學校檔案管理制度范文

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第一條為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。

第二條本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；

（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；

（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

第二章機構設置與人員配備

第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

（一）建校歷史在50年以上；

（二）全日制在校生規模在1萬人以上；

（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。

未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

第八條高校檔案機構的管理職責是：

（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

（二）擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；

（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；

（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

（六）開展檔案的開放和利用工作；

（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動。

有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

第九條高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人），應當具備以下條件：

（一）熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；

（二）有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

（三）年富力強，身體健康。

第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。

第三章檔案管理

第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

第十五條高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

（三）學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。

（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）執行。

（六）基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）執行。

（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

（八）產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

（十一）財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執行。

高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。

第十七條歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-*2）執行。

第十八條高校檔案材料歸檔時間為：

（一）學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；

（二）各院系等應當在次學年寒假前歸檔；

（三）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。

第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

第二十三條高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。

第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。

對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。

高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。

第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。

檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。

第二十六條高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第四章檔案的利用與公布

第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。

屬下列情況之一者，不對外公布：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利或者技術秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成單位規定限制利用的。

第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。

第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。

加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標準按《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）執行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。

第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。

高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。

第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。

第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。

第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。

第五章條件保障

第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-*8）的要求及時進行改擴建或者新建。

存放檔案應當設有專門庫房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

第三十八條高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第六章獎勵與處罰

第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；

（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。

第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規的行為。

第七章附則

第四十一條本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。

第四十二條高等學校可以根據本辦法制訂實施細則。

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關鍵詞：學校檔案管理；校園文化；管理問題；意義分析

眾所周知，學校檔案管理工作與學校發展息息相關。進入新世紀以來，我國學校檔案管理越來越受到重視，它的管理質量直接影響到校園文化建設水平。高效的檔案管理工作能夠提升學生的發展水平，同時也能夠為教師創建良好的教學環境，調動他們的工作積極性，從而提升學校的教學質量。學校檔案管理作為校園文化的重要載體，它可以為校園文化各項工作提供檔案信息保障，將校園中的制度文化逐漸變為歷史精神文化，并且能夠以物質的形態保存下來，從而不斷豐富學校的校園文化。因此在今后的發展中，學校管理者需要重視檔案管理工作，充分發揮檔案管理對校園文化建設的重要作用，最終達到檔案管理目標。

一、學校檔案管理在校園文化建設中存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足

在學校管理中，人們一般會忽視檔案管理工作的重要性，這樣就導致學校檔案管理質量較差，不能夠滿足校園文化發展的需求。甚至在一些規模較小的學校，他們沒有建立相應的檔案室，沒有將學校的文件和檔案進行規范整理，還有一些學校雖然建立相應的檔案管理室，但是建設水平較低，管理環境較差，不能夠達到對檔案管理的要求，容易導致檔案的丟失或損壞。對檔案工作認識不足是造成這些情況發生的主要原因，工作人員應該認識到自己工作的價值，不是僅僅把資料整理好而已，更重要是認識到這些資料的價值所在。

（二）檔案管理制度不完善

學校在進行檔案管理時需要有比較完善的管理制度進行支撐，規范管理人員的各項工作，這樣才能夠達到檔案管理目標。但是在實際的管理工作中，許多學校的檔案管理制度不夠完善，沒有對檔案管理的各項工作流程做出明確規定，同時也沒有對檔案管理的環境做出要求，使得學校檔案管理制度形同虛設，沒有真正發揮相應的作用。領導對檔案管理工作的不重視，在制定管理制度的時候，只是為了制定而制定，沒有切合實際情況。在制定管理制度中，缺乏檔案管理流程、管理環境的規定，這樣工作人員在執行時隨心所欲，不能好好保護檔案資料。

（三）檔案管理人員專業素質較低

當前我國許多學校的檔案管理人員專業素質比較低，他們大多數是兼職人員，而且負責的任務較繁雜，這樣他們不能夠將精力全身心投入到檔案管理工作中來，從而會降低學校檔案管理的質量，也就不利于校園文化的建設。除此之外，這些檔案管理人員他們大部分沒有經過系統的管理培訓，在歸檔時容易出現問題，最終會降低其為教師和學生的檔案管理服務的水平。檔案管理工作在學校里，就像是一個邊緣化的工作，沒人愿意去做，因為工作多而且看不出成效。學校對于檔案管理也抱著一種可有可無的態度，沒有加強領導和監督，也沒有給予必要的重視。檔案管理工作人員的素質低，檔案管理工作不能到位，檔案資源不能有效利用，造成了檔案資料的浪費。

二、提升學校檔案管理水平的對策

（一）轉變思想，提升校園文化認知

在進行校園文化建設過程中學校要對檔案管理進行強化，要通過檔案資源對校園文化體系進行豐富，由該資源結構構建全方位服務結構，從而保障校園文化建設工作能夠順利開展。

1.首先要轉變思想，加強對檔案管理的認識。轉變思想，充分了解檔案管理內容，將檔案管理資源應用到校園文化建設的各個過程中。在日常工作中，要樹立“用檔”的觀念，而不是僅僅管理檔案。提高人們對檔案的認識，使學校里的檔案資源得到充分的利用。學校要樹立正確的檔案管理理念，要從領導層形成正確的檔案管理認識，充分挖掘檔案管理工作在校園文化建設中的作用，從該資源出發構建對應文化建設體系。要強化自身檔案交流，加大檔案管理人力、物力的投入，對該資源進行充分利用，形成有序化管理，豐富校園文化建設層次。

2.提升自身認識，充分認識到檔案管理的文化作用，提升自身工作的主動性。當前校園文化建設在很大程度上受到檔案管理的影響，檔案管理內容不完善直接造成校園文化建設不到位，嚴重影響了學校發展和學生發展。因此，檔案管理人員要深入挖掘檔案管理內容與校園文化建設之間的聯系，要對檔案管理的服務功能進行全面拓展，形成積極、主動地做好檔案管理建設工作，營造和諧校園服務體系，傳播高品位校園文化活動。

（二）完善機制，優化檔案管理制度

檔案管理是校園文化建設中不可或缺的關鍵內容，其服務質量和服務效益決定著校園文化體系的構建水平。在對檔案管理工作落實時學校要加大檔案管理機制建設，要依照檔案管理需求形成全方位督導評估體系，將制度內容與檔案管理真正融合在一起，從本質上優化管理效益。

在對管理制度進行構建時學校先要把握好檔案日常管理制度、檔案監督制度、檔案評價制度等內容，要依照檔案管理工作要素及檔案管理工作注意事項形成對應制度體系，將制度內容滲透到日常工作的方方面面，從而保證檔案管理過程中人員能夠有章可循、有據可依，實現管理工作的全方位完善。尤其是在檔案管理制度開發方面，學校要加大開發力度，要依照信息化校園需求對制度機制不斷革新，為校園文化建設開發新的資源，從而真正提升管理制度協調效果。其次，要樹立檔案管理典型及榜樣，通過檔案管理優秀案例形成促進作用，對自身檔案管理體系進行督促和激勵，讓檔案管理工作能夠全面、高效地落實。

（三）提升素質，改善組織管理結構

檔案管理人員素質直接影響著檔案管理工作質量，是校園文化環境優化的基礎。只有形成高素質、高水平的檔案管理組織，檔案管理氛圍才能夠得到本質上的提升，校園文化環境才能夠得到根本上的轉變。

學校要加大檔案管理人員培訓，依照學校檔案管理需求對人員技術水平及能力素質進行提升，確保人員能夠真正符合學校檔案管理需求，能夠高質量、高效益地服務于校園文化環境建設。技術培訓過程中要對檔案管理基礎知識、文化知識、計算機知識、管理及文史知識等進行全面滲透，要在培訓過程中提升人員上述知識認知，讓管理人員業務水平能夠得到全方位改善。素質培訓主要包括服務態度、管理態度、責任心等，要提升人員對檔案管理的主觀能動性，改善檔案管理氛圍。與此同時，學校還要依照具體檔案管理需求適當引入新型人才，改善檔案管理人員結構，提升管理工作的協調性和有效性，有針對性地為人員安排外出調研及學習，豐富學校檔案管理工作內容。

（四）利用網絡，提高信息管理水平

在傳統的檔案管理中，大部分采用人工管理的方式，這樣的管理不僅費時費力，而且管理質量也不盡如人意。因此學校在今后的檔案管理中需要提升其信息化水平，充分利用網絡技術，實現檔案的信息化管理，完善學生和教師的檔案信息，從而為他們提供更加便捷的服務，為學校校園文化的發展提供檔案支持，提升學校的人文水平，最終達到校園文化建設目標。學校還要積極完善檔案數據庫，積極開發和利用校園檔案信息資源，實現文化建設和檔案管理的一體化發展。通過這樣的網絡信息建設，相關人員能夠及時檔案信息，讓學生和教師了解自身的狀況，調動他們學習和工作的積極性，為校園文化建設提供更好的檔案資源支持。

綜上所述，學校檔案管理工作與校園文化建設緊密相連，檔案管理人員在今后的管理中需要積極轉變自身的理念，學習更加科學的管理方案，制定完善的管理制度，這樣才能夠達到管理目標，為校園文化建設提供資源保障。除此之外，學校也要提升檔案信息化管理水平，增強檔案管理效率，保證檔案管理服務質量，從而提高學校檔案管理工作水平。

參考文獻：

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【關鍵詞】教育檔案；管理；制度；人員素質

俗話說，百年大計，教育為本。21世紀是知識經濟和信息化的時代。在這種時代背景下，國家和社會各界更加注重我國教育事業的發展。教育事業的發展不是一朝一夕、一蹴而就的事情，它是一項系統的工程，一個完整的統一體，需要我們長時間的不斷努力和完善。在教育這個系統工程中，教育檔案是一個不可忽視的關鍵環節。教育檔案在學校教研、管理等各個方面都發揮這種要作用，為真實地記錄學校發展歷史做出了重要貢獻。但是，在過去，由于教育檔案管理人員素質低、管理方式落后、管理制度不健全等，造成教育檔案管理混亂等諸多問題。教育檔案的這些問題嚴重制約了學校教學活動的進行和教育事業的發展。所以，在知識經濟的新時期，我們要通過明確工作思路、建立健全教育檔案管理機構和制度保障以及轉變工作方法和服務等，從而實現教育檔案管理的新跨越和新發展，使教育檔案更好地發揮自身功效，更好地為我國教育事業的發展進步提供條件。

一、明確一個目標，統領檔案管理全局

目前，我國教育事業改革正在不斷深化發展。在這種形勢背景下，如何圍繞著學校教學活動中心做好教育檔案工作，這已經成為一個亟需解決的新問題。眾所周知，無論任何工作，都要有明確的工作目標和工作思路，教育檔案管理也不例外。為了打破過去落后的管理觀念和管理方法，解決過去教育檔案管理中存在的諸多問題，我們首先要明確新時期教育檔案的工作目標，把它作為一個指導思想，從而統領教育檔案工作全局。為了迎接和應對新時期教育事業發展新的機遇和挑戰，我們要明確“以檔促教，以教興檔”的工作目標。在這種工作目標的指導下，從而增強相關人員的教育檔案管理意識，完善教育檔案管理機構和制度，融入一些現代管理理念和管理手段，形成一個教育中心、學校等多個部門共同重視分級管理的局面。總之，明確教育檔案的工作目標是實現教育檔案創新發展的首要問題和前提條件。

二、完善兩個基礎，提供檔案管理條件

教育檔案管理作為學校開展教育活動的一個重要條件，對學校教育發展起著至關重要的作用。在教育檔案管理中，管理人員素質和管理制度是兩個基本條件，我們要通過提高教育檔案工作人員素質和完善教育檔案管理制度，從而為教育檔案的管理提供便利條件，才能使教育檔案更好地滿足學校教育事業的發展要求，為教育事業的不斷前進提供服務。

（一）提高教育檔案管理人員的業務能力

教育檔案管理的好壞與具體的工作人員素質有著直接關系。在新時期，為了適應時展和滿足現實需要，必須要提高教育檔案管理人員素質。其中，提高教育檔案工作人員的業務技能就是一個重要方面。關于提高教育檔案管理人員業務技能方面，要從兩個方面著手。一方面，現在是學習型社會，教育檔案工作人員要自己不斷學習有關檔案管理的各種新知識和新技能，另一方面學校領導，尤其是教育檔案管理部門的領導，要定期或者不定期組織工作人員進行教育檔案管理知識和技能的教育培訓或者外出參觀等，從而使工作人員不斷學習先進經驗和各項新技能等。總之，通過對教育檔案工作人員業務能力的培訓，從而使每個工作人員都能從容應對和處理現代教育檔案管理中出現的各種問題，為實現教育檔案管理的創新提供人員條件。

（二）建立健全教育檔案管理制度

建立健全教育檔案管理制度是保證教育檔案工作正常進行的一個有力保障，也是開展日常教育檔案管理工作的一個基本條件。所以，實現教育檔案的創新，必須完善教育檔案管理部門的管理制度。比如，通過完善教育檔案管理制度，確保教育檔案管理機構以及各個科室職權分明，形成一個統一的有機整體；通過完善教育檔案管理制度，使教育檔案的立卷有一定的標準，歸檔有一定的范圍，借閱有相關的規定和手續，保密有一定的管理條例和措施等。總之，通過建立健全教育檔案管理制度，保證一切都依法運行，有章可循，確保教育檔案管理工作有條不紊地進行下去。

三、實現三個轉變，確保檔案管理落實

為了促進教育檔案工作在新時期的發展，在明確工作目標和確立管理人員和管理制度兩個保障的基礎上，還需要轉變管理觀念、轉變工作模式以及轉變服務功能等三個方面，從而確保教育檔案管理的具體工作落到實處。具體來講，主要把握以下幾個要點。

（一）轉變教育檔案管理人員的觀念和意識

教育檔案是對學校教育發展變革的記錄。在過去，很多教育檔案管理人員認為，只要把真實的記錄內容保存下來就可以了。是的，對歷史記錄進行保存是教育檔案的一個基本功能，但是，這僅僅是教育檔案管理工作的冰山一角。如何保存，如何整理，如何提高教育檔案的利用效率，這些都是教育檔案管理的工作內容。尤其是新時期，科學技術的發展為教育檔案管理提供了新的平臺和方法，但是各種新情況和新問題也層出不窮。面對這種形勢，教育檔案管理人員和具體的工作人員都必須轉變落后的管理觀念和工作思想，增強教育檔案管理意識，這樣才能在日常的教育檔案管理工作中高度重視自己的工作，認真負責地做好教育檔案管理的各項工作。

（二）轉變教育檔案管理的工作模式

由于教育檔案管理設計的環節也比較多，也是一個復雜的系統工作，工作模式的好壞直接影響到教育檔案的工作效率。在教育檔案發展的新時期，我們要轉變教育檔案管理的工作模式，從而實現教育檔案管理的創新發展。第一，由被動變主動。在過去，很多教育檔案管理機構都是坐等檔案信息的到來。現在，教育檔案管理工作人員可以根據工作的需要，由被動變主動，深入到學校教學活動中去，挖掘各種教育檔案信息資源，不斷加強教育檔案資源庫建設。第二，由幕后走向前臺。在過去，教育檔案作為學校教育檢查的一個部分，為了迎接上級領導的檢查，很多教育檔案部門都建立了一個“迎檢教育檔案”，這種教育檔案純粹是為了迎接領導對學校的檢查而準備的，與教育檔案管理的實際情況并不相符。所以，教育檔案管理人員以及具體的工作人員要同心協力，克服種種困難，把教育檔案的混亂局面糾正過來，不再為檢查而建立“迎檢教育檔案”，而是為了教育檔案的建設發展而做好檔案工作，使教育檔案成為學校發展中的一個特色資源和亮點，使教育檔案也走向前臺。第三，由傳統走向現代。如今，網絡信息技術已經被廣泛應用。教育檔案管理也要從傳統單獨的人工向現代化科技應用管理轉變。比如，教育檔案管理可以借助于網絡平臺，一方面可以實現教育檔案的數字化，另一方面可以通過網絡方式開展教育檔案服務工作。

（三）轉變教育檔案管理的服務功能

通過轉變教育檔案管理的服務方式，可以提高教育檔案信息的利用效率。以前，教育檔案主要負責教育檔案的保存服務功能，對教育檔案的利用功能的開發比較少。在當代，在教育檔案管理工作中，管理人員可以著眼于未來，轉變傳統的服務功能，加大對教育檔案信息資源的利用。比如，教育檔案管理部門可以建立一些特色檔案，為學校的發展和師生的學習提供指導，從而實現教育檔案由滯后保管向超前指導的跨越。具體來講，教育檔案管理部門可以建立完整的“學生成長檔案”，從而加強學校和教師對學生的認識和了解，以便更好開展教學活動。另外，教育檔案管理部門還可以建立“特色教師檔案”，在檔案中把這些特色教師的教學經驗或者研究成果進行歸類整理，從而為教師的借鑒和學生的學習提供條件，加大了教育檔案的利用效率。

近年來，隨著經濟社會的發展進步，我國教育事業也在不斷向前推進。教育檔案管理作為學校教育中的一個組成部分，涉及到教育檔案的收集、分類、整理以及檔案的管理和有效利用等多個環節，也是一個系統的工程。為了適應時展的要求和滿足現實的教育需要，教育檔案管理人員及其相關部門和人員要增強教育檔案管理意識，提高工作人員業務技能，借助于網絡等新科學技術，從而實現教育檔案管理的創新發展，使教育檔案的管理更加有序，更好地為學校教育的發展提供服務，最終推動我國教育事業的整體前進。

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關鍵詞：高校；教學檔案；管理；策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2012年12月7日

高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結果的一個重要因素。提高高校教學檔案的管理，才能發揮其對教學的參考、指導作用，才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。

一、高校教學檔案的內容和特點

教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：

1、綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的指示、規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃和會議記錄等。

2、學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

3、課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量評估等材料。

4、學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。

5、教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書等。

6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。

7、制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現出多元化的發展特色。作為高校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，這就給高校教學檔案工作提出了更高的要求。

二、高校教學檔案管理中存在的問題

1、教學檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。

2、對教學檔案的重視不夠。隨著高校發展的步伐不斷加快，不少領導的興奮點在發展上，而對教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、機構和專兼職人員的配置方面，還是現代化檔案管理條件的完善、人員的培訓方面，都較少列入領導的議事日程。

3、檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。傳統的教學檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應用價值，缺少開放性，教學檔案被誤認為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。

4、教學檔案缺乏專業管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學檔案管理基本上是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學檔案管理帶來很大不利。

三、加強高校教學檔案管理工作的對策

1、規范和完善教學檔案管理制度。高校要進一步制定、完善教學檔案管理的規章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道。

2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發、挖掘，及時為學校發展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識，學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。

3、提高高校教學檔案現代化管理水平。首先要加強高校電子教學檔案的管理。以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立高校電子教學檔案數據庫，通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。其次要加快高校教學檔案信息網絡化建設。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫，及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學校的教學改革和發展服務。

4、重視培養，加快教學檔案技術人才隊伍建設。高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時，應引進高層次計算機專業及檔案專業的人才。

主要參考文獻：

[1]強春曉.高校教學檔案管理的特點及現代化管理對策.中國信息技術教育，2007.7.

[2]趙彥昌，劉柳.高校本科教學評估與檔案管理.學校檔案，2007.1.

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1.1保證評估工作的連續性

高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經常性的工作，不能使高校因為一次評估結果符合要求標準就放松教學管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優秀的高校奮起直追，努力改變現有的教學情況，興利除弊，為下一次的教學評估做準備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續性，起到承上啟下的重要作用.

1.2豐富高校檔案內容

高校評估作為一項嶄新的激勵機制，可以極大的促進我國高等教育的快速發展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現有檔案的內容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內容，促進了高校檔案事業的進一步發展.

1.3提升高校的管理水平

高校評估檔案可以為高校的長期發展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標準和嚴格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經驗和失敗的教訓，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質量的全面提升具有重要的意義.

1.4提高學校的社會影響力

只有提高檔案管理的規范化水平，才能對檔案資源進行充分的利用.教學檔案管理中有關專業、課堂設置等方面的資料可以為教學改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強學校與社會的聯系，因此只有保證檔案管理質量，才能為學校與外界的聯系及時提供有效的教學信息，提高學校的社會影響力和聲譽.

2高校評估檔案管理的現狀

2.1沒有對評估資料進行全面收集

評估檔案是對評估資料的歸納統一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進行科學系統的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學校對領導視察的講話和評估專家的訪談也沒有進行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.

2.2對評估檔案沒有進行統一管理

評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現實投入卻忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認為評估結果出來了評估工作就結束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務處、財務處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進行分別管理，失去了檔案資料之間的聯系和溝通，嚴重影響了評估檔案的有效利用.

2.3評估檔案歸檔之前沒有進行科學鑒定

在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統一的鑒定標準與明確的歸檔范圍，就很難及時發現有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應該進行科學系統的劃分和鑒定，去偽存真，實現評估檔案的科學管理和有效利用.3.4缺乏評估檔案的專業管理人員高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現職工作人員，導致評估檔案管理工作因為缺乏專業管理而無法有序的開展.

3實現高校評估檔案管理規范化的措施

3.1增強評估檔案規范化管理的意識

對檔案規范化管理意識的缺乏是導致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學校教學水平和管理水平的重要參考，因此為了發揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統的管理觀念，提高自身的服務創新意識，合理的制定評估檔案規范化管理的各項制度，保證學校各部門之間的協同合作，形成全員參與的良好局面，實現評估檔案管理的規范化和科學化.

3.2以教學評估檔案管理為基礎

教學評估是高校評估工作的重要內容，因此學校各部門要切實的以教學評估為基礎，不斷優化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學評估能夠及時發現檔案管理中存在的缺陷，是衡量學校教學質量和檔案管理水平的重要標準，因此要加強對教學評估檔案的審查和監督.有些高校管理不到位，沒有嚴格落實崗位責任制，歸檔機制也不健全，最終導致了重復歸檔和漏檔現象的發生.針對這個問題，需要建立統一的院系檔案，明確各院系的管理職責，加強管理人員的教育培訓，提高實踐技能，為日后評估檔案的規范化管理奠定良好的基礎.

3.3健全評估檔案管理制度

評估檔案規范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學有效的管理方法和措施來實現評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學的分類機制，按照評估檔案的專題性質進行合理劃分，對各類評估材料進行科學的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學校的有關檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.

3.4提高評估檔案信息化管理的水平

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(一)設備太落后

學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。

(二)制度不健全

高職高專院校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育和教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一錄用標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理混亂。

(三)管理不到位

在高職高專院校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面:一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作;二是檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數中職學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。

二、改進高職高專院校圖書館檔案管理工作的措施

(一)領導重視

領導重視是搞好高職高專院校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學校檔案工作管理得怎么樣，與學校領導的重視程度有很大的關系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。

(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質

學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作;另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。

(三)配備先進的軟硬件設施設備

硬件是提高高職高專院校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備;按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備以提高工作效率。在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。

(四)建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規章制度要體現合理性、科學性;第二，簡明實用;第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工;第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

(五)科學分類

科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等分成不同類別。一是黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。二是業務類：包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找和利用。

(六)電子歸檔

在高職高專院校圖書檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

(七)提高服務水平

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當前，大多數的高校實行院系二級管理體制，教學檔案大多數保存在教務部門及系。二級院校教學檔案在整體教學檔案中占據了重要的位置，它是整體教學檔案的核心，是最重要的部分，同時在教學管理水平以及人才培養質量的評估方面也起到了重要的作用。

一、教學檔案管理的重要性

教務部是教學的一線單位，是生產和管理教學文件的主要部門，因此，規范系檔案管理有利于提高教學管理質量和水平，

教學檔案中保留了高校教學工作的政策、方針，是高校新的教學思想以及教學理念的基礎，教學檔案中保存的文件對教研活動以及教學評估有著重要的作用，并且對于學校歸納教學經驗、改進教學管理、提升教學質量有著重要的參考價值。當前教育部門以及各省市的教育管理部門都在數據采集平臺收集高等院校的相關數據，并且通過這些數據對各高等院校進行管理，因此，高校的二級教學檔案的收集是非常重要的。如果對于教學檔案沒有一個規范的管理，在進行數據的收集時就會非常不便，導致不能夠及時的提供有效數據給相關教育部門。

二、高校教學檔案管理的現狀和存在的問題。

1.教學檔案集中統一管理意識薄弱，檔案收集不及時、不完整。

檔案的收集不完整、不及時的現象在二級管理體制下表現得非常明顯。部分教師在教學檔案的管理上缺少正確的認識，沒有統一管理檔案的意識，導致日常教學活動中的教學資料不能夠及時整理齊全。大部分的教師、教研人員在教學檔案的管理方面沒有全面的認識，多數教師認為自己的工作是教書育人，而教學檔案的保留不在自己的工作范圍內，甚至有些教師認為教學檔案的歸檔是不必要的。一部分教師為了方便自己的日常工作，將平日的教學檔案自己保留下來；一部分教師沒有整理教學檔案資料的習慣，這就造成了教學檔案資料缺失的情況。所以，很多的高校由于教學檔案缺失在進行教學和人才評估的時候花費大量的人力財力物力完善檔案資料。

2.教學檔案管理不規范，檔案管理制度不健全

高校在教學工作方面的關注更多，而在檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。多數的本科院校由高職院校升級而成，在進行高校二級管理的時候采用的仍舊是高職院校的管理制度，僅僅只是成立了檔案室，對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規范檔案制度，沒有明確規定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學院對檔案管理的方方面面都沒有進行統一的規定，導致檔案管理工作上出現了很多的缺陷，系部之間沒有統一的管理，在工作時按照自己的標準，使得學校的教學檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。

3.教學檔案管理組織機構不健全，缺乏專職檔案管理人員

當前很多高校實施的是院系二級管理體制，但檔案管理卻沒有建立相應的二級機構，大多數的二級管理中沒有指定專門的檔案管理人員，通常是由教務部門或相關的教學管理人員進行管理，但是這些人員也有專職工作，他們對于檔案的管理并沒有投入大量的時間和精力，因此檔案的收集和管理并沒有及時進行，這就導致了教學檔案殘缺不全，一些重要的教學文件丟失，歸檔的檔案不完整，這對日后的教學數據收集以及教學評估造成了很大的影響，教學教育的改革和發展也受到了很大的負面影響。

4.教學檔案管理現代化水平低，服務水平不高，開發利用不足

高校不重視檔案的管理工作，在檔案的管理上并沒有投入大量的資金用以建設，因此多數學校的檔案都是紙質檔案，保存在指定地點，在使用的時候主要依靠人工查找，這就加重了資料查找的工作量，并且查找出的資料很多時候不符合要求，這就降低了教學檔案的使用價值，無法迎合現代教學改革和教學事業發展的要求。不僅如此，管理教學檔案的工作人員服務意識差，認為檔案沒有任何的利用價值，造成檔案信息開發的嚴重落后，導致這種局面的原因就是檔案工作重保存輕利用的錯誤思想的形成。

三、院校二級管理體制下教學檔案管理的對策

1.加強檔案管理制度建設，促進教學檔案管理規范化、科學化、程序化

高校應當重視建立教學檔案管理制度。首先，學校領導應該起到帶頭重視作用，在學校的教學工作者中加大宣傳，讓全體職工了解教學檔案的重要性，促使院領導重視檔案管理。其次，學校要建立一些了完善的教學檔案管理方法，明確教學檔案管理程序。根據分級管理的原則，制定科學、規范、合理的教學檔案管理流程，定時檢查教學檔案的管理工作并對此進行考核，形成固定的檔案管理模式，促使教學檔案管理工作高效、平穩的進行。

2.健全院校二級檔案管理機構，建設高素質檔案管理人才隊伍

要想將院校二級教學檔案管理好，應該要建立完善的二級檔案管理機構，設定專業的檔案管理人員來進行教學檔案的管理工作，努力組織一個管理檔案能力強的管理團隊。學校也應該引進一些檔案管理方面的專業人才，將這些人才充分利用起來，做好學校的教學檔案管理工作。

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高校會計檔案是在高校從事教學、科研、行政管理和培訓等其他會計核算活動中形成的、記錄和反映高校經濟業務事項的原始發票、合同等具有保存價值的各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。根據新的《會計檔案管理辦法》，會計檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。

1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析

1.1 總體情況對比

新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

1.2 管理要求對比

新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應與其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定，對于特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

1.3 管理期限對比

為便于單位檔案的統一管理，并結合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。

2 當前高等學校會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理制度不健全

高校缺乏學校內部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務管理基本已實現會計電算化管理，但是卻沒有相應的電子會計檔案管理辦法，沒有根據自己的實際情況將會計電算化產生的程序文件和數據庫等電子資料納入學校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經驗

高校會計檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識與經驗，對會計檔案人員及設施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對會計檔案管理要求缺乏系統的認知，再加上會計檔案的數量逐漸增多，高校會計檔案的質量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經費投入，導致會計檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理

大部分高校都已實現會計電算化，有相應的財務核算軟件進行會計核算和結算。這些會計軟件可以實現對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現電子化管理。各高校使用的財務軟件全套文檔資料及財務原始數據和備份數據也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設施等。

3 規范并優化高校會計檔案的建議和對策

3.1 提高并加強會計檔案管理工作的認識

高等學校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應受到相關部門的高度認識，加強投入。它是國家各類檢查以及科研結題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應加強對會計檔案管理的重要性認識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度

各高校應根據新的《會計檔案管理》辦法的要求，結合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標，將會計檔案管理工作納入學校內部治理范圍，促進會計檔案管理規范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監督制度。由高校財務部門和檔案管理部門的主要負責人聯合，開展會計檔案檢查，并將檢查結果記錄在案留存，不斷地促進高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數據元，特殊格式的電子會計檔案應與其讀取平臺一并保存，應實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內部牽制制度。應建立以內部管理、會計控制和審計監督為核心的內控體系。以經濟責任制度、不相容職務和崗位為風險點，具有相互牽制和監督作用的會計檔案的內部牽制機制。

3.3 加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設

高等學校的會計檔案管理人員大都是專業的會計人員，缺乏檔案管理的經驗和認識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應配備專業的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進行系統的培訓，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關知識，又懂得檔案管理的專業知識，進而提高本單位的會計檔案管理水平。

3.4 加大會計檔案管理工作的投入

高校應提高對會計檔案管理工作的高度認識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環境，既要適應安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機、掃描儀等現代化管理設備，方便查閱。

3.5 提高會計檔案管理的信息化程度

高等學校應該根據網絡通信技術的發展，采用先進技術加強對會計檔案的管理，充分利用現代技術，實現高校會計檔案的數字化、信息化與數字影像技術，不斷實現高校會計檔案管理工作的技術創新。

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[關鍵詞]高等學校；檔案管理；現代化建設

隨著信息化時代的發展，計算機科技信息技術已經得到廣泛的熟識和接受。在現代網絡化的背景下，如今的高校檔案管理工作已經取得了劃時代的發展變化，為了滿足現代各項需要對高校檔案信息資源的利用。高校檔案管理也要集中力量，進行檔案管理現代化建設的改革創新，使高校檔案快速走上現代化的發展道路，這樣就可以使高校檔案信息實現信息資源共享，達到能夠為社會建設提供各種檔案資源的目的，發揮高校檔案的功效，為高校檔案實現應有的價值做出貢獻。

1、高校檔案管理現代化建設的必要性

高校檔案管理工作現代化建設是當代高校檔案管理的中心工作。高校檔案管理工作需要實現從傳統的工作模式向現代化的工作模式轉變，使高校檔案管理工作能夠更好地為學校自身發展和社會發展提供各項服務。使高校檔案管理工作進入計算機技術的新時代。因此，高校檔案管理現代化的重要性應該主要表現在以下兩個方面。第一，必需適應社會經濟發展的需要，使高校檔案成為重要的信息資源，使高校檔案的價值能夠被社會認同，為社會各界的需要服務，可以向某些單位和部門提出立檔要求，不僅需要要求提供傳統的紙質檔案，還需要他們提供聲像檔案和實物檔案等，以使高校檔案的查詢利用快捷方便，使高校檔案通過互聯網實現檔案的跨單位、跨區域流動，達到為各界服務的需求，滿足社會對檔案信息的需要。第二，高校檔案管理也要適應高校自身需要。隨著我國高校招生規模的擴大，必須創新高校檔案管理方法，使高校檔案管理滿足高校發展的需要。

2、高校檔案管理現狀的介紹

高校檔案管理現代化建設意義雖然重大，但從高校檔案管理的實際情況看，我國高校檔案管理仍然存在問題，比如管理觀念問題，管理方法問題，檔案服務范圍都非常有限，同時，高校檔案的管理制度不健全，責任分工不明確，這些檔案管理問題都阻礙了高校檔案的現代化發展進程。就這些問題可以進行如下探討。

2.1要盡快扭轉高校檔案管理觀念

通過調查可以知道，我國高校檔案管理觀念陳舊，一般的高校還處在以紙質檔案為主的管理階段，而網絡等信息化發展十分緩慢，這種管理方式不僅浪費了高校檔案管理的大量人力和物力，而且不利于檔案信息的使用。

2.2要盡快改變高校檔案管理模式

由于受到我國高校管理制度和管理方法等因素的影響和制約，不同的高校分別隸屬于不同的行政管理部門，高校管理的不統一，就會造成高校檔案管理各自為政，不成系統。在這種管理模式下，很多高校的檔案管理依舊采用封閉的辦館模式，無法實現數據資源的共享，不利于高校檔案管理的網絡化和標準化進程。

2.3要盡快提高高校檔案管理人員素質

高校檔案管理現代化建設，必須具有大量的高素質管理人員，才能加速高校檔案的現代化建設。當前，很多高校的高校檔案管理部門，還缺少較多精通網絡技術又具有專業檔案管理的復合型人才，對于高校檔案管理人員的素質都急需加強提高。必須使高校檔案管理，擁有高素質的高校檔案管理人員，才能保證高校檔案管理現代化建設的順利開展。

3、對實現高校檔案管理現代化建設措施

3.1要轉變觀念使高校重視檔案管理現代化建設

高校檔案管理的現代化建設離不開科學的管理理念。面對高校檔案管理面臨的新挑戰，首先，高校領導一定要轉變觀念，創新思想，對檔案管理現代化建設給予高度重視，在政策和資金上對檔案管理給予支持。其次，高校檔案管理現代化建設是一個系統工程，還需要高校廣大師生的積極參與，與高校領導和檔案管理工作人員共同推進高校檔案管理現代化建設的進程。

3.2要加強科學管理盡快健全高校檔案管理制度

完善的管理制度是高校檔案管理現代化建設的保證。根據我國一些檔案管理規章制度，高校可以從實際出發，制定出適合本校檔案管理的制度，確保檔案管理現代化建設的順利進行。如，通過檔案管理制度完善，使檔案管理的各個環節制度化，使檔案管理中的責任明確化，保證整個檔案管理過程中檔案的收集、整理、歸檔、保管以及借閱等各項工作都落到實處。

3.3要借助科學技術盡快提高檔案管理效率

高校檔案的管理與各種硬件軟件設備相關，應加大資金投入，增加高校檔案管理的設施建設。因此，為了促進高校檔案管理現代化建設，必須加大硬件和軟件設備投入，為建立各種數據庫和實現各種檔案資源提供條件。如在高校檔案管理中，要利用數據庫把各種檔案分為學生類、教師類、科研類等。從類型上來講，可以把檔案分為紙質類、照片類、音頻類、實物類等。

3.4要加強教育培訓盡快提高檔案管理人員素質

為了適應高校檔案管理現代化建設的要求，檔案管理人員不僅要具備基本的職業素質和掌握基礎的檔案管理工作方法，還要熟悉計算機網絡技術、數據庫、多媒體以及信息分析處理等現代化的信息技術。高校檔案管理部門要定期組織學習和培訓，不斷提高專業能力和業務素質，打造一批高素質的檔案管理人才，為高校檔案管理現代化建設提供優良的人力資源。

4、結語

高校檔案管理工作現代化建設是高校發展的需要。由于高校檔案管理的發展涉及到不同領域，是一個系統工程。因此，要實現高校檔案管理現代化，就需要廣大管理人員不僅要盡快轉變觀念、創新高校檔案的管理方法，還要加大高校檔案的基礎設施投入，借助于高校檔案的科技力量，盡快提高高校檔案管理人員素質，促進高校檔案信息資源的全面開發。只有在關于檔案工作的各個方面的共同努力下，才能加速提高高校檔案管理現代化建設。

參考文獻

[1]卜亞男.檔案信息化：高校現代化管理的重要一步 [J].新聞戰線，2015-03-15

篇10

關鍵詞：民辦高校;招標;檔案管理;措施

民辦高校在迅速發展過程中，各類教育教學設備投入不斷增加，民辦高校招標采購工作內容日趨增多。民辦高校招標采購工作是學校管理工作的重要內容之一，是保證學校教育教學、科學研究、人才培養任務目標實現的前提。在招標采購的過程中，招標檔案積累的數量逐步增多，科學、合理的做好招標檔案的管理工作，是保證招標采購工作規范開展、有效實施的重要途徑。做好招標檔案規范化管理，是服務學校教育教學發展的重要方式，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標準。招標檔案作為民辦高校招標活動的重要歷史記錄，是民辦高校各項招標采購活動的真實反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標檔案規范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內容。

一、民辦高校招標檔案管理的現狀

招標檔案是招標項目具體實施及驗收執行的依據，是對招標項目完整、真實的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標體制、實現招標采購工作規范化的重要環節。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實際的招標采購制度，并建立了相應的招標采購檔案管理制度，但在實際實施過程中，缺乏具體實施的機制，對招標采購檔案管理工作沒有給予足夠重視，存在較多的問題，主要表現在以下幾方面：

（一）招標采購檔案管理制度有待健全

各民辦高校根據國家相關規定及自身實際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標采購檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標采購部門與學校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標采購檔案材料移交歸檔時，經常出現檔案材料不全的問題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來很多問題，沒有實現檔案應有的作用。同時，由于很多民辦高校負責招標采購工作的人員是兼職，對招標采購檔案管理重視程度不夠，責任心不強，對檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標采購工作內容，強調招標采購檔案管理的重要性，形成相應的問責機制，確保檔案材料的完整、真實、有效。

（二）招標采購檔案管理人員業務能力有待提高

招標采購工作本身是一項系統性、綜合性、復雜性的工作，從采購申請提出、招標文件的制作發售、招標會召開、招標項目的評議確定、合同簽訂、合同執行、合同內容驗收、招標采購項目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對招標采購檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質，不但要對招標采購的各項制度、程序、實施方式等熟悉掌握，而且要具備堅實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但是，目前很多民辦高校招標采購檔案管理人員都是兼職從事此項工作，沒有固定的專業檔案管理人員進行招標采購檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學歷較低，專業水平有限，這給招標采購檔案管理工作產生較大的困難，沒有形成招標采購檔案規范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無法充分發揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標采購檔案管理人員素質的提高，是民辦高校適應我國高校快速發展的客觀要求，同時也是民辦高校自身檔案管理建設的必然要求。

（三）招標采購檔案管理手段有待完善

招標采購是一項系統性的工作，每一項采購都會形成大量的紙質檔案材料。每一項采購發售的招標文件都具有時效性，要求投標單位在規定的時間內容做出投標的響應，這些都是通過紙質材料進行反映，保證招標采購的公開、公平、公正原則得以實現。但紙質檔案材料的保管在現實中存在的最大問題就是保管年限問題，由于紙張在經過長時間保管后，容易出現字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現象，會出現重要數據、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標采購檔案材料完整有效，同時提高查閱效率。

二、民辦高校招標采購檔案管理的對策

（一）健全招標采購檔案管理制度

民辦高校招標采購檔案內容主要涉及學校貨物、工程、服務三大類，要保證招標采購檔案管理的科學、規范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學校層面完善檔案管理制度內容，從具體業務部門層面完善相應的招標采購檔案管理措施，對不同層次檔案管理人員的職責予以明確;健全相應的監管、安全保密、獎懲等制度，形成有效的問責機制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動性及責任感，實現招標采購檔案管理工作的制度化、規范化操作，確保招標采購檔案材料的連續性和完整性。

（二）提高招標采購檔案管理人員業務能力

招標采購檔案管理人員業務能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個環節都離不開高素質的管理人員，而招標采購檔案管理工作又是一項系統性、綜合性、復雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業務能力，具備相關的業務知識，具有較強的工作服務、責任意識。

首先，要有具備較高的業務能力。業務能力的高低是在工作過程中不斷積累、不斷提升的，是一個循序漸進的過程。不論是學校檔案管理部門還是具體招標采購業務部門，都要重視檔案管理人員業務能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。

其次，要具備相關的業務知識。做好招標采購檔案管理工作，需要通過不斷的學習，掌握檔案管理相關的知識和技能，并且在工作過程中要認真思考，深入研究，不斷創新工作方法和思路，提高業務技能，既要掌握檔案管理的理論知識，又要熟悉、掌握有關招標采購的業務知識，具備較高的綜合業務素質和能力。

再次，具有較強的工作服務、責任意識。檔案管理工作是一項服務性的工作，要積極主動的做好檔案管理和服務工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴格按照相應制度執行。同時，又要具有較強的責任意識，確保招標采購檔案材料的安全。

三、結語

招標采購檔案管理工作是一項綜合性、細致繁瑣的工作，是學校在其發展過程中重要歷史鑒證內容之一，對學校的權益保障具有重要意義。對于招標采購檔案管理人員，要具備招標采購專業知識、技能和檔案管理專業知識、技能，同時要具有較強的創新思維和較強的責任心，能夠在工作過程中不斷總結經驗，提出科學、合理的檔案管理建議，對工作認真負責，保證招標采購檔案管理工作的持續、有效開展，為學校的發展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學院）

參考文獻：

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