試論秘書如何處理辦公室人際關系

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內容摘要：本文從人際關系出發，主要講的是人際關系學說的產生，以及在辦公室中人際關系的處理對一個秘書的重要性。從而引申出的，一個秘書在辦公室人際關系的處理中，應該把自己放在怎樣的一個心理位置，而后淺談了秘書應如何處理辦公室中日常的人際關系，其中包括秘書在辦公室中如何來處理與上級、同級、下屬的關系。只有處理好了與他們的關系，秘書在辦公室中的工作才能順利才開展起來。

關鍵詞：辦公室、秘書、人際關系、上級、同事、下級

序言

隨著城市化的進程，一種傳統的工作機制在被不斷的打破，在這個大潮中，辦公室文化的形式和內容在不斷地加深，于是辦公室人際關系的處理，也越來越被提升到一個特別值得考慮的議程。對于一個秘書來說，每天的工作大部分或者說主要部分即是如何與人交際、交流。一個秘書的成功與否與其在辦公室能否處理好人際關系的問題息息相關。那么，應該怎么樣正確的去認識辦公室人際關系呢？秘書應該在辦公室人際關系中扮演怎么樣的一個角色呢？

首先，要弄清楚什么是人際關系。人際關系即是涉及組織理論的一個學科。據介紹，最早關注到勞動關系的人的是一個叫弗里德列克泰勒（）的美國人，在第一次世界大戰酣戰時期，工人的狀況得到了較大程度的重視。令人很難想象的是，此前的工人是和工具等同視之的。泰勒在稍后的年成立了全國人事管理協會，旋即改組為以關心工商企業中人的因素為宗旨的美國管理協會。與此同時，人的積極性對提高勞動生產率的影響和作用逐漸在生產實踐中顯示出來，并引起了許多企業管理學者和實業家的重視，但是對其進行專門的、系統的研究，進而形成一種較為完整的全新的管理理論則始于世紀年代美國哈佛大學心理學家梅奧等人所繼續進行的著名的霍桑試驗實驗表明，影響生產效率的不是勞動條件，而是勞動者本身。霍桑試驗的研究結果否定了傳統管理理論對于人的假設，表明了工人不是被動的，孤立的個體，他們的行為不僅僅由于受工資的刺激，而影響生產效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作條件，而是工作中的人際關系。他所做的一切就是人類最初對人際關系的探索。梅奧被稱為人際關系學說之父。從上面我們可以明顯地看出，人際關系的發展始終是和人類的管理學聯系在一起的，它們相輔相成，不可分割。人際關系就是對人的一種組織的形態和方式，而這樣的組織就是一種管理的模式，一種管理的方法。辦公室的人際關系，就是在辦公室里發生的一種組織的理論。

何為秘書呢？學術界對此尚未有定論，但我認識秘書是一種職務名稱，指處于樞紐地位，主要從辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務與領導的人員，是領導的參謀與助手。既然秘書是領導的左右手，要幫助領導來處理一些日常事務，那么必定會接觸到不同的人，如何來處理好與他們之間的關系就是工作能否順利展開的關鍵。因此要做好一個秘書就必須處理好辦公室中的人際關系，這樣才有利于工作的開展。

秘書如何來處理和領導之間的關系

秘書人際關系的具體內容就是和別人相處，這也是人際關系理論最終要解決的重要問題。秘書在辦公室的人際關系中，我認為可以分為以下幾類：自己和上司的相處、自己和同事的相處、自己和下屬的相處。

秘書與領導之間的關系

對于一個秘書來說，上司就是自己工作的重點對象，秘書的工作就是為領導服務的。正因為這個工作內容，使得秘書在辦公室中處于一個特殊的地位，因此在秘書的人際交往中也往往顯得特別復雜。在秘書與辦公室中所有人的交際中，秘書與領導的交際是最為復雜，最為微妙的一種。這兩者之間存在著一個矛盾關系，不僅存在著領導與被領導、服務與被服務的工作關系，同時也交織著人與人之間在思想、知識、情感等方面的交往關系。有時，秘書面對的不僅僅是單個的領導者，而且還是一個復雜的領導群體。需要學會與眾多領導者相處的藝術。對每一個秘書人員來說，正確把握并處理與領導者的關系是十分重要的。

一、在工作中秘書如何來處理與領導的關系

秘書是領導身邊的輔助人員，和領導有著密切的工作關系。怎樣搞好與領導的關系，是眾多秘書都關注的問題。對于領導者來說，任何一個領導能做到領導職位上，都必定有其過人多處。他們豐富的工作經驗和待人處事的方略，都是值得我們借鑒的，我們應該尊重他們。但尊重是不是就意味著我們就要對領導百依百順，唯唯是諾，巴結奉承，喪失自己的人格，像一條搖尾乞憐的“狗”呢？我認為這是沒有必要的。并不是所有的上司都是完美的。所以在工作中，唯上司是從并無必要。特別是對于秘書來說。因為秘書相當于是直接為領導服務的，好比領導的貼身仕衛。現代秘書不應該唯命事從，而要做領導的幫手，幫助領導出謀劃策，幫助領導來做一些決定，防止領導發生一些決定上的錯誤。

但也應記住，給上司擔意見只是本職工作中的一小部分，盡力完善、改進、邁向新的臺階才是最終目的。要讓上司接納你的觀點，應在尊重的氛圍內，有禮有節、有分有寸地磨合。不過，在提出質疑和意見前，一定要拿出詳細的、足以說服對方的資料計劃。這樣才能創造一個與上司比較合作化的環境，從而使自己更好的投入到工作中，以便使自己的能力得到充分的發揮。

三、在與領導一起工作時所要注意的問題

、是參與不是干預

作為秘書，在為領導者決定事項提出擬辦意見時，為領導者制定政策提供依據依據和方案時，一定要對所提方案的準確性、科學性負責。在決策過程中，至于是否采納你的意見，選定哪個方案，是領導者的責任，秘書絕不能干擾領導的決策，要將“謀”和“斷”分開，否則會導致行政管理體系的混亂，增加決策失誤的因素。

、是服從不能被動

服從于領導是秘書工作必須遵循的，在被動性的客觀情況下，能否做出創造性的貢獻，乃是對每個從事秘書工作同志的要求。“居于配角的地位，應具有主角意識”。這里所說的主角意識，不是要與主角換位，而是站在主角的立場和角度去觀察，研究分析和處理問題，這樣所提出的參謀意見才能達到總攬的全局，高屋建瓴的境地。當鄰導感到本單位或本部門工作起色不佳時，秘書就應當提出有效建議；當領導者因缺乏信息而決斷無力時，秘書就應當把收集起來的信息反饋給領導；當領導者需要了解發展趨勢和前景時，秘書就應當盡可能減少日常事務對領導的干擾。總之，秘書應跟上級領導者的思路，抓住領導者的思路，這樣才能盡可能地配合好領導，推動整個單位的有益發展。

秘書在辦公室中和同事之間如何相處

一、秘書在辦公室中與同事之間相處就所遵守的兩個基本原則

應該說，這個方面是辦公室人際關系的最重要的部分，因為一般來說，一個人人際關系處理的好壞，主要體現中他與同事的人際關系的處理的好壞。在這里，我覺得應該遵守兩個基本原則：

．真誠

真誠是人際交往的最基本的要求，所有的人際交往的手段、技巧都應該是建立在真誠交往的基礎之上的。爾虞我詐的欺騙和虛偽的敷衍都是對人際關系的褻瀆。真誠不是寫在臉上的，而是發自內心的，偽裝出來的真誠比真正的欺騙更令人討厭。

．人際相互作用

我們都希望別人能夠承認自己的價值，希望別人能夠接納自己、喜歡自己。出于這個目的，我們在社會交往中往往更注意自己的自我表現，注意吸引別人的注意力，處處期待別人首先接納自己。這種從自我單方面出發考慮問題本無可非議，可是它卻實實在在地影響著我們的交往。掌握了以上的兩個原則，應該首先記住的就是在第一次進入這個辦公室的時候應該有一個漂亮的現身，進入一間辦公室的正確方式及態度之一是光明磊落，抬頭挺胸，別讓身體前傾或彎腰駝背，用左手提著公文箱，右手留著握手用，絕不可讓公文箱遮住你的前面，這會讓你顯得怯弱可欺，還有，別忘了微笑，這樣給同事會有一個良好的印象。

二、秘書在辦公室交際中的忌諱

當自己逐漸的融合到這個新的集體中去的時候，一些新的狀況往往會出現，比如說，做一些在辦公室特別忌諱的事情，這樣的事情在同事之間很容易因為自己的約束不力而發生，這些忌諱如下：一、切忌拉小圈子，互散小道消息。辦公室內切忌私自拉幫結派，形成小圈子，這樣容易引發圈外人的對立情緒。更不應該的是在圈內圈外散布小道消息，充當消息靈通人士，這樣永遠不會得到他人的真心對待，只會對你惟恐避之不及。二、忌情緒不佳，牢騷滿腹。工作時應該保持高昂的情緒狀態，即使遇到挫折、飽受委屈、得不到領導的信任，也不要牢騷滿腹、怨氣沖天。這樣做的結果，只會適得其反。要么招人嫌，要么被人瞧不起。三、切忌趨炎附勢，攀龍附鳳。做人就要光明正大、誠實正派，人前人后不要有兩張面孔。領導面前充分表現自己，辦事積極主動，極盡溜拍功夫；同事或下屬面前，推三阻四、愛理不理，一副予人恩惠的臉孔。長此以往，處境不妙。四、切忌逢人訴苦。把痛苦的經歷當作一談再談、永遠不變的談資，不免會讓人避讓三舍。忘記過去的傷心事，把注意力放到充滿希望的未來，做一個生活的強者。這時，人們會對你投以敬佩多于憐憫的目光。五、切忌故作姿態，舉止特異。辦公室是嚴肅、正式的場合，要注意不要給人新新人類的感覺。無論穿衣，還是舉止言談，切忌太過前衛，給人風騷或怪異的印象，不然會招致辦公室內其他成員的恥笑，甚至會以為他（她）沒有工作實際能力，是個吊兒郎當、行為怪異的人。

三、秘書在辦公室中如何和同事交往

在避免了以上的忌諱之后，應該怎樣在辦公室具體和同事去交往呢？可以分為以下十個方面：以誠待人：以自身的禮貌與魅力，以關心他入的態度打入人群。信守承諾：說到做到，做事賣力，講求效率。全神貫注：集中注意力，心無旁騖，積極參與各種活動與社團組織。勤加澆灌：把時間投資在培養人際關系上，在無求于入時，用電話、卡片、傳真等與人保持聯絡，孕育出彼此的信任與支持。尊重對方：別把人只視作工作上該聯絡的對象。贊美別人：不吝于給予贊美與鼓勵，表達感激之情，讓好話傳遍千里。時時感恩；別忘了在聽過別人贊美之后說聲謝謝！承擔責任：懂得人際藝術的人應勇于為自己犯下的錯誤承擔責任，不推托找借口。絕不居功：就像一句老成語所說的：“功勞該歸誰，就給誰。”不忘幽默：保持對生活的感性與幽默，享受建立人際網路的過程！一般來說只要做到這樣的幾點，就可以正確的處理好辦公室同時間的人際關系。

秘書在辦公室中如何和下屬相處

一、秘書在辦公室中處理好和下屬關系的重要性

由于秘書工作的特性，使得秘書成為了領導最親近的人，經常會代表領導去一些命令，指揮下面的員工去辦理一些事情。在這個時候，就有一些問題需要注意了，秘書如果跟下級員工的人際關系處理得不好的話會直接影響到員工的工作積極性，從而影響了工作效率和工作質量。有些秘書認為自己是領導最親近的人，就好像有某種特權一樣，總是持著一種高傲的，不可一世的態度，人人畏而遠之。在交待下屬去辦一些事情的時候也是用命令的口吻。時間一久就會失去民心，和員工關系就會越來越疏遠，這對工作來說是非常不利的。因為秘書是代表領導去辦事的，如果秘書的形象在下級員工中樹立不起來，那么不僅對工作的開展有影響，而且對領導在員工中的形象也會有影響的，這樣一來，員工就沒有足夠的積極性來幫你做事情，辦事的效率也會降低。秘書的工作只是幫領導來分配事情，說到底工作不是需要下面的員工去做的，如果因為你的態度而影響了他們的工作性，那就是你的失職。因為秘書就應該和下級處理好人際關系。

二、書如何處理好與下屬的關系

、平等交往

平等交往我認為是秘書在和下級之間良好交往的最重要部分。人與人之間是平等的，大家是共同協作的關系，在工作方面只有職位上的差異，人格上卻都是平等的。在員工及下屬面前，我們只是一個領頭帶班而已，沒有什么了不起的榮耀和得意之處。幫助下屬，其實是幫助自己，因為員工們的積極性發揮得愈好，工作就會完成得愈出色，也讓你自己獲得了更多的尊重，樹立了開明的形象。而聆聽更能體味到下屬的心境和了解工作中的情況，為準確反饋信息、調整管理方式提供了詳實的依據。所以一定要采取平等的態度，而不能以命令代替協商，強加于人。秘書畢竟不是領導，只有平易近人才能博得大家的好感，加大說話的分量，切勿目中無人。

、寬容待人

有些秘書自持有點要權力就心胸狹窄，容不得下屬有半點的閃失，生怕下屬辦事不利會影響自己在領導眼中的辦事能力，因此發現下屬有一點錯誤就抓住不放，把下屬弄得很難堪。下屬做錯一點事情或者事情辦得不是很妥當，這都是很正常的，有誰一生出就能辦事情的呢？辦事情的能力是靠平常一點一滴去積累和鍛煉的，秘書本身的工作能力也是這樣培養起來的，因此秘書對下屬所犯的錯誤應該要用寬容的態度去對待。而且心胸狹窄會讓你行事難免有失公正，成改得失也會左右自己的情緒，從而影響你的人際關系。而寬容大度會使別人愿意接近你，與你共事，從而顯示了秘書作為一個職業女性難能可貴的親和（基于大部分的秘書是女性）。

、關心互助

為了工作的效率性，準確性，秘書在處理同下級關系的時候還應該關心他們工作以外的東西，比如家庭狀況、性格愛好、日常生活等等，這并不是八卦，而是對工作不小的幫助。如何你連公司昨天的清潔工和今天的清潔工是不是同一個都分不清楚的話，那你同公司下層員工的人際關系相處基本上等于是零。對方不可能主動找你攀談，因此靠自己主動和對方來談。例如你下班比較晚的時候要守門員替你開門，你究竟是發“謝謝”一句話帶過不是藉此機會和他作進一步的交談呢？平時上下班都能和一些工作上有聯系的你的下屬一起，有可能是在電梯里，也有可能是在公車上，對于秘書來說這是一個不錯的機會，可以通過聊天來逐步地了解他們。比方說可以和女孩子聊聊最近哪個百貨店在打折，哪種護膚品比較好；向男士們可以了解一下他們的工作情況，對公司新措施的看法或者有什么好的創意；跟中年人可以聊聊家里的孩子和老人；跟老人可以聊聊保健，關心一下他們的身體，子女的情況等等，了解這些內容對秘書辦公室工作的開展是有好處的。必要時候還可以給他們提供一些工作以外的方便，對你來說可能是舉手之勞但對他們來說可能就是比較大的幫助了，他們會銘記你的恩惠。這樣一來，秘書在他們中間的形象就樹立起來了，你需要他們幫你做一些事情的時候，也就不難了，反正他們會更加努力地去做，力求做到最好。這樣一來，員工的積極性上去了，工作效率也提高了，對公對私都是有利的。

隨著社會的進步，現代的人對秘書的要求也在逐步提高，秘書不僅僅只是一個寫寫文章，打打字，整理整理文件的工作了，很多問題領導決定之后是要秘書去辦理的，所以秘書在辦公室中接觸的人是最廣泛的，和辦公室中其它人關系處理得好壞也是關鍵所在，因此秘書在辦公室中不僅要處理好領導的關系，而且還應該處理好和同事以及下級之間的關系，這也是一個衡量你是否是一位成功秘書的標志。我認為只要做到以上幾點，便能處理好與辦公室中各種人的關系，做一位頗有成效的好秘書。