檔案資料管理方案范文

導語：如何才能寫好一篇檔案資料管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：測繪；檔案；管理

檔案資料是蘊藏著豐富的信息資源，具有原始記錄、信息、知識和價值等屬性，具有憑證和信息參考的雙重作用。是一個單位、一個部門資產的重要組成部分。測繪資料檔案是廣大測繪工作者辛勤勞動的成果，是經濟建設不可缺少的地理信息資源，是國家的寶貴財富。

我國測繪發展到今天，已經基本實現由傳統技術體系向數字化技術體系的跨越，正向信息化測繪的方向發展。測繪資料檔案事業的發展亦進入全面信息化建設階段。然而，現階段許多測繪科技檔案管理仍然處在傳統的手工或部分現代化管理階段。

一、資料存放混亂

資料館舍普遍存在老化、庫容不足、功能不全、設施不完善，有些紙質資料長期堆放達幾十年之久，許多未能清整上架

二、銷毀制度不健全

該銷毀的測繪資料資料無法鑒定銷毀，冗余積壓，既是不安全隱患，又長期占用庫房空間。

三、檔案現代化管理手段滯后

測繪資料檔案信息化建設起步晚，投入少，進展慢。

四、管理員水平不高

測繪資料檔案干部隊伍的整體素質還不能完全適應檔案事業發展需要。科學理論水平和專業素質需要經一步提高。思想觀念，創新意識需要經一步增強。

以上只是問題的一部分，在現實當中還有諸如測繪資料沒有異地備份等問題。

關于測繪檔案的定義，一般有以下四種觀點：

1. 測繪檔案是指在測繪生產、科學研究、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的各

種技術文件、技術標準、原始紀錄、計算資料、成果、成圖、航空照片、衛星照片、

磁帶、磁盤、圖紙、圖表等。

2. 測繪檔案是指在大地測量和地圖繪制活動中形成的科技檔案。按照使用性質不同，

測繪檔案一般分為基本測繪檔案、專業測繪檔案、特業測繪檔案和現勢參考檔案。

3. 測繪檔案是指在各類測繪活動中形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設

施的形狀、大小、空間位置及其屬性的信息、數據、資料、圖件。

4. 測繪檔案包括測繪成果生產、形成過程中的各種記錄、技術設計、質檢報告、技術

總結、元數據等資料。

總結研究上述定義，可以發現，對于測繪檔案定義的闡述，上述觀點既有相同，

又有不同。

相同點在于上述觀點都對于測繪檔案的形成過程和形成方式進行了闡述，明確的

指出了測繪檔案形成的背景條件和形成方式上的各種情況。

不同點之一在于：對于測繪檔案的形成過程是將測繪檔案的形成過程按照自然和

人為來闡述，還是按照測繪活動的生產、研究、建設來闡述。不同點之二在于：對于

測繪檔案的形成方式是按照載體不同劃分，還是按照數據表達形式劃分。不同點之三

在于：對于測繪檔案的包含內容是按照形狀、大小等屬性區別，還是按照設計、報告

等不同工作來區別。

隨著信息數字化的快速發展，測繪資料檔案載體經歷了從紙質到電子檔案的演變，測繪資料檔案工作已逐步實現現代化管理。新時期新階段對檔案工作提出了更高的要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維新理論新方法。根據存在的問題提出以下解決方法：

一、建立現代化的數字資料館

在確保測繪檔案安全的前提下，進一步加強測繪資料檔案館舍的基礎建設和加大信息化建設的力度。知識經濟時代檔案的改革創新方向就是走信息化道路。我們應該建立數字測繪檔案館，配備現代化的檔案排架、防磁檔案柜，以及良好的通風、恒濕、恒溫等設備，并落實防火、防蟲、防霉、防水、放光、防盜等措施，在硬件方面要滿足現代化對測繪資料檔案工作的要求。與傳統的資料館相比，現代化的存儲設施與服務方式具有信息多媒體化、管理計算機化、信息傳輸網絡化和存儲載體專業化等有點。

將電子化、網絡化的現代辦公技術與科技檔案管理相結合，是實現測繪資料檔案現代化管理的發展方向。

二、建立異地測繪資料備份庫

加強對測繪資料檔案安全的監督檢查，落實測繪資料檔案安全責任制，建立安全事故及災害應急制度。提高應對突發性災害的能力，加強測繪資料檔案信息安全保障體系建設。選擇地質條件穩定，交通方便，基礎設施完備的地方建立測繪資料異地備份庫。同樣配備現代化的資料存放設施。

三、建立電子數據檔案網絡服務聯系

實施數字化帶動戰略，加大投入。逐步實現測繪資料檔案信息網絡軟、硬件設備的基本配置。實現以國家局測繪檔案資料館為中樞，各地方局數字測繪檔案館為分支的互聯互通，進而建成測繪系統乃至對全社會有限開放的網絡化檔案館。

四、加強和規范數據測繪資料檔案的保護管理

測繪檔案具有科技性，它反映的是測繪生產單位的科技活動，而不是隨意編制的，具有較高的保存價值。現代化管理方法，是測繪資料科技檔案管理發展的必然趨勢和主攻方向。電子數據檔案一般采用光盤或磁帶歸檔，由于介質對環境變化非常敏感，一旦損壞將造成不可挽回的損失。應該加強和規范數據檔案的整理立卷、著錄標引、歸檔移交、異地貯存、升級換代、貯存和工作環境、日常保護等各個環節的有效管理。

對測繪科技檔案充分、合理的應用還能促進測繪生產任務的完成和經濟效益的提高。因此，加強對測繪科技檔案的管理是非常必要的。只有完整的、規范的管理系統，才能充分、高校地發揮作用。才能更好地促進測繪檔案事業與政府各項事業協調發展。

五、提高測繪資料檔案管理者的專業水平及服務水平

積極做好現代化管理技術知識的普及工作。測繪資料檔案管理人員要不斷加強業務學習，用現代管理學方面的知識武裝自己。電子文件測繪資料檔案管理人員不再是單純的檔案保管員，還應是測繪資料檔案信息財富的擁有著和提供者，在為社會提供檔案信息服務的基礎上創新檔案信息服務產業，建立以測繪檔案信息收集、加工儲存檢索服務為主要內容的工作實體，建立完整的社會信息系統，實行一體化管理。

隨著社會各界對測繪成果檔案尤其是數字測繪成果檔案的需求快速增長，如何更好地服務用戶，使測繪成果檔案更高效地體現其應有的價值，是我們急需解決的一個重要課題。我們應該充分發揮測繪資料檔案館的服務作用，改善服務手段。堅持圍繞中心、服務大局，面向社會、服務大眾的服務理念，增強測繪資料檔案服務的主動性和有效性，拓展服務領域，提高服務效能，以適應新形勢下測繪行業發展的需要。

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一、當前高職院校檔案資料管理工作的現狀

目前高職院校的學院檔案室應該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于：學院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現象。一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據新的高職教育發展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學系統的管理，時間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因為沒有嚴格的登記制度而查無實據，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責任人，也就沒有一個人為此而負責任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式

高職院校的學院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據教高『2006116號文件（《關于全面開展高職高專院校人才培養工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關于印發《高等職業院校人才培養工作水平評估方案》的通知）有關規定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經學院領導班子審定后正式實施。各系（部）、處室要在規定的期限內向學院檔案室如數上交檔案，學院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴格履行檔案逐份交接手續。各系（部）、處室根據實際工作需要，在學院檔案室專業人員指導下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學院檔案室備案，學院檔案室要履行嚴格的交接手續。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學生學制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個周期，周期滿后3個月內整體移交學院檔案室，學院檔案室嚴格履行交接手續，并對二級檔案進行“專區”管理。各系（部）、處室要設專兼職檔案管理員，學院檔案室負責對專兼職檔案員進行業務培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實發揮檔案資料對教學和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強高職院校系級教學檔案資料管理，促進各項工作穩步發展

教學檔案資料是反映和評估教學質量和教學管理水平的重要依據，對教學檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學檔案資料，是指教學管理人員、教師、學生在系教學活動中直接形成的具備對日后全系教學工作有查考和利用價值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，培養方案、教學計劃、教學大綱、課程建設規劃、實驗室建設規劃，年度教學工作計劃與總結、教學研究計劃與總結，授課計劃、教案、試卷及其分析報告，講課課件、講課錄像、教學錄音、電教片，學生學籍情況、作業、學生成績報告單、實習（實驗）報告、畢業論文或畢業設計，教學管理制度、教學任務安排、教師培訓進修材料，教師課表等。這些檔案資料真實地記載著高校各系教學工作的內容、方法、途徑和效果等，是衡量一個系教學水平的重要標志之一，是制訂各類教學計劃、修改教學大綱、計算教學工作量、考核單位、個人教學水平的重要依據。高職院校系級教學檔案資料管理作為一個系統的工作，是高職院校教學管理的重要內容之一，對于加強系（部）教學基礎建設，深化教學改革，規范教學管理和實施素質教育以及推進教育現代化等方面起著積極的作用。

加強高職院校系級教學檔案資料管理是高職院校檔案建設的重要環節，也是促進各項工作穩步發展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領導、教師、學生對系級教學檔案資料管理重要性的認識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設措施，提高了系級教學檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認清以下兩個問題。

第一，充分認清現代電子教學檔案資料在促進整個教學工作中有著比傳統紙質檔案資料更多的優越性。傳統的紙質教學檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復原狀，因而建設和管理上需要較大的資金、設施、技術、人力支持，建設和管理成本較高。另外，由于紙質教學檔案資料的數量多，體積大，建設、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現代信息技術應運而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統紙質檔案資料所無法比擬的優點，它一產生便受到社會各界的歡迎。教學檔案資料的開發利用逐步向電子化、網絡化方向發展，實現檔案信息資源共享和網絡查詢服務將成為一種必然的發展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計算機技術，尤其是信息壓縮技術水平的不斷提高，電子介質的存儲密度還在以難以想象的速度繼續增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實驗室等單位的教學檔案資料全部存入。如果對教學視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數個大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統紙質檔案資料低廉，再裝上教學檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統方法大幅提高，這就為系級教學檔案資料建設和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料。

第二，充分認清實現系級教學檔案資料供全系師生網絡查詢對促進教學上臺階具有十分重要的現實意義。高職院校系級教學檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數不宜公開的在研項目和專利技術除外），其建設和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學”提供服務。第二種目的是最主要的，也是系級教學檔案資料理應經常發揮的功能。這就決定了系級教學檔案資料建設和管理必須設置和強化網上查詢功能，為全系師生服務，為全系教學上臺階服務。紙質教學檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進行。廣大師生在日常教學生活中希望隨時隨地獲得本系的教學檔案資料，師生如果查詢紙質檔案資料必須事先專門預約檔案資料管理員，屆時打開檔案資料室，才能進行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費時又費力。而在網絡環境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實現跨校區，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網的計算機，就可以進入系里全日服務的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠都只是一個“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質檔案資料在借閱或復制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學檔案資料和查詢系統，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛入學的新生可以隨時獲取針對性最強，而在別的地方很難得到的教學檔案資料。這種便利而有針對性的教學檔案對搞好本系的“教”和“學”無疑是一個強勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數人查詢，遠未實現全系師生網上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學上的借鑒和交流，極大地提高教學實效。

四、結束語

隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，對其管理模式的要求也更加細化和規范化。本文從當前的實際情況出發對高職院校院系二級檔案管理工作進行了深入的探討。若要建立起一套切實可行的管理模式和制度，還需要做大量細致的工作，還需要在實際工作中按照具體情況做出必要的調整和修訂。

【參考文獻】

［1］黃健.中職學校教職工檔案資料管理探討——以業務檔案為例[J]. 科學與財富，2011（10）.

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1 病理檔案資料管理的重要性

病理檔案資料見證了病理學科的發展，作為醫院各項經營管理工作的橋梁和紐帶，為醫療過程提供全面的參考并且為患者提供良好的服務。教學科研型綜合性醫院將教學、醫療、科研融為一體，創新性思維作為科研工作的核心尤其重視科研信息的時效性。在種類繁多的病理檔案資料中，如何快速收集信息、準確分析并加以有效利用，與科研成果的產出密切相關。同時，合理整合資源，完善病理檔案資料管理，減少檢索時間和人力支出，也能夠最大限度地發揮社會效益及經濟效益，從而實現教學水平先進化、醫療服務最優化、科研速度最大化三大目標。

2 病理檔案資料管理的特點

病理檔案資料作為一種特殊的醫院檔案有其專屬的特征。首先，病理檔案資料管理專業性強。在大型綜合性醫院，每天都會產生大量的病理資料，主要包括：（1）文字資料，如病理檢查申請單、報告單等；（2）組織蠟塊；（3）病理切片，如常規切片、冰凍切片、免疫組化切片等；（4）病理標本，如大體標本及法醫尸體解剖標本等。基于病理工作具有較強的專業技術性，其涉及到的多種檔案資料亦要求有相關專業知識的人員進行指導性管理。其次，病理檔案資料管理具有保密性。病理檔案的收集整理過程需要嚴格遵守檔案信息的保密法，這不僅僅是維護患者的隱私，更重要的是作為維護知識產權的一種有效的手段，提高病理檔案資料的社會價值。最后，病理檔案資料具有一定的時效性質量管理記錄保存期限至少為2年。病理科應當加強對病理檔案的保存和管理，其中病理切片、蠟塊和陽性涂片保存期限為15年，陰性涂片保存期限為1年，組織標本保存期限為報告發出后2周[1]。因此，對于部分達到規定時間的資料需要及時清理并做好記錄。具有教學和科研價值的特殊病理資料做好長期保存的措施，標本的制作盡量保持原狀，歸檔完整的病理信息，提高科研與教學效率，發揮病理檔案資料的社會效益。

3 病理檔案資料管理常見問題

3.1 病理申請單常見問題。病理申請單作為醫療文書具有重要的法律效力，且其填寫的完整性準確性直接影響病理診斷的結果繼而決定患者治療方案的制定。然而，部分臨床醫師認真程度不夠或者缺乏專業基礎理論，造成申請單中出現內容不合格現象：填寫不完整、患者年齡未填寫、字跡潦草難以辨認、手術記錄不全、診斷術語不規范等。因此，病理技師在接標本時要認真審核申請單，并且及時與臨床醫師溝通，對不合要求的申請單退回修改，保證病理醫師做出正確的診斷。

3.2 病理切片和蠟塊常見問題。病理切片和組織蠟塊是病理診斷最直接的依據，同時用于病理診斷、科研、教學及會診等。對于有爭議的病理報告或者疑難病例，需要調出切片或組織蠟塊進行科內討論、外院會診或者遠程網絡會診。因此病理切片和蠟塊的制作質量與保存完整程度直接影響著病理工作的進程。然而，在臨床工作中依然存在一些問題。大多數塑料包埋盒的序號碼模糊不清、蠟塊干裂、蠟塊丟失，尤其是包埋組織塌陷情況普遍存在；載玻片上序號大多采用手寫，操作中辨認不清，部分切片存在粘連、污染、破損等問題；封片時間過長導致組織收縮甚至出現裂痕或者部分細胞核吸收空氣中的水分導致透明不良出現“黑核”。由于管理中出現的疏漏亦有快速玻片丟失、借出玻片過期未還等現象。

3.3 病理報告單中常見問題。病理學檢查的結果最終要體現在病理診斷報告書中。因而，病理診斷報告書是一份具有法律效應的重要醫療文件。病理報告單存在的主要問題有：病理醫師字跡潦草、醫用術語不規范、格式不統一、語言組織能力差；光鏡下組織學或細胞學改變的描述過于簡單；重點不突出，沒有將肉眼檢查所見與鏡下表現相結合；文字報告單存放不當，造成字跡模糊和回潮等現象。近年來，隨著檔案資料向數字化信息化方向發展，運用切片掃描儀和計算機軟件將切片圖像信息掃描入電腦，在帶來方便的同時出現圖片采集不清晰、采集病變部位有誤等現象。

4 優化病理檔案資料管理的建議

4.1 加強病理檔案資料管理意識。國家和衛生部明確規定檔案管理的要求，病理科必須建立檔案管理庫房，適應醫院開展醫療科研活動的需求[2]。目前，國內各大醫院在病理檔案資料管理過程中只是作為資料文檔記錄，重心放在臨床病理診斷上面，對檔案的管理工作重視程度不足。另外，大多數醫院還未將病理檔案管理納入醫院考核與責任管理中。作為教學科研型醫院要從思想上加強對病理檔案資料管理工作的內涵與重要性的認識，引起對病理檔案管理的高度重視。做好病理檔案的信息化建設，不能只處于資料的簡單錄入、查詢等階段，要為科研、教學、臨床及患者提供重要參考，臨床科研分流管理，合理開展檔案借閱查詢制度。必要時對病理檔案資料管理人員進行專業的培訓，提高管理人員的專業能力，熟練使用各種現代信息工具，為專業、系統做好病理檔案資料管理打下堅實的基礎。

4.2 規范病理檔案資料管理制度。規范的管理制度是做好病理檔案管理工作的保障，在病理檔案管理的各個環節都應有科學統一的規章制度保證操作的規范性。（1）病理檔案資料種類繁多且不易保存，對保存檔案的室內環境要求較高。保持干凈整潔，做好防火、防蟲、防霉等措施，溫濕度保持適中，確保檔案的長期保存和有效管理。（2）制定嚴格的歸檔移交制度。申請單、報告單等文字資料統一記錄格式方便查閱，組織蠟塊及玻片的接收移交歸檔都應做好相關記錄，有專人負責，責任到人。（3）完善借閱使用管理制度。近年來對教學及科研的重視程度不斷增加，在不影響臨床工作的同時滿足教學科研的需求成為亟待解決的問題。建立嚴格的借閱制度和方法，提出書面申請并攜帶有效證件才可以借閱；定期對收錄數據進行安全備份，優化病理檔案利用率。由此一來，臨床醫生可以對近期的病人信息進行查詢，而需要借閱更早時期或者大量標本的科研人員則可通過獲取訪問權限定位所需內容，信息分流，最大程度地優化病理檔案利用率。（4）制定合理的檔案保存制度。使用后的組織、蠟塊、玻片要合理保存便于日后查閱。病理診斷發出一個月后不存在爭議的組織標本由專人處理，做好相關記錄。對于比較罕見或特殊的病例可制成標本長期保存，供教學和科研使用；已判閱過的切片進行低溫烘烤后排列在玻片柜中保存，免疫組化切片與常規切片放在一起，其他切片（科研、會診、讀片、骨髓、細穿刺切片等）單獨保存，便于查閱和使用；用石蠟封存使用之后的組織蠟塊，切忌暴露在空氣中，排列在蠟塊柜中保存便于索引。（5）制定檔案保密制度。相關檔案管理人員要具備良好的職業素養，做好病理資料的保密工作，保護患者的隱私同時加強知識產權的保護。病理醫師簽名之后的報告單不可隨意改動，同時要保證電子檔案的信息、圖像采集的安全性，不可隨意篡改。

4.3 提高病理檔案資料管理信息化水平。隨著計算機軟件的大量運用，建立規范的電子病理檔案管理模式在檔案管理工作中扮演重要的角色[3]。病理信息系統的建立極大地方便了臨床醫師與病理醫師之間、病理醫師與患者之間的溝通與交流。日常工作中應嚴格按照數據庫工作流程將各種信息資料輸入電腦。就目前而言，信息化尚不能完全代替傳統蠟塊、玻片的存在，在實現電子病理信息資源在計算機網絡環境下運轉的同時，繼續保存傳統的紙質檔案和玻璃切片、蠟塊檔案這樣既可以解決電子病理檔案的提供利用和資源共享問題，又解決了歸檔病理檔案的憑證問題[4]。

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[關鍵詞]地質檔案；管理；策略；建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-02

地質檔案是指地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的，記錄著重要地質勘探成果，是地質工作者在礦產勘查中總結出來的重要科技檔案，是開展地質勘探以及礦產資源普查等資料信息的重要來源。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。具有為國民經濟有關領域提供基礎材料，具有十分重要的研究價值。因此，加強地質檔案管理工作尤為重要，是地質勘查工作的重要組成部分。

1 地質檔案的特性

1.1 地質檔案形成的周期性長，區域特征明顯

地質勘查是一項周期比較長的工作，需要野外和實驗室相結合，通過對目標區域內工作量及勘查目標的確定，并掌握工作區內各種復雜地質特征和現象，然后總結形成最終的勘查報告，這期間需要很長的時間去調查和編寫報告。因此，由于地質勘查工作的原本特性，使地質檔案具有明顯的地域特點和工作周期長等特性。

1.2 地質檔案內容廣、綜合性強

由于地質勘查所涉及到的專業及技術手段較多，該工作是一項多樣性的綜合型工作，包括區域地質調查、礦產地質、物探和化探、水文地質、工程地質等，因此相應的也會形成多種類型的地質檔案報告和材料。

1.3 地質檔案利用廣，具有持久性

地質檔案需要經常收集整理，最終匯總成具有一定參考價值的檔案資料，國民經濟有關領域的地質工作者在進行某區域地質工作時往往會先對之前該區域的勘查檔案資料和地質研究成果進行翻閱和研究，并結合現有工作條件進行下一步的勘查規劃，不僅有利于工作的順利開展，而且有效節省了人力、物力以及財力，大大提高了工作效率。現階段地質檔案的利用，不僅有助于地質勘查，還可以對區域環境保護城市建設工作提供支持。

2 加強地質檔案管理的具體策略

2.1 加強領導，增強檔案管理意識

不管什么工作，都需要單位部門領導的重視，如果領導對于該項工作不予以重視和支持，將為今后的工作進展產生種種困難。地質檔案管理工作同樣也不可缺少部門領導的重視和支持，領導的管理意識對于地質檔案工作的收集、整理和檔案室的發展具有重要作用。隨著地質勘查工作的不斷進行，地質檔案資料也越來越多，對檔案管理人員安排、設施建設以及檔案室擴建等基礎建設都需要領導的肯定和認同，如果領導對于檔案管理建設工作沒有足夠的重視，檔案管理將得不到充分的基礎保證，使得檔案管理工作者在日常工作中出現各種問題，嚴重影響檔案管理者的情緒和態度，進而不利于地質檔案的建設和管理。因此，只有加強領導地質檔案管理意識，積極地調動起檔案管理人員的工作熱情和服務態度，才能更好地加強和促進地質檔案管理工作的發展，以發揮地質檔案資料在地質勘查、科研以及深部找礦中的重要作用。

2.2 建立完善規范的地質檔案管理制度

無論在任何單位任何崗位，都需要有管理制度的約束，管理制度也是約束工作行為的一種必要閥門。地質檔案管理中都會對本單位以往歷年形成的勘查資料、設計方案以及施工方案等具有重要保存價值的科研成果進行收集、整理保管，以供查閱參考。隨著時代的變遷，檔案室管理制度也應不斷的跟隨時代的腳步進行變化，合理安排和規劃管理方法，及時進行改革調整，圍繞地質檔案管理規范化、制度化、科學化的理念進行逐步完善。地質檔案管理過程中，在對地質檔案進行收集整理時，應將該區域內的地質資料進行完整采集，確保該資料來源的真實可靠以及各種調查數據的科學嚴謹；在檔案資料的借閱管理中，應嚴格遵守檔案室的借閱條例，重要檔案資料需要經過相關負責人的批準方可進行查閱，如需要將資料借出檔案室，需要進一步讓檔案室領導批準，并進行相關登記；檔案室管理人員在進行日常管理時，應按管理規范進行管理，防止出現檔案資料的混淆和亂放。將檔案室管理制度細致化、精細化、合理化，這樣才能更好地幫助檔案室資料收集與管理。

2.3 加強電子檔案儲存設備以及辦公自動化網絡的安全性

隨著時代的發展和科技的不斷進步，地質檔案室需要進一步實現現代化檔案管理要求。通過應用相應的辦公自動化管理系統對地質檔案資料進行精準化管理，進而提高地質檔案室資料管理水平。首先，要健全檔案管理網絡建設，以信息化管理模式推動檔案資料管理的規范化進程。其次，提高檔案資料管理的數字化和信息化水平，將檔案室資料管理進行全信息化管理，也是未來檔案室管理的重要發展方向之一，在做好相應基礎硬件設施的同時，更應該進一步規范化各種基礎數據的收錄工作。最后，要及時對檔案室各種管理設備進行定期維護和檢查，對系統進行及時更新和升級，確保相應管理系統以及軟硬件設施的正常運行。此外，檔案室管理人員應及時對整個系統進行維護和管理，電子地質資料的安全性，也是檔案室安全管理中的重要組成部分。在對地質檔案室網絡安全性的管理中，還需要加強對于用戶身份的驗證，實行數字簽名驗證和建立網絡防火墻等，充分利用各種技術手段以提升檔案管理的安全性，最大程度上保障地質檔案電子資料在存儲、傳輸和應用過程中的保密性、安全性和準確性。在使用自動化辦公系統進行地質檔案管理時，管理員必須遵守檔案室管理條例和管理辦法，不得私自對電子檔案進行修改和非法下載，進而更加有效的提高檔案室電子資料管理的安全性。

2.4 建立地質資料檔案信息管理系統

開發建設地質資料檔案信息管理系統。運用現代信息技術手段進行檔案信息開發，從而提高檔案信息開發和利用質量，使地質工作人員和檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發、科學管理和有效利用信息資源提供技術支持。積極加強圖文地質資料數據庫建設，開展地質資料的數字化工作，實現紙質綜合類地質資料圖文數字化，地質科研報告的圖文數字化，刻錄地質資料光盤，加大投入開發“數字檔案館”項目，重點抓好修訂和完善服務規章制度和實現地質資料服務網絡化，大力促進地質資料服務工作。構建地質檔案資料管理信息平臺，采用先進的科學技術，通過建立地質檔案資料管理信息服務器，建立網絡系統內上下相通的分布式地質檔案信息服務體系，實現地質檔案資源的共建與共享，提升地質檔案管理的能力和水平，從而使地質檔案資料管理與服務工作實現專業化管理。

2.5 建立一支高素質專業性強的地質檔案管理隊伍

地質檔案管理過程中需要有一支專業性強、素質高的管理隊伍，這樣才能更加有利于地質檔案管理工作的順利進行。地質勘查部門在人員招聘過程中，要注重檔案管理人員的專業性，注重檔案管理人員的學習能力，除了熟悉檔案業務外，還應對地質專業的基礎知識有一定了解，定期對檔案管理人員進行專業性培訓，安排管理人員去其他單位進行參觀學習，進一步提升檔案管理人員的專業水平和管理能力，并制定相應的管理制度和合理的人員獎懲辦法加強人員管理。隨著地質檔案資料管理信息化程度的提升，管理人員需要不斷學習和加強自身對于現代自動化辦公軟件的掌握能力和應用水平，轉變傳統管理思想和管理意識，強化管理能力，以更好的勝任當前快速發展的地質檔案室的管理要求，明確管理目標，促進地質檔案管理工作的快速發展。

3 結 語

地質檔案是地質單位的重要資源，做好數據分析與檔案管理是地勘工作單位一項至關重要的工作。相關人員分析地質檔案管理過程中存在的問題，結合工作實際開展有效的處理方法，與時俱進，提高地質資料的應用效率，挖掘地質檔案的潛在價值，推進我國的地質檔案工作的有序發展。

主要參考文獻

[1]張海蘭.做好地質檔案管理工作[J].西部探礦工程，2014（7）.

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[關鍵詞] 檔案管理 信息化 規范化

地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、成果地質資料及信息載體,是地質工作不可缺少的重要基礎資料。它充分反映了我省礦產的發現過程、勘查規律、取得的成就、經驗教訓及地質工作的全貌,是現在和今后地質工作的重要參考。我省的地質檔案資料經過幾代地質檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實踐,管理水平尤其是檔案管理的規范程度大大提高。

1 加強領導,增強檔案管理意識

領導重視是關鍵。任何一項工作如果領導不重視、不支持,許多具體的工作都會困難重重。地質檔案管理工作更是離不開領導的關心和重視,領導對檔案工作的概念、態度,對地質工作的發展是十分重要的。領導的檔案管理意識及對檔案的重視程度,決定著他們對檔案工作的態度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強檔案管理意識,愛崗敬業搞好服務,充分發揮地質檔案資料在科研、生產、二次開發中的作用,才能得到領導的重視。

我館從上世紀90年代初至今,在廳局領導的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎建設進展顯著,體現在:檔案管理人員人手一臺計算機;配備了服務器,建立電子閱覽室;添置了空調、除濕機;更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊伍也得到了充實。領導的重視為地質檔案資料管理規范化創造了良好的發展環境。

2 加強制度建設,重在基礎管理

加強制度建設,是實現檔案規范化的前提。我館從建立以來,根據地質資料的特性和工作要求不斷改進管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質資料進出庫制度(借閱庫)》、《地質資料進出庫制度(備用庫)》、《地質資料保密制度》、《地質資料定期檢查制度》、《地質資料搶救修復制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對館藏重要的地質資料進行數字化,制定了相應的《數字化地質資料保管制度》;2007年根據國務院《關于加強地質工作的決定》和國土資源部國家保密局《全國地質資料清理工作方案》,對全館館藏地質資料進行地質資料的清理工作,制定了《地質資料借閱制度》。從而使我館地質資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個環節做到有章可循、有記錄可查。

3 加強信息化建設,推動地質檔案規范化

健全完善檔案管理網絡,以信息化推動檔案管理規范化。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作發展的方向。在搞好硬件建設的同時抓好基礎數據的錄入工作是實現檔案工作信息化的重要基礎工作。

從1997年國土資源大調查數字國土工程項目開展以來,我館先后使用全國地質資料目錄信息服務系統、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.4、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.6、成果地質資料電子文檔制作瀏覽系統(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質資料制作瀏覽系統對原有和新增的重要地質資料進行了數字化處理,使我館館藏地質資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進辦公自動化有限公司聯合開發了福建省地質資料電子閱覽室系統,推進了我館地質資料查閱利用方式現代化的變革。該軟件通過計算機信息化處理和網絡技術,實現對數字化館藏地質資料的智能檢索、權限判別、無損調閱、選擇打印、實時統計等目標。為保證系統能夠長期、安全、穩定、可靠、高效地運行,本系統做到了系統處理的準確性和及時性,系統的開放性和可擴充性,系統的易用性和易維護性,系統的先進性。利用者可以準確、快捷地查閱與調閱各類地質資料,使我館檔案管理規范化達到了一個新的高度。

4 提高管理人員素質,加強檔案管理規范化

知識經濟的到來、科技進步所引發的檔案工作變革,給地質檔案工作人員一個新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質檔案;地質檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網絡來實現。如何適應這些變化和滿足新時期檔案工作的需要,如何提高地質檔案的管理水平,搞好檔案管理規范化,檔案工作人員綜合素質的提高是一個不可忽視的因素。

地質檔案資料管理是一門專業性很強的工作,它不僅要求管理人員既要有良好的職業道德,又要有扎實的檔案管理知識,還要掌握一定的計算機應用知識。因此,檔案管理人員既要加強管理意識,又要掌握現代化管理技能,還必須了解一定的地質專業知識,如地質勘探、物化探、遙感、英語等,加大知識更新度,做一個既懂地質、檔案專業又熟悉信息技術的復合型人才,才能適應檔案管理現代化的要求。

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【關鍵詞】建設項目檔案管理;立項;驗收;控制

建立建設項目檔案工作的目的是為更好地完成和實現歷史的重任，更是檔案法賦予項目主管部門和建設單位義不容辭的職責。由于我國經濟的高速發展，建設項目的增進，規模的擴大，許多建設項目不斷涌現。如何管理建設項目檔案，是目前檔案工作者的一個重中之重的任務。

一、煤礦建設項目檔案的內容

煤礦建設項目檔案是指，是對煤礦建設項目文件進行收集、整理的成果.是項目檔案保管的最小單位，是從項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等過程形成的需要歸檔保存的文字、圖表、聲像，影像、圖紙等材料，主要由施工文件、監理文件、和竣工文件及基建文件組成。監理文件主要是在建設工程監理實施過程中形成的并由監理單位收集、整理的文件由監理大綱、監理規劃、監理實施細則、監理會議記要、監理通知單、監理日志、旁站記錄、監理月報、工程質量評估報告、監理工作總結、工程停復工令、監理抽檢記錄、投資控制文件。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料，包括開工報審文件、開工報告、施工組織設計（施工方案）、圖紙會審記錄、人員設備的報驗、原材料出廠的質量合格證及進場試驗報告，測量放線記錄、施工現場質量管理檢查記錄、洽商記錄、施工試驗記錄和報告、工程質量驗收文件、隱蔽工程驗收記錄、施工日志、施工總結、質量事故處理記錄、工程質量保證書、竣工圖等。

竣工文件包括工程規劃驗收、消防驗收、人防驗收、環保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。主要由施工文件材料、監理文件材料各竣工圖組成。

二、做好煤炭檔案管理具體方法

1、首先要高度重視煤炭建設項目檔案工作。認識到他的重要性，不按規定收集、整理和保管建設項目檔案，就不能通過檔案驗收，按《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，項目檔案不經過驗收或者驗收不合格的，就不能進行整個建設項目的竣工驗收。項目檔案驗收具有一票否決權，他對整個工程項目的竣工驗收起著決定性的作用，說明搞不好項目檔案管理工作其他工作就會受影響，這充分體現了項目檔案的重要性。項目檔案也是施工過程的最原始的記載，它記錄了項目建設的全部過程，還動態反映了建設過程中的變化和發展，及中間的每一個環節。它對單位的發展、建設、生產、安全、總結經驗、提高管理水平等，都有著非常重要的作用。項目檔案的齊全、完整、系統，是科學管理建設項目檔案的基礎。其次要做好歸檔檔案質量控制，檔案管理的質量控制是一個系統工程，它牽涉的人員雜、單位多、時間長。但項目檔案資料高質量歸檔是項目工程建設的最終成果反映，只要真正重視建設工程檔案資料的管理，做好全過程跟蹤控制，就能有效地控制項目檔案資料的歸檔質量。除此之外，檔案對項目建成后也有著非常重要的作用，如在以后的使用、管理、維護、改建、擴建、技改等方面出現問題，都需要通過查檔來解決。檔案的收集不齊全，保管不安全，整理不規范都會影響建設項目的進行及效益的發揮。檔案管理人員要高度重視項目檔案工作。就要從項目立項開始，指定專人負責對行成資料的收集、整理、管理工作。工程的工期越長，規模越大，技術越復雜，工程檔案資料就越多。工程項目監理單位工作繁多，應當按規范要求指定專人具體負責管理工程檔案資料。

2、制定檔案的管理借閱制度;制度健全，措施到位是項目檔案在控的保證，建立健全項目檔案工作各項規章制度，制定規范的崗位責任，實行考核并與獎勵、懲罰掛鉤。做到“三納入”（1）檔案管理納入建設項目管理制度年度工作計劃和中長期規劃，（2）檔案管理應由項目主要領導分管，納入領導班子的議事日程。（3）檔案管理納入目標管理責任制和崗位責任制，沒有規矩，不成方圓，建設項目由于所涉及的單位、人、及環節多，且工期長、規模大、資料龐雜，想要做到規范化、制度化、標準化，只靠檔案管理部門的少數幾個人是很難辦到的。因此，必須制定切合實際的管理程序和組織架構，為做好項目檔案工作提供強有力保障。

3、煤炭項目檔案工作與項目建設實行同步管理;項目檔案資料應實行統一管理，項目檔案工作應納入項目建設管理程序中，與項目建設實行同步管理，工程項目部資料室應根據建設項目的規模、特點建立檔案資料管理網絡，檔案人員根據網絡計劃跟蹤、檢查、指導檔案資料收集整理工作，項目部及各專業組應配備專兼職資料員，施工、監理、設計等單位要配專人負責檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。項目檔案資料管理的過程控制要做到三部曲。3.1事前控制，是指工程檔案資料的質量管理關口前移，建立工程檔案資料質量控制機制。要從工程檔案資料材料形成開始，把好檔案檔案資料來源的質量關。從組織上保證工程檔案管理工作的順利進行。加強工程檔案資料的前期管理控制。3.2工程檔案資料管理的事中控制，事中控制，是指對工程正在進行過程中的檔案資料的形成進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的全過程跟蹤管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設過程中，依據前期制定的各項檔案管理標準，對相關單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進行監督和指導。事中控制就是要根據工程實際進度對工程項目資料進行同步檢查和經常檢查。所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設同步，尤其要抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等等，檢查工程原始資料是否真實、齊全、完整、準確、系統，質量是否規范，滿足業主要求。 3.3工程檔案資料管理的事后控制：事后控制，是指在工程建設完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的最終管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設結束后，依據前期制定的檔案整理細則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進行監督指導。在工程竣工驗收時，工程檔案驗收要同步進行，為確保工程竣工檔案順利通過驗收，應對工程竣工檔案進行初驗，檢查各項合同項目檔案是否完整準確，整理是否符合規范和業主要求，對所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結果，提出驗收意見。對于在工程檔案驗收中發現的問題要進行收集整理，造成檔案丟失或不按時按質進行移交的要進行處罰，同時要及時糾正。

4、認真做到“四同步”，用四同步制度規范項目檔案的收集工作。（1）下達計劃、任務有同時提出項目文件材料的歸檔要求，（2）檢查項目計劃進度同步于檢查項目文件材料積累情況，（3）評審鑒定項目成果同步于驗收、鑒定項目文件材料歸檔，（4）項目總結與項目文件材料歸檔同步。

5、做好項目檔案的前期介入工作：要從檔案材料形成的源頭做起，做到前端控制，開工前，檔案主管部門把文件材料的收集范圍、建設項目檔案的具體要求、歸檔清單等向工程建設單位進行技術交底。由于建設項目施工現場工作量大且又非常繁忙，資料瑣碎，且檔案管理又不能產生直接的經濟效益，所以對資料整理只限于應付，精力多集中在工地施工上。如不對項目檔案資料的管理工作進行檢查督導，就會導致大量資料丟失。到最后很可能一塌糊涂，沒法進行收集，還要定期對各口相關人員進行檔案知識業務培訓，提高他們的對檔案的認識，提高運用計算機和網絡等管理建設項目檔案的技能水平，成為業務精通技術精湛，一崗多能的管理能手，使其掌握項目檔案管理的規范、要求，不要等到檔案驗收時，才知道還有整理標準和保管要求，那時資料已經積累了很多很多，不好整改，工作就很被動。所以檔案部門要及早跟蹤施工進度，及早介入，進行業務指導，對建設項目各種資料要進行定期或不定期檢查評比，確保檔案在形成過程中就完整、規范，為項目最終通過驗收組的驗收打好基礎。

6、把項目文件材料的收集、歸檔、整理和列入合同管理。只有對建設項目的資料進行全程跟蹤收集和管理，才能收集到完整、齊全，規范的項目檔案。對于大型項目，參建單位也多，形成的文件材料更是龐雜，由建設單位全部整理也不現實，建設單位在招標合同中注明對資料的要求，因此在與參建單位簽定合同時就應規定項目檔案的質量和數量及移交時間等，把建設項目文件材料的檔案管理納入合同管理，實行檔案管理責任制，對不按照規定做的、逾期不交檔案的，提出整改建議，或是依照規定給予處罰，更嚴重的的實行責任追究。做到檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。檔案管理人員對移交的資料進行檢查、驗收和鑒定后，如不合要求責令重改，符合要求后，才能辦理移交手續。

7、注重電子及聲像材料的收集：不僅要做到紙質檔案的數字化加工，還要按照電子文件歸檔的要求，將所有資料的電子文件一起移交檔案部門，為檔案的現代化、數字化管理做好基礎性工作，應注重聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等這些收集的難點工作。

總之，一個項目從醞釀、決策、設計、施工、竣工，到投入使用，是一個很漫長的過程，期間所收集保存的各種形式與載體的文件材料，都凝集了組織者、設計者、建設者者的心血，檔案管理者要強化基礎管理，注重過程控制，主動參與項目建設的全過程，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。做好建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。從宣傳檔案的重要性入手，引起人的重視程度，并在保管與利用過程中體現出建設項目檔案的價值和作用。在檔案管理過程中要不斷探索，積極進取，吸取其他單位、其他項目的經驗和方法，在工作中不斷進步，逐漸提高，找出好的、新的方法，適應各種變化，更好地管理檔案，提高專業工作水平，為單位的生產、建設和管理服務。

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關鍵詞：技術資料 收集整理 工程檔案

高速公路橋梁工程檔案既為施工管理、竣工驗收、維修改造服務，又為稽查、驗收、審計提供重要依據，更是橋梁運行管理的保障。因此如何做好橋梁工程檔案資料的收集整理工作是實現橋梁工程順利交驗的重要保障。針對自己在桃花峪黃河大橋項目建設中負責竣工檔案整理過程中的一點體會，淺談一下自己對橋梁施工階段檔案資料的收集整理存在問題的認識。

1 工程檔案的定義

1.1 工程檔案的定義 工程檔案是將工程項目在工程建設活動中形成的技術資料和文件材料，按照項目檔案組卷要求，經系統整理排列著錄編目而形成并歸檔的，具有參考價值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料。

1.2 橋梁工程技術資料的定義 橋梁工程技術資料是記載橋梁施工活動全過程的一項重要內容，它是施工單位在橋梁施工過程中形成的，是實物質量的真實寫照，它反映了項目質量、進度、費用和安全質量管理等方面的實際情況，因此它是核定橋梁工程質量等級的重要依據，又是橋梁工程檔案的重要組成部分，更是橋梁工程竣工交付使用的必備文件。

2 工程檔案與技術文件、技術資料的關系

2.1 工程檔案與技術文件的關系 ①完成了文書處理程序的技術文件才能轉化為檔案。② 有日后查考價值的技術文件才能轉化為檔案。③經過人們系統整理的技術文件才能轉化為檔案。

2.2 工程檔案與技術資料的關系 檔案和資料都是項目信息的載體。兩者的區別在于：①材料的形成方式不同。②材料的保存目的不同。③材料之間的關系不同。

3 目前工程檔案收集整理過程中的常見問題

3.1 檔案資料管理執行力度不夠 ①檔案資料管理制度或措施執行不力，不能做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。②管理人員責任劃分不明確，造成檔案資料管理無法實現系統化。③檔案資料管理不能實現獨立辦公，造成各種技術資料的混合放置。

3.2 檔案資料不完整 ①現場施工記錄資料不完整，部分表格不規范或表格不統一，表格填寫出現缺項，漏項。②變更文件、方案及申報文件的管理不系統，文件的產生者和歸檔者相互獨立，造成部分文件無法及時完成歸檔。

3.3 技術文件不準確 ①文件內容缺項，文件內容不準確。②無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續不完備。

3.4 對其他載體形式文件材料的收集整理力度不夠。

4 如何在施工過程中加強檔案資料的收集整理工作

施工過程中檔案資料的收集整理工作，就是在工程施工的全過程中，對施工現場各分項工程產生的有價值的數據、圖像、視頻進行收集整理匯總的過程。技術資料的整理要做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。這也是體現檔案工作“事前介入，事中檢查，事后驗收”原則的一個方面。更是確保工程檔案材料完整、準確、系統的基本要求。此階段的工作要求和預防措施主要分為以下幾個方面：

4.1 建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各方職責 ①完善檔案管理機構。每個工程的完成，都是項目部各個部門協同合作的結果。而檔案資料的產生又來源于不同的部門。為保證檔案資料的系統性，就需要項目部設立獨立的部門，來進行檔案資料的管理。并對檔案資料的管理部門制定相應的崗位責任制。這樣，不同資料的產生部門在完成資料的簽認后就可以把資料保存到資料的保管部門進行統一管理。②細化管理人員責任。由于檔案資料的來源廣，管理人員又較多，因此項目部應逐級建立檔案資料收集部門和檔案資料管理部門相關人員的操作流程。對于施工現場的技術資料來說，可以對技術人員的責任進行細化，明確誰負責現場施工的質量控制，誰負責施工過程中施工日志的記錄、各類原始數據的收集整理和技術資料的簽認。檔案的管理人員也可以按照檔案資料的種類進行分工。這樣環環相扣，才能保證檔案資料的管理趨于系統化。

4.2 及時做好技術資料的記錄和收集 技術資料是施工質量情況的真實反映，各種資料必須按照施工的進度及時記錄、整理。這就要求負責現場施工的技術人員要及時完成施工日志的填寫，并將當天的施工內容及時整理成技術資料，這樣才不會造成技術資料的遺漏和滯后。一般橋梁工程施工的時間都比較長、技術人員的變動較大，技術資料的種類多，這就容易造成項目不同階段產生的有關工程技術資料之間的關系不清，應歸檔的材料不全，歸檔材料內容缺項等問題。殘缺不全或不成系統的技術資料不僅會給以后的整理工作造成困難，而且對日后工程檔案的利用也會留下十分嚴重的隱患。因此，要保證技術資料的及時收集，就要求項目部定期組織相關人員對不同時期，不同分項工程的技術資料進行階段性檢查。這樣即使出現漏項缺項情況，也能及時補充完善。

4.3 確保技術資料的真實性和準確性 真實性是技術資料的靈魂，只有真實的資料才具有參考價值，才能反應施工現場的實際情況。所以堅決杜絕對原始記錄采用“閉門造車”的做法，否則，一旦工程出現問題，這些數據不僅不能作為技術資料使用，反而還會造成工程技術資料的混亂。資料的整理必須來源現場，實事求是。

準確性是工程技術資料的核心。項目的單位分部分項要劃分準確，數據填寫計算要準確。對分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合工程質量檢驗評定標準的要求。要規范資料用表，相同的分項工程所用的表格要統一，不能五花八門。文字說明部分也要規范用語，不能采用口語，表述要簡潔明了，不產生歧義。有些技術人員知道現場如何規范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的記錄也過于簡單隨意，于是就出現了單純從內業看，施工現場就不符合要求的狀況。因此，我們填寫技術資料的時候一定要抱著嚴謹的工作態度，確保技術資料內容的準確、規范、合理。

4.4 確保工程技術資料的完整性 不完整的技術資料就不能系統地、全面地了解施工項目的質量狀況。不僅資料的內容要填寫完整，而且所涉及到的數據也要有據可循，現場施工和原始資料要完整統一。完整的施工資料不僅要有技術資料，還要有相應的試驗資料、測量資料、質量認可資料和相關檢測報告。所以技術資料收集整理的過程中一定要做到全面，完整，這樣才能保證竣工資料組卷過程的順利進行。

4.5 做好技術資料的整理保管 由于施工現場的分項工程較多，所以技術資料大多分散在不同的技術人員手中，因此需要有專人對技術資料進行統一分類整理。資料要按照單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。對于橋梁工程的資料來說，我們可以按墩臺號分別整理，可以把一個墩的所有樁基、承臺、墩身資料放在一起。也可以把一個橋的樁基資料全部放在一起，承臺全部放在一起。但是不管以哪種方式進行，都要保證歸檔的資料要與施工現場保持統一。對歸檔的資料建立專門的臺帳，臺帳要求不但能反應工程施工進度和內業資料是否同步，內業資料是否完整，還要方便查閱，最好能實現微機化和信息化管理。這樣在電腦上不僅能發現不同分項工程的資料是否齊全，還能迅速查找到每一份資料的狀態（資料內容是否完整，是否完成簽認等）和存放地點。

5 工程竣工階段檔案收集整理的任務及注意事項

項目竣工階段，主體工程的技術資料已經基本形成，這就需要主動和業主進行溝通，掌握業主對竣工資料的整理要求，按竣工資料的立卷規范和整理要求進行有序的整理。

5.1 對過程中技術資料進行系統核查 每個項目都有若干個分項工程組成，因此產生的技術資料也比較多。單單做好施工資料整理過程中的控制是不夠的，項目后期我們還需要將每個分項工程產生的施工記錄，施工日志，試驗資料，測量資料，檢測報告等再做一次系統的核查。只有確保每個分項工程的資料都完備我們才能保證竣工資料歸檔、組卷、系統排列的順利進行。

5.2 工程檔案中其他資料的準備 工程檔案是一個綜合的概念，并不只是技術資料，它還包括綜合管理文件、合同文件、計量支付文件、控制點測量文件、工程影像文件、竣工圖、竣工圖表等內容，這些內容就需要檔案整理人員提前學習相關文件，與項目的其他相關部門及時做好溝通，確保其他歸檔資料的及時完善。

6 結語

工程檔案是工程建設過程中不同時期或階段產生的各類材料的合理匯總，而技術資料又是工程檔案的重要組成部分。所以我們要在工程建設的不同階段，及時完成需歸檔技術資料的收集整理工作，這樣才能為工程檔案的完整、準確、系統奠定基礎。因此檔案資料的整理工作貫穿在日常工作之中，貫穿在施工生產的全過程是保證工程檔案質量的必要手段，是實現工程檔案順利交驗的有效措施。

參考文獻：

[1]王向明.上海大學圖書情報檔案系.《高效實用的公路建設項目檔案管理》課件.

篇8

關鍵詞：技術資料；基本要求；規范化；監理資料意義

Abstract: Since entering the new century, China's rapid development of social economy, but also need to continue to increase investment in infrastructure. Construction units for the construction technology of data access to high quality, it is necessary to establish the collection and management system of project data, clear construction technical data archiving. Briefly the engineering data management and construction supervision information management.

Key words: information technology; the basic requirements; standardization; supervision data significance

中圖分類號：TU74

前言：

工程資料管理工作是工程建設過程中不可或缺的一項重要工作,是一項系統工程,是涉及各個專業技術部門、貫穿整個施工過程的一項復合性工作,要保證工程竣工資料真實、準確、完整、規范、齊全,真實地記錄和反映施工及驗收的全過程,就必須不斷加強業主、監理和施工單位的管理水平,只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料,從而為建設一流工程項目提供資料方面的保證。

一、建筑施工項目工程技術資料管理

1、建筑施工項目中施工技術資料管理的重要性：

1.1施工技術資料是城市建設及管理的依據之一。建筑施工單位竣工驗收交付使用一定時期后，由于施工中存在著質量隱患或養護措施不得力等原因，工程相繼出現各種質量缺陷，為了保證施工質量，延長工程使用壽命，必須進行維修和補強。這就必須通過查閱該工程的技術資料檔案，以便采取合適、有效的措施。工程技術規劃和設計人員必須詳細地了解工程下面的各種工程管線的布局和走向，以便做出正確的規劃和設計，這些資料可以通過查閱該工程的技術資料檔案。

1.2施工技術資料是工程質量的客觀見證。質量就是“反映產品或服務滿足明確或隱含需要能力的特征和特性的總和”。就建筑工程而講，一項工程、一棟房屋、一條排水管道應滿足建筑或者排放所需的功能和使用價值，應符合設計、規范要求和合同規定的質量標準。工程的建設過程，就是質量形成的過程，工程質量在形成過程中應有相應的技術資料作為見證。

1.3施工技術資料是施工企業管理水平的綜合體現。 建筑單位施工技術管理資料是在施工過程中逐步形成的技術文件材料轉化而來的。它與完成工程主體有著同樣的重要性，是工程承包合同的一部分。它是全面反映、記載建筑單位主體及施工過程的重要文件，是建筑單位施工的直接成果之一，對施工起著指導和依據的作用。它代表著施工企業的綜合管理水平。

2、 建筑施工單位的施工特點，施工技術資料的基本要求

2.1施工技術資料應具有真實性。施工技術資料的真實性就是真實地反映工程實體的質量狀況。真實性是施工技術資料的生命，否則施工技術資料的存檔就毫無意義。我們知道，施工技術資料是工程質量評定驗收備案的依據之一，也是工程建設和管理的依據，尤其是建筑單位進行維修、管理、使用、改建和擴建的依據。一旦這些依據喪失了真實性，就毫無使用價值。相反，虛假的技術依據不僅給建筑施工單位質量的評價帶來錯誤的結論，而且也給工程的改建和擴建帶來麻煩，甚至會造成難以想象的嚴重后果。

2.2施工技術資料應具有規范性。施工技術資料的規范性就是在填寫、整理施工技術資料時，應遵照有關的工程標準、規范和法規要求，文件成果應達到規定的廣度和深度。工程技術管理人員，尤其是技術資料負責人、資料員應認真學習和實施國家、行業的技術法規，認真、全面地整理、填寫施工技術資料，及時歸檔，使施工技術資料標準化、規范化。

2.3施工技術資料應具有信息化要求。建筑施工單位施工技術資料經整理組卷后，應及時送交城市建設檔案部門存檔。它是在城市基本建設和基本設施管理的過程中形成的，是對建筑單位建設的真實記錄和實際反映，是工程建設、維護、管理、規劃的可靠依據，是工程建設不可缺少的信息幫手，是具有實際社會價值和經濟價值的信息源。

3、技術資料的整理必須規范化 工程技術資料必須基本齊全,除真實、準確、完整外,還必須規范,具體要做好以下幾個方面:(1)簽字要齊全,字跡清晰,無代簽現象,統一使用A4紙進行裝訂,保持紙面整潔,無污染;必須用碳素墨水書寫;(2)分類分項要明確,封面、三級目錄、各種材料的匯總清單資料應齊全,逐頁編碼,排列有序;(3)設計變更單、施工現場簽證單及技術核定單必須收集齊全,圖紙中結構、外觀、形式、工藝發生重大變化的,按照實際情況重新繪制竣工圖。設計變化不大的,可將變更部分標注在原施工圖上,并注明標注人及標注時間,另蓋竣工圖章作為竣工圖。竣工圖章加蓋在圖簽右上方空白處,竣工圖編制人、技術負責人、總監理工程師及現場監理應逐張簽字,并保證圖紙無油污、無磨損、圖字清晰;

二、建筑施工項目工程監理資料管理

1、監理資料管理的意義 建設工程監理資料管理,是建設工程信息管理的一項重要工作。它是監理工程師實施工程建設監理、進行目標控制的基礎性工作。

對監理文件檔案資料進行科學管理,可以為建設工程監理工作的順利開展創造良好的前提條件。建設工程監理的主要任務是進行工程項目的目標控制,而控制的基礎是信息;如果沒有及時、準確、可靠的信息,監理工程師就無法實施有效的控制。在建設工程實施過程中產生的各種信息,經過收集、整理、加工和傳遞,以監理文件檔案資料的形式進行管理和保存,會成為有價值的監理信息資源,它是監理工程師進行建設工程目標控制的客觀依據。

對監理文件檔案資料進行科學管理,可以極大地提高監理工作效率。監理文件檔案資料經過系統、科學的整理歸類,形成監理文件檔案資料庫,當監理工程師需要時,就能及時有針對性地提高完整的資料,從而迅速地解決監理工作中的問題;反之,如果文件檔案資料分散管理,就會導致混亂,甚至散失,最終影響監理工程師的正確決策。

對監理文件檔案資料進行科學管理,可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。監理文件檔案資料的管理,是把監理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件資料進行統一管理和保存,從而確保文件和檔案資料的完整性。一方面,在項目建成竣工以后,監理工程師可將完整的監理資料移交建設單位,作為建設項目的工程監理檔案;另一方面,完整的工程監理文件檔案資料是建設工程監理單位具有重要歷史價值的資料,監理工程師可從中獲得寶貴的監理經驗,有利于不斷提高建設工程監理工作水平。

2、加強對施工資料的監理

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[關鍵詞] 電子檔案； 管理； 歸檔； 高校； 規范化； 措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02

0 引 言

隨著我國高校管理信息化建設的不斷推進，高校檔案管理工作也呈現出新的特點，檔案資料的載體形式日益多元化，以磁盤、光盤等存儲設備作為載體的電子檔案文件日益增多，由于電子檔案與傳統紙質檔案資料相比，具有信息存儲密度高、信息存儲形式多樣性以及信息的集成性較高等的優點，當前已經成為高校檔案資料的重要形式。因此，對電子檔案管理工作進行標準化與規范化的建設，已經成為當前高校檔案管理工作的重要內容，這對于確保高校教學、科研以及學生管理工作的正常開展也具有重要的作用。

1 電子檔案資料技術特點分析

1.1 電子檔案的技術優勢分析

（1） 可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計算機作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統計以及存儲查閱等流程都是借助于計算機來完成的，這就改變了傳統的人工作業管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時也減輕了檔案管理工作強度，使檔案管理質量得以提高。

（2） 電子檔案資料有助于實現檔案資料的共享使用。傳統的紙質檔案資料，無論是各項信息資料數據的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問題，采用電子檔案形式之后，應用檔案管理辦公軟件，可以根據主題或者關鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過軟件可以實現電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對于電子檔案的共享使用十分有利。

（3） 電子檔案資料寫入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發展，計算機以及各種存儲設備朝著大容量、高速度的方向發展，數據寫入、讀取速度非常快。因此，采用電子檔案資料不僅可以有效節約檔案資料的庫房占地面積，同時檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

1.2 電子檔案的技術劣勢分析

（1） 電子檔案的安全隱患問題較為嚴重。在電子檔案的整理存儲過程中，很容易受到互聯網中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對電子檔案進行篡改也不會存在痕跡，因此容易出現檔案資料被非法篡改問題。

（2） 電子檔案的技術升級頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計算機來完成的，由于電子產品的升級更新速度較快，當計算機或者是軟件系統升級改造之后，為了確保數據格式與操作系統的相容性，需要對電子檔案進行數據轉換或者是升級更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續可讀。

（3） 電子檔案對于系統以及存儲設備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計算機完成，而存儲則主要是存儲在數據盤等設備上，這就導致電子檔案對于系統以及存儲介質的依賴性較強。如果存儲設備損壞或者是缺少備份，容易造成數據文件的丟失。

2 當前我國高校電子檔案管理存在的問題

（1） 高校電子檔案的歸檔管理不完善。歸檔工作是電子檔案管理工作的首要任務，然而我國部分高校檔案管理部門，正是在歸檔工作這一首要環節上出現了問題，導致電子檔案管理工作效率不高。首先，對于電子文件檔案資料的原稿保護重視不足，對于電子檔案資料原稿隨意增刪的問題較為嚴重。其次，電子檔案歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選以及分類使用沒有形成一套系統完整的管理程序。此外，在歸檔程序管理上，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術性與特殊性，存儲設備選擇不當，數據格式分類不當，都有可能造成電子檔案資料的損壞與丟失。

（2） 電子檔案保存管理問題較多。當前高校在電子檔案保存管理上同樣存在著較多的問題，主要是對于電子檔案存儲設備的保管缺乏專門的設備，由于一些數據存儲設備非常不穩定，很容易造成電子檔案資料數據的丟失。此外，一些重要的檔案資料缺乏必要的備份，一旦數據丟失或者被篡改，很難恢復，特別是對于一些重要的科研資料，將會造成重大的損失。

（3） 檔案管理工作制度缺失。部分高校檔案管理部門沒有制定完善的檔案管理工作制度，一些檔案管理工作人員在開展電子檔案管理工作中缺乏指導，再加上電子檔案管理對于管理人員的業務知識以及計算機的應用能力要求較高，造成了電子檔案管理工作的整體水平不高。

3 高校電子檔案管理規范化措施

（1） 做好電子檔案的歸檔管理。完善電子檔案的歸檔管理，首先應該明確電子檔案的具體歸檔范圍。電子檔案的歸檔內容主要包括以下幾方面：高校內部各部門在教學、科研或者是管理活動中所形成的各類電子公文；高校信息網站的重要信息資料；高校教學科研活動、黨政管理活動以及學校重大活動中所形成的各種圖像或者影音資料；學校內部運行的數據庫或者是數據庫管理系統的復制件；高校教師科研活動記錄或者是學生的畢業設計資料等需要電子版保存的文件。在明確了電子檔案的歸檔范圍之后，應該組織高校檔案管理部門對電子檔案的有效性與完整性進行相應的鑒定審核。對于需要加密的電子文件，則應該提前做好加密處理，同時一并將電子文件的技術加密方法進行歸檔。在將電子文件歸檔之后，應該對電子檔案的具體內容、電子檔案的創建時間、電子檔案的存儲格式以及電子檔案的文件類型做好附帶說明。此外，在電子文件歸檔過程中，應該確保數據文件格式的一致性，對于文本類文檔在歸檔時一般保存為PDF格式的文件，對于圖像電子文檔則可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式進行保存。視頻以及多媒體文件則主要保存為MPEG或者是AVI格式，音頻文件則主要以MP3與WAV格式進行保存。

（2） 完善電子檔案的存儲管理。電子檔案的存儲管理也是電子檔案管理工作的關鍵環節，對于電子檔案的存儲管理，首先應該嚴格制定《歸檔文件整理規則》以及《檔案實體分類方案》等技術文件作為檔案整理以及分類管理工作的依據。在將電子文檔檔案資料整理存儲之前，必須對存儲設備或者是存儲數據平臺進行病毒檢查清理工作，確保存儲環境的安全可靠。對于重要的電子文件檔案資料，應該一式三份進行備份處理，一份封存備案，另一份提供檢索查詢使用，第三份則采取異地存儲的管理方式。為了確保存儲介質的安全，應該采用專門的保護設備對電子文檔進行保存管理，通過將存儲設備置于防光、防磁、防火以及防潮的專業設備中，確保電子檔案資料的安全可靠。對于電子文件檔案資料，每年都應該采取機讀抽檢的方式進行檢查，以確保電子檔案的安全保存。同時應該間隔4～5年時間對電子檔案資料進行轉存，以免由于存儲設備不穩定造成數據文件的丟失。

（3） 規范電子檔案資料的查詢使用。對于電子檔案資料的檢索查詢使用，可以通過與高校的校園網絡相連接，直接利用這一網絡平臺實現對于電子檔案資料的查詢功能，以提高信息檢索與查詢的效率。對于機密文件，特別是涉及學生信息或者是科研成果的電子檔案資料，應該按照相關的保密規定進行管理，所有資料的查詢必須經過相應的授權。可以采取設置電子密碼或者是授權IP登錄訪問的方式，按照不同電子檔案資料的密級程度，進行限制性的檢索使用。

（4） 明確電子檔案資料管理工作人員的職責。為了督促檔案管理工作人員積極開展電子檔案管理工作，應該制定相應的管理制度，落實電子檔案管理工作人員的責任。重點要求檔案管理工作人員嚴格按照管理規定對電子檔案資料的收集整理、管理系統的維護開發以及檔案資料的檢索使用進行細致的管理。此外，為了提高電子檔案管理工作人員的業務能力水平，應該定期對工作人員進行崗位培訓教育，重點針對電子檔案管理的業務知識、檔案管理系統操作使用等方面進行培訓，以提高其檔案管理技能。

4 結 語

隨著科學技術的不斷進步，電子檔案在高校檔案資料中的比重不斷增加，對于確保高校教學科研活動的順利開展，推動高校管理現代化發揮了重要的作用。由于電子檔案資料無論是在檔案資料的歸集整理還是在建檔保存等方面，都與傳統的檔案資料管理有著明顯的不同，這就要求檔案資料管理人員必須結合電子檔案的特點，完善檔案的整理、歸集以及存儲保管，進而提高高校檔案管理的整體水平。

主要參考文獻

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【關鍵詞】監理資料；重要依據；規范化

隨著建設工程監理制在建設工程項目中的廣泛實施，監理單位已成為工程建設責任主體之一，當前的建設工程監理主要是施工階段的監理工作，在建設工程監理過程中所形成的文件資料，是工程建設過程真實、全面的反映，已成為建設工程竣工檔案的重要組成部分。按照《監理規范》要求，總監理工程師應對監理資料的管理負總則。其次，根據監理資料產生于監理過程的特點，制定“誰監理、驗收，誰負責”的監理資料管理原則。因此監理機構內部必須明確分工，劃分監理工作范圍，建立內部責任制。為了保證監理資料管理工作的有序進行，監理部還應建立內部工作制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度及監理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監理日記有人記，確保監理資料的連續性、完整性。項目監理資料的管理，是把監理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件資料進行統一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性，再經過系統、科學的整理歸類，形成監理文件檔案資料庫，當監理工程師需要時，就能及時有針對性地提高完整的資料，從而迅速地解決監理工作中的問題；反之，如果文件檔案資料分散管理，就會導致混亂，最終影響監理工程師的正確決策。而且，在項目建成竣工以后，監理工程師可將完整的監理資料移交建設單位，作為建設項目的工程監理檔案；完整的工程監理文件檔案資料是建設工程監理單位具有重要歷史價值的資料，監理工程師可從中獲得寶貴的監理經驗，有利于不斷提高建設工程監理工作水平。

建設工程監理的主要任務是進行工程項目的目標控制，而控制的基礎是信息；如果沒有及時、準確、可靠的信息，監理工程師就無法實施有效的控制。在建設工程實施過程中產生的各種信息，經過收集、整理、加工和傳遞，以監理文件檔案資料的形式進行管理和保存，會成為有價值的監理信息資源，它是監理工程師進行建設工程目標控制的客觀依據。對監理文件檔案資料進行科學管理，可以極大地提高監理工作效率。所以，根據監理資料的保存年限，應對監理資料進行分類，對不同類別監理資料的重要程度，要做到心中有數，這是監理資料編制目錄的前提。

1.需要長期保存的監理資料：是指保存期限等于該工程的正常使用壽命的有關監理文件，包括：工程開工/復工報審表、暫停令、監理工程師通知單、監理工作聯系單、監理會議紀要、監理月報、監理工作總結、工程質量評估報告、工程質量驗收文件、委托監理合同等。

2.需要短期保存的監理資料：是指保存期限在20年以下的有關監理文件，包括：監理規劃、監理實施細則、旁站監理記錄、監理日志、安全監理資料等。

3.項目監理資料可統一編目為五類，詳見《項目監理資料整理要求》。

項目監理資料整理要求

序號 類別 文件名稱 備注

一 合同

文件 1、委托監理合同 長期保存

2、施工合同文件 短期保存

3、工程建設其他相關方的合同、協議 短期保存

二 設計

文件 1、勘察設計文件（工程地質勘查報告、施工圖設計文件等） 短期保存

2、設計交底與圖紙會審紀要 短期保存

3、設計變更文件（變更通知、變更文件、變更圖紙、工程變更單（C2）、工程聯系單等） 短期保存

三 監理

資料 1、監理規劃 短期保存

2、監理實施細則 短期保存

3、監理日志、旁站監理記錄 短期保存

4、監理月報 長期保存

5、監理工程師通知單（B1）及監理工程師通知單回復（A6） 長期保存

6、質量缺陷與事故的處理文件 長期保存

7、階段性質量評價文件或監理工作總結性文件 長期保存

8、文件簽收表 短期保存

9、文件發放和回收登記表 短期保存

10、竣工初驗申請表 長期保存

11、初驗報告 長期保存

12、工程竣工報驗單 長期保存

13、工程竣工階段形成的其他文件 長期保存

四 承包商分包資料 1、工程開工/復工報審表（A1）和工程暫停令（B2） 長期保存

2、施工組織設計（方案）報審表（A2） 短期保存

3、分包單位資格報審表（A3） 短期保存

4、施工階段三控資料（即質量、進度、投資控制資料）及安全控制資料 短期保存

五 參建各方 1、會議紀要或記錄（工程例會、協調會、檢查會、項目監理處會議等） 長期保存

洽商文件 2、各方來往函件（監理工作聯系單（C1））等 長期保存

監理資料的編制不是獨立的個人行為，一份完整的監理資料需要業主、承包單位、監理單位共同努力才能實現。如果業主、承包單位的某些資料由于種種原因沒有及時到位，即使監理資料編制人員的水平再高，也不可能做出高質量的監理資料。而要使監理資料的管理工作真正步入正規化、規范化的軌道，監理公司應當建立一個完善的監理資料管理制度。目前，并不是所有的工程項目都配備有專職的監理資料編制人員。對于規模較小、資料不多的項目，一般是由現場監理來兼職編制監理資料。但是，無論是兼職還是專職的監理資料編制人員，都必須要熟悉相關法律、法規以及本監理公司的監理資料管理制度。只有按照相關的制度落實，監理資料才有可能做好，做規范。監理公司應當加強對監理資料編制人員的培訓和教育，可采取下發相關學習文件、舉辦監理資料編制知識講座、出題考核等形式來提高監理人員編制監理資料的水平。

項目監理資料是工程建設過程的紀實資料，是參加工程建設相關單位以及各材料設備生產供應單位之間責任、解決糾紛的重要依據，是評定工程質量、合理支付工程款的必備資料。項目監理資料還是評價監理工作質量的重要依據，編制好監理資料是監理單位保護自我、贏得業主信任的必然需要。因此，做好項目監理資料的編制和管理，是每一位監理人員應盡的職責，是向社會、向業主負責的體現。

參考文獻：