辦公自動化環境醫院檔案管理策略

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科技飛速發展為各行、各業創造出更高效的管理條件，醫院檔案管理是醫院管理工作重要組成部分，是醫院的歷史文化記載和傳承，在醫院的檔案中有非常重要的工作文件、圖表、錄音、錄像等的資料，這些資料對我國公共衛生事業發展提供有效的材料依據。醫院在不斷完善各方面管理、提升醫院的綜合管理能力，科學利用辦公自動化技術應用到醫院的檔案管理工作中，減低不必要的檔案管理消耗問題，從而提高醫院檔案管理效率；同時也是順應時代創新改革醫院檔案管理思路，為醫院科學管理奠定良好基礎。醫院檔案管理應充分結合辦公自動化技術特點，不斷完善醫院管理現狀，提高醫院檔案管理的質量和效率，為我國醫療衛生的醫療水平、教學、科研提供依據和服務。

1辦公自動化環境下醫院檔案管理的優點

1.1提高醫院辦公效率

辦公自動化是利用互聯網的全新辦公模式，將計算機技術應用到現代化辦公中，能及時解決人為存儲時效方面的問題，快速將醫院中的科研報告、資源管理、信息管理、病歷檔案等進行相應的協調、調取和運用。通過快速的存儲、接收、發送、傳輸、共享方式，能更好分配工作，從而體現出檔案的作用和使命價值，也提高醫院各個部門及員工的辦公效率。將檔案管理得更加科學、快捷和安全，為醫院的后期保障工作提供準確數據和可靠工作理論依據。

1.2提升檔案管理方式

互聯網迅速發展使醫院的檔案管理方式得到很多的應用，有利于負責檔案管理的工作人員能快速將檔案進行分類、保存和管理。互聯網的發展使檔案形式變得多樣化，所屬的檔案將會有文件、圖片、錄音、錄像等多種形式，而這些新形式的檔案都需進行科學的保存。辦公自動化的辦公模式能快速將檔案進行多樣化備份和存檔，提高檔案保管方式和技術手段，實現多樣化的檔案管理方式。

1.3減少檔案存儲空間

互聯網發展將更加完善醫院檔案管理系統，大大縮小檔案存儲所需的物理空間距離。傳統的檔案館需建更大的檔案室對檔案進行有效保存，而現代化辦公自動化檔案管理模式則可節約很多的空間，包括存儲物理空間和地域空間。檔案存檔室只需有安全、強大的檔案管理機房就遠遠滿足大量檔案存儲空間，并且還能進行自主備份、異地存儲，使醫院的檔案更加安全、可靠。通過使用辦公自動化保存檔案，為醫院與醫院科室與科室間提供科學的資源共享，同時也減少傳統檔案借閱運用的過程發生丟失等的意外。

1.4創設一體化存儲條件

當前的檔案形式有很多種，可由文本、聲音、圖片及錄像等多種格式構成，運用辦公自動化進行檔案管理，可將檔案內容集成，實現一體化歸檔存儲；同時用網絡平臺的權限控制技術，提升檔案整體的可行性、安全性和有效性，使檔案管理工作能更好的開展。

2辦公自動化環境下醫院檔案管理的現狀

醫院檔案管理工作已逐步向辦公自動化完成，并在各大醫院開展、落實，但在創新改革中仍然存在著不同程度的不足，這也是限制醫院檔案管理工作高效開展的重要原因。

2.1檔案管理繁多交疊混亂

醫院的檔案管理內容較多，包含有眾多的分類，幾大分類板塊間也存在交疊現象，加大檔案管理分類工作的難度，影響檔案管理工作的時效性管理。醫院的檔案管理中會有大量的文書、病歷、科技、人事、聲像、實物等不同檔案存檔分類，還要劃分不同科室、不同人事管理檔案、不同的會議紀要和會診記錄等等，充分說明醫院檔案管理比其它單位的檔案管理工作復雜得多。醫院多個科室檔案易出現交疊現象，也足以說明檔案管理的難度較大，相應醫院檔案管理部門在管理制度中也有很大的不足。

2.2檔案管理人員業務不精

雖已有很多醫院開始在檔案管理工作中深入應用辦公自動化進行管理，也在辦公自動化管理的環境下取得很大的進步。但仍有一些醫院的檔案管理工作人員對辦公自動化的管理技術能力的不足，能力跟不上時代的飛速發展，技術落后阻礙檔案管理現代化發展[1]。尤其由于醫院編制的原因及人員應聘等眾多問題，從事檔案管理工作人員整體的年齡都偏大，檔案現代化管理應用方式無所適從、難以擔當、勝任；其次，由于很多負責檔案管理工作會外聘工作人員，對醫院的檔案管理需求不熟，醫院專業分類掌握不到位，導致檔案管理工作的滯后或無法更加完善，推動辦公自動化檔案管理模式實施的難度增大；另外，大多檔案管理的工作人員信息素養較低，將檔案進行信息化管理還存在較大欠缺，易面臨檔案在信息化管理存儲中丟失、損壞等其它風險。

2.3現代化檔案管理方式應用不足

雖已有很多醫院開展了現代化檔案管理，但還有部分醫院運用傳統的方式，而且檔案管理的形式也較單一，導致檔案管理工作嚴重脫節，難以提升檔案管理的工作效率。傳統的檔案管理方式對文件的快速查找、共享等工作存在較大的滯后，有的檔案管理工作人員手工書寫檔案管理中字跡潦草，其他人查檔起來就像是大海撈針。

3辦公自動化環境下醫院檔案管理實施策略

3.1創新醫院的檔案管理模式

創新檔案管理模式以促進醫院的檔案管理工作能與時俱進，實現現代化信息化發展，從而提升檔案管理工作的水平，發揮檔案的高能效為我國醫療衛生事業發揮重要的作用。完善醫院檔案工作管理的制度問題，應嚴格按檔案制度執行。對檔案管理必須要有嚴格要求，不僅包含工作人員的職責范圍，還包含檔案保管的方式應有嚴格要求，嚴格將檔案管理落實到個人；其次，要重點加強對檔案查檔、借閱的改革。辦公自動化就意味著可設置檔案使用權限，對權限的歸屬必須落實，防止檔案被隨意復制或是盜取，以確保檔案的安全性、保密性以及完整性；另外，還要科學地分類不同科室的檔案管理，要符合級別檔次的劃分，通過縱向管理方式加強檔案安全性?？v向管理就是同一個科室可查閱下級的檔案內容確保檔案的安全性。

3.2提升檔案管理工作意識

檔案管理工作對醫院實現信息現代化有重要的作用，提升檔案管理人員對檔案管理工作的重視，能對檔案管理自動化有深思，通過不斷努力為打下自動化案管理工作的技術基礎。提升檔案管理工作意識，要不斷完善檔案管理制度，完善的檔案管理制度能更好約束工作態度；其次，提升檔案管理現代化水平，也就是提升檔案管理辦公自動化能力，計算機辦公自動化是實現現代辦公的重要手段，每位檔案管理人員都必須掌握信息技術；另外，還要加大檔案管理的宣傳工作，使全體職工都有檔案管理意識，無論是借閱、保管等工作都能認真履行檔案管理職責。對檔案管理的基礎條件而言，還要加大檔案管理資金投入，完善檔案管理工作的基本設施，比如建設和完善檔案管理辦公自動化軟件開發，加大檔案管理硬件存儲資金的投入，并聘請信息化管理能力專家開展專業培訓，提升醫院檔案管理工作人員的網絡計算機技術能力，為加快實現檔案管理工作現代化、信息化實施作出重大的準備，為實現醫院的專業化、規范化、科學化、一體化管理打下良好的基礎。

3.3完善檔案管理培養機制

當前對信息化技術應用人才相對比較緊缺，對檔案管理人員的人才稀缺應從醫院的內部進行提升。醫院的檔案要完成現代化、信息化，必須熟悉了解醫院各個科室、各個類別及簡單的醫療病例知識，才能更好將檔案進行高效歸檔。因此，檔案管理工作的人才建設，必須從醫院自己的管理人員中進行提升。第一，做好辦公自動化檔案管理工作培訓計劃，根據醫院檔案管理做好現代化檔案管理的崗前培訓要求，提升每位檔案管理人員持證上崗[2]；第二，引進現代化辦公管理人才，招聘一些具備較高計算機素養的專業檔案管理人員進行醫院的檔案管理工作。對醫院內部檔案工作人員就需根據其自身的能力及經驗，開展培訓，整體實現檔案自動化發展目標；第三，對培訓內容應有科學的計劃，對醫院的檔案管理工作，必須進行嚴格的分類管理，包括一些對專業內容和專業性的資料，必須有一定醫療知識。比如針對性分類內容有聲像檔案、會計檔案、基建檔案、科技檔案、病歷檔案、藥品檔案、人力資源檔案等。有條件的醫院還可聘請專家開展相關檔案管理辦公自動化技術講座，全面提升檔案管理工作人員的醫院檔案管理水平。

3.4完善檔案管理激勵機制

在醫院的檔案管理工作中要科學制訂管理體系，使檔案管理工作更加科學、更加人性化，檔案管理激勵機制能有效激發工作人員的積極性，發揮他們的主觀能動性，對檔案管理工作人員有一定的激勵措施，是提高檔案管理工作效率的重要保證。激勵機制應與其它管理制度巧妙融合，形成規范化的激勵機制，為醫院的檔案管理工作的發展和完善提供后續力量。對檔案管理工作人員而言，激勵機制可幫助工作人員實現自我價值，調動工作的積極性和潛在能力，與檔案管理的創新和提升實現同步發展。激勵機制的應用和開展，必須符合下述的幾個基本的原則。3.4.1客觀性對管理人員實施激勵機制要符合客觀上的要求，能從工作性質及內容出發，構建科學系統的激勵機制；3.4.2目的性檔案管理工作的實施激勵措施目的何在、意欲何為，要明確開展目的性；3.4.3覆蓋性激勵機制如果單一在一個部門實施，那自然會產生不同的效應，會影響醫院其它部門的和諧工作氛圍，為此，激勵機制必須要符合全面性、覆蓋性的基本原則；3.4.4前瞻性激勵機制要在科學的制訂下滿足人員物質要求和心理需求，在當前或未來都能推動工作人員的工作熱情，實現激勵作用。開展激勵機制要先完善檔案管理辦公自動化的培訓機制，提升管理人員的專業素養和職業道德，使管理人員從心理上認可檔案管理工作改革的重要意義，提升工作積極性。在此基礎上構建科學的激勵機制，并完善相應的管理工作的考核制度和獎懲制度，能更公平進行激勵機制的實施、更好推動管理人員的工作積極性和信心。實施激勵政策時不僅是物質激勵需求，還要滿足管理人員的精神發展，對檔案管理工作實施人性化管理措施，讓檔案管理工作人員在工作擁有榮譽感和歸屬感，能更全心投入檔案管理工作中，為實現醫院檔案自動化管理不斷優化自身能力和管理手段。

3.5完善檔案管理系統安全

醫院完善辦公自動化環境下的醫院檔案管理，加強檔案系統的完善度，提升網絡安全管理能力。辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作主要存在幾方面的風險。3.5.1檔案管理系統的風險醫院采用計算機進行日常辦公，這無疑醫院的系統就會呈現出開放和共享的狀態，醫院網絡系統就易受到外界不良病毒的入侵，導致癱瘓無法運行；3.5.2檔案管理系統中管理存在的風險醫院檔案管理系統由醫院技術管理人員進行防范和管理，如技術管理人員建立網絡安全機制存在漏洞或隱患，就極易遭到黑客入侵和破壞；3.5.3人為操作存在的風險人為操作是指檔案管理的用戶或是管理人員操作不當所造成的風險。網絡上有很多惡意帖子、圖片等，正在肆意等待用戶錯誤操作從而植入病毒，使系統呈現癱瘓狀態。醫院開展檔案管理工作要制訂完善的檔案管理流程，檔案管理工作人員要科學執行檔案管理制度。醫院在開展辦公自動化檔案管理過程中，要不斷完善檔案管理辦公自動化流程及安全。醫院檔案管理人員如沒有檔案管理軟件開發的能力，可對外聘請一些計算機應用素質高的專業人士協助管理，對網絡安全進行監測和維護。比如通過完善和開發好大數據，提高辦公自動化檔案管理設備的性能，以減少突發出現的故障或存在不良的風險。并能將醫院檔案管理進行批量處理，結合網絡技術構建醫院檔案管理系統，將檔案進行標準化分類，并將系統進行分層，可容納不同的分層內容，比如可分為用戶層、表現層、應用層、服務層、數據庫層等特性[3]。自動化環境下醫院檔案管理流程，將重要的檔案文件進行收集、分析、整理、歸類、裝訂、入庫等，不斷完善自動化檔案管理的辦公流程，包括檔案的分類、保管要求、查閱權限等都要嚴格流程要求，辦公自動化能自動審核檔案借閱者的權限，完善檔案管理的各個環節，從而提升檔案管理現代化、標準化集中管理水平。還可根據醫院不同科室的科研、財務等不同檔案進行縱向管理，針對一些使用頻率較高的檔案注重檔案管理安全度，在檔案管理自動化辦公系統中要融合加密技術、訪問控制技術、安全協議、認證等技術，通過多項認證后才能查閱或是訪問檔案；另外，要定期升級辦公自動化管理軟件，在認真管理的過程中及時修補軟件所存在的漏洞問題，以提升醫院檔案管理的安全性和可靠性。

4結束語

綜上所述，醫院的檔案管理融合科學技術創新發展，是新時代必然趨勢，是與時俱進，提高檔案管理工作效率的有效手段。醫院的高層領導要重視檔案管理工作，不斷升級檔案管理辦公自動化模式，注重規劃好檔案可行性策略，是檔案管理工作基礎保障。醫院檔案管理工作中要從人員提升著手，不斷提升個人專業素養、全面掌握辦公自動化的方式，并嚴格按照檔案管理相關制度執行，要科學、謹慎使用網絡，不斷優化使用辦公自動化進行科學管理醫院檔案，在醫院檔案的完善管理中體現出醫院是以“救死扶傷”為目的的醫療機構。

參考文獻

[1]楊建民.辦公自動化環境下醫院檔案管理研究[J].辦公室業務，2016（23）：84-85.

[2]甄玲，雷蕾，李璐，等.辦公自動化環境下醫院檔案管理研究[J].中國管理信息化，2016，19（002）：187.

[3]劉芳，孫文婷.基于辦公自動化環境下的文書檔案管理研究[J].辦公室業務，2019（20）：116.

作者：畢珍玥 張彬 王天杰 單位：青島大學 附屬醫院計劃生育辦公室