在流程梳理過程中，會遇到一個兩難的問題：如果把所有的判斷、分叉、YesNo、突發情況都寫進流程圖，這個流程圖就會很冗長煩瑣。而如果所有判斷、分叉、YesNo、突發情況都不寫，或一筆帶過，只描述最正常的情況，那么，用這個流程圖指導實際工作時就打了很大的折扣。把流程圖梳理到什么樣的顆粒度才合適，就有了不同的標準。雖然這些標準看起來都沒有問題，但是在使用過程中卻發現執行起來較難，不好把握。在實際流程梳理過程摸索中發現，這些流程顆粒度標準可以通過流程表單進行判定。在判定一個流程（或子流程）是否完整時，一定會用到流程的六要素：輸入、活動、活動相互作用、輸出、顧客、價值（見下圖）。而在這個六要素中，信息是貫穿始終的，這就是信息流。無論輸入的資源包含什么，其中一定存在信息，在輸出結果中也會有信息的存在。這個信息的表現形式就是流程表單，而且這個表單一定是跨部門或跨崗位流轉的表單。由此可將流程顆粒度標準定義為：至少存在一個或一個以上的跨部門、或跨崗位流轉流程表單，或者說一個標準的流程圖中，至少有一個或一個以上跨部門或跨崗位的流程表單。因為一個完整的流程圖一定包括動作流、信息流，流程表單則作為信息流轉的必要載體，是相生相隨的。

流程表單的規范化和模板化能極大提高工作效率

企業花費大量精力建立了厚厚的流程手冊，而怎樣才能使流程手冊落地，最有效的方法就是流程表單模板化。“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單IT化”，是從流程設計到流程執行落地的發展趨勢。王玉榮等認為：“表單模板的設計體現了企業的精細化管理水平。”華為公司總裁任正非在《華為的冬天》中對模板化的論述是：“各流程管理部門、合理化管理部門，要善于引導各類已經優化的、已經證實行之有效的工作模板化。清晰流程，重復運行的流程，工作一定要模板化。一項工作達到同樣績效，少用工，又少用時間，這才說明管理進步了。我們認為，抓住主要的模板建設，又使相關的模板的流程連結起來，才會使IT成為現實。在這個問題上，我們要加強建設。”1.通過表單模板化體現管理者思路，提高工作效率每一張表單的制定過程本身，就體現了對流程的理解和對過往經驗的總結。一個高水準的表單設計者，完全可用直觀的圖形或簡潔的文字，將流程制度執行中的關鍵節點以表單的方式予以體現，它僅是流程的另一種表現形式。由于不同的崗位、不同的經歷，對同一文字要求會存在理解程度上的差異，因此，怎樣保障制度流程能夠按照設計者的初衷在實施過程中不走樣，這就要流程表單的設計者與流程的設計者在理解上完全一致，而且通過表單模板體現出來。表單模板化至少有5個方面的好處：一是有利于通過圖表等形式，將各種管理要素簡明扼要地呈現出來；二是有利于讓管理者和執行者對各自分管的工作事項、實現的工作目標、采取的方法措施做到心中有數、按圖索驥；三是有利于規范管理者、執行者的管理、執行行為，杜絕和減少管理、執行上的隨意化、無序化和盲目化；四是有利于管理者實施動態控管，隨時掌握每一項工作在不同節點的進展情況，直接作出處置決策，讓管理更加高效、執行更加有力；五是有利于將好的工作經驗加以固化、推廣和延續。2.在表單模板設計中可融入對業務的操作指導很多企業有大量的工作流，其表單模板設計往往是在申請內容后面留出空格，然后，由審批人對應相應空格填寫。這樣不僅申請人迷茫，審批人估計也需要多次查閱制度說明。如果在表單模板的設計中就考慮將流程的檢查要求、專業知識融入表單模板中，直接呈現在員工面前，就能使員工在使用時直接對照說明和注意事項，一次性地把工作做好，不但減少了員工的反復，減少了抱怨，而且能夠減少填表人的工作量，提高工作效率。下表是某企業合同審批表單模板的部分示例。從表中可見，合同審批人不再是籠統地簽字，而是要對照審核要求進行細致的檢查。合同審批表單模板的示例（部分）3.流程表單的規范化是流程信息化基礎和保障流程信息化絕不是簡單地采用一套流程管理軟件就可以實現的，必須要有一套完整、準確、細化的基礎數據做支撐。這些基礎數據的來源就是流程表單，也就是流程表單的標準化和規范化。日常在做管理表格時，都是遵照信息要素完整并不冗余原則、易瀏覽查詢原則和表單索引、關聯信息清晰原則，以及表單填寫責任人明確等原則來規范表格的制作。實際上這些原則同樣適用于對基礎數據的要求。現在管理軟件開發方面，“表格編程”技術漸進入了一個方興未艾的新階段。由于“表格編程”技術強調的是業務對象及業務間的邏輯，而不像“代碼編程”那樣，注重的是關系型數據庫技術，因此，這就徹底地扭轉了編程技術上的難度和等級，更適合管理領域的應用。這也再次證明，表單在流程信息化中的關鍵作用。

流程表單能為流程績效指標提供有效的基礎數據支撐

流程績效指標是跟蹤、評價、改進的前提和關鍵，而流程表單無疑是流程績效指標數據重要的來源之一，且從3個層面上為流程績效指標提供數據支撐。1.從部門輸入、輸出流程表單方面進行上下游接口部門的評價流程管理與職能管理最大的區別，就是弱化了部門的概念，實現了企業無形和有形資源的跨部門無障礙流通。但企業在實際的運營過程中，又不可能避開部門、僅說流程，因為流程的執行還是要靠部門來落實的。因此，要將將部門和流程很好地結合起來，從而保證企業資源和信息能在部門間最佳流轉，實現物流、信息流、資金流“三流”合一，而企業信息在部門間流通的載體就是流程表單。假如以部門為最小流轉單元，下游部門就是上游部門的客戶，輸入流程表單的質量高低，就是對上游部門服務質量好壞的體現。將輸入表單通過完整性、及時性、準確性等關鍵點，構建起流程執行監控指標，從而實現了下游部門對上游部門流程服務質量的評價。2.通過結構化的流程表單數據分析，建立流程績效的過程監控類指標流程績效指標一般分為兩種類型：一是過程監控類指標（ProcessPerformanceIndication，PPI），如高速路上的測速設備；二是結果導向類指標（KeyPerformanceIndi-cators，KPI），如交叉路口的紅綠燈。KPI作為一種績效管理方法，已為大家很熟悉了，而PPI指標的獲取很大程度上就要依靠結構化的流程表單數據了。結構化數據就是存儲在數據庫里，可用二維表結構來邏輯表達實現的數據。當結構化的流程數據大量積累沉淀后，通過特定的算法或模型，對大量的數據進行分析，從而揭示數據當中隱藏的歷史規律，進而判斷未來的發展趨勢，也就能產生“啤酒和尿布”等大數據挖掘、實現精準營銷的故事。3.流程表單本身的數據也能為KPI提供數據支持KPI是通過對企業內部流程的輸入端、輸出端的關鍵參數進行設置、取樣、計算、分析，衡量流程績效的一種目標式量化管理指標，而可量化是KPI的重要特征之一。但量化是什么呢？流程表單中的數據，就是KPI量化數據的重要來源。從前面的分析中可知，流程表單就是企業生產運營中的管理表格和記錄。從這點來講，企業對基礎數據準確性、及時性、完整性的要求。是完全適用于流程表單數據要求的。否則，KPI也就失去了其存在的意義和價值。綜上所述，流程表單并不是什么新生事物，如流程一樣，“本來就在那里，只是沒有受到相應的尊重和了解”，但它又是伴隨流程管理的興起而已全新的面目呈現，具有自己特有的功能和效用。它同樣是企業基礎管理重要的組成部分，是企業流程能夠有效執行的基礎和保障，是企業持續健康穩定發展的基石和支撐。

作者:安志偉 單位:許昌富思特煙機配件有限公司

參考文獻：

[1]王玉榮，葛新紅.流程革命2.0：讓戰略落地的流程管理[M].北京：北京大學出版社，2011.

[2]劉新華.流程型組織：21世紀的組織管理新模式[M].北京：中國財富出版社，2013.

[3]陳立云，金國華.跟我們做流程管理[M].北京：北京大學出版社，2010.

[4]舒化魯.企業規范化管理系統實施方案[M].北京：電子工業出版社，2012.

[5]梁萍.推進企業表單式精細化管理探討[J].企業科技與發展，2014（8）：72－73.