基建檔案的重要性范文

導語：如何才能寫好一篇基建檔案的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性

醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在三個方面：

（一）基建檔案是醫(yī)院整體建設與發(fā)展的真實體現(xiàn)。基建檔案真實記載了醫(yī)院基本建設過程中的建筑物及構筑物位置、建筑物及管線的設計、規(guī)劃、施工等詳細情況，積累的文字、數(shù)據(jù)集圖表材料，是醫(yī)院基本建設的第一手資料，故基建檔案真實體現(xiàn)了醫(yī)院的建設與發(fā)展。

（二）優(yōu)化基建檔案管理可為醫(yī)院建設與維修提供依據(jù)。不僅能為醫(yī)院的建設規(guī)劃和有關管理工作提供支撐，還能為醫(yī)院的資料查詢、建筑物維修、科學研究以及擴建服務提供原始憑證。

（三）強化基建檔案管理能推動醫(yī)院自身建設。一方面基建檔案管理工作為醫(yī)院的建設提供憑證支撐，有詳細、有效的基建檔案資料做基礎，在醫(yī)院供氧設備、消防報警、綜合布線等系統(tǒng)的優(yōu)化方面也會便捷很多；另一方面基建檔案管理工作為醫(yī)院發(fā)展及創(chuàng)建提供有效參考，所需資料和信息都能通過查詢檔案獲得。

二、醫(yī)院基建檔案管理工作的落實策略

（一）結合實際落實基建檔案管理。1.全面落實基建檔案管理工作，分派專人負責各自的工作內(nèi)容，規(guī)范檔案的收集與整理。在開展日常事務時，醫(yī)院全體人員都應有自覺配合檔案管理工作人員開展工作的意識與行動，確保基建檔案管理工作落到實處。2.若醫(yī)院有項目需要維護或是擴建、改建，就應及時整理并完善地下管線的相關資料，做好隱蔽性資料的收集與整理工作，仔細標注相應地下管線的走向，然后整理歸檔。如此，在未來醫(yī)院某些地方需要修整也有可靠的資料依據(jù)，避免盲目動工。

（二）強化基建檔案管理過程。1.強化落實宣傳教育工作，促使基建檔案管理人員自覺樹立較強的檔案意識。2.完善基建檔案監(jiān)督與管理制度，確保收集的資料、數(shù)據(jù)和醫(yī)院建設工程的施工是同步的。3.落實相關資料的收集與整理，及時和施工單位溝通交流，并詳細告知其檔案的歸檔內(nèi)容與相關要求，確保檔案的收集、整理等都有專人負責，進而確保檔案的真實性與完整性。4.基建檔案管理人員的能力和素質(zhì)必須達到標準才予以任職。5.可根據(jù)實際情況借鑒行政管理方式，促使建設單位和施工單位協(xié)助落實及基建檔案資料的收集、整理和歸檔。6.注重基建檔案的開發(fā)和利用工作。醫(yī)院應著力開發(fā)基建檔案信息，規(guī)范并健全咨詢服務工作，制定相應的開發(fā)計劃。還可編制相關檔案資料的專題目?、數(shù)據(jù)匯編等，便于需要時能快速查詢。

（三）提升基建檔案管理人員能力與素質(zhì)。基建檔案管理人員的能力與素質(zhì)很大程度上決定了基建檔案管理工作的整體水平。事實上，現(xiàn)階段不少醫(yī)院基建檔案管理工作水平低下的主要因素是因為檔案管理人員的能力與素質(zhì)未達到標準。故醫(yī)院必須注重基建檔案管理人員能力與素質(zhì)的提升。一方面應要求管理人員懂得建筑工程、熟悉工程建設，能夠自覺參與醫(yī)院項目的建設，確保同時提升檔案管理效率與質(zhì)量；另一方面醫(yī)院應給基建檔案管理人員提供培訓機會與平臺，不斷提高其專業(yè)能力和素質(zhì)，使其能更好地開展基建檔案管理工作。如開展專業(yè)講座、組織工作人員相互交流探討、給工作人員提供實踐平臺等。

（四）注重基建檔案管理信息化建設。在信息網(wǎng)絡時代，各行各業(yè)都逐漸加入到信息化建設的大潮流中。對醫(yī)院而言，推動基建檔案信息化建設也是必然發(fā)展趨勢。醫(yī)院在推動基建檔案管理信息化建設的過程中，必須結合醫(yī)院實際情況和需求，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、聲像文件等通過計算機或是相應設備轉(zhuǎn)變成計算機軟件形式的二次文獻信息，在使用者需要相關資料的時候就能直接通過網(wǎng)絡快速查詢到。基建檔案信息也能實現(xiàn)高度共享，使工作效率得到進一步提升。此外，在基建檔案管理信息化建設過程中還必須落實計算機的安全管理工作，如設置身份認證、密碼、安全防火墻等，只有確保了計算機的安全，才能進一步確保電子檔案信息的安全。

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1 檔案信息化及信息化建設的必要性

1.1 什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

1.2 紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數(shù)字化建設，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應時展的新舉措。電子文件實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉(zhuǎn)變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務。

2 檔案信息化建設中存在的問題

2.1 缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2.2 檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

2.4 數(shù)據(jù)保護存在風險。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。

3 檔案信息化建設的重點

檔案信息化的本質(zhì)就是在信息技術的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務方向轉(zhuǎn)變，信息技術是其中的關鍵。檔案信息化建設的重點包括檔案標準規(guī)范建設，基礎設施建設，檔案信息化系統(tǒng)建設及人才隊伍建設等。

3.1 加強檔案工作標準規(guī)范的建設。檔案信息化的首要任務就是檔案業(yè)務要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。根據(jù)相關的技術標準，各級檔案部門應加強電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實、完整和安全。

3.2 加強檔案基礎設施建設。應配備必要的服務于檔案信息化的設備，滿足檔案信息資源開發(fā)，信息處理與傳輸對技術裝備的要求。

3.3 建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的建設需要強大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，滿足檔案原文檢索，實現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動的、現(xiàn)代化、大眾化與個性化相結合的服務方式。

3.4 提高檔案管理人員的信息服務水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。面對新形勢下的挑戰(zhàn)，檔案工作者應積極應對，逐步掌握信息技術，掌握檔案利用規(guī)律，增強服務的針對性。不斷提高服務水平，順應時展的需要。

4 檔案信息化建設的意義

檔案信息化，可遠程服務，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應該熟悉計算機基礎知識，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯著的效果和收益。

4.1 檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

4.2 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負擔。

4.3 提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

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關鍵詞：建筑工程；檔案管理；重要性；措施

Abstract: The construction of archives management of engineering construction is an important and indispensable link, archives management work in a certain extent, can promote the development of modernization, and to promote the harmonious and stable social development. Construction file management work the necessity and key obviously, this asks we must take effective measures and methods, in the relevant state laws and regulations under the requirements of the construction, archives management work into the track.

Key words: construction engineering; archives management; importance; measures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

一、建筑工程檔案管理的重要性與必要性

經(jīng)濟與社會的快速健康發(fā)展推動著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展，這有利于社會的發(fā)展，人民生活水平與質(zhì)量的提高，對和諧穩(wěn)定社會的建設和發(fā)展同樣意義重大。因此檔案管理的重要性首先必須得到認識，然而要做好檔案管理工作并不能單單靠一部人的微薄之力，這需要相關主體以及工作人員全部投入其中。

保持建筑工程檔案的齊全性和完整規(guī)范性，首先要做到對檔案管理工作的統(tǒng)一指導與管理。工程檔案是城市建設的產(chǎn)物，也是重要的成果。它能作為累積經(jīng)驗被加以運用和借鑒，也是城市建設的技術儲備手段，同時更是城市規(guī)劃建設工作進行的理論與數(shù)據(jù)基礎，是城市建設和管理的重要依托。城市所有的建筑物、構筑物維修、改擴建工作都要以建筑工程檔案為依據(jù)，城市建設經(jīng)濟效益的提高必然也要以建筑工程檔案為重要支柱，同時城市防范災難、災難救護以及災后戰(zhàn)后的重建工作也要依據(jù)建筑工程檔案。

建設工程檔案不僅指導著城市的救災與災后戰(zhàn)后重建工作，而且是防災與減低損失的重要途徑。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反應建筑施工過程各個環(huán)節(jié)的本質(zhì)、規(guī)律與聯(lián)系，對日后的檢測與維修、改建擴建甚至拆除等相關活動具有指導借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學術研究的進程。工程檔案活力和價值主要還體現(xiàn)在以下兩個方面①建筑工程檔案與工程使用管理息息相關，工程的使用管理永遠離不開檔案管理的支持與引導；②建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設計建設參考與借鑒，甚至被反復地屢次地利用。它引發(fā)著建筑科學技術研究的發(fā)展。

二、工程檔案管理中存在的缺陷與弊病

.鑒于各種原因，工程檔案的質(zhì)量及管理中依然問題重重：

.（一）施工管理文件原件缺失。存在設計監(jiān)理建設單位下發(fā)復印件形式的施工管理重要文件的現(xiàn)象，不符合工程資料檔案管理的標準與要求。

.（二）工程質(zhì)量驗收簽證資料缺乏完整性。由于工期緊張等原因，建設方在現(xiàn)場驗收后未能按國家相關規(guī)定舉行簽字儀式。

.（三）竣工文件編制不規(guī)范。原始資料很少能能做到分門別類的歸檔成冊，即使部分成冊的也存在無目錄或者目錄錯誤的現(xiàn)象，甚至還有的存在分部使用代用圖的現(xiàn)象，而竣工文件中明確要求具備竣工圖一分部工程組卷，這就催生了圖紙大量缺失現(xiàn)象的產(chǎn)生。

.（四）施工驗收原始簽證資料格式有失規(guī)范。原始施工驗收簽證資料在開工前沒有做到統(tǒng)一規(guī)范要求，卻是在施工過程中不斷更改和完善，這導致資料在格式內(nèi)容方面失去統(tǒng)一性，給統(tǒng)一裝訂成卷的工作帶來極大的麻煩和困難。

.（五）施工原始資料書寫不規(guī)范。字跡潦草、字體不規(guī)范甚至錯別字的現(xiàn)象比比皆是，大量文件甚至沒有加蓋印章或者當事人簽名，這給后期的編制及歸檔工作帶來諸多不便。

.（六）缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理的部門分析，有單獨的工程檔案管理室的單位在這方面工作比較認真負責。但是還存在大多數(shù)的單位沒有專門的檔案存放地點，沒有專職專業(yè)沒有管理人員，造成檔案管理材料缺乏專業(yè)性與統(tǒng)一性。

.（七）缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員缺乏檔案管理業(yè)務知識和專業(yè)技能，遠遠不能滿足檔案管理工作的種種要求。

.（八）工程資料移交不能保證及時性。工程資料及竣工資料移交過程中普遍存在拖沓情況，造成延誤檔案的統(tǒng)一管理時間，有甚者會造成資料的丟失。

三、有關完善健全建筑工程檔案管理的意見與建議

.（一）建立健全現(xiàn)場辦公的管理制度。工程檔案管理人員要親自深入到工程中去，實地考察現(xiàn)場施工情況和進程，參加相關工程技術例會并做好詳盡客觀的記錄，針對性地收集檔案對象并了解檔案形成時的具體情況。并借鑒前期檔案管理中總結的相關工程建筑經(jīng)驗，及時參與解決遇到的種種問題和困難。這要求檔案管理人員不僅要對所在的工程做實時檢查、檔案接收以及理論指導，同時要對登記在冊的項目進行調(diào)查及分析研究。尤其對比較成功的有影響力的建筑工程項目要著重分析。在進行現(xiàn)場指揮過程中，檔案管理人員與建設單位在思想上要達到統(tǒng)一，以應對建設施工過程中遇到的種種疑難性問題，并根據(jù)具體情形制定檔案編制方案，做好項目檔案的示范樣本，逐步創(chuàng)出重點工程服務的新途徑，能得到建設單位的普遍認可和一致好評。

.（二）要做到統(tǒng)籌部署，不斷健全管理體系。建筑工程檔案囊括工程中的全方面內(nèi)容，并且貫穿與工程的整個進程，這就要求檔案管理必須包含工程的方方面面并做到全程跟蹤指導。尤其建設初期，工程檔案管理人員必須積極及時地加入到工程中，這才是遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，有利于及時收集檔案管理材料并做到統(tǒng)籌管理。在工程施工進度中，盡快組織形成企業(yè)檔案館、項目檔案室、施工資料員的三級管理體系，并保證檔案管理與建設進度的同步性。項目申請立項時便要積累文件資料并整理核查，項目竣工驗收時文件資料的驗收工作也要同期完成，以避免存在遺留問題，從而保證歸檔工作的效率與質(zhì)量。

.（三）加強工程檔案管理隊伍建設。在工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定。并且對檔案管理人員進行大量業(yè)務指導和培訓，使其掌握建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。

.（四）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

.四、結語

.綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠非幾個人就能完成，而是要靠各責任主體及相關人員的共同重視。我們應制定一些具體的措施，嚴格落實有關的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。

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【關鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；重要性；管理策略

近年來，受衛(wèi)生規(guī)劃政策影響，各地政府都很重視醫(yī)療單位建設工作，并對其進行扶持，使醫(yī)院服務工作更具惠民性，而人民群眾看病難、看病貴的問題也得到了解決，有助于區(qū)域醫(yī)療服務水平的提升。新基建項目越來越多，老基建項目也需要修繕和擴建，使基建檔案歸類增多，管理難度也隨之增加，為醫(yī)院領導和檔案管理人員帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院基建檔案的重要性

（一）基建檔案內(nèi)容。為滿足醫(yī)療服務要求，醫(yī)院中涉及到的基建項目比較多，既有新項目實施，又有老項目改建等。具體工程實踐中，需要有全面可靠的信息資料，為項目工程實施提供數(shù)據(jù)和技術支撐。作為醫(yī)院基礎設施建設過程中最原始的信息資料，基建檔案非常重要。其涉及到的相關內(nèi)容比較多，包括立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理和竣工驗收等全過程，有文字、圖表、視頻及音頻資料等。基建檔案中也有很多與基建項目裝修、改建和設備安裝等相關的內(nèi)容。醫(yī)院各項決策及戰(zhàn)略制定都以基建檔案為依據(jù)，為后期各基建工作開展提供參考。（二）基建檔案作用。1.無論是醫(yī)院建設規(guī)劃，還是日常經(jīng)營管理，都將基建檔案作為參考和依據(jù)。基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院建設工程具體實施及管理情況進行直觀反映，并準確記錄項目建設過程中的質(zhì)量情況，包含項目投資和建設階段的諸多內(nèi)容。而項目研究過程中，涉及到的相關記錄也比較多，用以作為后期基建項目實施過程中的參考。2.基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院基建工程項目進行監(jiān)督，核查該過程中是否存在貪污受賄、挪用公款等現(xiàn)象，為審計部門執(zhí)行監(jiān)督核查工作提供便利，減少不必要的資金浪費問題，實現(xiàn)項目成本控制。

二、醫(yī)院基建檔案管理策略探討

（一）宣傳基建檔案，提高管理意識。對管理人員進行思想教育，提高他們的思想覺悟，使醫(yī)院基建檔案管理更加科學、有效。結合醫(yī)院日常運營及發(fā)展背景，對檔案人員實施培訓，使其具備較高的管理技能。借助醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡、宣傳欄、報紙等，加大基建檔案管理工作宣傳力度，提高醫(yī)院職工的基建檔案管理工作認知。醫(yī)院領導也要重視該項工作，在醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中對其進行強調(diào)，宣傳基建檔案管理，使管理過程更加完整、安全、準確，提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量及效率，為醫(yī)院各項工作開展奠定良好的基礎。（二）優(yōu)化基建檔案管理制度及方式。醫(yī)院相關部門要與施工、監(jiān)理單位等建立良好的溝通互動關系，以檔案分管方式，確保其真實性和可靠性，實施基建檔案管理隊伍建設，明確具體檔案管理任務。依據(jù)實際項目情況，將具體管理責任落實到個人，為后期基建檔案的收集、整理和匯總奠定良好的基礎，并核查原始資料，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時勒令修改。管理人員也要結合具體情況，對竣工文件進行編制，交由上級部門進行審批。確保竣工圖規(guī)范、嚴謹，要有竣工圖章和完整的簽字手續(xù)，以免出現(xiàn)疏漏。實施崗位責任制建設，以定期考核方式，使檔案管理人員在日常工作中更加積極，實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理工作目標。（三）采用先進管理技術，實現(xiàn)智能化管理。開展醫(yī)院基建檔案管理工作時，可將網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術應用到該過程中，充分借助技術優(yōu)勢，在基建檔案管理工作中，對大數(shù)據(jù)進行應用，提高檔案管理工作質(zhì)量及效率，達到良好的基建檔案管理效果，確保在醫(yī)院基礎設施建設中，能夠依據(jù)實際要求，隨時進行檔案查詢。結合醫(yī)院基建項目背景，與相關技術企業(yè)進行合作，改變以往檔案管理方式，對醫(yī)院基建檔案管理過程及方法等實施創(chuàng)新，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理技術的應用。具體檔案管理工作中，注重細節(jié)把控，如果醫(yī)院已經(jīng)有制定的基建檔案管理規(guī)章制度，一定要嚴格遵守，使醫(yī)院基建檔案處于有序的管理狀態(tài)。并對基建檔案管理人員進行引導和鼓勵，使其積極參與到醫(yī)院基建檔案管理工作中，對檔案管理過程進行嚴格控制，使該項工作質(zhì)量與效率兼?zhèn)洌岣哚t(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，為各項基礎設施及工程建設奠定良好的基礎。

三、結語

綜上所述，醫(yī)院日常經(jīng)營及發(fā)展中，基建檔案管理工作尤為重要。計算機網(wǎng)絡時代，對醫(yī)院檔案管理工作提出了很高的要求。醫(yī)院領導和檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的基建檔案管理思維及觀念，認識到該項工作的重要性，加大基建檔案管理工作宣傳力度，具備較強的工作意識和責任感，依據(jù)具體項目實施情況，對基建檔案管理制度和方法進行優(yōu)化。在該過程中，應用先進的檔案管理技術，提高醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量，使其更具智能化特征，確保醫(yī)院各項管理工作的順利進行。

作者:王雨 單位:鄭州市第七人民醫(yī)院

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一、基建檔案在工程建設中的重要作用

基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實再現(xiàn)了工程項目管理過程和工程實體的真實面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點，準確而全面的基建檔案為工程驗收、工程事故原因和責任認定、提出改進方法以及日后進行管理維護、改擴建等提供了詳實的技術依據(jù)。因此，從規(guī)范化的角度看，每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、施工監(jiān)理、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有可行性研究和立項文件、建設用地審批文件、勘踏設計文件、招投標文件、預算文件、相關施工合同協(xié)議等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理計劃、監(jiān)理會議紀要、造價控制、質(zhì)量控制、進度控制和監(jiān)理報告等;在施工階段有基礎設施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設備設施安裝工程資料、材料檢測文件和各種施工試驗及施工日志等文件;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、竣工報告、驗收記錄、工程決算和交付使用財產(chǎn)文件以及各環(huán)節(jié)中的聲像及電子檔案文件等，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些檢測、指令和批件材料都是評定工程建設質(zhì)量非常重要的依據(jù)。隨著國家經(jīng)濟建設快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，形成齊抓共管的局面，成為新形勢下基建檔案管理的重要任務。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理意識不強

項目主管領導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，學習宣傳落實的主動性不高，加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責沒有落實到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。

2.基建檔案管理體制不完善,檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障

出于工程項目建設成本考慮，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，基建檔案設施設備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應的工程檔案管理軟件，計算機管理僅停留在打字記錄水平，這些問題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價值。

三、加強基建檔案管理的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強對檔案重要性的認識

基建工程檔案管理正逐步由企業(yè)內(nèi)部管理向信息化、市場化、社會化管理轉(zhuǎn)變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認識基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關鍵和保證。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領導和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度

根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責權限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國工程建設中，更應主動借鑒國際先進管理經(jīng)驗，建立符合國情和自身運作特點的現(xiàn)代化基建檔案專業(yè)管理模式。比如，目前國內(nèi)工程建設一般采取項目經(jīng)理承包責任制的方式，由項目經(jīng)理全權負責工程施工的質(zhì)量、進度、安全等，對工程項目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項目承包合同時，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項目考核標準中，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準時才能兌現(xiàn)項目承包獎，就能保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎設施配備

檔案人員應主動向領導匯報基建檔案工作出現(xiàn)的問題以及配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。積極協(xié)調(diào)建設符合檔案保管“八防”要求的檔案庫房和設備，改善基建檔案工作環(huán)境條件。

4.實現(xiàn)過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項目管理中

一是基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進行。

5.規(guī)范基建檔案立卷標準，提高立卷質(zhì)量

各參建單位應嚴格按照操作規(guī)范做好職責范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機聯(lián)系，單項工程以相互獨立、便于利用為原則，構成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術會議、技術交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成現(xiàn)場辦公會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，還可采取外聘檔案工作專家現(xiàn)場演示、開展業(yè)務咨詢答疑等方式，對基建檔案業(yè)務工作進行指導和規(guī)范，統(tǒng)一基建檔案管理標準和操作方法。

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關鍵詞：高校；基建檔案；管理；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

隨著國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的高等教育也得到了飛躍式的成長，科教興國，教育的育人理念的不斷深入與高校現(xiàn)代化要求的加大，高校基建工作大跨步地展開，高校基建檔案是對它的全程記錄，在基建工程的統(tǒng)籌建設中具有極其重要的借鑒和指導價值，成為不可或缺的組成部分。自從我從事這個基建檔案管理的工作以來，根據(jù)我自身工作經(jīng)驗以及對各高校的基建檔案管理現(xiàn)狀的了解，目前高校基建檔案工作不盡如人意，管理不系統(tǒng)，有些資料嚴重缺失，這不僅對基建工作歷史記錄的完整性的嚴重破壞，也不能為今后基建基礎設施的實施提供合理的資料，使得基建工作依舊處于摸索的初級階段，成為高校基建管理工作發(fā)展的瓶頸，很難實現(xiàn)行之有效且符合高校基建檔案管理自身特點的管理工作，與此同時，最大限度地提高建設資金的投資效益也成為空談。基于此種情況，我對高校基建檔案的思考與討論工作就此談一下看法。 1高校基建檔案內(nèi)容概述及特性 所謂的高校基建檔案就是指高校在基建管理和基建工程項目從籌備、決策、立項、審批、勘察、招投標、設計、實施、監(jiān)理到竣工交付過程中，直接、間接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同形式的文件資料。它是校園各種建筑物、構筑物、管網(wǎng)等建設工程的規(guī)劃、設計、施工、使用、維護和檢修等活動的直接記錄，也作為對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據(jù)和憑證，成為高校檔案中不可缺少的重要組成部分。內(nèi)容分為依據(jù)性文件、基礎性文件、工程設計文件、招投標文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務文件、監(jiān)理文件等類。 從定義和內(nèi)容看，除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等普遍特點外，還具有自身獨有的特點。這些獨有的特點決定了基建檔案的作用是不可估量的，具體表現(xiàn)在以下幾個方面： 1.1歷史資料的作用

高校基建檔案用大量的文字和數(shù)據(jù)，如實地記載了校園基建工程從立項到竣工、交付、使用及運行管理全過程的情況，客觀地反映了項目總體規(guī)劃、實施計劃、構建設計、組織施工、后期改建等方面的情況，真實地提供了投資計劃、預算、決算等落實情況。一套完整的基建工程檔案，除了有大量的文字、數(shù)據(jù)記錄外,還有相應的一系列的圖紙、表格，給人以具體、直觀、形象的展現(xiàn)。因此，在具有一套完整基建檔案前提下，再現(xiàn)某項基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。 1.2歷史憑證的作用

基建檔案在記載一項項基建工程的同時，還記載著學校的總體布局和遠景規(guī)劃。記錄歷史的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、照片等不僅是人們進行社會實踐活動的真實的歷史反映，也是考究高校基建工作歷史和研究高校基建工作前景的科學依據(jù)。通過連續(xù)的、整套的高校基建檔案，我們可以清晰地了解不同時期、不同地區(qū)的高校基建狀況，并從中描繪出基建工程的發(fā)展歷程，是對前期基建工作歷史概述的有效憑證。 1.3對以后的基建工作起到參照作用

基建工程的各種統(tǒng)計、報表、維修、擴建、改建等離開基建檔案都將寸步難行。基建工程設計檔案一般已經(jīng)過了施工考驗，承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料，吸取精華、去其糟粕，不僅可以加快速度，還可以提高設計質(zhì)量及經(jīng)濟效益。2當前高校基建檔案工作存在的一些主要問題

高校基建檔案管理工作隨著基建模式的轉(zhuǎn)變，內(nèi)容越來越繁雜。高校基建檔案工作面臨的瓶頸問題沒有本質(zhì)性的變化，依舊集中在基建檔案自身收集、歸檔、查閱、管理以及工作人員素質(zhì)等方面。具體問題有以下幾方面：

2.1思想上不重視一直以來，基建檔案在高校檔案管理中是較不受重視的類別，高校的基建工程部門以及主管領導對基建檔案管理工作的認識遠遠不夠，檔案部門的宣傳力度也很局限，學校基建部門也往往重視不夠，在基建檔案管理上花的時間和精力相對較少。造成一些基建管理人員檔案管理意識淡薄的思想。建筑物竣工后，竣工資料隨便鎖進自己的柜子，以方便自己查閱。由于人員的更換，非常容易出現(xiàn)資料遺失、不完整、破損的現(xiàn)象。

2.2基建檔案管理人員不專業(yè)

基建項目的形成是一項周期性長、專業(yè)性強、完整性高、涉及多部門的工作，在每一步基建過程中都有大量的材料產(chǎn)生，面對如此多且繁雜的材料，收集就需要格外的細心和專業(yè)，這就對基建檔案管理人員有相當高的要求，不僅要有專業(yè)素養(yǎng)，還要熱愛檔案管理工作，然而，目前符合這種要求的基建檔案管理人員比較缺乏，是基建檔案管理工作中的絆腳石。 2.3歸檔的基建檔案質(zhì)量不高

根據(jù)平時歸檔，整理的基建檔案材料中暴露出來的問題是基建檔案材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的整齊程度、清潔程度等。還有一些歸檔材料或圖紙上隨意使用鉛筆、圓珠筆及紅色、純藍墨水等不符合歸檔要求的筆墨書寫，有的材料被多次涂改，字跡模糊不清，有些圖紙不是原件，而是復印件。竣工圖編制不規(guī)范，竣工資料不全。竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關責任人審核簽署漏缺嚴重，竣工圖章不符合規(guī)格，存檔圖紙不全，或者被磨損嚴重，不能真實準確反映工程實體的實際情況。

2.4基建檔案歸檔不夠完整

基建檔案缺失大體分為：一些項目論證、可行性研究等依據(jù)性文件缺漏不全；項目招投標過程中，由于中標單位外發(fā)包或歸檔不及時等導致資料散失；施工單位對在施工過程中所形成的，具有不可見性的相關檔案材料，如隱蔽工程設施圖、地下管網(wǎng)等，在收集時的疏漏或缺失；有些基建檔案管理人員忽略對全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了前期形成的文件材料和建設后期形成的交工驗收文件材料、工程監(jiān)理等方面的材料，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷；嚴重影響到以后的使用查閱。

3完善高校基建檔案管理的對策

（一）領導重視是做好基建檔案管理工作的關鍵

學校主管基建的領導、基建部門以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領導要重視和支持。只有領導加強對基建檔案建設意識，確立基建檔案管理工作的重要性，建立完善的基建檔案管理組織體系和制度體系，實現(xiàn)規(guī)范化的管理。

（二）增強學校基建部門收集檔案的責任感

只有提高檔案管理意識才能做好基建檔案管理工作，學校要建立以基建處為責任主體的組織機構，明確基建檔案管理人員。基建部門作為基建管理者和基建檔案的形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。基建工程初始就與建立檔案同步進行；工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。

（三）加強基建檔案管理人員業(yè)務培訓

檔案管理部門應有針對性地加強基建管理人員的業(yè)務培訓，學習相關理論知識，領會現(xiàn)代化管理的標準。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎知識，更要熟悉工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。項目施工過程中，基建部門工地代表要注意工程變更，及時查驗、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準確的施工變更數(shù)據(jù)和有關信息及時反饋給工地代表，確保基建竣工檔案是準確的第一手資料。

（四）逐步完善基建檔案現(xiàn)代化管理

隨著高校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡技術的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高校基建檔案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。采用科學、先進的應用軟件進行檔案信息的存儲和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計算機信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動檢索、網(wǎng)絡化運用的技術。設計單位提供的設計成果除紙質(zhì)的藍圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標志，交存電子版竣工圖紙；與建設有關的文件進行電子存檔，建立電子目錄。建筑項目的相關信息如工程名稱、立項批文文件、工程規(guī)劃建設許可證號、工程施工許可證號、施工單位名稱、合同價、審計決算價、交付使用時間、竣工面積等內(nèi)容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時可以直接檢索、統(tǒng)計和查閱，同時可以實現(xiàn)遠距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

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關鍵詞：基建檔案；質(zhì)量管控；反饋評價

根據(jù)國家檔案局的《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28 －2002 ）和《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006 〕2 號），中國商飛制定了《檔案工作管理規(guī)定》和《檔案工作規(guī)范》，明確規(guī)定了對各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管的業(yè)務要求，上海飛機制造有限公司作為中國商飛六大中心之一，其檔案管理制度的搭建及內(nèi)容基本上以中國商飛的檔案管理制度為指引性文件。

一、基建檔案質(zhì)量管控問題及原因分析

領導者的檔案意識決定著項目全過程中對檔案管理工作的重視程度[2]，建設項目負責人和資料員的檔案行為受到檔案意識的影響，對過程資料不重視保管、交接，就會直接導致原件缺失等問題。在建設項目實施管理中普遍存在“重建設進度輕檔案質(zhì)量”的思想，缺乏有效的監(jiān)督力量，導致項目檔案管理工作停滯不前。各參建單位項目部的檔案保存空間不能滿足檔案保管的溫濕度及“九防”標準[3]，導致基建檔案存在紙張破損、發(fā)霉、圖紙發(fā)黃發(fā)脆等問題，影響基建檔案的壽命和利用效果。基于基建檔案在管控中存在的問題，根據(jù)文獻調(diào)研和實踐調(diào)研，再結合筆者在上海飛機制造有限公司的基建檔案管理工作實際，對建設項目的檔案問題進行綜合分析，認為產(chǎn)生問題的原因主要是基建檔案管理體制、機制、落實方面存在較嚴重的問題[4]。

二、基建檔案質(zhì)量管控模式

合同是項目管理的一個重要手段，企業(yè)檔案部門要提前介入，在簽訂合同時設立專門條款，把項目文件材料的移交范圍、類別、套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等列入合同中，明確歸檔責任，確定各方在項目檔案管理中應當履行的責任和義務。項目檔案工作應與項目建設同步[5]，做好各分部分項工程、關鍵節(jié)點項目資料的審查，推行“項目檔案示范樣本”制度。項目建設單位的檔案管理人員定期或不定期地對參建單位的檔案管理工作進行業(yè)務指導，同時著重加強監(jiān)理單位和質(zhì)監(jiān)部門的聯(lián)合指導。

三、基建檔案質(zhì)量管控反饋評價指標體系的建立與實現(xiàn)

在實際的基建檔案管理過程中，常常需要對資料重要性較高、缺陷會造成嚴重后果的部門進行處理，因此需要對資料質(zhì)量管控中的影響因素進行重要性排序，構成基建檔案質(zhì)量管控反饋評價指標體系。

（一）評價指標的提取

綜合分析基建檔案管理方法和企業(yè)檔案工作者的基建檔案管理經(jīng)驗，從建設單位對基建檔案質(zhì)量管控角度，根據(jù)現(xiàn)有建設項目檔案驗收標準，對建設過程中的資料實行全過程和全方位的質(zhì)量管控工作。將其他領域的檔案評價指標體系[6]與基建檔案管理的關鍵過程相結合，構建基建檔案質(zhì)量管控反饋評價指標體系，如圖1 所示。

（二）評價指標的確立與權重賦值

采用德爾菲法確立各單位具體的評價指標及指標說明，本文僅以施工單位為例，其指標如表1 所示。利用層次分析法[7]（AHP）對德爾菲法獲得的定性結果進行定量分析，構建出遞階層次結構模型后，通過兩兩比較的方式，選用1-9 標度法構建判斷矩陣，將14 個二級指標劃分成9 個等級，根據(jù)指標重要性排序情況形成兩兩判斷矩陣。見圖2 。通過和積法和方根法求出判斷矩陣的特征向量：該判斷矩陣滿足一致性檢驗要求，所以該特征向量即為權重向量，施工單位各指標的權重賦值見表1 。按照相同的計算方法可計算出監(jiān)理部門、項目實施部門和項目投資部門評價指標的權重數(shù)。

（三）評價指標體系的實現(xiàn)

通過建立基建檔案質(zhì)量管控反饋評價信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了對檔案的全過程管理、對檔案驗收的針對性評估、對各參建方在某建設項目全過程中表現(xiàn)的分析。系統(tǒng)主要使用ASP.NET和Access2010 數(shù)據(jù)庫建立高效的鏈接，實現(xiàn)了密切高效的基建檔案質(zhì)量管控過程。在分析實際業(yè)務流程的基礎上，通過模塊化的設計方法把系統(tǒng)從總體上劃分為項目管理模塊、評估反饋模塊和系統(tǒng)管理模塊，功能結構如圖3 所示。在系統(tǒng)的業(yè)務流程設計中，評估反饋模塊實現(xiàn)對項目的檔案管理工作的評估以及評估結果的分析統(tǒng)計，其中對項目檔案管理工作的評估是從參與對象維度進行評估，評估結果的分析統(tǒng)計主要是以圖表的形式展現(xiàn)。系統(tǒng)管理員在項目評估界面選擇項目、階段以及評估對象，系統(tǒng)會自行根據(jù)輸入的信息跳轉(zhuǎn)至相應單位的評價指標界面，如圖4 所示。在分析統(tǒng)計界面可以從項目單體維度和參建方維度比較各建設單位檔案管理綜合質(zhì)量。后續(xù)將綜合考量更多的因素，在實踐中不斷修改調(diào)整，進一步實現(xiàn)基建檔案管控的系統(tǒng)化、信息化和動態(tài)化；基建檔案質(zhì)量管控反饋評價信息系統(tǒng)后續(xù)將與內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通，實現(xiàn)項目信息與項目實體的同步，使得信息交流更加便捷與快速。

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一、監(jiān)獄基建檔案的特點

（一）基建涉及部門眾多、內(nèi)容雜。監(jiān)獄在制定一個工程建設項目以后，需要與多個部門進行溝通。最先是需要獲得城建部門的批準，才能開展規(guī)劃設計工作，之后需要與環(huán)保、消防等部門做好溝通，深入實地開展勘察工作，并與承包單位取得聯(lián)系，采購所需物資。同時工程監(jiān)督涉及環(huán)節(jié)也很多，參與單位較多，經(jīng)手人員更是數(shù)不勝數(shù)。因為情況非常復雜，單位人員很多，辦事人員素質(zhì)也有高有低，導致經(jīng)常出現(xiàn)基建相關檔案上交不及時的情況。此外，相關人員在業(yè)務能力、文化水平上也存在較大差異，這樣收回的監(jiān)獄基建檔案就不完整，丟失了大量寶貴的材料。

（二）基建項目時間長，材料容易丟失。對監(jiān)獄基建工程而言，需要經(jīng)過一系列流程，包括提出方案、成立項目、審核批準、實地勘察、施工建設、完成項目等內(nèi)容。在工程建設期間，容易出現(xiàn)各種問題，從而對其進程造成了不利影響，如缺乏足夠的資金，設計方案出現(xiàn)變更等。如此一來，要通過較長的時間才能確認，在這個時間段內(nèi)，極易發(fā)生檔案丟失的問題，因為相關負責人較多，項目比較分散，很難及時將責任人找出來。

（三）基建項目專業(yè)性強，易出現(xiàn)誤差。在監(jiān)獄基建工程中，涉及眾多專業(yè)性很強的知識，基本上所有資料都是專業(yè)術語，包括工程設計圖紙、預算資金分析報表、合同簽訂書、承包商投保書等，同時資料的形式也多種多樣，有文字、照片、圖表等，題材也不相同。此外，對于負責監(jiān)獄基建檔案管理的人員來說，很少通過專門的培訓，不了解監(jiān)獄基建工程運作情況，極易發(fā)生錯誤，導致一些重要檔案出現(xiàn)丟失的情況。

二、加強監(jiān)獄基建檔案管理的重要性

（一）能夠促進監(jiān)獄建設與發(fā)展。基建檔案是監(jiān)獄建設活動期間產(chǎn)生的第一手資料，通過加強基建檔案管理工作，能夠?qū)⒈O(jiān)獄基建在建設、改建、維修、使用等方面的情況反映出來。在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，重點是做好收集工作，主要包括從開工前到竣工交付使用后整個過程產(chǎn)生的各種批報文件、合同協(xié)議、洽商變更等資料。對于監(jiān)獄基建項目而言，具備成本投入高、建設周期長、涉及環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜等特點，所有生成的檔案載體和數(shù)量也很多，且具備極高的保存價值。因此，加強對監(jiān)獄基建檔案的管理力度，可以有效推動監(jiān)獄的建設與發(fā)展。

（二）為監(jiān)獄規(guī)劃、建設和管理提供可靠依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案涉及單位眾多，包括工程的規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設等單位，同時還涉及相關政府部門，對于建設工程項目來說，若是缺乏完整、真實的基建檔案，那么就無法為今后的使用與改造提供依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案除了可以將建筑物變化與發(fā)展情況反映出來以外，還可以為監(jiān)獄的規(guī)劃、建設以及管理提供可靠依據(jù)，在促進監(jiān)獄建設與發(fā)展上發(fā)揮著巨大作用。監(jiān)獄基建檔案可以為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛和科學研究提供素材，能夠服務于監(jiān)獄今后的發(fā)展，需要引起監(jiān)獄相關領導的足夠重視。

三、監(jiān)獄基建檔案管理中存在的問題

（一）對監(jiān)獄基建檔案管理重視程度不足。通常來說，監(jiān)獄基建檔案工程項目周期較長，很多都在半年以上。從基建工程管理來說，場所租借、人員抽調(diào)、班子組合、機構成立等都是臨時性的，對此很多項目管理人員將工作重心放在項目施工建設上，在很大程度上忽視了對基建檔案材料的收集、整理等工作。且很多基建檔案管理人員思想上存在誤差，認為基建檔案無法為監(jiān)獄帶來直接的經(jīng)濟效益，所以投入的時間與精力有限。隨著項目施工建設的進行，一味狠抓施工進度，忽視了工程資料，在基建檔案管理工作上，也顯得非常混亂，加之很多管理人員為臨時抽調(diào)，無法保證監(jiān)獄基建檔案的真實性、完整性。此外，一些項目施工負責人思想上也忽視了基建檔案的收集和整理工作，沒有妥善保存。在監(jiān)獄基建施工期間，沒有同步對基建檔案進行收集和整理，從而導致基建檔案出現(xiàn)遺漏、丟失的問題。

（二）監(jiān)獄基建檔案管理不夠規(guī)范。在我國社會主義市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)型建設過程中，基礎設施工程項目在建設、管理和投資上出現(xiàn)了翻天覆地的變化。如原來基建項目建設用地主要由國家進行劃撥，不過在市場經(jīng)濟體制下，基建項目需要經(jīng)過競拍，且隨著項目建設的進行，需要經(jīng)過招投標確定施工單位與監(jiān)理單位。而在項目施工建設期間，還需要經(jīng)過征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴建等階段，對于以上基建項目的建設，與項目運作密不可分，從而為監(jiān)獄基建檔案管理帶來了巨大變化，檔案內(nèi)容也更多更復雜，同時監(jiān)獄基建檔案建設程序也更加復雜。不過在監(jiān)獄基建檔案改革、?化的過程中，都可以看作是一個學習的過程，可以不斷進行新的嘗試，而由于監(jiān)獄基建檔案管理缺少規(guī)范性指導，同時在資料收集、整理、歸檔以及利用等方面標準不明確，影響了監(jiān)獄基建檔案作用的發(fā)揮，需要盡快作出改進。

（三）監(jiān)獄基建檔案管理人員素質(zhì)有待提升。從現(xiàn)階段監(jiān)獄基建檔案管理人員現(xiàn)狀來看，不僅素質(zhì)不高，能力也不強，主要表現(xiàn)在以下兩點：第一，因為很多監(jiān)獄基建檔案管理人員為臨時抽調(diào)，沒有接受專業(yè)檔案培訓教育，不了解檔案業(yè)務，檔案管理方面的知識也很匱乏，為檔案的收集、歸檔和開發(fā)帶來了不利影響。第二，在監(jiān)獄基建工程施工期間，經(jīng)常出現(xiàn)人手不足的情況，檔案管理人員大多是兼職，業(yè)務非常繁雜，工作量很大，不能將自身全部時間與精力投入到檔案管理工作中，也疲于應對。這樣就導致監(jiān)獄基建檔案管理方法非常落后，無法充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術的作用，導致監(jiān)獄基建檔案的編目、檢索、開發(fā)和利用效率很低。

四、加強監(jiān)獄基建檔案管理的問題

（一）切??增強監(jiān)獄基建檔案管理部門服務意識。對監(jiān)獄基建檔案管理利用來說，除了是檔案管理工作職責以外，還是檔案管理工作中的重點內(nèi)容。不過就現(xiàn)階段監(jiān)獄檔案管理工作情況來說，其利用率還有待提升，分析其原因，主要是監(jiān)獄基建檔案管理人員服務意識不強，且檔案管理基礎工作很薄弱，對監(jiān)獄基建檔案的查詢與利用帶來了嚴重的影響。對此，監(jiān)獄基建檔案管理人員需要盡快增強服務意識，不斷改進工作方法，大力宣傳館藏內(nèi)容。由于很多檔案管理人員對監(jiān)獄基建檔案管理工作內(nèi)容與職責認識不到位，需要大力宣傳監(jiān)獄基建檔案管理利用的重要性，確保監(jiān)獄基建檔案利用效率低、方式單一、范圍較小等問題得到解決。在宣傳監(jiān)獄基建檔案的時候，需要檔案管理人員具備較強的服務意識，盡快轉(zhuǎn)變工作理念，主動開展服務工作，不斷提升檔案管理工作水平，確保監(jiān)獄基建檔案的作用充分發(fā)揮出來。

（二）改善監(jiān)獄基建檔案管理的外部環(huán)境。為切實提升監(jiān)獄基建檔案管理工作水平，改善服務質(zhì)量，不僅要增強檔案管理人員的服務意識，監(jiān)獄相關領導也要在提高思想認識，高度重視基建檔案管理工作，要充分意識到基建檔案管理工作的意義，盡快建立起協(xié)調(diào)的工作機制，督促各部門主動做好基建檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。監(jiān)獄方面需要不斷改善外部環(huán)境，為基建檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好條件，這樣才能促進監(jiān)獄基建檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）健全監(jiān)獄基建檔案管理制度。從當前監(jiān)獄基建檔案管理工作來看，主要參照《城建檔案管理規(guī)定》實施細則。這樣一來，雖然能夠讓監(jiān)獄基建檔案更加規(guī)范，但是在某種程度來說，對于監(jiān)獄基建檔案管理工作而言，也需要結合實際情況，制定相應的檔案管理制度。通過嚴格落實制度，才能確保監(jiān)獄基建檔案管理工作有序開展，促進管理水平提升，讓基建檔案得到充分利用。

（四）增加監(jiān)獄基建檔案硬件投入。從以往監(jiān)獄基建檔案檔案工作來看，檔案載體以實物與紙質(zhì)兩種為主，這樣除了在管理與查閱上非常不方便以外，還極易導致出現(xiàn)損害、丟失的情況。在當今信息時代背景下，要將現(xiàn)代化管理手段用到監(jiān)獄基建檔案管理工作中，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，便于監(jiān)獄基建檔案的存儲、檢索和查閱，提升監(jiān)獄基建檔案管理的現(xiàn)代化水平。所以，監(jiān)獄需要在基建檔案管理上增加資金投入，不斷改善硬件設備，如盡快購置計算機、打印機、掃描儀、復印件等，同時應用好現(xiàn)代化管理技術，為監(jiān)獄基建檔案的電子化和現(xiàn)代化創(chuàng)造良好條件。此外，在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，為更好地實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，還要設計單位提供相應電子版圖紙，確保可以在圖紙上完整、系統(tǒng)地反映工程設計情況。針對一些保存價值較高的圖紙，還需要建立電子檔案，讓其得到長久性保存。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與業(yè)務能力。監(jiān)獄基建檔案管理工作具有復雜、細致等特點，為進一步提升基建檔案管理工作水平，需要定期開展對檔案管理人員的業(yè)務技能培訓工作，不僅要讓他們學習更多與檔案管理相關的專業(yè)知識，還要提升他們的操作技能，同時也能夠形成良好的職業(yè)道德，能夠認真做好監(jiān)獄基建檔案的收集、整理、歸檔和利用工作。此外，對于監(jiān)獄基建檔案管理人員來說，需要深刻認識到學習的緊迫性，在日常工作中加強學習，掌握更多新知識、新技能，如檔案管理學、檔案學、檔案保護技術、計算機技術、網(wǎng)絡信息技術等。這樣才能更好地將現(xiàn)代信息技術應用到監(jiān)獄基建檔案管理工作中，不斷提升基建檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學化水平。

篇9

【關鍵詞】醫(yī)院管理 檔案管理 對策

[Abstract] Construction project is related to hundred policy, direct influence generations to come. Strengthen infrastructure scientific management of archives work is also vital, Strengthen the service consciousness, the active participation of hospital construction management, do scientific, standardized, information, give full play to the infrastructure archives in hospital modernization in an important role.

[Key words] Hospital management; Archives management; countermeasuresy

引 言

隨著醫(yī)院改革的進行和深入，醫(yī)療業(yè)務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設和事業(yè)不斷發(fā)展服務。所以，做好工程項目的檔案工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題，檔案的歸檔率、完整率、準確率，應做進一步的思考與研究。

1、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最根本目的是記載基建在使用、改建、維修的過程和結果的技術狀態(tài)紀錄。它以文字、圖、表等方式記載了醫(yī)院基本建設的歷史和狀態(tài)。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同、洽商變更等，以及交付使用過程中的改建、裝修、設備安裝等施工過程和結果的記錄。基建檔案管理的可追溯性還包括基建隱蔽工程的各種標志，保存基建檔案還必須同時做到基建隱蔽工程標樁要做到圖物相符。

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設計、施工、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了基建的所有任何技術參數(shù)，缺少了建設的使用和改造的依據(jù)。它不僅從靜態(tài)上反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程設計提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫(yī)院管理者的重視。工程建設百年大計，直接影響子孫后代，因此加強基建檔案管理工作具有十分重要的意義。

2、基建檔案管理存在的問題

醫(yī)院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，檔案資料收集、積累不及時造成檔案殘缺不全；檔案資料收集、積累過程中存在無人負責的混亂狀況；各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差，有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工圖上沒有做相應的修改和注明變更說明，造成竣工圖紙失去準確性；竣工圖用舊圖代替新圖編制，造成歸檔質(zhì)量沒保證等：（1）對檔案管理工作重視不夠。由于醫(yī)院建筑物改變設計用途不是經(jīng)常施行，因而醫(yī)院往往忽略了基建檔案的管理，或是管理不善，導致檔案殘缺不全等現(xiàn)象。（2）檔案管理水平跟不上。在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在執(zhí)行上也存在“軟”現(xiàn)象。（3）檔案專業(yè)人才缺乏，知識結構老化，知識層次低。在工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，工程技術人員，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度，熟練掌握網(wǎng)絡技術、軟件制作，用電腦操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

3、對策和建議

3.1、領導重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關鍵 醫(yī)院領導要有較強的檔案意識，認識到醫(yī)院基建檔案管理對醫(yī)院基礎性工作的深遠影響，要進一步強化檔案形成的意識，如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而嚴重影響基建檔案質(zhì)量的，就要追究有關人員的責任。同時，檔案管理工作要納入醫(yī)院的計劃和規(guī)劃，納入醫(yī)院的管理制度，納入有關干部的年終目標考核內(nèi)容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視管理的問題［2］。同時開展宣傳教育，增強檔案意識，利用一切機會向員工，尤其是檔案的直接形成者宣傳《檔案法》等法規(guī)性、政策性文件。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態(tài)度，進而引起關注，取得支持。

3.2、建立健全制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證 基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建：（1）健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。近幾年，醫(yī)療事業(yè)為適應經(jīng)濟發(fā)展和加快現(xiàn)代化建設的需要，各綜合醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項的改革，隨之而來的新建、擴建、改建工作也日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便，如果檔案管理者不了解情況，不及時進行收集、整理，文件材料易分散，零亂及遺失。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。（2）醫(yī)院基建檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。及時歸檔，認真整理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

3.3、加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高檔案工作人員的素質(zhì) 面對經(jīng)濟和科技的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握計算機電子文檔管理和網(wǎng)絡技術和現(xiàn)代管理理論的技能。必須提高檔案人員素質(zhì)，以業(yè)務素質(zhì)的提高為著力點，對檔案專業(yè)知識進行學習，對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓，不斷拓寬知識面，優(yōu)化知識結構，同時要大力引進檔案專業(yè)中高級人才，不斷提高檔案的科學管理水平。

3.4、做好檔案的開發(fā)利用工作 隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案的利用越來越多，需要提供的信息量越來越大，為不斷推進醫(yī)院檔案工作的開展，積極開發(fā)檔案信息，開展咨詢服務，提高檔案工作的效率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同的利用要求，從而達到檔案價值的真正目的。

建設工程是關系到百年大計，直接影響到子孫后代，加強基建檔案資料的科學管理工作同樣至關重要，我們應在市場經(jīng)濟建設中開拓創(chuàng)新，增加服務意識，積極主動參與醫(yī)院建設管理，力求基建檔案資料做到科學化、規(guī)范化、標準化、信息化，積極開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設提供完整、正確、真實的基建資料，充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院現(xiàn)代化建設中的重要作用。

【參考文獻】

【1】朱俊 檔案管理現(xiàn)代化的重要性中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志2004；2（5）:450-452

【2】顧曄 基建檔案工作探析醫(yī)院管理 2006；3:39-41

篇10

電力基建工程建設是單位不斷發(fā)展的一項基礎工作，按照基建工程建設規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位整體工程檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

二、電力工程基建檔案的內(nèi)容與作用

1、電力工程基建檔案的內(nèi)容

電力工程基建檔案是指從電力工程建設項目立項、施工到竣工驗收交付使用整個過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘查測繪文件、設計文件、施工技術文件、監(jiān)理文件、設備文件、竣工文件等內(nèi)容，由于檔案內(nèi)容較多，并且涉及多個參建單位，要把基建檔案收集完整、齊全，是一項艱巨的任務。電力工程基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了電力工程建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。

2、電力工程基建檔案的作用

基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的具置，就到檔案室查找相關工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準確的服務功能。基建檔案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟建設快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，齊抓共管，是新形勢下基建工程檔案管理的重要任務。

三、電力工程基建檔案管理中存在的問題

1、檔案管理意識不強

檔案管理意識不強是當下電力工程基建檔案管理中存在的首要問題。許多建設單位都意識不到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員對于這項工作也沒有給予足夠的重視程度。在電力基建工程項目中，檔案管理有著非常重要的作用與價值，這些檔案不僅是整個項目開展過程的憑證，這些重要的資料也為后續(xù)的信息查找提供了來源。很多建設單位意識不到這一點，覺得檔案管理工作就是普通的文書管理，在檔案管理建設上十分滯后。在這樣的氛圍下也會使得檔案管理工作人員對于檔案管理缺乏重視意識，不僅平時的工作效率十分低下，專業(yè)化程度也非常有待提升。思想層面上對于檔案管理意識的不足是電力工程基建檔案管理中存在的首要問題。

2、缺乏完善的檔案管理制度

高效的檔案管理工作有賴于完善的檔案管理制度與檔案管理體系，然而，現(xiàn)今的許多基建企業(yè)在這方面都非常滯后。檔案管理是一項系統(tǒng)而繁瑣的工作，需要對于不同產(chǎn)生時間、不同類型以及不同性質(zhì)的檔案資料進行精細而準確的分類，并且讓這些資料都能夠有妥善的保存。想要讓這項工作得以高效展開，這需要有一整套科學完備的檔案管理制度為依托，需要對于管理過程的各項工作有細致而明確的劃分，這才能夠讓工作的展開過程有據(jù)可依，才能夠讓工作人員更好的完成自己的工作職責。從實際情況來看許多基建單位在這一點上都做得不夠，許多單位都沒有完善的檔案管理制度與管理體系，工作人員的工作模式也非常陳舊，檔案管理信息化程度也很低。這都是當下的許多基建單位在檔案管理中實際存在的問題，也是造成這些單位檔案管理效率低下的原因。

3、檔案管理人員專業(yè)化程度低

檔案管理人員專業(yè)化程度低在許多基建單位內(nèi)都能夠看見，這也是當下電力工程基建檔案管理中的另一個障礙。許多管理人員都沒有相關的專業(yè)背景，類似的工作經(jīng)驗也十分欠缺，在這樣的前提下在展開實際工作時必然會存在各種障礙。不僅如此，許多管理人員在工作模式上也非常陳舊，不懂得如何借助現(xiàn)代化管理設備與管理體系來輔助檔案管理工作更為高效的得以展開，陳舊的工作模式不僅會讓檔案管理的工作量更大，檔案管理的準確度也不高。

四、處理對策

1、增強檔案管理意識

想要讓電力工程基建檔案管理更為高效的得以展開，這首先需要增強基建單位的檔案管理意識。檔案管理工作是基建項目展開過程中的重要組成部分，這些檔案不僅是整個項目開展過程的憑證，這些重要的資料也為后續(xù)的信息查找提供了來源。基建單位只有充分意識到這一點，才會給予檔案管理工作更多的支持，才會加強檔案管理制度與體系的建設，在檔案管理人才培養(yǎng)上更為重視。增強檔案管理意識是提升檔案管理質(zhì)量的第一步，也是讓檔案管理工作更為高效的前提與基礎。

2、建立健全檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度與管理體系是非常有必要的，這不僅能夠讓檔案管理工作更系統(tǒng)與規(guī)范，也能夠讓管理人員的工作展開過程更有針對性。檔案管理工作是較為細碎的，工作量也非常大，想要讓這些工作落到實處，這必須以完善的檔案管理制度為依托。好的制度能夠?qū)τ诠芾砣藛T的工作內(nèi)容與工作職責有更為明確的劃分，讓管理人員的工作更有章可循、有據(jù)可依，是確保工作的高效與準確的前提。因此，基建單位很有必要加強檔案管理制度建設，讓檔案管理工作能夠更有效。

3、提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)今的許多基建企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都十分欠缺，不僅不具備完善的理論知識體系，在實操經(jīng)驗上也十分缺乏，這必然會給實際工作的展開帶來各種障礙。對于這一點很有必要做出改善，首先基建單位在檔案管理人才的招聘上應當相應提升門檻，這是打造出一支更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊的有效方法。其次，應當加強對于現(xiàn)有的檔案管理工作人員的培訓，不斷完善他們的理論知識，也要加強人員間的合作交流。此外，要提升管理人員在檔案管理工作中的效率，應當更多的將計算機等現(xiàn)代化管理工具與管理技術引入到管理工作中，這不僅能夠讓檔案管理更準確，也會讓管理過程更輕松。