干部人事檔案管理工作分析

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一、我國干部人事檔案在管理過程中的現存問題

（一）領導和相關的檔案管理人員對干部人事檔案缺乏足夠的重視。傳統的人事檔案管理，其主要的工作內容是收集干部的政治歷史材料、社會關系以及家庭出身等相關資料，在黨和國家發展新的歷史時期，對干部人事檔案管理工作提出了新的要求，對組織人事的政審工作提出了新的要求和規定，但是在具體的檔案管理過程中，依舊存在一些錯誤的思想，比如“人事檔案沒有什么用處了或者作用低了”，尤其是一些單位的領導也沒有對人事的檔案管理工作予以足夠的重視，在其影響下，檔案管理工作人員也就降低了對自己的要求，最終造成檔案的管理工作流于形式，使得檔案管理工作的實際作用難以得到有效的發揮。（二）人事檔案收集工作的力度不夠。目前，我國干部人事檔案相關資料的收集力度不夠，主要表現在缺乏健全、完善的收集歸檔工作制度，而且缺乏強有力的執行。大多數時候只是照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，缺乏與本單位實際情況相適應的實施細則，而且收集的材料在內容上也缺乏全面性和具體性。就算是有相關方面的制度，在具體的執行過程中也或多或少的存在執行力度不夠等問題，致使檔案的收集和整理工作經常是被動和不及時。盡管在《干部人事檔案材料收集歸檔規定》明確規定了干部人事檔案管理工作的具體范圍，但是從現階段所收集的人事檔案材料和內容來看，在全面、準確反映一個干部全貌這一層面上依舊有所欠缺，不僅如此，還有一些歸檔的材料在真實性和準確性上還有待考證，并且一些材料在形式和內容上還有許多雷同的地方，比如：一些堅定、考核和評價的材料給人千篇一律的感覺，過于使用套話，在形式和內容上大致趨同，因此很難真正準確、有效的反映每一個干部最真實的一面。（三）對人事檔案缺乏高效的運用。衡量人事檔案工作質量和水平的一個重要標準就是對人事檔案運用效率的高低。從我國目前的狀況來看，人事檔案的利用范圍還是有其自身的局限性，其實際作用還是沒有得到有效的發揮。目前，人事檔案的作用只是體現在政審、調升工資以及職務變動中，對干部人員的基本情況進行一個大致的了解，可是在人才選拔等方面的作用并沒有真正體現出來，自然也就難以實現信息的綜合和分析了。

二、我國干部人事檔案管理現存問題的解決措施

（一）積極建立并完善相應的管理制度。1.需要不斷調整和優化干部人事檔案及材料的審核把關、轉移、檔案質量通報等相關的檔案管理制度，要對干部人事檔案內容失真這一問題引起足夠的重視，及時發現并采取行之有效的措施加以修正，從而確保檔案內容的真實性和可靠性，更進一步的維護干部人事檔案管理工作的嚴肅性。2.積極建立健全干部檔案材料收集工作的協調機制，充分發揮組織人事部門的作用，積極促進在本單位內部各工作機構在干部檔案材料的形成和收集上的溝通協調，提高信息傳遞的效率和質量。3.完善人事檔案管理工作的聯系制度和情況通報制度，對干部人事檔案材料進行規范和整理，并及時做好材料的歸檔工作。（二）不斷強化檔案管理工作意識。積極進行硬件的建設，從而加快實現干部人事檔案管理的制度化、規范化、科學化和信息化，關鍵的是需要領導對此予以應有的重視，要把干部人事的檔案工作作為自身工作的一個重點，并擬定相應的計劃，實現對檔案的有效管理。1.組織人事部門可以安排一位分管領導，加強干部人事檔案工作的管理，保證人事檔案工作的順利開展，真正把這一工作放在重要的位置上，當作一件經常性的事情，予以足夠的重視。2.從我國人事檔案管理的實際情況出發，制定有針對性和可操作性的目標，擬定詳細的工作計劃和安排，加強干部人事檔案管理工作在計劃、部署、督查以及落實等方面的力度。3.適當加強在人力、物力和財力等方面的投入，積極改善相關的設施，購置必要的硬件，以確保干部人事檔案管理工作的順利開展。4.單位可以從信息資源這一角度出發，樹立信息管理理念，積極創新干部人事檔案管理工作。綜合、全面的分析相關信息，對其加大研究和開發的力度，在此基礎上對其進行充分、合理以及高效的運用，加快人事檔案管理工作從簡單管理型服務向研究開發型服務轉變的步伐，使干部人事檔案管理部門成為干部、人才工作的參謀部和信息庫。(三)積極建立并完善干部人事檔案的信息網絡管理系統。隨著互聯網技術的快速發展，信息化已經成了當今社會經濟發展的大趨勢。作為檔案事業的重要組成部分，干部人事檔案管理在信息化的時代背景下，必須積極進行自我的創新和發展，以滿足時展的需要。加快實現信息的融合與共享，增強檔案服務工作的時效性，可以在單位的局域網內，建設檔案信息網絡化管理系統，以便于及時向需要相關信息的部門和領導提供最新的資料，增強信息的時效性。在推進干部人事檔案信息網絡化的同時，還需要處理好管理權和使用權的問題，建議使用身份證或者驗證密碼來對所需要的信息進行提取，做好信息的保密工作。（四）對干部人事檔案管理機制進行創新。1.要積極完善單位干部人事檔案的內容，有效收集干部的基本情況，在此基礎上去整理干部的業績檔案和能力檔案。2.在整理手段上進行創新。首先需要對部分材料的歸檔形式作出有效的改變，比如：工資審批表、年度考核表等不應該納入到個人檔案，可以將這一類表格裝訂成冊，然后歸入到文書檔案，并將考核的結果以及增資的數額直接填入到個人檔案欄目中。其次，需要將書本式檔案改為活頁式檔案，如此一來不僅可以減輕裝訂檔案的工作量，同時還可以對檔案實現更好的保護。（五）加強檔案管理人員的人才隊伍建設。單位要想對干部人事檔案實現規范化管理，就需要不斷提升檔案管理人員的綜合素質，采取有效的措施加強隊伍建設，對檔案管理人員加強職業道德教育，組織現代科學技術知識和規章制度的培訓與學習，以此來提升他們的工作能力和業務水平。1.培養其吃苦耐勞的精神。由于干部人事檔案管理的工作量大，而且比較繁瑣，需要檔案管理人員做大量的艱苦并且細致的工作，這就要求其能夠忠于職守，不斷增強自我的責任心和事業心，能夠吃苦耐勞，踏實工作。2.不斷提升其政治素養。要求其具備強烈的責任感和使命感，這也是做好檔案管理工作最基本的政治素養。在日常工作中要重視和強化理論學習，特別是加強對新《條例》的學習，不斷提升自我的素質，使自己具備良好的職業道德，嚴格遵守組織紀律，積極維護檔案的安全性與完整性。3.不斷強化其服務意識。由于檔案管理工作本來就具有較強的服務性，其工作的宗旨就是服從和服務于干部工作。要求檔案管理人員努力練好基本功，對業務非常熟悉。嚴格按照國家的有關規定整理和保管檔案，避免檔案出現破損、發霉和褪色，對一些特別重要和珍貴的檔案要予以高度的重視，并采取特殊的保護措施。嚴格遵守國家的保密政策，以防止檔案外泄。盡己所能，為和諧社會的構建貢獻自己的一份力量，積極提供及時、準確和周到的服務。4.不斷提升業務能力。檔案管理工作人員要結合自身工作的特點，邊學習邊操作，在提升業務能力和水平的同時，還要加強信息技術和計算機知識的學習，讓自己成為具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

參考文獻：

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作者:李坤 單位:唐山高新區人力資源和社會保障局