職能鑒定研究論文

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面對電子文件和現代檔案工作，國外的一些檔案部門，采用了鑒定政府職能而非鑒定單份文件的方法。他們認為鑒定首先并不是集中在單份文件上，而是關注機構活動的有機聯系，分析和鑒定政府職能、計劃、活動和業務的重要性。如果說，傳統的“直接鑒定法”是針對單份文件或案卷進行的，那么，“職能鑒定”就是一種“批處理”的鑒定方法。

據美國的一家數據研究機構統計和預測，1998年美國的Email使用者每天發送500萬條Email信息，而這一數據在1994年僅僅是50萬條，據預測，到2002年這一數據將達到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網上職業公司發現他們每個星期收到的Email比電話多得多，達到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規模充斥著現代化的機構。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強調分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內容”更重要；考慮機構的哪些職能活動、哪些工作更重要，并把相關的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實際上，我們后面還會討論，雖然電子文件的產生是“職能鑒定”得以提出和實現的契機，但“職能鑒定”中所包含和體現的思想卻要豐富得多。

一、職能鑒定法形成的四個原因

一檔案理論的思想基礎從國家模式到社會模式的轉化

有關鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯?！毕＠铩ふ步疬d認為，文件是行政活動和事務處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預，否則會損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責是保管檔案而非制造檔案，他提出應由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經對他的有關鑒定執行者的觀點提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權利，并且不存在某種監督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團的利益而故意銷毀或剔除那些對其不利的文件。有關學者認為，這種觀點走入極端，會導致行政意志和國家意志塑造檔案。

二十世紀四、五十年代，面對激增的機關文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現代檔案——原則與方法》1956年中發展了美國當時另幾位檔案工作者的觀點：檔案工作的重點已由保管文件轉變為挑選適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標準。謝倫伯格認為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時主要應關注檔案從屬價值中的情報價值。情報價值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點也就意味著，以歷史學家的實際利用需求或預期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標準。這種鑒定理論也并未在檔案界達成共識，有的學者認為這樣會使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業務活動中形成的有機聯系”。

“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學鑒定理論發展中的兩個具有代表性的觀點。從中可以看到傳統檔案鑒定理論具有兩個鮮明的特點，其一是傳統鑒定理論著重于檔案價值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統檔案鑒定理論和方法主要來源于對檔案價值主體的確認。傳統檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標準、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標準尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優地執行這項標準而展開，而檔案鑒定標準取決于檔案價值主體的需求。從這一角度出發來觀察兩種傳統的鑒定理論，可以發現，他們所關注的與檔案這一客體發生關系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強調檔案對行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標準并執行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強調檔案對歷史研究者的情報價值，主張檔案工作者依據研究者的利用需求來鑒定檔案的價值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質區別正在于價值主體的不同。那么這兩種價值主體就代表了檔案價值發揮的全部的潛在“市場”嗎隨著檔案學理論的不斷發展，回答自然是“不”。

正如T·庫克所言：“本世紀檔案論述的主題是，根據國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會——文化檔案概念的變革?！彼酉聛碛肿髁烁鼮樯羁毯途唧w的闡述：“從荷蘭學者所處的時代到詹金遜、卡薩諾瓦時代，直至美國注重政府文件管理的時代，檔案事業在傳統上是由一個國家建立，為這個國家服務，作為該國政治結構和機構文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位?，F在情況不同了，20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已經發生了根本變化，即檔案現在是‘屬于人民、為人民服務、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人權益，而且更多的還應該為他們提供根源感、身份感和集體記憶?！碑斍霸谖鞣桨l達國家檔案界普遍存在的這種“社會檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現代主義”的影響，“后現代主義”反對權威、否定中心的個性正是檔案理論思想基礎從國家模式到社會模式的變革的哲學根源。

檔案理論基礎的變化，全新地確認了檔案價值主體——不再是機構內部的工作人員和歷史研究人員，而是社會中的全體公民。這種價值主體的改變毫無疑問會深刻地影響檔案價值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強調社會應確定自身的價值，檔案必須如實地反應這些價值，檔案價值不應該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應該取決于謝倫伯格所說的歷史學家，而是取決于人民大眾。他強調，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準則?！彼栒贆n案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發現檔案的這種社會價值，并將這種價值用于文件鑒定。這是一個華麗而充滿魅力的口號，但很遺憾，它并不具有指導鑒定活動所應有的可操作性。1991年，布姆斯在經過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會價值最好不是直接通過對社會動力和公眾輿論的研究確定，而應間接地通過了解那些為實現社會需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷。”按照這種新的方法，鑒定的標準從復雜的社會價值、問題或趨勢轉變為由文件形成者職能顯示出的文件來源。

二文件數量的激增

有關職能鑒定的提出，檔案學思想基礎的變化是重要的，然而不是唯一的。現代管理機構中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會象一個“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會上就有人建議，機構應該依據其職能的重要性而選擇保管他們產生的文件，劃分文件產生機構職能的級別而非鑒定每一份文件的觀點形成了。當時情況下有學者認為，這是一種逃避的方法，因為這被認為是面對大量文件感到無助時的對策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機構的文件，來減少紙張的數量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現的被動局面，它——文件數量的巨增，確實構成了“職能鑒定理論和方法”產生的又一大驅動力。

三越來越多的文件產生于機構的協作活動中

社會機構的穩定性日益削弱而且特定社會活動中不同機構之間的聯系也日益密切和復雜，職能鑒定的觀點也適應了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項目文件的處理，這些項目形成的文件分散在政府部門、大學、企業和公司中，在這種情況下，以機構為核心，以單份文件為對象的傳統鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設想通過“文獻戰略”，一種多機構的，以研究為基礎的分析，將眾多檔案館的鑒定活動結合在一起，使檔案文件反映社會的主要論題、問題、活動或職能的方法來妥善解決現代復雜機構的龐大文件的問題。

四電子文件的產生

如果說以上的三方面的原因驅動我們采取一種與傳統鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現和對其鑒定活動的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時電子技術也賦予“職能鑒定”以更強的可實現性。

電子文件的性質和數量對鑒定的影響表現在以下幾個方面：

1電子文件的數量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。

2電子文件產生分散，一個龐大機構內部將會有多個業務管理系統，而且由于業務活動彼此之間協作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統之中的數據瞬間聯結而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統中產生的文件，而進入每個系統中對具體的文件執行“內容審查”式的鑒定方法是不可行的。

3電子文件大多呈虛擬狀態，而且很多文件可能時刻與一個動態的數據庫相連，這種情況下，仍采用傳統的逐件鑒定的方法就會象一只永遠在追趕自己尾巴的貓。

4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產生之初就完成，我們面臨的更為嚴峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識到可能根本不會有文件被送來鑒定。現有的許多系統都具有動態刪除和更新數據的功能，另外，對于許多通過瞬間邏輯聯結形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統設計之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標準作為系統程序的一部分先行輸入計算機之中，那么電子文件即使曾經存在過，也終會流失。電子文件管理研究的專家普遍認為：“檔案保管系統設計階段提供了保證鑒定決策最有效實施的最佳機會”。

因此，有關專家建議，“電子環境中，文件的鑒定必須在文件產生之初就開始執行，鑒定標準甚至應該在文件尚未產生之前，就作為文件保管系統的一部分而存在。”這樣一種要求的實現必須通過“職能鑒定”來達到，“職能鑒定”根植于對文件產生機構以及其職能活動和工作流程的深刻認識之上，通過分析機構活動的有機聯系以及機構職能、活動和業務的重要性，決定文件的存留，鑒定的標準和結論必須要體現為一套詳細、具體和技術可實現的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統中去。“職能鑒定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經被普遍地接受。

二、職能鑒定不是電子文件鑒定的“專利”

傳統的檔案鑒定方法是一種“直接的”的方法。所謂“直接”是指閱讀文件，通過分析文件的內容、來源和時間等等因素鑒定文件。首先觀察文件是否反映了立檔單位主要職能活動和基本歷史面貌，如果同樣是內部組織機構，主要職能部門形成的文件的保存價值往往大于后勤總務部門形成的文件價值；其次分析立檔單位在社會上的地位和作用，一般來說，比較重要的機構形成的檔案的價值相對大些。這樣一種“直接鑒定”的方法中所遵循的基本原則歸根結蒂是“職能鑒定”的體現。謝倫伯格曾經說過，早期的檔案工作中，“各國檔案工作者都制定了鑒定標準，這些標準都要求保存那些能夠表明公務機關組織機構和業務進行情況的文件。”“要判斷文件的證據價值，一個檔案工作者應該大體上知道：一每個機關在所屬機構行政等級系統中的位置，文件的價值在很大程度上要由此決定；二每個機關所執行職能的性質，職能可以分為本質的和技術性的兩種，本質的職能應當有充分的文獻證據，技術性職能雖然對有效的實際工作十分重要，但對執行該機關的本質職能卻無足輕重，因而檔案工作者并不看中這種職能的充分文獻證據；三每個機關在執行一定職能時所進行的各種活動的性質，任何一個職能的執行通常都由若干個行政等級不同的機關的不同活動所組成，這些不同活動中形成的不同文件的價值也因此是不同的?！彪y怪德國的AngelikaMenne－Haritz首先指出，職能鑒定對電子文件不是什么新東西，也不是只和電子文件聯系在一起?！币苍S重新研究傳統鑒定理論和方法中的相關問題會給當代的電子文件職能鑒定的實現提供急需的養分。因為我們畢竟不是在“發明”全新的鑒定或管理方法而是“發展”我們的方法和理論。