文件與檔案本質區別論文

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關于文件與檔案的本質區別，在我國，從上個世紀30年代到現在，研究的文章恐怕已有成百上千。我今天又來嘮叨這個問題，是因為自從電子文件的“網絡實時歸檔”和“介質實體歸檔”兩種新事物出現以后，便有了一個問題：如何為之定性呢？它們是否都為一般意義上理解的“歸檔”？電子文件是從何時開始轉化為“檔案”的？從“網絡歸檔”開始，還是從“介質歸檔”開始？我認為這個問題的解決，對如何設計我國的電子文件管理系統有重大關系。

在我國迄今為止，對上述問題的回答是不同的。有人認為：網絡歸檔已經是歸檔，因為從這個時候開始，文件已經由檔案部門管理控制；有人則認為：介質歸檔才是歸檔，因為這個時候文書處理程序已經完畢，文件已被穩定地保存了下來。究竟孰是孰非？我認為兩種說法都有道理，不能貿然下斷語，肯定一個，否定另一個。為了能對此講出個究竟來，筆者認為有必要重提“文件與檔案本質區別”這個老話題，對此重新加以剖析。因為只有對這個問題有更深入一步的認識，才有可能對“網絡歸檔”等新事物做出正確的判斷。

如何研究文件與檔案的本質區別？我認為不能再炒冷飯，而應該有新思維，即應該從新角度研究問題。以往，我們研究文件與檔案的關系，都是根據我國流行的檔案概念，從這個概念出發與文件概念做比較來進行研究的。然而，我們都知道世界各國的檔案概念有不小的差別，僅僅從一國的檔案概念出發研究，應該說其研究基礎比較狹小，所得到的結論不可能十分深入，其正確反映客觀規律的程度也就受到了限制。為此，應該拓寬研究基礎，放眼全球，把所有國家的檔案概念和一切形式、種類的文件（包括電子文件）都包容在我們的研究范圍之內。這樣才有可能充分揭示“放之四海而皆準”的客觀規律。

在我國檔案界經常聽到這樣的議論：應該建設有中國特色的檔案事業。這無疑是完全正確的。每個國家有自己不同的國情，檔案工作必須在各國不同國情的基礎上運作，故而必然應該有自己的特色。與之相適應，應用檔案學在不同的國家也會各有特色。但是，對以描述客觀規律為己任的檔案學基礎理論而言，就不應該有各國自己的特色。正如陳兆教授指出的那樣：“特色太多就不一定是件好事了。因為檔案學的理論、原則，特別是檔案學基礎理論，只適用于本國，不適用于大多數國家，就不是真正的科學理論。”［1］

文件與檔案的關系當然屬于檔案學基礎理論問題。雖然各國的檔案概念有差異，但也有共同點。我認為只要找出這個共同點，就可以對文件與檔案的本質區別有更深刻的認識，從而找到世界各國都能認同的區分文件與檔案的標志。

從世界范圍來看，大家都同意這樣一個觀點：檔案是由文件“轉化”而來的（不過，我國也有人提出“檔案并非都是由文件轉化的”。對此，筆者已在《論文件運動的特殊形式—跳躍與回流》［2］一文中作了回答，有興趣者可以參閱）。“轉化”就是運動。我想，因此也就可以承認：文件運動到一定階段便成了檔案。［3］那么，文件運動到什么階段就變成了檔案呢？為此有必要從這個角度來再次重溫世界上主要有哪幾種類型的檔案概念。關于這個問題，筆者已經在與傅榮校合作的新著《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》（中國檔案出版社1999年9月出版）以及自1996年以來的多篇文章中作過介紹，這里只再簡單重提：

第一種類型的檔案概念以美國為代表，由于主張“檔案是經鑒定值得永久保存的文件”而在實際上認為，“文件只有運動到最后階段，確實具有歷史價值而藏入檔案館并被永久保存，才能被稱為檔案”。［4］

第二種類型的檔案概念以法國和西班牙為代表，由于主張“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是檔案。”［5］故實際上認為，檔案階段開始于文件運動的現行階段。也就是說，文件剛剛正式簽署形成、開始發揮現行作用，就可以被稱為檔案。

第三種類型是國際檔案理事會主編的《多語種檔案術語詞典》提出來的。該詞典的法語檔案定義與上述第二種類型的法國定義基本相同。英語定義則指出，檔案是“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值，而保存的經過挑選或未經挑選的非現行文件”，也就是說將檔案限定為“專門是由‘非現行’文件組成的”。［6］如果僅僅突出后者“非現行文件”的特點，則可以認為它將檔案階段的起始點限定在文件的現行性消失、暫存（休眠）階段開始的時候。

第四種類型以中國的為代表。我國一般認為，檔案階段是在文書處理程序完畢歸檔保存時開始的。然而，“文書處理程序完畢”對不同的文件，含義并不相同：對收文，意味著現行期的結束和暫存（休眠）期的開始；對本單位發文和許多科技文件，則意味著現行期剛剛開始，還是現行文件。所以，我國檔案階段的起始點實際上有兩個：現行期和暫存（休眠）期開始的時候。

以上，我們對世界各國在文件向檔案轉化的階段上存在的差異，作了簡介。據此，我們再對下述相關問題進行分析，以便找出各種類型檔案概念在與文件相區分問題上的共同點。

在進行分析以前，有一個問題需要說明。國外不少學者主張，在“現行文件”和“非現行文件”概念之間有一個“半現行文件”的概念。它主要指那些現行期業已結束而又第一價值仍然占據主導地位的文件，即處于暫存（休眠）階段的文件。筆者認為，“半現行”這個概念其實不太準確。什么是“現行”？阿根廷的巴斯克斯教授指出：“現行作用就是一份文件為了完成或達到其為之形成的目標而具有的法律或行政的效力或力量。”“現行期是文件用做指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具，或從一定意義上說為完成其內容規定的任務或達到其為之而形成的目標而發揮作用的階段。”［7］很顯然，根據上述對“現行期”概念的限定，不可能存在一個過渡性的“半現行期”。因為，只要文件尚未“完成其內容規定的任務或達到其為之而形成的目標”，它就處于“現行期”；而一旦完成了“其內容規定的任務”或達到了“其為之而形成的目標”，文件的“現行期”也就結束了，開始了它的“非現行期”。所以，筆者在與傅榮校合著的《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》中，沒有承認或接受“半現行文件”的概念。在本文中，筆者持同樣的觀點，認為保存在美國文件中心里的文件，都是非現行文件，盡管其第一價值仍然占主導地位。

了解了上述看法，便于理解對下述問題的分析。

（一）“文書處理程序完畢”問題

如前所述，我國把這一條看作文件向檔案轉化的必備條件和劃分兩者的標志。其他國家呢？

應該說，前述以美國為代表的第一種類型，雖然沒有明說，但是既然它所謂的檔案都是保存在檔案館中具有永久價值的文件，那么肯定也都是文書處理程序業已完畢的文件。然而，與此同時絕對不能忽視的是：還有非常大的一部分“文書處理程序完畢”的文件仍然被稱為“文件”（records），它們要過十幾年、甚至幾十年以后才會被稱為“檔案”。因為它們在文書處理程序完畢后，都要在現行機關和“文件中心”內存放很長時間，直到暫存（休眠）期結束后，才向檔案館移并正式獲得“檔案”（archives）的稱號。

至于第三種國際檔案理事會英語定義規定的檔案，由于其檔案階段是從暫存（休眠）期開始的，所以都應該是“文書處理程序完畢”的文件。然而那些仍然處于現行期卻又“文書處理程序已經完畢”的文件（如一個單位剛剛簽署生效的對外發文），則不會包括在“檔案”之中。

以法國為代表的第二種類型，則認為只要文件已經正式形成具有法定效力，就可以被稱為“檔案”，而不管其文書處理程序是否已經完畢。

有如上述，我們可以得到結論：除以我國為代表的第四種類型以外，世界上其他各種類型的檔案概念，都沒有將“文書處理程序完畢”看作檔案階段開始的標志和文件與檔案的分水嶺。同時，它也不是以法國、西班牙為代表的拉丁語系國家公認的（所以，也就不是世界普遍公認的）文件向檔案轉化的必備條件。

（二）歷史性問題

檔案是歷史的記錄，這一點也是在全世界都公認的，沒有任何人懷疑。但是，歷史的記錄是否必然為非現行文件？要知道，昨天對于今天來說就是歷史，“顯然，凡事物的發展過程都為歷史，我們不能認為非到過程結束之時文件才能成為歷史文件”。［8］所以，現行文件可以說也是歷史的記錄。在我國概念的檔案中，就包括有“文書處理程序完畢”的現行文件；而在以法國、西班牙為代表的概念類型中，所有現行文件，不管是否“文書處理程序完畢”，都被包括在檔案之中。至于保存在美國“文件中心”之內的文件，也應該被承認為歷史的記錄（其實在英語中，“records”一詞的原意就是“記錄”）。

正是有鑒于此，歷史性并非文件與檔案之間的本質區別，也不能成為兩者之間的區分標志。

（三）原始性問題

檔案是原始的歷史記錄。意大利檔案學家卡薩諾瓦指出，檔案是“文件的系統積累物，此種文件為某一機構或個人在其活動過程中所產生，并由該機構或個人為實現其政治、法律或文化上的目的而保存”。［9］所以，我國檔案學者明確指出：檔案“是特定的形成者在當時當地直接使用的原始文件的轉化物，不是事后編寫或隨意收集的材料，因而具有原始性的特點”［10］。以上觀點在全世界得到公認。它說明檔案的原始性特點是由文件的原始性繼承而來的。也就是說，原始性是文件與檔案的共有本質，當然不能成為兩者的區分標志。

（四）具有保存價值的問題

前面提到的四種類型的檔案概念，只有以美國為代表的第一種類型和國際檔案理事會代表的第三種類型明確提出，檔案必須具有“永久價值”或“檔案價值”。其他類型的檔案定義雖然沒有明確地指出，但是，國際檔案界沒有一個人會否認，作為檔案保存備查的文件必須具有一定的價值，因為保存檔案的目的就是為了將來再用。

然而，保存價值又是一個具有彈性的概念，它能否成為文件與檔案兩種概念之間的本質區別，值得研究。我們說，文件只要產生了就有保存一定時間的價值（少則幾小時、甚至幾分鐘；多則幾百年、甚至永久保存的價值），否則不會產生。事實上，保存在美國“文件中心”里的文件，一般都有保存相當年限的價值，但是它們仍然被稱為“文件”，不是“檔案”。這說明世界上有很多國家的人認為，文件也是有一定保存價值的，并非只有檔案才有保存價值。著名檔案學家謝倫伯格還為此專門論證說：“眾所周知，絕大多數文件之所以被保存，首要的或者說基本的原因，在于要完成制作和積累文件所要達到的目的。”又說：“為著這種目的而保存的文件并不一定就是檔案。它要成為檔案，還必須在保存動機上有其他的原因——文件化的原因。它之所以被保存，除了供它的制作者利用外，同時還為了供其他個人或單位利用”［11］。謝倫伯格講的意思是，文件光有現行價值和第一價值還不夠，必須同時具有第二價值才是檔案。這當然是根據美國的檔案概念發的議論。但是它也充分說明，不能簡單地以是否有保存價值作為文件與檔案的分水嶺。

其實，反映在實踐中，我們關注的焦點可能更多地在于：文件具有什么樣的保存價值或者說具有多長時間的保存價值，才是檔案？這才是問題的核心！我國實際上認為具有保存一年以上價值的文件才能轉化為檔案，因為文件一般情況下在第二年歸檔，到那時仍有保存價值的才歸檔。美國則明確宣布，需永久保存的才是檔案；法國、西班牙等國雖然沒有明說，但根據其對檔案的定義，可以認為他們實際上規定，文件只要有助于“完成制作和積累文件所要達到的目的”［12］，盡管只需保存一定時間，哪怕幾小時，都可以是檔案。也就是說，文件應該具有哪些保存價值或者具有多長時間的保存價值，才能成為檔案？在這方面，沒有世界各國普遍都能接受的標準。

正因為如此，結論是：檔案必須具有保存價值。但是“具有保存價值”并非文件與檔案之間的本質區別和分水嶺，將其用作劃分文件與檔案的標志是不合適的。

（五）發揮作用是否相同的問題

檔案發揮作用的問題與其價值密切相關。在我國一般認為，文件與檔案發揮的作用不同。前者主要發揮（指揮、控制、傳遞等）現行作用，后者則主要發揮（參考、憑證等）非現行作用。許多人并且認為，這是他們認為“文件和檔案屬于兩種事物”的重要原因。但是這一點，從世界范圍來看也不具有普遍性。

以法國、西班牙為代表的檔案概念，把全部現行文件包括在內。他們所謂的“現行檔案”主要就發揮（指揮、控制、傳遞等）現行作用。而保存在美國“文件中心”內的文件，有相當大一部分則沒有現行作用，只具有（參考、憑證等）非現行作用。其實如前所述，我國概念中的檔案也有相當部分處于現行期，也發揮著一定的指揮、控制等現行作用。正因為如此，以發揮作用的不同作為區分文件與檔案的標準，也不合適。

（六）檔案是人們按一定規律特地保存起來的文件

在這個問題上，世界各國檔案界的看法基本上是一致的。謝倫伯格指出：“檔案的實質特性與文件之所以形成和文件之所以保存有關”［13］。英國檔案學家詹金遜更認為“檔案的特性取決于是否一貫有專人負責保管”。德檔案學家布倫內克也強調，檔案是“在特定場所永久保存的文件和文獻的總合。”意大利檔案學家卡薩諾瓦則認為，檔案是“文件的系統積累物”，是由產生它的機構或個人“為實現其政治、法律或文化上的目的而保存”的［14］，法國和西班牙的檔案定義也因而突出強調，檔案是“文件整體”。

我國陳兆、和寶榮等學者在對世界各國檔案定義進行總結概括以后，明確指出：“檔案雖然是由文件轉化而來的，但是文件不能自動地成為檔案。文件是逐年累月地逐份逐件地產生的，只有把這些文件按照一定的程序和條理集中保管起來，它們才能轉化為檔案。”又說：“歸檔和保存，既是文件向檔案轉化的程序和條件，又是文件轉化為檔案的一般標志和界限。所以中外許多檔案定義中，都把‘保存’因素列為構成檔案定義的條件之一，這并非形式上的要素，而屬于實質性的要素。”在此基礎上，他們還進一步指出：“檔案的特點和優點之一，就在于它已經不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件堆積，而是具有內在聯系的文件體系，它反映了各種活動和事件的原貌。”“從這個意義上說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。”［15］

筆者認為，陳兆、和寶榮等我國學者在這個問題上對世界各國檔案概念所做的概括和提煉，是完全正確的，科學地闡明了文件與檔案的本質區別：文件是“自然”形成的，因為“形成文件本身并非人們進行社會活動的直接目的，文件實際上是人們‘無意為之’的產品”；而“文件被視作檔案加以保管和利用，則是社會主體的自覺行為。人們正是為了將這些文件更加嚴密地控制起來，才更進一步稱其為檔案并嚴加管理的。所以使文件進入檔案階段加以管理，并非人們的無意之舉，完全是社會主體的直接目的行為。”“比沒有進入檔案階段的文件多一種品格，具有‘雙重品格’。”［16］正因為如此，檔案是人們根據主體的需要有意識特地保存下來的文件有機整體。

有必要再次強調，主體需要并非主觀需要，它仍然是客觀的。所以，如果有些文件根據人們總體上的主體需要必須保存，卻由于種種原因實際上未能集中保存，這些文件仍然應該是檔案。

綜上所述，從全世界范圍來看，人們都可以接受如下觀點：檔案是原始的歷史記錄，具有一定的保存價值，是人們有意識保存下來的文件有機整體。但是其中，原始的歷史記錄和有一定的保存價值，是檔案與文件共有的特性，不能用作兩者的區分標準；剩下的只有最后一條，檔案是人們按照一定規律有意識保存下來的文件有機整體；文件則是“自然”形成的。這才是兩者之間的本質區別。

為什么我國人所熟知的文件向檔案轉化的三個條件或者說三項區分標準，只剩下最后一條才是全世界檔案界普遍都能接受、不會與任何一種類型檔案概念相沖突的標準呢？

我認為，關鍵在于檔案實際上是對文件的全面繼承。文件的幾乎全部特性，都理所當然地傳遞給了檔案，使兩者在許多方面具有共同點。然而，檔案對文件的繼承又必須符合人們保存檔案之目的，即符合人們的主體需要，否則就沒有文件向檔案的轉化。問題是每個國家的情況并不相同，人們的主體需要因而也多種多樣。有的國家覺得有必要使文件從一開始形成或收到就控制在檔案部門手里；有的國家則覺得把保存在檔案館里，不再銷毀的文件稱為檔案更妥當；我國則認為在文書處理程序完畢的同時就將文件視作檔案進行管理更合理；……。于是不同的國家根據本國的客觀情況和各不相同的主體需要，為文件向檔案的轉化定出了各自認為正確的條件或標準。這些條件或標準各不相同也就不足為怪。但是這個現象也同時說明：只要人們有主體需要，也就是只要客觀上有需要，文件就可以被認定為檔案，而不管其運動到什么階段，文書處理程序有否完畢，具有什么樣的價值（不管是第一價值，還是第二價值；僅僅保存幾天的價值，還是永久價值；現行價值還是非現行價值）。正因為如此，“按一定規律有意識保存”才是文件向檔案轉化唯一最重要的條件和標志。

根據上述認識，我們再來對“網絡實時歸檔”和“介質實體歸檔”現象進行剖析，就有可能更加逼近真理。歡迎閱讀我的下一篇文章，《電子文件“網絡實時歸檔”性質初探》。

注釋：

［1］陳兆：《談檔案學研究面向世界問題》，《蘭臺世界》（沈陽）1998年第7期；

［2］何嘉蓀、潘連根：《論文件運動的特殊形式——跳躍與回流》，《檔案學通訊》2000年第3期；

［3］何嘉蓀：《用文件生命周期理論指導對檔案概念的研討——答宗培嶺、譚培和百思特同志之一》，《上海檔案》1998年第4期，第16頁；

［4］何嘉蓀、傅榮校：《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》，中國檔案出版社，1999年9月，第265－266頁；

［5］轉引自陳兆主編：《六十國檔案工作概況》，中國檔案出版社1995年版，第194頁；

［6］ElioLodolini：《TerminologíaArchivística》，36BibliotecaVenezolanadeHistoria，Carácas，Venezuela，MCMLXXXVIII，enelmesdeNoviembrede1988；

［7］（阿根廷）M．巴斯克斯：《現行——半現行——非現行概念的濫用》，何嘉蓀譯，《浙江檔案》1992年第7期；

［8］宗培嶺、譚培：《檔案概念以“非現行性”為基礎是合理的——與何嘉蓀同志商榷》，《檔案學通訊》1997年第1期；

［9］轉引自謝倫伯格：《現代檔案——原則與技術》，檔案出版社，1983年12月，第18頁；

［10］陳兆、和寶榮主編：《檔案管理學基礎》（修訂本），中國人民大學出版社，1996年5月，第16頁；

［11］謝倫伯格：《現代檔案——原則與技術》，檔案出版社，1983年12月，第19頁；

［12］同上；

［13］同上，第22頁；

［14］同上，第20頁和第18頁；

［15］陳兆、和寶榮主編：《檔案管理學基礎》（修訂本），中國人民大學出版社，1996年5月，第13－14頁；