設計變更通知單范文

導語：如何才能寫好一篇設計變更通知單，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、 凡圖紙設計中明確做法的項目工序，沒有特殊原因不得簽證。設計變更作法和用材的，一律按工程變更程序執行。

二、 涉及材料單價調整的簽證，先報工程科科長，經工程科科長、綜合科科長、內部審核人員、現場代表商定后，由基建處處長簽發。 四、 涉及工程量變化的簽證，由內部審核人員、現場代表實地查看后，由基建處處長簽發。

五、 簽證單用統一表格，一式四份，原件交基建檔案員登記備案，監理、施工企業、內部審核人員人手一份，簽證單必須由有關人員簽字并加蓋基建處章，否則無效。無效的簽證費用不得進入工程造價。簽證單位詳細注明簽證原因和人工數量，不得后補。基建檔案員負責登記，對不符合規定的簽證，不予登記并報基建處處長，通知內部審核人員并轉施工企業監理工程師。

工程開工前必須進行圖紙會審，將施工圖上的問題提前解決，盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按如下規定執行。

一、 工程設計變更的具體經辦人為現場項目負責人，具體負責與施工承包單位、設計單位、業主等有關單位和人員的聯系，并負責分發設計變更通知單。

二、 所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，如口頭承諾，事后必須在7日內補辦設計變更通知單。

三、 由于各種原因引起設計變更造成的工程費用較大增加，應注明增加部分費用的處理意見。

四、 設計變更一般經由項目管理組通知設計單位，設計單位出具合符規范的變更通知單由項目負責人發至相關單位，方可付諸實施。重大變更經報主管處領導閱批后進行。

五、 現場施工過程中發生的各種簽證均需通報工程例會討論研究后由項目負責人簽具原始憑證，監理、審價及相關管理人員任何項目管理人員（包括處長在內）未經簽證程序簽署的簽證均為無效簽證。 所發生的工程簽證應及時處理，一般不得超過7天。

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關鍵詞 電力工程；設計變更；管理

中圖分類號TM6 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2012）81-0041-02

電力工程設計變更主要是發生在施工階段，由于設計變更造成的工程造價變動占據整個工程竣工結算的10%左右，尤其是因為技術方面的變更所占的造價增減占的比例最大。所以對這一問題加強管理對于施工企業造價管理而言有著重要的意義。本文主要從以下幾個方面對電力工程中的設計變更問題進行探討。

1電力工程設計變更的含義及內容

工程的施工階段，經常會出現設計變更的情況，設計變更主要是為了保證設計質量及施工質量，對設計中存在的錯誤進行糾正，完善工程設計，滿足現場條件所進行的設計修改。主要包括設計單位出具的設計變更通知單，施工單位征得設計單位同意后所簽訂的設計變更單。首先，建設單位組織設計單位、施工單位及監理單位參加設計交底，由建設單位和施工單位提出，各單位研究同意對原施工圖進行改變的做法，屬于設計變更，由于該原因出現的新設計圖及變更責任都由建設單位和設計單位承擔；其次，如果是施工單位在施工中遇到突況，需要對設計進行變更時，經過設計單位、建設單位及施工單位三方面簽字確認，方可進行設計變更；第三，在電力工程開始施工以后，如果建設單位要增減某些工程項目或施工方法，需要經過設計單位同意后才能由設計單位出具設計變更；第四，施工單位在施工中，由于資源市場或者施工方面的原因，需要改變設計材料引起的變更，要經過設計單位、建設單位及施工單位三方面簽字同意，方可進行設計變更。

2 強化工程設計變更的預算編制

如果在電力工程的施工過程中，發生了設計變更，要及時將變更內容發放到技經人員手中，以便及計算變更金額，變更金額要同設計變更單一同提交給建設單位，以便建設單位及時、準確的掌握工程變更金額，決定是否變更。

第一，對于技經人員而言，要重視設計變更，要對施工圖紙、方案、規范及預算編制方面的政策非常熟悉，設計變更費用編制原則與施工圖預算的編制原則要保持一致；

第二，設計變更中發生的預算增減問題，要實事求是的與變更的內容相符合，要與相關規定保持一致。技經人員要對變更出現的預算問題和施工圖預算等內容進行核對，查看是否出現重復，保證工程變更費用計算的合理和客觀；

第三，設計變更產生費用時，應該保證手續齊全。出現變更時，應該由相關單位進行簽字蓋章，在進行預算編制的時候要注意設計變更的手續是否完善、有效；

第四，在進行預算編制的時候，要查看設計變更的內容是否清楚、完整，是否與編制預算的要求相符。技經人員在進行預算增減的編制工作時，要對設計變更仔細的進行查看，對其中表述不清、遺漏、含糊的地方，應該要求設計單位進行補充和明確，并且出具情況說明。

3加強設計變更管理

3.1要建立相應的管理制度并進一步完善

在電力工程施工前，要建立完善的施工管理制度，對相關的技術、預算、結算、人員責任、權力義務等內容進行明確規范，防止在施工中出現設計變更時，責任不明，無人承擔的現象發生。對各級工程管理人員對設計變更的管理行為進行規范，一旦出現設計變更，要嚴格按照設計變更的處理方法進行管理，強化責任人的責任意識，提高其工作的積極性。

3.2合同交底記錄制度

在施工之前，應該要讓每一個參與工程項目的技術人員、供應商、財務管理人員等對合同進行了解，對合同的交底工作要做好記錄，并且有必要將合同復印件分發給相關的人員，對施工中不管是施工單位的責任，還是建設單位的責任，都要明確的劃分出來，防止出現設計變更時，各個單位推脫責任的行為，以便于工程的順利進行。

3.3對設計變更與現場簽證嚴格區分

現場簽證主要是由于施工單位在施工圖紙及設計變更內容之外，施工預算沒有涵蓋的施工現場發生的費用所辦理的簽證，要嚴格將現場簽證和設計變更這兩方面的內容區分開。根據現行的規定，設計變更與現場簽證所產生的費用都屬于預備費用范圍，不同的是設計變更需要由設計單位下發設計變更通知單，其它任何單位都沒有權利下發設計變更通知單，所產生的費用也需要按照設計變更進行處理，因此，不能將這兩個概念混淆。

3.4技術人員與施工人員的分工合作

對于電力工程而言，在工程量出現變化的前期，主要是由施工、技術人員為主，其它各方面對其進行配合和支持，對設計變更產生的工程量確認，等到技術人員與施工人員對工程變化的事情情況確認完成以后，根據結論，如果確定屬于設計變更，那么由相關單位去辦理設計變更的手續。在這個過程中，技術人員和施工人員屬于分工合作的關系，保證了工程的順利進行。

3.5施工資料的收集與整理

工程竣工以后，施工單位需要提供給建設單位詳細的結算依據，而建設單位也只有看到詳細的結算依據后，才能支付工程款。所以，在平時的施工過程中，施工人員、技術人員應該對工程施工過程中出現的任何問題都要詳細的進行記錄，最好配上影響、圖片等資料，尤其是出現設計變更的時候，應該對變更的內容、所涉及的費用等方面收集足夠的資料，進行整理歸檔，以備在竣工結算的時候使用。

4結論

在電力工程的施工過程中，經常都會出現設計變更的問題，設計變更是施工單位施工活動中的一個主要的構成元素，因此，電力施工單位應該加強對設計變更工作的管理，同時，也是施工單位施工管理水平的一種體現。只有加強工程建設過程中的各項管理工作，企業的才能取得更好的經濟效益和社會效益。

參考文獻

[1]王海霞.設計階段如何加強電力工程造價控制[J].中國電力教育，2010（3）.

[2]劉靜，陳思.電力建設項目工程變更的管理與控制淺述 [J].管理觀察，2010（1）.

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強化工程設計變更的預算編制

如果在電力工程的施工過程中，發生了設計變更，要及時將變更內容發放到技經人員手中，以便及計算變更金額，變更金額要同設計變更單一同提交給建設單位，以便建設單位及時、準確的掌握工程變更金額，決定是否變更。第一，對于技經人員而言，要重視設計變更，要對施工圖紙、方案、規范及預算編制方面的政策非常熟悉，設計變更費用編制原則與施工圖預算的編制原則要保持一致；第二，設計變更中發生的預算增減問題，要實事求是的與變更的內容相符合，要與相關規定保持一致。技經人員要對變更出現的預算問題和施工圖預算等內容進行核對，查看是否出現重復，保證工程變更費用計算的合理和客觀；第三，設計變更產生費用時，應該保證手續齊全。出現變更時，應該由相關單位進行簽字蓋章，在進行預算編制的時候要注意設計變更的手續是否完善、有效；第四，在進行預算編制的時候，要查看設計變更的內容是否清楚、完整，是否與編制預算的要求相符。技經人員在進行預算增減的編制工作時，要對設計變更仔細的進行查看，對其中表述不清、遺漏、含糊的地方，應該要求設計單位進行補充和明確，并且出具情況說明。

加強設計變更管理

在電力工程施工前，要建立完善的施工管理制度，對相關的技術、預算、結算、人員責任、權力義務等內容進行明確規范，防止在施工中出現設計變更時，責任不明，無人承擔的現象發生。對各級工程管理人員對設計變更的管理行為進行規范，一旦出現設計變更，要嚴格按照設計變更的處理方法進行管理，強化責任人的責任意識，提高其工作的積極性。

在施工之前，應該要讓每一個參與工程項目的技術人員、供應商、財務管理人員等對合同進行了解，對合同的交底工作要做好記錄，并且有必要將合同復印件分發給相關的人員，對施工中不管是施工單位的責任，還是建設單位的責任，都要明確的劃分出來，防止出現設計變更時，各個單位推脫責任的行為，以便于工程的順利進行。

現場簽證主要是由于施工單位在施工圖紙及設計變更內容之外，施工預算沒有涵蓋的施工現場發生的費用所辦理的簽證，要嚴格將現場簽證和設計變更這兩方面的內容區分開。根據現行的規定，設計變更與現場簽證所產生的費用都屬于預備費用范圍，不同的是設計變更需要由設計單位下發設計變更通知單，其它任何單位都沒有權利下發設計變更通知單，所產生的費用也需要按照設計變更進行處理，因此，不能將這兩個概念混淆。

對于電力工程而言，在工程量出現變化的前期，主要是由施工、技術人員為主，其它各方面對其進行配合和支持，對設計變更產生的工程量確認，等到技術人員與施工人員對工程變化的事情情況確認完成以后，根據結論，如果確定屬于設計變更，那么由相關單位去辦理設計變更的手續。在這個過程中，技術人員和施工人員屬于分工合作的關系，保證了工程的順利進行。

工程竣工以后，施工單位需要提供給建設單位詳細的結算依據，而建設單位也只有看到詳細的結算依據后，才能支付工程款。所以，在平時的施工過程中，施工人員、技術人員應該對工程施工過程中出現的任何問題都要詳細的進行記錄，最好配上影響、圖片等資料，尤其是出現設計變更的時候，應該對變更的內容、所涉及的費用等方面收集足夠的資料，進行整理歸檔，以備在竣工結算的時候使用。

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關鍵詞： 工程造價 預結算審核 工程經濟

1.預結算審核的現狀和存在問題

（l）利用合同開口多算。有的業主對發包合同重視不夠，僅與施工單位商定工程范圍、進度和質量等條款就簽訂合同，開工建設。到工程竣工結算時，才發現原發包合同一無工程價款，二無結算辦法，連設計變更也沒有限制的條款，甚至隨意開口，合同對工程結算沒有具體約定，施工單位借此夸大施工難度，不斷單項報告建設單位負責人簽批增加工日和投資的條子；施工單位辦理結算時，又利用合同開口和其它漏洞高估多算，增加工程投資。

（2）設計變更事后簽證。有的建設單位不重視控制設計變更，不辦理設計變更的審批手續，沒有正式的設計變更通知單，沒有設計變更引起的工程量與投資增減的記錄，從而造成施工單位根據自己的利益擅自變更設計。

（3）工程計量不按規定。工程量不按國家統一規定的計算規則和竣工圖尺寸計算。由于沒有按規定計算，造成竣工結算工程量增加而多報工程價款。

2.對策

2. 1 施工合同及變更簽證管理

（1）核對合同條款及招投標文仵。首先應核對竣工工程內容是否符合合同條件要求，工程是否竣工驗收合格，只有按合同要求完成全部工程內容并驗收合格才能列入竣工結算。其次，應按合同約定的結算方法、計價定額、取費標準、主材價格和優惠條款等等，對工程竣工結算進行審核。

（2）落實設計變更簽證。設計變更和修改圖紙應由原設計單位出具“設計變更通知單”修改圖，設計、校審人員簽字并加蓋公章，并經建設單位和監理工程師審查同意；重大設計變更應經原審批部門審批，否則不應列入結算。

（3）有關單位參與把關：建設、監理、設計、施工等有關單位負責人和經辦人員應大力支持，參與把關，對隱蔽工程和設計變更的簽證進行核對確認，對施工殊措施發生的費用等共同商定，對索賠費用進行認真落實。按照發包合同的要求和有關規定，合理地確定工程造價。

2.2 工程量計算

核對工程量計算表中的每一項工程量，對照圖紙，查找簽證與工程修改通知單是否完全符合，有不清楚的地方可詢問現場代表，必要時可到現場實地核對。

（1）口徑一致。施工圖列出的工程項目必須與計量規則中規定的相應工程項目相一致。工程量計算除了必須熟悉施工圖紙外，還必須熟悉計量規則中每個工程項目所包括的內容和范圍。

（2）工程量計算規則。計算內容有無漏算、重算和錯算現象。

（3）計量單位。是否與所套用定額中單位一致，小數點位數是否正確。定額中的計量單位是根據不同分項工程或結構構件以m、10m、100m ，m2 、10m2 、100m2 或m3 、10m3 、100m3 等為單位，相應工程量按定額規定的計量單位縮小1P10 或1P100。雖然是一時疏忽犯的小錯，但往往會使工程量成倍擴大。

2.3 定額應用套價

（1）定額套用界限對于每一個工程項目應該套用哪一個子目，有的時候可能出現很大的爭議，特別是對于一些模棱兩可的子目單價，施工單位經常用的辦法是就高不就低地選套子目單價，所以要明確分清定額中的同類工程量的子目套用界限。

（2）定額適用范圍有些子目在具體情況下不再發生或其工作內容已被相關子目包括，則不能再在子目中單獨出現。例如：平整場地，當該工程基礎屬于大開挖情況時，此子目是不存在的，而某些施工單位為了虛報工程造價，不論工程基礎屬于什么類型，都要將這一項重新列出。

（3）定額單價換算定額單價換算的方法是否符合規定，有無套錯定額單價，也是容易犯錯的地方。在塊料面層子目中，往往都會存在實際塊料尺寸與定額子目中塊料尺寸不符的情況，如果實際塊料的尺寸小于定額，那就說明塊料的實際用量小于定額用量，因為塊料大則縫少，塊料小則縫多。這也就是說塊料小時，單位面積里塊料的面積減少了。

（4）嚴格審查結算單價

結算單價應按招標規定或合同約定的計價標準與計價原則執行。套用定額計價的一般都應注意定額的適用范圍和時效性，防止施工方高套錯套單價。

2.4 現場簽證

現場簽證是指工程在現場施工過程中所出現的設計、合同不明確或預算定額未包含而現場又實際發生，必須額外增加的工作日或工程量 所形成的費用，其具有嚴格的時效性，必須及時辦理，后補無效。因此，簽證內容直接決定了部分工程量的增加或減少，直接影響了工程造價的確定。

（1）避免重復簽證。審核人員必須熟知定額，明確定額子目包含的工作內容，防止施工單位把定額中已包括的內容再拿出來重復簽證。

（2）按實簽證。施工單位要求簽證的工作內容一般都能從各類定額中找出相應的子目或相近的子目， 現場簽證時一定要以定額為依據，結合現場情況來進行。審核時一定要實事求是，認真調查研究核實簽證內容，不能見簽證就計算內容，堅決杜絕和防范與實際不符的情況。

2.5 材料價差調整

（1）材料價格依據建筑材料的實際價格應以各地區公布的同時期材料市場平均價格為標準來計算，由于材料價格的市場變化因素是多方面的，在編制標底投標報價時，采用的市場信息價作為計算材差的依據是必要可行的，但竣工結算時再用此作為計算材差的唯一依據就值得商榷了。

（2）材料價格確定施工合同有約定的按雙方議定價格，沒有約定的按照信息價結合市場價確定。審核時一定要以合同和招標文件為依據，施工單位出具材料購買發票也不能同意，因為合同和招標文件早已有約定。

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樁基工程需要以下資料：

(1)工程地質勘察報告、樁基施工圖、圖紙會審紀要、設計變更單及材料代用通知單等。

(2)經審定的施工組織設計、施工方案及執行中的變更情況。

(3)樁位測量放線圖，包括工程樁位線復核簽證單。

(4)原材料質量合格證、復檢報告。

(5)半成品如預制樁、鋼樁、鋼筋籠等產品合格證書。

(6)樁孔、鋼筋、混凝土工程施工隱蔽記錄及各分項工程質量檢查驗收單及施工記錄。

(7)成樁質量檢查報告。

(8)單樁承載力檢測報告。

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工程項目立項獲得批準后，建設單位應組織各部門和委托工程咨詢單位編制本項目的招投標文件，結合地方政府制定的工程招投標相關規定，明確承擔設計任務應具備的資質，明確施工單位應具備的資質，進行建筑工程項目招投標，委托監理單位代表業主實施監理。起草簽定施工合同、設計合同、監理合同，以及需監督檢測、權威鑒定的第三方認證的委托協議，確定工程質量等級、工程造價、工期、行政檢測部門，并最終形成建設主管、建設單位（業主）、承包、設計、施工、監理組成的主體、監督加服務方的管理體系。

二、分包制度

建設工程的施工具有高度順延、時間順延和新技術新才料使用順延的特點，對于技術含量較高，專業性較強的分沖工程，例如：人防、電梯、消防、防水等，具有施工任務不可替代或地方建設主管部門已有專項規定等特征，承包單位應及時確定分包單位，監理單位專門規定完成分包資質審批。

三、用人制度

監理單位的組成人員要求擁有實際的施工經驗和監理能力，經過省內監理協會監理理論的正工培訓和考試，并獲得證書，總監和專業監理工程師要求有“工程師”以上職稱，監理工程師有獲得全國執業上崗資格，組合成一支結構、建筑設計、工民建、造價、電氣、給排水、暖通、計算機輔助設計、見證、資料等專業齊全的團體。在實施監理任務的過程中，要求每位成員一專多能，彼此取長補短，精通規范和政府文件精神，建立并最終形成“團隊”目標的工作環境。

施工單位的項目負責人和技術負責人要求由相應級別建造師帶隊，同時擁有“土建、水電工程師”以上職稱，曾負責過二等建筑或以上的項目管理業績。項目組成人員按結構、施工、安全、測量、取樣、預算、水電、后勤、材料、資料等專業配備施工人員，負責現場的工長及專業負責人要求施工員證，專職安全員要求有安全同崗位證書，預算人員要取得預算員崗位證書。

項目施工人員作用名冊需及時報業主和監理單位，便于各單位間安專業對口配合，各單位項目負責人及各專業主管人員名冊按規定報市建設主管部門備案。

四、分文往來和資料保證制度

為保證工作秩序的良好開展，及時處理和反饋工地現場的施工問題，在主體方和服務方之間建立良好的信息溝通渠道，笨一次工地會議上應確定好業主、設計、監理、施工等各單位負責公文往來和造價公文往來的人員，并形成會議紀要。歸檔有序，公文似稿及審定工作精確，參照國務院公文往來相關規定、《工程文件歸檔整理規范》和《建設工程監理規范》樣表，以一流水準為業主服務。

五、“四檢制”和“三管理”的現場驗收制度

在保證工程施工質量的制度里，“四檢制”驗收制度是重點。在施工現場，工程施工及驗收要按照“班組檢，專業質檢員檢，監理檢”的四檢制度實施，對預驗收合格的工序，監理及時予以簽認，確保施工質量符合設計要求和規范要求。

六、工地現場違規的處罰制度

為嚴格工程管理，加強過程控制，對現場施工存在的未按正常程序進行操作，未按事前同約定操作的制止無效且屢犯，通知整改未執行而進行下一道工序施工，不服從業主提出的合理要求、不文明不科學施工存隱患等違法行為形成約束，經建設單位、監理單位和施工單位工同商討約定達成共識，制定和實施“施工現場違規處罰辦法“，界定各類屬于違規現象，明確處罰標準和累犯執行標準。通過拍照取證，以罰款單的方式由項目部負責收繳，按規定的時間打入業主、監理、施工單位設立的共管賬戶。處罰制度要做到良性循環，有獎有罰。

對違反建筑法、行政法規從而產生嚴重后果和安全事故后果的行為，按法律規定程序和行政規定程序執行。

七、設計修改和審補充通知單位的監理通知制度

大型建設項目建設的設計變更單份數較多，專業性較強（結修、建修、電修、水修等），使用時又有版本號（日期）簽別和總監控制要求，給公文往來和登記帶來難度。好在《建設工程監理規范》有設計變更單的監理通知制度，即監理工程師通知單標題：設計變更附件：第X號設計變更單附件內容：XXXX的格式，總監簽署后通知建設單位、施工單位，及時形成現場施工的依據。

八、砼澆搗令制度和砼澆筑旁制度

工程施工過程是各專業共同施工的過程，砼澆筑隱蔽性要求事先各專業按圖紙完成了施工任務，驗收過程按照各專業“施工質量驗收規范”和《建設工程施工質量驗收統一標準》相結合，現場糾偏返修，驗收合格后，總監簽署書面澆搗令，即可進行砼澆筑施工，監理、業主、班組同時安排人員現場站監督，確保砼工程質量。

九、材料進場驗收及見證送檢制度

施工單位應按照投標品牌采購材料，監理人員按施工質量規范的材料進場條文進行驗收，屬于地方規定要求送檢的材料，或著驗收時對進場材料外觀質量有質疑，監理方見證人員配合最樣人員現場成檢驗批的取樣，送至政府認可的第三方單位進行檢測，按《檢測報告》結論確定是否允許進場使用。

十、工地例會制度和專題會議制度

施工過程中遇到需要各方共同商討決定的事項，或者需業主協調各有關方解決的事項，涉及工程資金、進度、圖紙設計、材料、政府文件傳達等內容時，可采取每周一次的工地例會，會集各方現場主管集中解決，并形成會議紀要。如有必要，針對部分專業的重大問題，可用專題會議的形式會集各方專門解決。如：圖紙會審、安全交底等。

參考文獻：

[1] 建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-2001

[2] 建設工程監理規范，GB50319-2000

[3] 電梯安裝企業資質標準，福建省建設網

[4] 建筑防水施工企業資質標準，福建省建設網

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[關鍵詞]工程造價　預結算　審核工作　解決措施

隨著改革開放事業的不斷推動，投資主體也在不斷增加，工程造價的預結算審核工作直接關系到投資主體和施工單位的經濟收益。做好工程造價中的預結算審核工作，有利于提高建筑業的勞動生產率和社會科技水平，也有利于促進我國的建筑市場的競爭機制走向規范化。由于目前的工程造價預結算審核工作中存在一系列的問題，這些問題嚴重阻礙了我國建筑業的發展。做好工程造價中的預算和結算工作，從而盡可能減少工程建設的總成本，爭取以最少的投資帶來最大的經濟效益。

工程造價中的預結算工作的主要依據資料是由建設單位上交的工程施工資料，主要任務是對工程施工材料的真實合法性進行嚴格的審查核實，從而及時糾正在工程造價結算中出現的問題，加大對施工活動的監督管理力度，帶動我國經濟的快速發展和建筑業的可持續發展。

準確把握預結算審核現狀，深入分析其在工程造價中存在的問題。

工程造價的確定與很多因素都相關，如國家相關方面的法律法規，不同地區具有一定的差異性等。眾所周知，工程造價中的預結算審核工作是一項復雜而又繁瑣的工作，不僅要求審核工作人員具有一定的專業文化知識，如建筑結構設計、施工方面的知識等，還要求工作人員的態度必須認真負責，有良好的預算結算業務水平。但在實際的預算結算審核工作中，仍然會存在一些其他方面的問題。我們主要是從以下幾個方面來深入分析一下工程造價中預結算審核工作存在的問題：

(1)建設前期

商務標和技術標的費用重復累加。施工企業的工程量清單價格主要是根據工程量所需的直接和間接費用、所繳稅金和所獲利潤的總額。造價時，有些施工單位又把原來屬于標內的技術和商務費用加入總的造價費用，從而增加了造價工程的總的成本費用。

(2)建筑實施過程中

有的建設單位不重視控制設計變更，不辦理設計變更的審批手續，沒有正式的設計變更通知單，沒有設計變更引起的工程量與投資增減的記錄，從而造成施工單位根據自己的利益擅自變更設計。

(3)建筑竣工后

施工圖紙和完工圖紙存在的差別很大。施工圖紙是建筑工程項目具體施工的主要依據，但是完工圖紙是對完工項目工程的具體記錄，它也涉及到在施工過程中設計圖紙和聯系單的變更工作的記載。特別是在一些大型的工程項目上，二者的差別更加明顯。

控制建筑工程預決算問題的對策

隨著建筑公司財務管理的不斷健全，許多企業已經采取了較為成熟和完善的建筑工程預決算控制方法。針對工程造價中預結算常見存在的問題所采取的措施：

第一，實現工程造價的科學合理化。在進行工程造價的預算工作時，我們要嚴格遵守合同內容，把施工圖和完工圖進行比較，實現二者的一體化，深入落實和審核每一項工程費用，避免對商務標和技術標的費用的重復計算。在工程造價的結算過程中，要依據所有的材料和資料進行認真核實，避免多算、漏算現象的發生，從而提高預結算審核工作的精確性。

第二，落實設計變更簽證。設計變更和修改圖紙應由原設計單位出具“設計變更通知單”修改圖，設計、校審人員簽字并加蓋公章，并經建設單位和監理工程師審查同意；重大設計變更應經原審批部門審批，否則不應列入結算。

第三，嚴格把好建筑材料質量關。材料價格對于整個工程造價來說，占據著重要位置。要求施工單位必須嚴格按照合同和國家標準對建筑材料的質量進行檢查，防止低劣材料用在工程項目上，從而減少由于工程質量而造成的生命和財產損失。

第四，加大對工程量的審核力度。工程量是工程造價的最基本資料，工程量的真實可信度直接影響到整個工程造價結算工作的準確性。我們應該把審核工程量的重點放在那些大型的工程上面，這要求我們在審核過程必須實事求是，不能虛報、漏報。

第五，加強預結算審核人員的培訓工作。不僅要提高審核人員的業務技能，還要提高業務人員的思想道德水平，使審核人員在工程造價的預結算審核中能夠盡職盡責，從而提高工作效率，保證工作任務的質量，推動我國建筑事業的快速發展。

工程造價的預結算審核是合理確定工程造價的必要程序及重要手段。通過對預、結算進行全面、系統的檢查和復核，及時糾正所存在的錯誤和問題，使之更加合理地確定工程造價，達到有效地控制工程造價的目的，保證項目目標管理的實現。

參考文獻：

[1]張懷生；淺談降低工程造價的有效途徑[N]；中國船舶報；2000年

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【關鍵詞】設計變更；現場簽證；工程造價；控制措施

由于工程建設投資大、周期長、部門協作多、施工條件復雜多變，而施工合同、設計文件不可能將施工過程中可能出現的變化全面地反映出來。因此，施工過程中往往會產生大量的設計變更、現場簽證單。設計變更和工程簽證工作占整個單位工程竣工結算的比例，多則接近20%，少則也在6%左右。同時，又因為設計變更和現場簽證發生在施工過程中，牽涉內容廣，構成原因復雜，難以確定造價，而且設計變更和現場簽證的控制關系到施工進度和工程質量。因此，施工階段要管理好設計變更和現場簽證。

一、設計變更和工程簽證的定義

（1）設計變更。是指工程施工過程中為保證設計和施工質量，完善工程設計，糾正設計錯誤以及滿足現場條件變化而進行的設計修改工作。一般包括由原設計單位出具的設計變更通知單和由施工單位征得由原設計單位同意的設計變更洽商單兩種。設計變更產生的原因包括原設計錯誤、遺漏；修改工藝技術、使用功能；使用的材料、設備品種的改變；施工條件的變化；施工錯誤等。（2）施工過程中的工程簽證。主要是指施工企業就施工圖紙、設計變更所確定的工程內容以外，施工圖預算或預算定額取費中未含有而施工中又實際發生費用的施工內容所辦理的簽證。（3）設計變更和現場簽證的區別。設計變更是對原工程設計的內容不合理或錯誤，根據現場實際情況進行變動或完善，從而改變了原設計。而工程現場簽證則對原設計功能沒有影響，或是因工程變更而衍生出來。設計變更必須由原設計人員簽發確認，現場其他人員無權對原設計進行變更。現場簽證無需原設計人員簽發，現場監理工程師、業主代表及承包商項目經理簽字認可即可生效，計入結算項目。設計變更可能增加或減少工程量，而現場簽證一般是增加工程量。

二、簽發設計變更和工程簽證應注意的事項

（1）簽發設計變更應注意的事項。一是認真地搞好圖紙會審，盡量減少設計變更的發生，確需在施工中發生變更的發生得越早，越好。如果發生的變更部位已施工但沒有竣工，施工單位應立即停止對該變更部位的施工，及時反映情況，根據施工情況采取最有效、最經濟的施工方法，盡量在不改變已施工部位的情況下，達到設計變更的效果。二是確屬原設計不能保證質量、設計遺漏和錯誤以及與現場不符無法施工非改不可的。三是變更工作應在技術上可行，變更后的施工工藝不宜復雜，不得降低使用標準，且對總工期不產生影響。四是對設計變更應詳細記錄，說明原設計情況、設計變更原因、內容及對其他專業的影響。五是設計變更應嚴格執行投資計劃，因設計變更增減的工程造價，應嚴格按審批程序辦理，在符合工程實際需要的前提下全面考慮變更后產生的效益，與現場變更引起施工單位索賠所產生的損失加以比較，權衡輕重后再作決定。大的必須發生的設計變更實行限額管理，要先算賬后變更。（2）工程簽證的簽發注意事項。一是嚴格現場經費簽證。凡涉及經濟費用支出的停工、窩工、用工簽證、機械臺班簽證等，由現場代表認真核實后簽證，并注明原因、背景、時間、部位等。二是根據合同原則，嚴格審查各種簽證的及時性、合理性和真實性，杜絕事后追認的現象。應在合同中約定的，不能以簽證形式出現，例如：人工浮動工資、議價項目、材料價格；合同中沒約定的，應由有關管理人員以補充協議的形式約定。三是嚴格按規定格式及程序辦理簽證。應在施工組織方案中審批的，不能做簽證處理。四是變更的材料價格的確認要注明采購價還是預算價，以避免采購保管費重復計取。

三、設計變更和工程簽證的管理應采取的措施

1.組織措施。（1）設計變更和工程簽證制定審批單及通知單格式，現場簽證必須有三方主體（業主、監理、施工）代表簽字，對于簽證價格較大或大宗材料單價，必須加蓋公章。（2）現場簽證一定要及時，不應拖延到結算時才補簽，對于一些重大的現場變化，還應及時拍照或錄像，以保存第一手的原始資料。（3）設計變更和工程簽證的內容、數量、項目、原因、部位、日期、結算方式、結算單價等要明確，制定相應回執單。（4）簽證單位應編號歸檔，在送審時，統一由送審單位加蓋“送審資料”章，以證明此簽證單由送審單位提交給審核單位的。要做好臺賬按月上報。（5）管理人員要經常深入施工現場，了解施工中的異常情況或施工工藝的變動對工程造價的影響。

2.合同措施。建立合同交底制度。讓每一個參與施工項目的人了解合同，并做好合同交底記錄，劃清各方的經濟技術責任。（1）按合同條款支付時，要防止過早過量簽證，對合同變更補充協議簽認要嚴慎，簽證要依合同相關條款來衡量，相互制約。（2）設計變更或施工圖有錯誤，而承包商已經開工、下料或購料。此類簽證只需簽變更項目或修正項目，原圖紙不變的不要重復簽證，己下料或購料的，要寫清楚材料詳細情況。（3）停工損失。在合同中明確列明各種停工情況約定各方責任，雙方按合同規定的時間內以書面形式簽認停工的起始日期，現場實際停工工日數與工日單價，現場停工機械明細表。對于間接費定額己明確規定的，不要再另行簽證。對于定額沒有規定，應根據不同的工程實際情況或參考相同類定額和有關規定來作補償。（4）合同中規定如果工程變更和現場簽證累計完成量未超過合同造價的規定的比例時，按合同約定處理；超過合同造價規定的比例時，發包人應另補充合同。

3.技術措施。技術措施主要是重視抓好四個環節。（1）限額優化設計環節。對一些重大的設計或施工設計的修改要限額優化，應首先征求業主單位的同意，必要時組織論證，多方尋求節約工程費用。（2）材料采購環節。材料設備采購要“貨比三家”，以質量價格比選定供應方。（3）隱蔽工程環節。隱蔽工程簽證是指施工完以后將被覆蓋的工程簽證。此類簽證資料一旦缺少將難以完成結算，因此應特別注意搞好隱蔽工程方面記錄。（4）工程延誤環節。在工程實施過程中主要分部分項工程的實際施工進度，工程主要材料、設備進退場時間及業主原因造成的工期延誤的簽證，在建設工程結算中，同一工程在不同時期完成的工作量，其材料價格也不同，工程量的增加是否對工期產生順延要明確。

4.經濟措施。設計變更和工程簽證項目要切實把握好有關定額、文件規定，尤其要嚴格控制簽證范圍和內容。對己完工程計量，支付款復核，要進行投資計劃與實際值比較，造價控制分析和預測，力求使工程實際投資不超過計劃投資。（1）索賠處理相關簽證。對設計變更和工程簽證引起的經濟損失要按索賠程序原則審核索賠的成立條件，分清責任方，認定合理索賠按規定程序辦理。（2）材料單價的簽證是影響工程造價的重要因素之一，在辦理材料單價的簽證時，應注意弄清哪些材料需要辦理簽證以及如何辦好。對于需要辦簽證的材料單價要作好市場調查，應注明材料單價包括的內容，避免結算時重復計算。（3）在施工過程中，經常會出現一些無法計算工程量或某些特殊的項目，雙方理解直接費與計稅不計費的不同，商定的具體金額來簽證解決。

總之，加強設計變更和工程簽證管理是一個控制過程也是一個系統工程。建設行政主管部門要充分認識到加強設計變更和工程簽證管理中控制是關鍵，要根據合同及施工現場情況協調好各質量責任主體，做好設計變更和工程簽證管理中控制工作，使工程質量有保證的情況下，節約造價。

參 考 文 獻

[1]劉孔玲.基于業主角度的工程質量控制博弈分析[J].科技進步與對策.2010（19）

[2]趙丁星.建筑工程質量管理與控制分析[J].科技致富向導.2011（20）

[3]呂雪松，吳安生.淺談高層建筑給水、采暖工程質量控制[J].科技致富向導.2011（6）

[4]潘潔，楊帆.工程項目管理中的質量控制[J].企業導報.2010（12下）：98

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【關鍵詞】工程結算；設計變更；現場簽證費用

引言

園林工程結算對于一個企業來說是至觀重要的，如果沒有嚴格把關將會造成不可挽回的損失。文章筆者從項目施工全過程進行分析研究，掌握一定的技巧，保證數據資料的正確與完整，做好工程的結算工作。

1 在項目開工前，必須掌握合同內容，熟悉招投標文件，做好圖紙會審工作，掌握業主資料控制流程。

項目團隊，包括項目經理、施工員、資料員等必須熟悉合同和招投標文件，明確對自己有利及不利的條款，制定成本控制計劃，仔細分析我們的投標報價，明確盈利點，并找機會創造盈利點。許多時候，施工時以為創造了盈利點，但資料未做好，到結算時再補，那就困難多了，即便成功，付出的代價也是相當慘痛的。或者以為創利了，到最后發現很多屬于合同風險內容，不能另外計費。要充分掌握整個項目的狀況極可能發生的變數，以便在施工過程中揚長避短，充分把握機會。

1.1 做好圖紙會審工作

將圖紙不明確的、與現場不符的位置提出，要求設計、業主明確做法，建議更改市場上缺乏的品種或者對我司報價極為不合理的品種。在圖紙會審前，除了提出這些問題外，項目部還需將圖紙工程量全部復核一遍，若發現與投標工程量不符的，需提出解決方案，要求業主明確。

1.2 及時與監理、業主明確資料編制流程和結算方式，找準關鍵點，避免走彎路

不同業主管理模式不同，資料編制辦法、流程也不同，在開工前與監理、業主進行一次資料編制方面的溝通，能提高各方面的工作效率。

1.3 明確結算方式、新增項目計價辦法也很重要

在參加投標時，投標部門由于時間比較趕，且部分投標的人并未真正做過施工，而且往往投標勝敗的關鍵是總價，所以他們計算的工程量未必準確。但在真正施工時，項目部必須做到心中有底，并提出對自己有利的結算方式。結算方式有兩種，一是合同內總價包干，二是按綜合單價按實結算。如果以合同內總價包干，那就將合同價累加設計變更及簽證的量就行了；如果按綜合單價按實結算，那竣工圖就更加要畫得嚴謹，要讓所有的數據在圖紙上都能找到依據。總之，必須明確結算要經得起推敲。由于結算基本上不是工程部審核的，而是并不熟悉現場的預結算部門審核的，所以，結算方式和做法也必須在圖紙上再體現出來。一旦資料員、施工員、項目經理、業主代表都跳槽了，到最后憑著竣工圖來結算，畫了多少就是多少，最后，施工單位就只能吃啞巴虧了。

2 在項目施工中，做好施工過程控制，及時收集結算資料及對我司結算有利的證據。

2.1 要求項目團隊，包括項目經理、施工員、資料員要有較強的專業素質，熟悉施工流程，掌握一定的施工、預結算知識，以便在施工過程中及時做好隱蔽驗收記錄，明確是否發生了設計變更、簽證，并及時、準確地記錄。

2.1.1 明確設計變更及簽證的含義及相關造價規定。

（1）設計變更。設計變更是指設計部門對原施工圖紙和設計文件中所表達的設計標準狀態的改變和修改。設計變更在單位工程設計變更費用中一般控制在建安工程造價的5％以內，項目總體設計變更產生的新增投資額不得超過不可預見費用的三分之一[1]。

（2）現場簽證費用。現場簽證費用是指施工圖及施工圖預算以外，在施工過程中因工程實際需要而必須進行的各項工程及其耗用的工料和其它費用，無法在竣工圖中體現。而一般是由施工單位詳細做出記錄，并有現場監理人員簽證，以此作為編制預算辦理結算的依據。根據國家有關規定，現場簽證費用屬于預備費的范疇，一般來說不能超過工程總價的1%。

（3）現場簽證與設計變更的區分。簡單來說，設計變更是能在竣工圖上體現出來的，而現場簽證的內容往往無法體現在竣工圖中。現在有些項目采取零簽證的做法，即在投標時綜合考慮了現場的風險，不另行簽證。所以正常情況下，一般不提倡簽證，作為施工單位，應盡量控制簽證的數量。由于簽證不具有可追述性，因此若相關支持性文件不完善，或數額太大，在審核時就很難通過。故屬于設計變更范疇的應該由設計部門下發通知單，所發生費用按設計變更處理，不能怕麻煩，而把應該發生變更的內容變為現場簽證。由于目前的管理模式，設計一般跟蹤現場不是很緊密，故若發生設計變更，要求施工單位積極主動配合設計完成設計變更圖的編制，以保障自身利益。

2.1.2 設計變更及工程簽證辦法。

明確屬于設計變更范疇的項目，必須及時辦理設計變更審批手續。各建設單位管理模式不同，設計變更審批權限不同，但基本程序都差不多：①當發生設計變更時，必須有經業主確認的設計變更通知單或設計變更圖，一般須明確工程量增減數量；②涉及到信息價查詢不到的施工主材，必須寫明材料的名稱、規格、材質、數量、質量標準、品牌、產地，將主材價報批；③填寫設計變更審批表，根據設計變更通知單或設計變更圖、合同規定計價辦法編制工程增減預算；④及時申報并跟蹤審批。由于設計變更必須經過審批才能作為計量支付的依據，故及時獲得經審批的設計變更非常重要。對于施工單位來說，在施工過程中獲得完整的設計變更資料更為重要。一般情況下，在工程未完工之前，對于設計變更報價審批時，施工單位占主動地位，為了保證工程施工進展順利，業主會一般會做出相應的讓步，所以一定要把握好這個機會。而一旦工程施工完畢，對設計變更中的價格存在爭議時，就只能是能爭取多少就多少了，如若設計變更資料不完善，則更加被動。

屬于現場簽證的項目，必須請業主、監理現場查驗，并填寫工程量簽證單，在工程量簽證單上將簽證原因、內容，包括圖紙、標注尺寸，列出清晰的工程量計算式，最好將施工前、中、后的照片也附上。須注意的是：①凡是可明確計算工程量的內容，只能簽工程量而不能簽人工工日和機械臺班數量；②現場簽證中有許多是障礙物拆除和措施性工程，所以，凡是拆除和措施工程中發生的材料或設備需要回收的（不回收的需注明），應簽明回收單位，并由回收單位出具回收證明；③最關鍵的是必須要有監理、業主簽名蓋章確認；④填寫簽證審核表，根據合同規定計價辦法，確定簽證價格。但無論是設計變更還是現場簽證均應及時處理，以免由于時間過長而引起不必要的糾紛。

2.2 要求項目團隊，包括項目經理、施工員、資料員要有較強的責任心，做事要認真、細致，跟蹤到位，確保資料的及時有效性。

2.2.1 保證資料的及時性。資料員作為編制施工資料、預結算資料的主要人員，必須熟悉現場施工的情況，勤跑工地，多跟施工員溝通，詳細掌握施工過程，及時準確記錄施工過程，根據施工資料目錄在適當的時候編制施工資料，不能滯后。對于發生變更較多的項目，在施工過程中，就應該編制、完善竣工圖，施工一段，完善一段，在施工圖上做好標志，備注見設計變更，并及時做好已完成工程量清單。若發生的變更太多，已超過版面的1/3，則需重新繪制竣工圖。整個項目完工的時候，竣工圖也基本完成了，這樣一可提高效率，盡早驗收。二可保證竣工圖的正確性，以免一些大型的、稍復雜些的項目在最后作竣工圖的時候由于歷史久遠、時間趕、工作量大，再加上經辦人的馬虎、審核人的疏忽，甚至人員變動而導致一些錯漏。

（1）在施工中，應及時進行簽單，爭取有利因素避免事后簽單起爭議。業主要進度、要質量，所以資料的簽證在施工中如果抓得緊的話，比較容易簽下來。那個時候，施工單位占主動，業主被動。但是業主往往會通過拖、賴、口頭許諾等方式敷衍，如果這個時候頭腦不清醒，聽他們忽悠，不去追緊資料，等到業主所說的等工程完工了，一起簽，那就不妙了。因為這種項目，施工時所有部門都向工程部門讓步，即使資料依據略微欠缺，但為了保證進度，工程管理部門會通過協調，將資料簽下來。而一旦完工了，工程管理部門完成任務了，它不會為你著急，往往就會公事公辦，預算部門等部門就會仔細審核，要你提供各種依據，又會擺出合同條款告訴你這個合同是包含了的，不能簽證。你說工程部誰誰答應，由于趕工，這費用會給。他就會告訴你，按合同辦事，還翻出合同具體條款，說工程部某某不是老總，說了不算。如果你拿不出蓋了他們公司公章調整這個款項的相關文件出來，你就只能啞巴吃黃連，有苦往肚里吞了。說不定這時，還會被預結算部門的人奚落一頓，怎么當時不找他們辦好這個手續啊，我們審結算要有證據，不會隨便亂給也不會隨便亂扣。還有的情況是，確實情況屬實，也可以給。但業主工程部又會說，這份簽證量太大了，超出了我們審批的權限，如果拿回總部去批，估計一年半載也下不來。那怎么辦呢？為了配合你們盡快做好結算，早點拿點錢，不如打個8.5折，控制在我們的審批權限內，如何？業主狠狠砍了你一刀，還要你感謝他的苦心為我們考慮呢。

（2）在施工中，及時進行簽單，避免監理、業主人員更換，無人確認。另外，就是業主也是實行項目管理制，業主代表隨著項目的完工也就更換了，甚至離開了，換一批新的人跟這件事，或者根本沒人理這件事。如果竣工圖沒簽字確認，簽證沒批下來，那就更有苦頭吃了。我們對這個情況不是很了解，等我們問過領導，再回復你，慢慢來吧。

2.2.2 保證資料的準確性。在做好資料送出去簽字前，必須經項目經理審核認可后才能送出。項目經理在審核資料時一定要細致認真，因為施工質量再好，進度再保證，固然能體現項目經理的能力，但整個項目是否盈利，更加是項目經理考核的一個重要指標。而每一份資料都關系到這個項目的利益。

2.2.3 保證資料的完整有效性。要保證這份資料的支持性文件齊全，例如業主的委托書、設計變更的圖紙等。所有資料必須有監理、業主簽字蓋章，才能算是完整、有效的資料。在施工過程中，及時遞交資料審核，一般都比較容易通過。但也很難保證有些業主會出現故意推托的現象。這時，資料員必須及時向項目經理匯報，必要時可放緩施工進度，向業主提出合理的要求，以維護自身的權益。不要被業主的好言好語，鄭重口頭承諾等糖衣炮彈給迷糊了。否則，等整個項目一完工，后悔都來不及了。

3 在項目完工后，及時將竣工圖交監理、業主確認，及時申請竣工驗收。

3.1 及時確認竣工圖

竣工圖是施工圖與設計變更的集合，施工圖內容就是合同內項目，竣工圖與施工圖的差異部分就是設計變更項目，簽證項目就是在竣工圖上無法體現，而實際卻發生的項目。這三者相加，就是我們的結算了。完工后，要認真編制審核竣工圖，確保竣工圖無漏項、無錯誤，并需經監理、業主蓋章確認。在結算編制完成后，要仔細復合數據的準確性，保證所有資料的一致性及符合性。

3.2 及時進行竣工驗收也是結算的關鍵

完整的結算資料必須要有竣工驗收表。一般在合同內都有關于工期的要求，且均注明。通過竣工驗收的日子才能算是竣工的日子，且從通過竣工驗收之日起計保修期。一個項目完工后未能及時進行竣工驗收，我們的結算就無法送出。且會按拖延工期進行扣罰，也會延長工程的質量保修期，增加成本。

4 做好其他與結算息息相關的資料保管工作。

例如隱蔽工程驗收紀錄、施工日志、材料進場簽證紀錄等。如果在結算審核中，發現有疑問的，可能會將這些資料作為結算審核參考。所以資料環節，一環扣一環，做好了，利益就保障了，付出也有回報。做不好，工程質量做得再好，項目也是失敗的。

5 小結

做好結算工作的關鍵是，要提高對結算工作重要性的認識，注重施工過程中結算資料的積累，保證結算資料的正確和完整性。在申報結算時還要掌握一定的技巧：要實中有虛，但要心中有底，注意把握尺度，保證審核人員有可核減的項目。如果結算做得滴水不漏，有可能會適得其反。

參考文獻

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關鍵詞:奧運工程檔案 前端管理

工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開始對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建設的全過程，是確保賽時、賽后使用的重要憑證，是奧運文化遺產的重要組成部分。新奧集團在奧運工程建設過程中，對工程檔案采取的有效措施，切實實現了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉移到前臺管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進行，協同作戰。

一、健全檔案網絡，完善制度建設，確保檔案管理的前端控制

1、組織機構、明確責任、落實到人

強大的組織體系、健全的規章制度是檔案管理工作開展的有利保障和依據。針對奧運工程規模龐大、復雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業指導聯系，保證檔案的合法與專業。其次在集團內部建立以法人代表為主要領導，部室經理、部室檔案員負責的檔案管理網絡，落實了各總包、監理單位以項目經理、總監為負責人，總工、技術負責人、現場檔案管理員管理的檔案管理網絡，實行層層管理，落實責任。領導負責制的檔案管理網絡，為檔案工作的順利開展提供了堅實有力的組織保障。

2、完善奧運工程檔案新制度

為保證奧運工程檔案高質量、高標準，必須實現與施工進度同步進行的要求，我們向各參建單位轉發了《奧運工程檔案管理指南》、《奧運工程檔案管理實施細則》及《奧運工程檔案檢查標準》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求，做到了有據可依、有據可循。同時編制了《新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監督、幫助奧運中心區新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時刻提醒現場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質量完成奧運檔案管理工作提供制度保障。

二、實行動態監管，強化檔案管理與施工管理同步

1、檔案工作計劃與工程施工計劃緊密結合

檔案工作計劃是實現奧運中心區工程檔案整理進度與施工進度同步實施的前提。在實際工作中，要求參建各總包單位根據工程施工進度表，制定各自檔案收集、整理計劃;集團檔案部門與工程部、安全質量部緊密配合，根據中心區總體施工進度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺來做，為檔案及時收集、整理，為保證檔案的齊全、準確，為工程竣工發揮了保障作用。

2、工程分部分項劃分措施，從源頭解決檔案收集問題

奧運中心區工程規模大、工期緊、任務重，交叉施工現象非常嚴重，因此給工程檔案的收集工作帶來困難。但我們發現，工程項目分部分項劃分標準是檔案收集的基礎。如果不清楚工程項目分部分項的劃分，檔案收集就會出現雜亂無序的情況，與施工同步進行便無從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項劃分標準，根據分部分項劃分標準，確定檔案的形成時間和收集內容，從源頭上解決檔案收集內容、依據規程、完成時間等問題，使檔案技術人員很快進入收集狀態，有效解決了檔案收集入手難的問題。

3、動態監管保證檔案同步收集

(1)有效的監督檢查是保障同步收集的有力手段

按照施工計劃堅持每周到施工現場一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時進場，何時土方開挖，何時物資進場，何時進行相關試驗，哪項工程進行隱蔽，哪天進行分項驗收，哪天進行分部工程驗收等。針對施工進度，集團檔案部門要求施工單位提供相應的設計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件，真正達到同步管理的目的。

(2)有效監督設計變更通知單整改

工程前期，大量的設計變更通知單不符合《建筑工程資料整理規程》(以下簡稱《規程》)要求，設計單位按照各自單位貫標要求打印的設計變更通知單，只有設計單位自己內部各管理層的簽字，即在這張設計變更通知單上沒有建設單位和施工單位的簽字確認，這樣的設計變更通知單在現場將被視為無效文件，給工程責任各方和結算都將會帶來很大麻煩，檔案部門積極與設計院進行協調，提出按《規程》整改的建議，并在工程實施過程中有效監督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實現檔案的前端控制，保證了工程質量與責任。

檔案工作計劃的制定，分部分項的劃分，動態的監督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對性，從真正意義上達到同步整理的目的，實現工程檔案的前端控制。

三、建立風險管理機制

1、成立檔案檢查小組，實行全過程把關

在集團網絡制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經理擔任組長，由主管檔案的經理辦公室及與工程前期規劃設計相關的規劃設計部、與工程施工管理關系密切的工程管理部、與工程竣工相關的安全質量部等部室成員組成，有效實行從規劃到竣工的全過程把關。

2、成立檔案驗收小組，保證高質量竣工檔案的移交

為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進行，集團成立檔案驗收小組，編制了《新奧公司建設工程檔案驗收申請表》，在這張表里創新加入監理、業主代表、安全質量部等主要負責工程驗收部門的意見，使檔案業務保持和主要業務人員、業務部室的緊密聯系。在檔案竣工領導小組的共同審核過程中，把與工程實際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫《新奧集團有限公司奧運工程檔案驗收情況書面告知單》，讓總包單位按檢查要求進一步整改，合格后填寫《檔案移交書》、《移交目錄》等，辦理移交手續，使檔案驗收、移交工作做到程序化，進一步保證了竣工檔案的準確性與完整性，體現了奧運工程檔案的歷史價值。

3、建立檔案防汛應急預案機制，保證施工現場檔案安全

檔案防汛預案管理開創了檔案安全管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現場，由于條件的限制，每年汛期的到來都會對檔案實體安全產生嚴重威脅，為保證現場施工技術文件的完好與安全，集團堅持對施工單位現場檔案室進行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應急預案》，從制度上保證公司檔案和施工現場檔案安全渡汛。另一方面根據北京市氣象局提供的氣象預報資料，提前對現場檔案保管情況進行監督檢查，檢查檔案設施、設備、裝具，檢查各單位檔案防汛預案等。2007年夏季，施工現場雨水倒灌的現象時有發生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒有出現一例檔案損毀的現象。此舉提高了檔案人員安全風險意識，實現了檔案安全工作的前端管理。

四、加強檔案培訓，提高檔案管理人員業務水平

1、強化檔案意識

強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會，第一時間把各級檔案管理辦法、制度及時進行宣貫，強化各級管理人員的檔案意識。

2、加強檔案業務人員專業培訓