科研課題檔案管理問題探討

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[摘要]本文通過對(duì)科研課題檔案管理現(xiàn)狀的分析，提出了把檔案管理人員納入科研項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，“一崗雙責(zé)”在進(jìn)行科研課題檔案管理研究的同時(shí)，也負(fù)責(zé)科研課題檔案管理工作，這是科研課題檔案管理的新方法；同時(shí)探討了新的管理方式給檔案管理、科研管理帶來的優(yōu)越性，為進(jìn)一步解放思想、探索科研課題檔案管理科學(xué)發(fā)展提供了良性循環(huán)的新思路。隨著科研、生產(chǎn)、管理等領(lǐng)域信息化程度的不斷深入，紙質(zhì)、電子及其它載體的檔案資料急劇增加。作為國家重要核心檔案資源——科研課題檔案的管理情況如何呢？2011年筆者參與了中國兵器工業(yè)集團(tuán)公司檔案管理指導(dǎo)檢查巡視組，在檢查中發(fā)現(xiàn)，企事業(yè)單位存在著不注重科研課題檔案文件材料歸檔的問題。

一、科研課題檔案的管理現(xiàn)狀與分析

通過巡視檢查發(fā)現(xiàn)，部分企事業(yè)單位科研課題檔案文件材料的歸檔工作管理水平有待提升，科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研制、成果申報(bào)過程中形成的大量資料歸檔不全，個(gè)別單位的檔案甚至散存在研發(fā)部門，檔案部門沒有進(jìn)行有效的控制，只將科研成果證書歸進(jìn)了企業(yè)信用檔案中。此情況在企業(yè)中尤為突出。國家和企業(yè)花費(fèi)了大量資金進(jìn)行科技研究，有的項(xiàng)目最后發(fā)展到產(chǎn)品定型，還有大量的研究只停留在研制階段，這些前期研制過程中形成的大量資料沒有歸檔，對(duì)于已經(jīng)定型的產(chǎn)品檔案來說僅僅是不完整，而對(duì)于那些停留在研制階段的項(xiàng)目來說，隨著研究人員工作調(diào)整，時(shí)間一長，資料的齊全完整難以保障，給國家、企業(yè)造成了巨大的損失。究其原因有兩點(diǎn)：

(一)檔案工作位置的后端性造成了科研課題檔案管理意識(shí)淡薄

科研課題檔案是科研工作真實(shí)的歷史記錄，它的作用主要在于研究中積累的技術(shù)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的傳承與借鑒。在研究階段其作用的發(fā)揮不如情報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)等效果明顯，造成了企事業(yè)單位對(duì)科研課題檔案重視不夠，普遍存在重科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)輕結(jié)題驗(yàn)收，重經(jīng)費(fèi)管理輕成果歸檔的情況。同時(shí)，工業(yè)企業(yè)主要以生產(chǎn)制造為主，因此檔案人員從主觀上把注意力都集中到成熟產(chǎn)品圖紙與技術(shù)文件的歸檔上，忽視了科研課題檔案文件材料的歸檔工作。

(二)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)管理與措施不到位，給科研課題檔案文件材料的收集帶來困難

科技成果就是生產(chǎn)力，關(guān)系著企業(yè)的與生存與發(fā)展。很多研究人員對(duì)于自己的研究數(shù)據(jù)、技術(shù)成果存放于檔案部門有疑慮，認(rèn)為不如自己保管安全、使用便利。更有甚者，為了保密，有些單位的產(chǎn)品配方只掌握在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中。如何才能使研究人員放下思想包袱，提高科研課題檔案文件材料的歸檔意識(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從管理方式上進(jìn)行探討。

二、科研課題檔案管理新方法——檔案管理人員納入科研項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，“一崗雙責(zé)”同時(shí)負(fù)責(zé)科研課題檔案的管理與研究

科研課題檔案作為一種無形資產(chǎn)，其價(jià)值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的知識(shí)，它不但是科研工作真實(shí)的歷史記錄，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，是重要的知識(shí)資源。檔案管理本身就是對(duì)知識(shí)的一種管理，這一管理過程實(shí)際上是對(duì)檔案這種顯性知識(shí)的獲取、積累、儲(chǔ)存、保護(hù)、控制和開發(fā)。檔案管理工作包括對(duì)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。而如何將科研活動(dòng)中形成的檔案材料收集、管理、利用起來，并通過建構(gòu)一個(gè)量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓這些資訊與知識(shí)透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷地回饋到科研項(xiàng)目知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的個(gè)人與組織的知識(shí)累積、循環(huán)，在科學(xué)研究中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助力于管理人員與科研人員做出正確的決策，這是檔案管理研究的范疇。研究目標(biāo)：通過對(duì)科研課題檔案管理體系的研究，建立該項(xiàng)目檔案科學(xué)的管理模式，規(guī)范檔案材料收集、整理、保管和利用各環(huán)節(jié)管理流程并制定相應(yīng)的管理制度，以此來監(jiān)督、規(guī)范科研人員在項(xiàng)目研究過程中的歸檔行為，充分發(fā)揮檔案管理人員的專業(yè)技能，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研課題檔案的科學(xué)管理；建立項(xiàng)目檔案資料全圖文、多媒體信息資源數(shù)據(jù)庫，在參研單位范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)科研課題檔案文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔及檔案信息的動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)共享與利用開發(fā)；通過數(shù)模影像整合技術(shù)的研究，解決檔案異質(zhì)長期安全保存問題，節(jié)省存貯空間，提高管理效能。研究內(nèi)容：1.開展科研課題檔案管理體系的研究；2.研究建立科研課題檔案資料全圖文、多媒體信息資源數(shù)據(jù)庫架構(gòu)；3.開發(fā)科研課題檔案數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)；4.科研課題檔案信息動(dòng)態(tài)編研與開發(fā)研究；5.開展科研課題檔案數(shù)模影像整合技術(shù)研究。實(shí)施途徑：

(一)科研課題檔案管理體系建設(shè)

1.檔案管理模式的研究。通過對(duì)項(xiàng)目所含課題、子課題之間的聯(lián)系，按研究階段應(yīng)產(chǎn)生的文件材料種類、數(shù)量及參加研究單位、承擔(dān)研究內(nèi)容情況的分析，確定該項(xiàng)目檔案的管理模式?？梢暀n案類別的不同，選擇不同的管理模式。2.檔案管理流程的研究。按照檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索及開發(fā)利用等工作環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)科研課題檔案管理流程。3.檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與法規(guī)，包括管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，是科研課題檔案管理體系建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。結(jié)合科研課題檔案管理體系的建設(shè)內(nèi)容及形成的檔案類別，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，選用或編制相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

(二)科研課題檔案硬件基礎(chǔ)

設(shè)施及檔案數(shù)據(jù)庫信息管理應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)1.硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是建立檔案資料全圖文、多媒體信息資源數(shù)據(jù)庫的物質(zhì)基礎(chǔ)。其中網(wǎng)絡(luò)與硬件平臺(tái)建設(shè)包括配置交換機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備(虛擬磁帶庫)、具有并行處理和容錯(cuò)性能的服務(wù)器(包括WEB、FTP、數(shù)據(jù)庫、文件等服務(wù)器)、檔案數(shù)字化處理計(jì)算機(jī)或工作站以及其他數(shù)字加工設(shè)備等。2.檔案數(shù)據(jù)庫信息管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用軟件系統(tǒng)應(yīng)是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，具有采集、管理、存儲(chǔ)、歸檔、利用等多種功能。

(三)科研課題檔案資源庫建設(shè)

包括文檔數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫，各數(shù)據(jù)庫由目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)組成。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中可通過檔案數(shù)據(jù)庫信息管理應(yīng)用系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口，形成文檔一體化系統(tǒng)，以電子文件元數(shù)據(jù)的形式實(shí)現(xiàn)在線自動(dòng)形成和捕獲，也可進(jìn)行離線采集。

(四)科研課題檔案信息動(dòng)態(tài)編研與開發(fā)

根據(jù)科研進(jìn)展情況，進(jìn)行科研課題檔案信息動(dòng)態(tài)編研與開發(fā)，根據(jù)科研課題需求制作大事記、專題匯編、專題報(bào)告、研制工作簡報(bào)等編研成果，實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)在全體參研單位范圍內(nèi)的案信息資源共享，為項(xiàng)目管理和研究人員提供決策依據(jù)及數(shù)據(jù)參考。

(五)運(yùn)用數(shù)模影像整合技術(shù)

(現(xiàn)代縮微技術(shù))，實(shí)現(xiàn)科研課題檔案異質(zhì)災(zāi)害備份在數(shù)字技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代，縮微技術(shù)與數(shù)字技術(shù)緊密地結(jié)合起來的數(shù)模影像整合技術(shù)，充分地發(fā)揮縮微技術(shù)長于“存”、數(shù)字技術(shù)長于“用”的特點(diǎn)，通過利用數(shù)字存檔系列設(shè)備和相應(yīng)軟件系統(tǒng)，將數(shù)字技術(shù)的特點(diǎn)——數(shù)字傳輸?shù)目旖菪?、邏輯性和便利性，同縮微技術(shù)的穩(wěn)定性、安全可靠性、永久性、真實(shí)性、經(jīng)濟(jì)性以及法律效力結(jié)合在一起，形成便于永久保管、安全穩(wěn)定、具有憑證作用、體積小、易于異地保存、方便還原的縮微品，實(shí)現(xiàn)科研課題檔案異質(zhì)災(zāi)害備份，避免突發(fā)事件給檔案安全帶來的威脅。

三、“一崗雙責(zé)”科研課題檔案管理新方法的優(yōu)越性

(一)確保了科研課題檔案的完整、真實(shí)及有效

“一崗雙責(zé)”的管理方式，從科技文件材料的形成到歸檔進(jìn)行了全流程控制。專門制定的科研項(xiàng)目檔案管理辦法，要求將科研課題檔案管理工作納入到科研項(xiàng)目管理工作之中，同計(jì)劃、同實(shí)施、同驗(yàn)收，明確歸檔時(shí)間，落實(shí)歸檔責(zé)任；通過調(diào)研、溝通、探討、融合，解決了研究人員不確定研究階段產(chǎn)生的文件材料哪些需要?dú)w檔保存與檔案管理人員不完全了解科研項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生哪些文件材料的溝通盲點(diǎn)，按科研項(xiàng)目研究里程碑節(jié)點(diǎn)制定歸檔范圍，為研究人員歸檔提供可操作性依據(jù)；協(xié)助項(xiàng)目管理人員參與項(xiàng)目的節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收工作，在明確提出紙質(zhì)與電子文件審查意見的同時(shí)，對(duì)形成的科技文件材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集，確保了科研課題檔案的完整、真實(shí)及有效。

(二)提升了科研課題檔案管理水平

“一崗雙責(zé)”使檔案人員參與研發(fā)工作有了檔案專項(xiàng)研究經(jīng)費(fèi)來源，給建立科研課題檔案全圖文數(shù)據(jù)庫提供了物質(zhì)保障。通過人工輸入、數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、掃描、縮微(數(shù)模影像整合)等方式，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，建成具有分類排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、打印輸出、多途徑檢索的檔案數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了科研課題檔案資源管理信息化、數(shù)字化，使科研課題檔案管理切實(shí)做到隨時(shí)收集、準(zhǔn)確鑒定、系統(tǒng)整理、科學(xué)編目、安全保管、便捷利用，提升了檔案管理水平。

(三)促進(jìn)了科研項(xiàng)目管理

隨著與項(xiàng)目管理人員的緊密聯(lián)系，將檔案工作深入到科研項(xiàng)目歸檔文件材料的形成階段。從文件形成源頭抓起，編制項(xiàng)目管理文件資料格式匯編，使參研單位在研究過程中形成的項(xiàng)目管理文件，從內(nèi)容到形式上做到了整齊劃一；負(fù)責(zé)項(xiàng)目組上報(bào)紙質(zhì)、電子文件種類、數(shù)量、格式、字體、內(nèi)容完整性等方面的審核，提高了科研項(xiàng)目整體標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理水平；隨著科研項(xiàng)目的進(jìn)展進(jìn)行大事記的編寫，全面梳理了從立項(xiàng)至驗(yàn)收的工作歷程，為項(xiàng)目管理人員開展工作、加強(qiáng)管理、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供參考，從而促進(jìn)科研項(xiàng)目管理工作的高效開展。

(四)提升了檔案人員的地位

將檔案人員納入科研項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，在充分發(fā)揮檔案管理人員專業(yè)技能水平的同時(shí)，也提高了個(gè)人經(jīng)濟(jì)收入水平，激發(fā)了檔案人員工作的積極性，增強(qiáng)了工作動(dòng)力。隨著檔案工作者與科研技術(shù)人員、管理人員的聯(lián)系日益緊密，檔案管理工作逐步得到廣泛認(rèn)可，檔案管理人員的地位逐步得到提升?？梢哉f“一崗雙責(zé)”的科研檔案管理新方法，使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益雙豐收。軍工企業(yè)作為中央企業(yè)，是國家戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)的關(guān)鍵組成，在堅(jiān)持自主創(chuàng)新、協(xié)同攻關(guān)、切實(shí)推動(dòng)武器裝備研制生產(chǎn)和高技術(shù)產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展中，奮力突破了一大批具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的核心技術(shù)和關(guān)鍵技術(shù)，全面提升了國防科技整體水平。同時(shí)也使軍工企業(yè)檔案資源得到了極大的充實(shí)，資源優(yōu)勢(shì)得到了極大的提升，檔案工作面臨著極大的發(fā)展機(jī)遇?？蒲姓n題檔案管理工作要得到科學(xué)發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，探索管理新方法，使科研課題檔案管理進(jìn)入健康發(fā)展的良性循環(huán)。

作者:張麗宏 單位:中國兵器工業(yè)檔案館