知識共享機制下檔案管理體系研究

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一、知識共享機制下企業(yè)檔案管理體系管理理念

（一）形成企業(yè)組織記憶

檔案管理體系的形成過程是單向的，是不可逆轉的，具有不可再生性，因此企業(yè)需要對檔案管理體系及時的記錄、整理、保存，以確保檔案的完整性，詮釋企業(yè)組織記憶。在詮釋記憶過程中，科學的鑒定是其前提和基礎，確保組織記憶的真實性和可靠性。那何為科學的鑒定觀呢？首先正確認識組織記憶，然后以科學的鑒定法進行鑒定。在科學鑒定觀的指導下，根據鑒定理論并結合企業(yè)自身的特點，最后選擇適合企業(yè)的科學的鑒定方法，形成企業(yè)的組織記憶。

（二）提高質量以實現企業(yè)檔案管理體系的作用和價值

在檔案體系的建設中，始終以提高檔案質量為重點，以最大程度地實現檔案管理體系的效用。確保高質量，需有一套全面的質量管理理論，這套理論體系既是剛性的，又糅合了柔性的理念，在真正了解質量管理理論（包括什么是質量管理、質量管理的目的）并認同其理念的基礎上，以之作為指導，同時根據實際情況，適應企業(yè)在其過程中的變革，靈活地運用管理鑒定方法管理企業(yè)檔案管理體系，在管理檔案管理體系的實際操作過程中達到事半功倍的效果。

二、構建知識共享機制下企業(yè)檔案管理體系管理框架體系

（一）框架的特點

為了發(fā)揮企業(yè)檔案管理體系的最大價值，構建的框架體系需要具有穩(wěn)定性，管理體系穩(wěn)定性是知識共享背景下構建企業(yè)檔案管理體系管理體系的第一大特性，也是最基本的特性，以確保體系的結構的層次化。服務與共享，是框架體系基本特性的特殊表現，又是維系穩(wěn)定性的兩大關鍵性支撐。知識共享機制下企業(yè)檔案管理體系管理框架體系的另一大特點是完整性，完整性的前提是連續(xù)性，在檔案管理框架體系構建中須有一套連續(xù)性理論，在確保檔案管理體系完整性的同時，又需要注意其連續(xù)性。完整性的框架體系設計是循著兩條線索構建的，這兩條線索之間是互逆的，由內向外和由外向內并行、單元的小到大和最小單元的大到小并行、從宏觀到微觀和微觀到宏觀并行，可稱之為“三并行”，又是立體的多維空間與點和平面的思考與關注的融合，同時又融合了短暫的現實和永恒的歷史，即“兩融合”，統(tǒng)一稱為“三并行兩融合”。文件檔案管理框架體系的第三大特性就是動態(tài)適應性，其著重點在適應性上，與它的基礎特性穩(wěn)定性并不矛盾，所謂動態(tài)適應性，就是說檔案管理體系的構建需要適時而變，根據企業(yè)的變革以及知識共享環(huán)境的變化適當變化，使知識共享與檔案管理體系管理保持在和諧的狀態(tài)。

（二）框架的內容

第一，檔案管理體系。有了檔案管理體系才能構成一個框架體系，面對知識共享的社會大環(huán)境，檔案管理體系必須具備多樣性(various)、敏捷性（agile）、時間持續(xù)性（longitudinal)，獨特性（unique），本質性（essential），將之概括為“Value原則”。第二，領導。管理體系的主體是人，構建檔案管理框架體系的主體是企業(yè)的領導，這樣的領導需要具備可信度，同時又是認同型的，可信型和認同型領導對于構建知識共享機制下企業(yè)檔案管理體系框架體系的順利實現具有重要的意義，領導的可信型和認同型表現在擁有一定的專業(yè)能力，開放并具備較高的道德素質修養(yǎng)。第三，制度體系。檔案管理框架體系又是呈現又出結構性、層次性特點的一個完整的有機體系，一個企業(yè)內部指導思想居于頂部，檔案管理部門居于中心，結構清晰，層次分明，同時又不失聯系，相互協(xié)調，企業(yè)的制度之間也呈現出一種相互銜接、補充、促進的關系，構成健全的檔案管理框架體系。第四，管理技術。現今的檔案管理體系的管理區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，主要靠互聯網技術完成，框架體系的構建需建立在先進的技術之上，最主要的就是元數據技術，找出原始檔案和現階段檔案之間的聯系，發(fā)現規(guī)律，應用于將來的檔案管理。

三、實現知識共享機制下企業(yè)文件檔案管理體系的途徑

（一）提高檔案管理體系的質量

提高企業(yè)檔案管理體系的質量，在檔案形成過程中就要進行嚴格的管理，因為在檔案形成之前的這一源頭階段，文件是可控的。首先，規(guī)范文件格式，這是文件質量的最基本要求。其次，改進文件內容，內容才是文件高質量的決定性因素。

（二）控制共享文件的形成

首先，提高對文件的認識。不管是企業(yè)領導，還是員工，都應該重視文件的質量，質量遠比數量重要。其次，規(guī)范知識共享過程中文件產生的過程。知識可分為顯性的和隱性的，顯性知識包括企業(yè)環(huán)境、研究成果等純知識文件，隱性知識是關于知識需求的文件，在隱性知識向顯性知識轉化過程中產生的文件都須進行規(guī)范。

（三）建設各種轉化場

第一，建設隱性知識向隱性知識轉化的場。首先企業(yè)員工之間須達成共識，這是最關鍵的，檔案管理體系則是達成共識的基礎性資源。第二，創(chuàng)建隱性知識轉化為顯性知識的場，關鍵是把知識主體置于愿意貢獻出知識的環(huán)境中。第三，形成顯性知識向更顯性知識轉化的場。需要文件與檔案發(fā)揮作用，一方面凈化環(huán)境，另一方面發(fā)現看似無關的知識與文件檔案的聯系。第四，創(chuàng)建顯性知識轉化為內部隱性知識的場。為其創(chuàng)造轉化的環(huán)境，需要文深入分析檔案管理體系，形成系統(tǒng)化的報告。這是一個信息爆炸的時代，為企業(yè)提供了豐富且多樣的知識，同時獲取知識變得更加便利，但與此同時，高質量與低劣并存，使企業(yè)面臨著選擇知識的困擾與難題，于是知識創(chuàng)新便顯得至關重要，它是企業(yè)提升競爭力的關鍵所在，知識共享機制下的檔案管理體系的管理體系對檔案價值的實現，創(chuàng)新是知識共享機制下檔案管理體系的立身之本。

作者:趙翠 單位:中交佛山投資發(fā)展有限公司