流動人員人事檔案管理問題及改進策略

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摘要:對于流動人員而言，其流動性極強，尤其是在我國區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展體系日益完善的情況下，就業(yè)人員的流動性越來越大，許多流動人員在一年內(nèi)會輾轉(zhuǎn)多個城市，進而影響到了流動人員人事檔案的管理。目前，雖然大部分組織與機構(gòu)逐漸意識到了流動人員人事檔案管理工作的重要性，但依然存在諸多問題，導致無法科學、規(guī)范的管理流動人員的人事檔案。所以，針對流動人員人事檔案管理的重要性及其存在的問題，本文進行了深入分析，并制定了相應的解決措施。

關(guān)鍵詞:流動人員;人事檔案管理工作;意義;問題;改進策略

流動人員的人事檔案管理是我國人事檔案管理中極為重要的一項工作，從整體上來看，雖然大部分組織與機構(gòu)都開始重視流動人員檔案管理工作，但依然存在流動人員人事檔案管理的內(nèi)容單一、材料收集的難度較大、轉(zhuǎn)遞的規(guī)范性較差等諸多問題，從而對此項工作的開展造成了嚴重阻礙。因此為了解決這些問題，必須嚴格管理流動人員人事檔案管理工作。

一、流動人員人事檔案管理工作存在的主要問題分析

第一，缺乏足夠重視。從當前的情況來看，我國部分組織與機構(gòu)并沒有重視流動人員的人事檔案管理，一些非公有制與中小民營企業(yè)甚至經(jīng)常會忽視流動人員檔案管理工作，往往通過傳統(tǒng)的方式來管理，相關(guān)工作人員難以熟練的對信息化設(shè)備進行操控，從而對此項工作的信息化管理造成了不利影響。第二，機構(gòu)混亂。一般而言，流動人員的人事檔案通常由政府人事行政部門下設(shè)的人才流動服務機構(gòu)與縣級及以上的黨委組織部門來管理，其他部門無權(quán)擅自留存檔案信息。但受利益的驅(qū)使，部分機構(gòu)或單位即使沒有獨立人事權(quán)，同樣會擅自管理流動人員的檔案信息，致使此項工作的正常秩序被破壞。第三，管理的合理性較差。在外部經(jīng)濟環(huán)境的影響下，以往很多不具備管理流動人員人事檔案資質(zhì)的企業(yè)(如人事中介機構(gòu)等)會擅自承接此項工作，嚴重擾亂了流動人員人事檔案管理的秩序，而且一些機構(gòu)采取的管理方法較為落后，信息化設(shè)備比較少，檔案庫房與流動人員人事檔案管理的要求不相符，甚至在開展工作時，依然以傳統(tǒng)的手工操作為主，工作效率非常低。第四，缺乏完善的交接流程。現(xiàn)階段，在員工離職之后，大部分企業(yè)都沒有根據(jù)既定的交接流程來交接檔案，一些企業(yè)不僅沒有保管員工的檔案，甚至讓員工自己來保管，進而損壞或丟失了諸多檔案。需要注意的是，一旦人事檔案丟失，往往會給員工帶來巨大的損失。此外，為了減少投入到流動人員人事檔案管理工作中的資金，一些企業(yè)通常會與規(guī)模比較小的人事機構(gòu)進行合作，并讓他們來管理員工的檔案，從而擾亂了人事檔案的秩序。第五，現(xiàn)代化水平比較低。目前，大部分流動人員人事檔案管理部門采取的管理方式都比較落后，相關(guān)的硬件設(shè)備比較少，甚至在某些檔案管理部門看來，人事檔案管理工作僅僅是把袋子封裝好并放置到上鎖的柜子中。在干部人事檔案逐步完善的情況下，部分人才服務機構(gòu)開始將一些專門的軟件運用到干部人事檔案管理當中，但這僅僅能夠使檔案目錄管理的需求得到滿足，無法使信息資源得到充分使用，并且降低了檔案管理的現(xiàn)代化水平。

二、流動人員人事檔案管理工作的改進策略

第一，充分意識到流動人員人事檔案管理的重要性。要想使流動人員的人事檔案得到有效管理，必須引導組織與機構(gòu)加強對于此項管理工作的重視，并努力培養(yǎng)大量的相關(guān)人才。假如組織與機構(gòu)內(nèi)擁有眾多流動人員，那么需要設(shè)立專門的流動人員人事檔案管理部門。企業(yè)必須加強對于流動人員人事檔案管理工作的重視，增加在此項工作中投入的資金，確保資金的充足性。企業(yè)需要引導流動人員樹立正確的檔案保護意識，并為他們提供必要的教育培訓，使其充分意識到檔案工作的重要性，并大力宣傳《檔案法》等相關(guān)法規(guī)，從而使流動人員的檔案意識得到強化。第二，為流動人員的人事檔案構(gòu)建完善的管理制度。通過管理制度能夠規(guī)范流動人員的人事檔案管理，因此必須加快對于管理制度的完善。以某些私營企業(yè)為例，需要根據(jù)《檔案法》的相關(guān)要求，及時的對流動人員的認識檔案管理工作進行調(diào)整，并加快對于相關(guān)法律法規(guī)的制定。同時，如果流動人員沒有如實填寫其人事檔案，那么組織與機構(gòu)應拒絕聘用他們。第三，使流動人員人事檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化。為了使流動人員的人事檔案得到更好的管理，需要嚴格規(guī)范此項管理工作，尤其是在檔案的轉(zhuǎn)遞上，更要做到規(guī)范化的管理，只有這樣，才能有效提升流動人員人事檔案管理工作的科學性。構(gòu)建配套的歸檔制度，加強對于流動人員人事檔案的管理;妥善保管這部分員工的檔案，確保檔案管理工作的順利進行，從而使流動人員能夠如實填寫自己的檔案信息;此外，為了避免檔案被流動人員私自帶走，在流動人員查閱與借閱檔案時，應進行嚴格的管理。第四，全面提升人事檔案管理者的綜合素質(zhì)。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，為了更好的管理流動人員的人事檔案，相關(guān)工作人員必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)。信息化時代的到來，對人事檔案管理者的工作能力及其綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，人事檔案管理者只有努力滿足這一要求，才能使經(jīng)濟社會的發(fā)展需求得到滿足。同時，人事檔案管理部門應加強對于相關(guān)工作人員的教育培訓，引導他們養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的法律觀念，并具備豐富的計算機技能與檔案管理知識，如此一來，不僅可以使他們緊跟時展的潮流，而且可以使其更好的投入到本職工作當中，進而使人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化與信息化的管理。第五，對流動人員人事檔案管理的模式進行創(chuàng)新。組織與機構(gòu)不僅需要加強對于流動人員檔案管理工作的重視，而且還要積極改革與創(chuàng)新流動人員檔案管理的模式，并與實際情況相結(jié)合，將人事的方式引入，使流動人員的人事檔案得到規(guī)范、統(tǒng)一的管理。這樣不僅能夠解決人事檔案管理工作的不足之處，而且可以使此項工作變得更加科學、合理。企業(yè)只有引導流動人員意識到人事檔案管理的重要性，并將相應的指導提供給他們，才能使其人事檔案得到更好的管理。

三、流動人員人事檔案管理工作的重要意義

第一，為優(yōu)化人力資源市場化配置提供依據(jù)。在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展、人事制度改革日益深入的情況下，政府人力資源服務機構(gòu)逐步體現(xiàn)出它在優(yōu)化人力資源配置方面不可忽視的重要作用，而流動人員人事檔案管理和利用正是政府人力資源服務機構(gòu)加強和創(chuàng)新人力資源市場化配置的重要手段之一，也是促進社會就業(yè)、創(chuàng)業(yè)的重要措施。政府通過利用流動人員人事檔案，對轄區(qū)內(nèi)流動人才按專業(yè)、技術(shù)職務等類別進行分類，提高人才流動的合理性，并為流動人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等各個環(huán)節(jié)提供具有法律效力的依據(jù)，保障流動人員的合法權(quán)益。通過引導和調(diào)控可以解決人才閑置、浪費、不均衡和無序化的問題，滿足市場經(jīng)濟對人才的多樣性需求。第二，為流動人員社會化管理提供保障。人員大規(guī)模流動不僅帶動了經(jīng)濟發(fā)展，同時也帶來了流動人員的社會化管理問題，如就業(yè)、失業(yè)等，而這些問題均與民生及社會穩(wěn)定息息相關(guān)，作為一項重要的管理信息，流動人員人事檔案能夠為企業(yè)掌握流動人員的整體情況和個體情況提供數(shù)據(jù)支持，為有關(guān)部門制定相關(guān)政策、引導市場走向、指導就業(yè)、保障社會安定和諧提供積極的作用。第三，為企業(yè)培養(yǎng)使用人才提供參考。人事檔案中以時間為線記錄了一個人的學識水平、業(yè)務能力和職業(yè)生涯，這些信息詳細記錄了一個人的“德、能、勤、績”，作為筆試、面試的補充，更能全面準確地反映出個人情況，可以為企業(yè)招聘或者晉升職務提供全方位的參考，有利于企業(yè)用最短時間，最小成本選拔出最合適的人才。第四，具有重要的憑證作用。從個人的角度來看，企業(yè)在審核員工的相關(guān)手續(xù)時，如求職、落戶、政審、晉升、社保等，均需要將人事檔案的原始材料當作依據(jù)，在《檔案法》與《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中，我國明確規(guī)定，不論是因辭職或被辭退而流動，還是高校畢業(yè)自主擇業(yè)而流動，人員的檔案材料不得被個人私自保管，應該由具備檔案管理權(quán)限的機構(gòu)來保管，所以檔案材料的原始性、真實性與法律效力相對比較強，是流動人員維護自身權(quán)益的有效憑證和工具。由此可見，在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展特別是我國流動人口日益增多的情況下，我國流動人員人事檔案管理的難度越來越大，而且根據(jù)此項工作當前的狀況可知，依然存在諸多的問題，這嚴重阻礙了我國人事檔案管理工作的科學化與規(guī)范化。因此，為了使流動人員的人事檔案得到更好的管理，必須深入分析其存在的問題，并采取相應的改進策略。

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作者:鄢明芳 單位:湖南省語言文字培訓測試中心