學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全策略

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摘要：學(xué)校事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，導(dǎo)致學(xué)校的檔案信息越來越龐大、復(fù)雜，這給檔案資料的收集、處理和利用帶來諸多困難。在目前的環(huán)境下，不斷加強(qiáng)檔案管理的研究成為每個(gè)學(xué)校的重點(diǎn)，為了擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式從而進(jìn)入信息化檔案管理模式，學(xué)校引進(jìn)了信息化技術(shù)，但是新型檔案管理模式再給學(xué)校帶來便利的同時(shí)，也在檔案管理的安全問題上顯露出弊端，所以針對(duì)學(xué)校檔案信息化管理安全問題開展了深入研究討論，以此來保證學(xué)校檔案信息化的安全與全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；信息化管理；安全策略

從當(dāng)前來看，信息化技術(shù)已經(jīng)被我國(guó)的很多所高校引進(jìn)到檔案管理工作中，加快了高校檔案信息化建設(shè)的步伐，但是隨著檔案信息化的完善，檔案信息的安全問題顯露出的弊端也越來越明顯，檔案信息的安全性在網(wǎng)絡(luò)入侵、網(wǎng)絡(luò)病毒以及網(wǎng)絡(luò)漏洞的破壞下很難保證，所以就要對(duì)學(xué)校檔案信息化管理的安全問題進(jìn)行針對(duì)性的研究。

一、學(xué)校檔案信息化管理的安全問題

（一）檔案信息化的建設(shè)不夠完善。與傳統(tǒng)的學(xué)校檔案相比，學(xué)校檔案信息化涉及到的層面較多，配置相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施和技術(shù)人員在檔案信息化建設(shè)中是必要的過程，更最重要的是將傳統(tǒng)的學(xué)校檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。如果在某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，最直接的影響就是破壞學(xué)校檔案的準(zhǔn)確性和完整性，降低檔案信息的使用價(jià)值，同時(shí)還會(huì)給檔案使用者傳遞錯(cuò)誤信息，阻礙高校檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。目前我國(guó)的很多高校檔案信息化建設(shè)都存在諸多漏洞，例如設(shè)備落后、人員不足，所以在檔案信息化的建設(shè)過程中，很多的傳統(tǒng)檔案不能及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，散亂的檔案儲(chǔ)存無法使檔案資料發(fā)揮最大的作用，無法達(dá)到學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的需求。（二）檔案信息化內(nèi)容的保存困難。在把學(xué)校傳統(tǒng)檔案升級(jí)為信息化檔案的過程中，需要利用計(jì)算機(jī)將傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并保存在硬盤、光盤以及磁帶等儲(chǔ)存介質(zhì)中。在使用這些存儲(chǔ)介質(zhì)的過程中，學(xué)校檔案信息的修改、刪除和復(fù)制等各項(xiàng)操作都具有不可逆轉(zhuǎn)的性質(zhì)，一旦操作出現(xiàn)失誤，就會(huì)破壞原始檔案信息的完整度，給學(xué)校的檔案管理工作帶來影響。另外，檔案信息化建設(shè)具有專業(yè)化和特殊化的性質(zhì)，要求工作人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力，如果不能達(dá)到就很可能造成原始檔案信息的破壞，導(dǎo)致檔案信息殘缺不全，嚴(yán)重情況下會(huì)導(dǎo)致檔案信息丟失。

二、學(xué)校檔案管理中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全策略

在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換情況了如指掌，也應(yīng)該建立專門的資料室用來保存還未進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換的傳統(tǒng)檔案資料，防止傳統(tǒng)檔案資料在沒有保護(hù)的情況下出現(xiàn)泄露或者破壞等情況。在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過程中，工作人員也要做好相關(guān)措施來保護(hù)檔案資料的安全，不能在工作時(shí)間擅自離開工作崗位，禁止在工作時(shí)間飲食，使用明火，在進(jìn)行完資料轉(zhuǎn)換后將檔案放回原始位置進(jìn)行妥善保管等。如發(fā)現(xiàn)了檔案損壞的情況應(yīng)該及時(shí)向管理人員進(jìn)行匯報(bào)，保證檔案管理部門每一項(xiàng)工作都能找到專人負(fù)責(zé)，確保各項(xiàng)工作正常有序進(jìn)行，避免人為因素對(duì)檔案信息安全帶來的不良影響。此外，在檔案信息系統(tǒng)的管理過程中，檔案信息的安全性以及保密性是第一管理目標(biāo)，杜絕不法分子利用各種手段盜取信息的現(xiàn)象，保證檔案信息的安全。為更加有效的進(jìn)行檔案信息管理工作，應(yīng)該明確分配工作人員的任務(wù)，進(jìn)行合理有效劃分。確保工作人員能時(shí)刻保持細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳡顟B(tài)，避免出現(xiàn)工作人員在工作時(shí)間利用部門計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作之外的活動(dòng)。（一）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。檔案信息管理的操作都是由檔案工作人員進(jìn)行，所以檔案工作人員不僅是提高檔案信息價(jià)值的途徑，也是保證檔案信息安全的執(zhí)行者，所以檔案信息的工作人員不近要有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力，也要具備專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)以及信息安全知識(shí)，以此來確保檔案信息建設(shè)以及管理過程的安全性。所以，學(xué)校的管理者應(yīng)該努力建設(shè)和優(yōu)化檔案管理工作，對(duì)應(yīng)聘的檔案管理工作人員進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理知識(shí)的全方位考核，確保應(yīng)聘者有管理檔案的能力。與此同時(shí)，檔案管理部門也要通過檔案信息管理的經(jīng)典案例對(duì)工作人員進(jìn)行定期的技能培訓(xùn)和知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備和管理技能，確保檔案工作人員能夠深刻認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理和檔案信息化管理的異同，使檔案工作人員快速領(lǐng)悟到檔案信息化管理的重點(diǎn)內(nèi)容，從而使得信息化檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率得到保證。此外，檔案信息化管理的安全問題也是檔案工作人員必須了解的問題，通過將技術(shù)和管理融合的辦法將檔案信息管理的安全性和系統(tǒng)性提升檔次。（二）提高檔案管理信息安全意識(shí)。學(xué)校檔案信息安全關(guān)系到萬千師生的信息安全，所以檔案工作人員的安全意識(shí)直接影響到檔案信息資料的安全，那么對(duì)檔案工作人員的思想教育和職業(yè)道德監(jiān)督就顯得尤為重要。首先，每一位上崗工作人員都要進(jìn)行嚴(yán)格的信息安全教育，在工作中不使用U盤存放和移交資料，講解使用U盤的危險(xiǎn)性和可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)；不在電子檔案管理系統(tǒng)專用的電腦上安裝任何與工作無關(guān)的軟件；對(duì)于來歷不明的文件不要打開，因?yàn)槟壳耙姷降臄y帶病毒的軟件會(huì)穿上安全文件的外衣，所以在培訓(xùn)中要提醒檔案管理人員提高警惕性，對(duì)任何不明來歷的文件一定要謹(jǐn)慎處理。其次，還要確保信息管理人員具有處理應(yīng)急事件的能力，在發(fā)生緊急事故的情況下能夠迅速做出反應(yīng)，減少信息泄露帶來的損失，此外工作人員要學(xué)會(huì)防火墻的工作原理，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反常規(guī)的行為以及受到黑客攻擊的跡象，能夠識(shí)別網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，進(jìn)行快速有效的攔截。

綜上所述，目前我國(guó)高校的檔案信息建設(shè)速度和發(fā)展水平都相對(duì)較快，在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的有力支持下，只要著重解決當(dāng)下存在的幾個(gè)問題，就能完成傳統(tǒng)檔案信息到信息化檔案的轉(zhuǎn)變，為師生以及學(xué)校帶來便利。

參考文獻(xiàn)

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[2]王爍.信息化視角的學(xué)校檔案安全策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(1):100-103.

作者:徐翠婷 單位:江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院