物業檔案管理透析

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物業檔案是指物業行政管理部門與物業服務企業在行政管理活動和經營管理活動中形成的，反映物業管理狀況與企業經營服務情況，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。物業檔案既記錄了物業行政管理部門的管理情況，又記載了物業服務企業的各項經營活動和服務情況，真實、客觀、全面、系統地記載了物業管理活動的全過程，是物業管理活動的原始記錄。下面，筆者談一下自己對物業檔案管理工作的幾點認識。

一、物業檔案的特點

1.來源廣泛。物業檔案的形成涉及方方面面，其中物業管理行政職能部門產生的物業檔案內容有：物業企業資質管理檔案；維修資金管理檔案；業委會管理檔案；綜合整治檔案；物業執法檔案等。由房管所轉制而成的物業公司形成的檔案內容有：產業類檔案，包含每戶居民的公房憑證副本（存根）、產業管理手冊等；業務類檔案，包含記錄每戶居民租賃使用情況的業務件袋、住房調配單、售后公房資料等；測估類檔案，包含測估手冊、各類圖紙；維修管理類資料，包括房屋大修資料、房屋完損等級評定記錄、各類設備維修保養資料、群眾來信和投訴處置情況、維修資金管理資料等。開發商組建的物業公司所形成的資料包括物業建筑、結物業檔案管理現狀與建議構、隱蔽工程竣工圖；業主（住戶）管理手冊；各類設備維修保養記錄；維修資金管理資料；群眾來信和投訴處置情況等。

2.內容豐富。物業檔案包含了基建、設備、經營、管理、服務等多方面內容。物業檔案的形成涉及到方方面面，如建設單位移交的物業前期資料；與水泵、空調、電梯、鍋爐、化糞池、安保門禁等設備的生產廠家、安裝公司、保養單位之間形成的有關資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網絡、有線電視等方面資料；物業服務企業的物業資質證明、物業管理招投標文件、各類經濟合同方面的資料；業主委員會成立、運作、改選方面的資料；維修資金使用、審批、監管方面的資料；信訪投訴和物業管理方面的政策法規等文件。

3.動態變化。不論是住宅小區、高層樓宇還是酒店、辦公樓、商業場所，各類物業在使用過程中都會發生各種變化。如物業的各種設施、設備需要進行維修、更換；因客戶不同的使用需求而改變物業原有的布局，重新進行裝修；業主因權屬的變更而發生變化；租戶的頻繁變動。另外，隨著舊區改造的深入發展，城市地形面貌發生了很大的變化，物業檔案中各類圖紙須及時進行修測；房屋完損等級評定記錄每年調整一次。圍繞著這些變化，物業檔案也需及時補充新的內容，以確保檔案資料的完整、準確。

二、物業檔案的作用

1.為加強直管公房管理提供有效的依據。物業檔案資料詳細地記載了每幢房屋的結構、類型，以及所有直管公房的產業情況。如果將全市直管公房的產業資料匯集起來，就能全面、真實地反映出全市直管公房的面積數量，便于正確掌握全市授權物業公司管理的直管公房的房屋狀況，為有關部門加強對授權的直管公房管理提供有效的依據，為制定舊區改造政策提供參考數據，防止國有資產流失。

2.物業服務企業從事日常管理的依據。物業檔案資料詳細地記載了每戶居民的居住面積、家庭成員及物業管理等費用的交付情況；售后公房出售時同住的家庭成員以及家庭成員同意與否等情況。這些檔案內容是維護居民合法權益的原始憑證，使物業服務企業能夠有針對性地為居民提供各類服務。

3.物業服務企業順利開展各項工作的基礎資料。物業檔案是物業服務企業以往各項工作的真實記錄，它可以為物業服務企業解決合同紛爭、化解各種矛盾提供備查的依據，使物業服務企業在各種經濟糾紛中立于主動地位。同時，物業檔案既是物業服務企業開展各項工作、維持正常管理、保持各類設備正常運轉不可缺少的基礎資料，也是開展物業維修、設備保養和更新改造等必不可少的依據材料。

三、改進物業檔案管理工作的建議

1.重視物業檔案管理工作。房屋管理部門應充分重視物業檔案管理工作，加大物業檔案的管理力度，將留在業務部門與經辦人員手中的物業管理資料及時地收集歸檔，確保業務管理部門形成的物業檔案能系統、完整地歸檔入庫。同時，各有關部門應加強房管辦事處的檔案業務指導工作，對兼職檔案人員開展業務培訓，提高他們的檔案意識，形成辦畢就歸檔的工作流程，確保所有的物業檔案都能按時歸檔。

2.確保物業檔案的完整、準確與規范。各有關部門應采取措施對公房資料進行搶救性整理，遵循尊重歷史的原則，對不同內容的物業檔案進行合理分類，對破損或不規則的文件進行托裱，使文件材料有序排列、規范整理，確保物業檔案內容的完整、準確。隨著物業管理工作的開展，有些內容會發生變化。這就需要及時將最新的資料內容充實到物業檔案中，使物業管理情況動態地在檔案資料內得到反映。

3.建立健全物業檔案管理工作的行業管理制度。物業服務企業服務水平的高與低、管理質量的好與壞，與千千萬萬戶家庭有著密切的聯系。房管部門應抓緊研究制定物業檔案管理辦法，在全市建立健全物業檔案的行業管理制度，將物業檔案管理狀況作為物業管理企業資質審核的內容，推行檔案管理不達標者不予年檢的制度，促使各物業企業重視檔案工作，完善檔案管理。

4.完善物業小區的臺賬管理制度。物業服務企業的許多工作都是圍繞著小區管理而展開的，因此，臺賬資料是物業小區維持正常管理必不可少的基礎資料，各物業小區必須高度重視，認真對待。當物業小區管理方發生變更時，退出方應將物業前期資料和管理過程中形成的物業檔案移交給小區業委會。當新的物業管理方進入時，小區物業委員會應將上述資料移交給新的物業管理方，并且要辦理必要的交接手續，杜絕物業管理交接中所發生的將檔案資料轉移、隱匿等行為，維護小區資料的齊全、完整，使得物業接管單位能夠正常開展后續管理。