膠帶檔案管理制度

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檔案資料是律師事務所日常工作中必不可少的重要工具。為了進一步促進事務所日常工作的順利進行，使檔案資料更好地發揮其作用。本所決定對檔案資料管理實行“行政部門統一管理，專人分級、分類負責”的管理制度。其具體內容如下：

一、人事檔案管理

1．全所人事檔案按合伙人、專職律師、實習律師、律師助理、行政輔助人員五大類，分類歸檔管理。

2．個人人事檔案中包括本人身份證、學歷證明、資格及執業證書、學習及培訓情況證明、個人基本聯系方式等主要資料的復印件。

3．人事檔案的轉入、轉出手續要完備。對于新轉入的人事檔案，管理人員一定要按目錄核查無誤后才可簽收。管理人員簽收后應立即將資料整理規范，按類歸檔。

4．人事檔案管理人員應定期整理相關檔案，隨時查漏補缺，更新檔案內容，保證人事檔案的完整性和準確性。

二、往來文件檔案的管理

1．對于日常往來的行政管理工作文件、各級管理機關及事務所合伙人會議紀要、決議等文件，管理人員均應編號登記，送負責人批閱。負責人簽署意見后于次日前送達有關人員及時辦理。如屬急件，管理人員應當日送達，并應履行好簽收手續。

凡向上級的請示、報告及與有關單位的聯系函件，均由行政部門用事務所統一專用信箋紙書寫（鋼筆）或用電腦打印，并經負責人簽字后加蓋公章才可簽發，原稿按規定歸檔保存、備查。

2．一般往來文件負責人批閱時間不得超過三天，緊急文件不得超過一天，有關領導批閱時應簽署全名。行政主管按此規定催辦。

3．對需存檔文件的批閱、批改、簽字等均要使用鋼筆、毛筆、檔案圓珠筆，不得使用紅筆、普通圓珠筆或鉛筆。

4．對往來文件及重要資料的整理工作應按年份、日期分類歸檔、裝訂成冊，分永久、長期、定期三類保管，同時編寫檔案目錄。

5．涉及事務所機密的文件均需專門人員專門管理，不得有任何泄露情況發生。

三、查閱檔案的手續

1．凡本所人員查閱、摘錄檔案資料，須填寫“檔案查閱、摘錄登記表”，經負責人或行政主管簽字同意后，方可查閱、摘錄。非本所人員不得查閱、摘錄。

查閱、摘錄檔案資料一般應在檔案室內，特殊情況下應在管理人員指定的地點查閱、摘錄。

2．檔案資料不得外借。如遇特殊情況，須由借檔人填寫“檔案外借登記表”經負責人簽字批準后方可借出。對借出的檔案資料按實際情況規定借閱期限，但借閱期限最長不得超過三十日。如三十日內仍未閱讀完畢，應重新履行借閱手續。檔案管理人員應及時催收出借的檔案資料。收回檔案時管理人員應詳細檢查并在“檔案外借登記表”上注明收回的日期，并將“檔案外借登記表”統一裝訂保存。

借閱人不得在借閱的資料上涂改、劃圈、折疊、拆散、污損，注意保持借閱資料的整潔、完整。

3．機密文件不得復印、摘抄，不得對外泄露。

四、檔案管理人員的職責

1．不得讓無關人員進入檔案室。

2．掌握、了解的檔案內容不得隨意對外泄露。

3．屬檔案管理的登記簿、登記表等相關資料均屬永久保管材料，應妥善保存、分類歸檔。

4．如遇工作調動或離職情況，必須將所有檔案材料及檔案管理材料列出詳細清單在行政主管監督下辦理交接手續。

5．注意檔案資料的防火、防盜、防蟲等保護工作。