工程質量監督檔案管理論文

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【摘要】在工程項目管理中，檔案管理是非常重要的，直接關系到工程項目后期的正常實施，同時也關系到后期的維護工作。因此，落實工程質量監督檔案管理工作，無論是對于工程本身，還是對于今后的使用，都有著重要的推動作用。

【關鍵詞】工程；質量監督；檔案；管理

所謂工程質量監督檔案，也就是通過文字、成像等資料的形式來表現工程質量實際的監督過程。在工程質量監督中，不能忽視監督檔案的重要性，因為其不僅是對建設工程最真實的一種記錄，同時也是工程后期在投入運營之后進行管理與改造的主要依據。在收集與整理工程質量監督檔案的時候，需要確保其檔案歸檔的規范化，能夠滿足工程質量監督的實際水平要求，這樣才能夠確保工程質量監督真正做到有案可查，并且還可以將真實的依據進行落實，體現出工程質量監督工作本身的科學性、權威性以及公正性。

一、工程質量監督檔案的內容

就工程質量管理檔案而言，一般的檔案內容主要包含了電子文件、錄像、錄音、圖片等內容，在工程檔案管理之中，其主要包含的內容：第一，在建工程的質量投訴，分別由各專業監督室負責處理，處理的資料交綜合檔案室登記存檔。竣工驗收后的工程質量投訴需與各專業監督室積極配合。第二，投訴應認真做好登記，在規定的時間及時處理。工程監督報監登記書；見證取樣授權書，見證取樣及現場檢測方案；委托檢測合同文本；工程質量保證體系審查表。第三，建設單位辦理質量監督登記手續時應向建設工程質量監督站提供以下資料：工程監督報監登記書；見證取樣授權書，見證取樣及現場檢測方案；工程質量保證體系審查表；審查合格的施工圖；施工圖設計文件審查報告和備案通知書；施工、監理合同、委托檢測合同；施工組織設計和監理規劃（監理實施細則）；檢測機構資質及檢測方案（施工現場檢測）；其他需要的文件資料。第四，我站及時對建設單位提交的上述資料審核完畢符合規定后發給《建設工程質量監督通知書》；第五，建設單位憑《建設工程質量監督通知書》向有關部門申領建筑工程施工許可證。

二、工程質量監督檔案管理中存在的問題

（一）缺少必要的認識。在《建設工程質量管理條例》出臺之后，對于工程質量的驗收也從原本的等級核驗制度轉為竣工驗收備案制度。在工程監督中，已經從原本的對于工程實體質量的監督專項到行為與實體同時監督上。因此，工程質量監督檔案的內容也會出現相對應的調整，在工程建設中，原本質監機構以及人員的職責不夠明確，但是現在變得清晰，質監機構與工作人員在工程之中是否能夠做到位，能夠把好質量關卡，工程驗收監督的實際情況怎樣，工作的規范性如何等方面的內容，都可以從工程質量監督檔案之中了解到，最終反映出工程質量監督檔案的重要性，從另一個方面來看，也可以直接呈現出工程質量監督檔案本身的可追溯性。部分質監機構對于工程質量監督檔案管理沒有設置專門的檔案管理人員，使得工程質量檔案散落于各個質監人員手中，一旦人員出現變化，工程質量監督檔案無法及時進行移交，就很容易出現檔案缺失的問題。（二）工程質量監督檔案內容不統一，形式規范度偏低。對于工程質量監督檔案來說，主要是反映出工程質量監督的全過程，并且對于其結果做好相對應的記錄，其體現的不是全過程、全方位的檔案，個別質檢機構直接將所有的資料都放入機構進行存檔處理，這樣不但會浪費時間，同時也會浪費人力資源和物力。另外，監督抽查未能將工程的實際情況反映出來，工程質量狀況與責任主體的行為無法相互匹配，在書寫檔案的過程中，使用耐久性偏低，容易褪色的材料，字跡過于的潦草，在檢查與簽發整改通知書的時候過于的混亂，出現了混用的局面，這樣都會影響工程質量監督檔案的規范性。

三、加強工程質量監督檔案管理的有效途徑

（一）工程質量監督檔案管理制度。第一，工程質量監督檔案應包括：建筑工程質量安全監督申請注冊表及工程質量安全監督工作方案；工程建設各方主體質量行為監督檢查（巡查）記錄；工程實體質量安全監督檢查（巡查）記錄；工程質量安全監督檢測記錄；地基基礎、主體結構等分部工程質量驗收監督記錄；工程竣工驗收監督記錄；不良行為記錄；施工中發生質量問題的整改和質量事故處理的有關資料；工程質量安全監督報告；其他有關資料。第二，工程項目質量監督工作的監督負責人組織收集有關工程質量安全監督、監督檢查（巡查）與監督檢測等的記錄，及時整理建檔并輸入微機。工程竣工驗收合格后，監督檔案經領導審核，由本單位檔案人員裝訂歸檔。第三，監督檔案應隨工作進程及時記錄和整理，使用專用表格，做到項目填寫齊全，并符合檔案管理的有關規定，監督檔案用語要規范，字跡工整，印章清晰，對提出的問題有處理意見，并有處理結果。第四，監督檔案應真實、準確、完整。能反映工程質量安全監督工作的狀況。不得擅自涂改、偽造監督檔案。第五，監督檔案保存期限為一般工程不少于15年，重要工程應長期保存。第六，監督檔案裝訂后應妥善保管，需要借閱和移交時，須經領導批準并辦理相應借用手續。到期需要銷毀的應經領導批準后方可統一銷毀。（二）嚴格建檔程序。監督檔案主要是由責任監督員來搜集、整理與編制的，技術負責人主要負責復核與審查，站長主要負責的審定，檔案人員負責檢查、編號、統計、歸檔與保管等一系列的工作，并且按照借閱的實際規定做好借閱與回收。監督檔案應該隨著單位工程實際到位的檢查、質量問題的處理、出入工地記錄、質量的評價等一系列的操作和監督，同步收集、編制、整理和修正。按照實際的監督工作開展情況以及預期的監督計劃做好搜集、整理與編制處理，其內容應該正確的反映工程實體質量、使用功能、結構安全、工程質量以及觀感質量的真實的情況。（三）完善監督檔案的信息化建設。以往的工程質量監督檔案室利用傳統的紙質檔案進行存檔，不僅需要花費較多的費用，同時檢查也非常繁瑣，這樣會直接影響資料后續的共享使用，并且在日常的監督中，無法及時保存其圖像與影像等方面的資料。所以，利用質量監督信息系統，就可以實現在線作業的監督處理，就能確保監督的資料與工程的實際進度相互的匹配起來，不會出現任何影響其進度的問題。同樣，信息平臺的程序化，還可以讓質量監督業務的程序更為標準，通過質量問題數據庫的建立，就可以幫助監督人員解決日常工作中質量問題不閉合、用語不規范以及執法不嚴謹等諸多的問題，最終對執法的公正性、科學性以及嚴肅性造成威脅。通過監督檔案信息化的應用，就可以滿足規范化、標準化與制度化的要求，最終為利用監督檔案奠定良好的基礎條件，提供全新的平臺支持。（四）提升檔案服務能力。想要提升檔案服務能力，就需要結合實際情況，加大投入，創設良好的服務環境和條件，實現從原本單一的手工服務朝著現代化信息服務的轉變。進一步加大檔案信息的編研與加工處理，編制有利于提升服務效能的資料，并且將其印刷出來，發放到相關人員手中，確保其可以利用高度的責任感及時了解工作的重點，采取積極主動上門服務的方式，提升服務質量，確保事業發展到哪里，檔案工作就能延伸到哪里。

四、結束語

總而言之，希望通過本文對工程質量監督檔案管理的研究，能夠對今后工程質量監督檔案管理的狀況帶來積極的推動作用，為工程的建設奠定良好的支撐條件。

【參考文獻】

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作者:王靜 單位:四川省瀘州市建設工程質量監督站