物業公司房產檔案管理現狀及建議

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目前，物業公司涉及的房產檔案主要包括從房屋建造到消亡整個過程中形成的臺賬與圖、卡與照片、文件及一切能證實房屋歷史變化過程的資料，是房屋真實的全部歷史記錄。做好房產檔案管理，對深化物業公司各項工作具有十分重要的作用，所以各物業公司一定要重視房產檔案管理，提高對房產檔案管理重要性的認識，采取有效措施，切實提高房產檔案管理水平，以更好地為各項工作發展服務。

1物業公司房產檔案的特點

1.1專業性。房產檔案屬于專業檔案，專業性較強，是重要的查詢依據和法律依據。在進行房產交易及產權登記、房產抵押與處理房產糾紛、城市拆遷規劃時房產專業檔案會成為重要依據和參考。房產檔案主要包括房屋建筑年代的主要數據、圖形及證據記載、業主的信息資料、配套設施設備（電梯、水暖等）。當前，物業公司的房產檔案多是紙質載體檔案，電子檔案相對較少，管理手段相對單一，尚未完全實現信息化管理。1.2私密性。物業公司房產檔案中記載著業主與用戶的個人信息，這些是購房者在購房后向物業公司提供的個人信息數據，在法律方面具有保密性，是公民的個人隱私。物業公司不得泄露購房者任何相關信息，一旦購房者信息被泄露，物業公司將承擔一切法律責任。在現實工作中，在這方面已經發生過諸多事件，應引起相關部門有關人員的高度重視。1.3動態性。在房產交易不斷活躍以及產權變更頻繁等現實情況下，物業公司房產檔案的及時更新成為當前必須加以關注的問題，尤其是一些特殊房產，需要尤為關注房產檔案信息及時更新工作，因為這涉及購房者的物權及經濟利益的問題。

2物業公司房產檔案管理的現狀

2.1管理不規范，人員專業性不強。由于物業公司更重視對物業的管理，往往把很多精力放在一些日常瑣事上，對房產檔案管理投入不夠，配備的檔案管理人員由于有效工作的時間較短，多依靠經驗和實踐摸索，使得他們專業素質不夠高，于是房產檔案管理工作良莠不齊，影響了下一個環節工作的順利進行。加之人員新、流動大，并且不受重視等原因，造成檔案管理工作中出現數據不準確、歸檔不及時、收集不完整等問題。2.2服務意識亟待提高。由于檔案管理人員流動性大，有熟練技能的人員有限，加上對房產檔案管理的重要性認識不足，常常會造成業主對房產檔案管理人員產生誤解。例如，原有房屋的沿革和現狀，存在信息不完整以及資料非人為缺失，導致出現偏差。此時，檔案管理人員需要有足夠的耐心，需要及時幫助業主處理相關事務。但是在實踐中，許多檔案管理人員因為多種原因不能很好地處理這類事情，缺少足夠的服務意識，從而影響了工作的有效開展。2.3缺乏監管機制和體制。由于物業公司忙于物業管理，無暇他顧，對房產檔案管理往往存在納入日程、不夠重視的問題，同時各項管理制度也不夠健全，從而導致物業公司領導和負責人對房產檔案管理工作缺乏相關的監管機制和體制疏于監管或監管不到位。沒有在內部建立合理有效的管理和監督機制，必然使物業公司房產檔案管理工作做不到位，應付了事，無法做到規范化、制度化。

3做好物業公司房產檔案管理的建議

3.1結合物業公司特點制訂科學有效的管理措施。根據每個物業公司的具體情況，在充分調查、科學分析、合理布局的基礎上，結合房產檔案的規律性和特殊性，以數據化和信息化的有機結合，根據購房者需求將房產檔案管理與小區其他項目有效兼顧、科學管控，制訂合理、科學、有效的管理措施，切實把這項工作落到實處。3.2充分利用信息化技術手段開展工作。實現信息化管理，需要進行系統數據化統計分析和評定。建議各物業公司使用統一的數據庫或軟件，采用房產交易中心的管理方式，將數據和基本信息系統化輸入，便于歸檔、查檔和數據變更。同時增加專人進行管理，利用秘鑰或者指紋輸入系統，增強保密性。建議相應數據庫系統采用簡潔的單窗口方式，人性化設計人機交互界面，易于檔案管理人員準確地掌握，并快速查詢。3.3依法管檔，強化監督檢查。要求檔案管理人員“依法管檔”，加大執行制度的力度。要求檔案管理人員要熟悉《中華人民共和國檔案法》的內容，并精通其他相關法律，加強法律意識，增強合法性和保密性。依法制定嚴格的監督機制，定期檢查，并指導檔案管理人員不斷進行知識更新，有效為購房者提供檔案服務。

作者:馬慶霞 單位:黑龍江農墾勘測設計研究院