運(yùn)用計(jì)算機(jī)提高檔案使用論文

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編者按：本文主要從完善計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施；提高工作人員的思想觀念和計(jì)算機(jī)操作能力；建立完整的檔案信息管理網(wǎng)站，推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和數(shù)字化的進(jìn)程；在傳統(tǒng)基礎(chǔ)上，大膽創(chuàng)新，有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)突破進(jìn)行論述。其中，主要包括：現(xiàn)代高科技手段已伸展到人類生活和工作的方方面面、我國的相關(guān)文件已經(jīng)明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要任務(wù)、各大高校的檔案資源的建設(shè)模式已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從單一化向多元化轉(zhuǎn)變、我國的高校的檔案信息化建設(shè)在近幾年取得的進(jìn)步是顯而易見的、構(gòu)建起一個(gè)完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是困難的、高校檔案信息管理是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要的組成部分、構(gòu)建新的檔案網(wǎng)絡(luò)與檢索系統(tǒng)、創(chuàng)新，首先要實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新等，具體請?jiān)斠姟?/p>

在這個(gè)瞬息萬變的信息時(shí)代，現(xiàn)代高科技手段已伸展到人類生活和工作的方方面面。伴隨著新技術(shù)革命的鋪天蓋地，傳統(tǒng)的職能面臨巨大挑戰(zhàn)，若不改革，就將淘汰。人們從現(xiàn)代高新技術(shù)革新中感受到的不僅是物質(zhì)生活的高效與便捷，也有精神審美領(lǐng)域的新奇和變異。許多先進(jìn)的管理方法都依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展，如ERP、辦公自動(dòng)化等。計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使文字、聲音、圖形、圖像等多種媒體可集成于一體，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上存儲、傳輸。通過網(wǎng)絡(luò)，各種多媒體信息能夠非常方便、快捷地傳輸，人們也能夠通過網(wǎng)絡(luò)非常方便地獲得所需的信息。對于檔案管理工作而言，信息化使得大量的檔案信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)提供給使用者，不僅大大方便了利用者，而且強(qiáng)化了檔案信息的時(shí)效性，能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值的最大化。

目前，我國的相關(guān)文件已經(jīng)明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要任務(wù):本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫建設(shè)，開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。教育部《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平隨機(jī)性評估方案(試行)》指標(biāo)體系中，絕大多數(shù)材料就是由教學(xué)檔案展現(xiàn)的，高校檔案管理建設(shè)的重要性已無需言說。因此，檔案信息化建設(shè)就尤為重要，高校若是還走傳統(tǒng)老路，就如同本世紀(jì)的裹腿老太一樣，顯得不合時(shí)宜。所以說，建立高效的信息化檔案管理是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

目前，各大高校的檔案資源的建設(shè)模式已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從單一化向多元化轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案的收集和歸檔工作已經(jīng)得到了超越，在網(wǎng)絡(luò)條件下，檔案館(室)在計(jì)算機(jī)幫助下如虎添翼，實(shí)現(xiàn)了多途徑、多載體、多接收點(diǎn)地完成檔案收集和歸檔工作。檔案信息的采集工作變得輕松可行，工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)的交互性，清晰地跟蹤和掌握各職能部門適時(shí)產(chǎn)生的各種檔案信息，更可喜的是，采集到的數(shù)據(jù)已經(jīng)不僅僅限于傳統(tǒng)的weben數(shù)據(jù)，而且還包括了圖形、音頻、視頻等多媒體信息，使檔案資源的建設(shè)突破了單一的模式,呈現(xiàn)出全面性、多元化的格局。在傳統(tǒng)的檔案利用方式下，檔案管理人員起著一個(gè)絕對中介的作用，他們時(shí)聯(lián)系利用者與檔案信息的中介。為了獲取檔案資料，使用者必須親自來館或來函(電)查找。這樣的耗費(fèi)無疑是比較大的。但是有了網(wǎng)絡(luò)之后，檔案數(shù)據(jù)的查詢就變得方便很多。除作為憑證依據(jù)的檔案原件或不能公開的檔案需要到檔案館(室)查閱外，其他內(nèi)容的檔案信息就可以不必跑到檔案館(室)。以學(xué)生對自己的檔案信息的查詢?yōu)槔耗壳靶@檔案管理的信息化為學(xué)生提供了巨大的方便，學(xué)生只需在校園網(wǎng)上，通過遠(yuǎn)程服務(wù)體系就能夠接觸和利用檔案資源，查詢自己的檔案信息。再比如學(xué)生對學(xué)術(shù)論文的檢索和查詢，已無需跑到圖書館，在鋪天蓋地的書庫中找尋了，而是可以在中文數(shù)據(jù)庫等其它地?cái)?shù)字引擎上，進(jìn)行最直接和最直觀的全文瀏覽、數(shù)據(jù)庫下載、信息傳遞和信息查詢。可以說，檔案館的服務(wù)方式已經(jīng)獲得了根本的轉(zhuǎn)變，檔案館已經(jīng)由從前的提供檔案的實(shí)體，轉(zhuǎn)變?yōu)橹敢K端用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲取存儲在各個(gè)站點(diǎn)主機(jī)上的檔案信息的一個(gè)虛幻載體。

可以說，我國的高校的檔案信息化建設(shè)在近幾年取得的進(jìn)步是顯而易見的，但是，很多的不足處也顯得尤其明顯，急需得到改進(jìn)。主要的不足點(diǎn)如下：檔案收集工作須進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案收集工作是一項(xiàng)龐大的復(fù)雜而且極其繁瑣的工作，因?yàn)槟壳按蟛糠值臋n案都是以紙質(zhì)材料的方式存在，許多檔案工作者一項(xiàng)主要的工作就是把紙質(zhì)檔案的各種信息錄入計(jì)算機(jī)，甚至全文錄入。這的確需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，是一項(xiàng)需要長期堅(jiān)持的工作。此外，校檔案資源開發(fā)利用的不足也是一個(gè)嚴(yán)重的問題。部分高校檔案館開發(fā)和提供上網(wǎng)利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而作為一次信息的檔案全文信息以及多媒體信息開發(fā)得很少，無法滿足用戶對高校檔案信息的需求。而且，高校檔案館之間還未建立起互通、互補(bǔ)有機(jī)聯(lián)系，未形成宏觀的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)。物理意義上的館藏資源概念還未打破，遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)未能實(shí)現(xiàn)。此外，部分高校檔案館資金投入和人力資源的投入不夠，數(shù)據(jù)庫規(guī)模小、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、數(shù)據(jù)不規(guī)范，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施有待完善，工作人員的素質(zhì)有待提高。這些都是急需解決的問題。

那么，該如何推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和數(shù)字化的進(jìn)程呢？我認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)著手：

一、完善計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施

毋庸置疑，構(gòu)建起一個(gè)完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是困難的。計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟硬件設(shè)施的缺乏，會(huì)嚴(yán)重地限制了檔案信息化的開展，檔案管理工作也無法充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，無法更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。雖然高校是一個(gè)人才集中，思維先進(jìn)的地方，但是在檔案管理上，很多高校還是采取了傳統(tǒng)的方法，這不僅僅是因?yàn)閭鹘y(tǒng)方法操作的順延性和習(xí)慣性，而且在于軟硬件的缺失和工作人員對檔案管理信息化的認(rèn)識程度還不夠。解決檔案工作中必要的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施，對促進(jìn)檔案工作管理信息化、現(xiàn)代化是非常重要的。首先，要增加資金投入力度，夯實(shí)高校檔案管理信息化建設(shè)的基石高校檔案信息化需要有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)的軟件、技術(shù)等基本條件。各大高校要安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，開發(fā)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)管理和校園網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高教學(xué)檔案管理和利用的效率和質(zhì)量。

二、提高工作人員的思想觀念和計(jì)算機(jī)操作能力

高校檔案信息管理是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要的組成部分，因此高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展。但是，如我前面所論述的那樣，有些工作人員對檔案工作的必要性和重要性認(rèn)識不夠到位缺乏戰(zhàn)略思維和全局觀念，還沒有充分認(rèn)識檔案在推進(jìn)整個(gè)學(xué)校發(fā)展中的重要作用。缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想意和創(chuàng)新思維，會(huì)影響到高校檔案管理信息化的進(jìn)程。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化，除了加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)技術(shù)保障外，必須加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此外，檔案信息化對檔案人員人的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平和綜合素質(zhì)都有較高的要求，即要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能又精通的檔案業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才。熟悉掌握計(jì)算機(jī)是必不可少的一項(xiàng)技能。因?yàn)闄n案信息管理工作的枯燥，而且待遇不高，所以很難吸收新人才，多數(shù)是老面孔，因此，提高工作人員素質(zhì)，引進(jìn)人才，是必須的。廣大檔案工作者不僅要積極開動(dòng)腦筋，大膽設(shè)想，勤于動(dòng)手，而且要提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和水平，養(yǎng)成在紙質(zhì)文檔生成和歸檔的同時(shí)生成和遞交電子文檔的習(xí)慣，制訂計(jì)劃對已有紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理，從而在平凡瑣碎的檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。

三、建立完整的檔案信息管理網(wǎng)站，推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和數(shù)字化的進(jìn)程。

目前的檔案網(wǎng)站很不完善，構(gòu)建新的檔案網(wǎng)絡(luò)與檢索系統(tǒng)，首先應(yīng)該強(qiáng)調(diào)網(wǎng)站的服務(wù)功能、宣傳功能和交流功能。建立網(wǎng)站包括:制作網(wǎng)頁、連接數(shù)據(jù)庫、掛接檢索系統(tǒng)、建立反饋和通信機(jī)制、建立安全管理機(jī)制和網(wǎng)站維修機(jī)制等內(nèi)容，另外，還包括防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保網(wǎng)絡(luò)檔案資源的快速搜索和安全利用。此外，完備的檔案管理網(wǎng)站必須實(shí)現(xiàn)各大高校聯(lián)網(wǎng)。各高校要在檔案網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)各高校檔案工作者的思想觀念同我國當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，并且可以實(shí)現(xiàn)資源共享。在技術(shù)成熟的時(shí)候，甚至可以和世界其他國家的高校實(shí)行聯(lián)網(wǎng)和資源共享，真正實(shí)現(xiàn)地球村的夢想。

四、在傳統(tǒng)基礎(chǔ)上，大膽創(chuàng)新，有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)突破。

過去的檔案管理機(jī)制有很多不足之處，所以，要?jiǎng)?chuàng)新，首先要實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。這是檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ),高校檔案部門必須建立健全新的工作機(jī)制比如建立競爭激勵(lì)的用人機(jī)制。從而實(shí)現(xiàn)公平競爭，優(yōu)勝劣汰的原則。在信息時(shí)代，創(chuàng)新的思想更加重要。要明智地運(yùn)用計(jì)算機(jī)這一資源，和傳統(tǒng)的管理方式有機(jī)結(jié)合，從而大大提高工作效率，提高檔案使用率，并為使用者帶來最大的便捷。