基層單位檔案規(guī)范化管理研究

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做好基層單位檔案規(guī)范化管理工作，是檔案工作邁向信息化的關(guān)鍵一步。隨著《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的頒布，基層單位檔案規(guī)范化管理工作有了新標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前亟需掌握基層單位檔案工作第一手資料，并以此為依據(jù)找出問題、分析解決問題，提出清晰的努力方向，創(chuàng)新檔案工作舉措，更好地服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)及各項(xiàng)工作。對(duì)此，縣檔案局于2018年4—5月對(duì)全縣各鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）人民政府、縣級(jí)機(jī)關(guān)和園區(qū)檔案工作規(guī)范化管理情況進(jìn)行了全面調(diào)研。現(xiàn)就調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題及今后的工作構(gòu)想談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的主要問題

（一）檔案室建設(shè)不規(guī)范。檔案室是基層單位開展檔案工作的主陣地，是直接反映檔案工作是否規(guī)范的重要載體。在調(diào)研過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)部分基層單位檔案室建設(shè)達(dá)不到規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)。一是檔案專用柜架陳舊破損，檔案裝具不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；二是檔案室未配齊消防器材、溫濕度計(jì)、空調(diào)機(jī)等“八防”要求的設(shè)備；三是檔案室堆放雜物，衛(wèi)生條件差。甚至極個(gè)別單位無(wú)專用檔案室，檔案分室存放。（二）管理工作不到位。調(diào)研中，我們發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位在文件材料收集、整理和檔案保管、利用等方面或多或少都存在一些問題。一是文件材料收集不齊全，或?qū)⒉辉跉w檔范圍內(nèi)的文件一并收集；二是整理不及時(shí)，文件材料長(zhǎng)時(shí)間不整理歸檔，出現(xiàn)新的積存文件；三是保管不細(xì)致，部分單位未建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)室藏檔案數(shù)量不清楚；四是利用不規(guī)范，缺少必要的借閱手續(xù)，有檔案利用登記簿但未認(rèn)真填寫，檔案利用完畢不歸還或隨手亂放。（三）制度執(zhí)行不徹底。建立健全檔案工作制度是檔案規(guī)范化管理的重要內(nèi)容。雖然大部分單位都建立了檔案工作制度，也都做到了制度上墻，但部分單位存在制度執(zhí)行不徹底的現(xiàn)象。一是檔案移交手續(xù)不全，檔案室管理人員變更時(shí)僅移交檔案室鑰匙，而未辦理正式交接手續(xù)；二是未堅(jiān)持檔案安全檢查，無(wú)安全檢查臺(tái)賬、溫濕度數(shù)據(jù)記錄等；三是檔案室管理人員未認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)制度，僅憑經(jīng)驗(yàn)管理。（四）信息化建設(shè)滯后。檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，是讓檔案煥發(fā)新生命，變成“活”資源的根本性工作。但部分單位檔案信息化建設(shè)緩慢，“雙套制”移交工作進(jìn)展仍有阻力。一是數(shù)字檔案室建設(shè)沒有納入規(guī)劃，有的單位雖啟動(dòng)但經(jīng)費(fèi)投入不足；二是數(shù)字檔案室建設(shè)缺少專業(yè)人才的參與；三是電子文件收集不齊全，與紙質(zhì)檔案不匹配；四是部分單位沒有獨(dú)立開展檔案數(shù)字化工作的能力。

二、綜合分析問題根源

（一）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄。個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，沒有清晰地認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，檔案意識(shí)淡薄，忽視日常管理，導(dǎo)致該收集的文件沒收集，該添置的設(shè)備不添置，該學(xué)習(xí)的法規(guī)未學(xué)習(xí)。事實(shí)證明，任何不被重視、疏于管理的工作最后都難免走向荒廢，而被弱化荒廢的工作是難以發(fā)揮、展示其應(yīng)有價(jià)值的。（二）經(jīng)費(fèi)保障不確定。建設(shè)數(shù)字檔案室，涉及軟件系統(tǒng)、掃描識(shí)別、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)維護(hù)等工作，無(wú)論是購(gòu)買相關(guān)專業(yè)設(shè)備，還是檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)，都需要充足的經(jīng)費(fèi)來(lái)支撐。但個(gè)別單位檔案工作經(jīng)費(fèi)沒有保障，導(dǎo)致檔案設(shè)施設(shè)備陳舊落后，檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)、檔案數(shù)字化等工作推進(jìn)較慢。（三）人才隊(duì)伍參差不齊。基層單位檔案人才缺失。在與檔案管理人員的交流中，我們發(fā)現(xiàn)不少年輕同志身兼多職又剛接手檔案工作，業(yè)務(wù)不熟悉，學(xué)習(xí)時(shí)間得不到保障，希望得到專業(yè)培訓(xùn)；另一方面是一些老同志長(zhǎng)期從事檔案管理工作，懂業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)，但感嘆自身精力有限，對(duì)于新標(biāo)準(zhǔn)、新科技的學(xué)習(xí)有心無(wú)力。

三、今后工作的構(gòu)想

（一）創(chuàng)新宣傳方式。提高社會(huì)檔案意識(shí)，加強(qiáng)宣傳是一種重要手段。但傳統(tǒng)的宣傳方式形式單一、內(nèi)容單調(diào)，難以給宣傳對(duì)象留下深刻印象。因此，必須創(chuàng)新宣傳方式以檔案解決實(shí)際問題，如匯編檔案工作服務(wù)民生等生動(dòng)、典型的事例，匯編違反檔案法律法規(guī)典型事例及處理案例，加強(qiáng)宣傳教育。通過(guò)微信公眾號(hào)、微博等新媒體平臺(tái)推送相關(guān)信息、文章和圖片，豐富宣傳內(nèi)容，擴(kuò)大宣傳范圍。（二）開展檔案工作清單式管理。對(duì)在全縣推行的檔案業(yè)務(wù)工作，以清單方式推進(jìn)。如按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)范性文件，結(jié)合地方實(shí)際，統(tǒng)一制定規(guī)范的“鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門文件材料歸檔清單”“基層檔案室日常工作管理清單”等，推進(jìn)檔案工作清單式管理，實(shí)現(xiàn)基層檔案工作人員工作快速上手、即查即用，緩解人才缺失的壓力。同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，在能干會(huì)干的基礎(chǔ)上，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。（三）建立切實(shí)可行的激勵(lì)機(jī)制。要切實(shí)做好“三建議”，更好地促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。一是建議提高檔案工作在全縣綜合目標(biāo)考核中的分值，以此加強(qiáng)各部門的重視程度；二是建議政府對(duì)做出成績(jī)的專兼職檔案人員予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)檔案人員的奉獻(xiàn)精神；三是建議組織、人事部門在培養(yǎng)和選拔干部時(shí)，在政策上對(duì)工作突出的專兼職檔案人員予以傾斜，使檔案人員能安心檔案工作又有成長(zhǎng)空間。

作者:汪濤 單位:仁壽縣檔案局