數據共享表在中小企業財務管理的應用

導語：數據共享表在中小企業財務管理的應用一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：數據共享表的設計與聯動可以在企業不投入資金的情況下，對企業相對簡單的物流生產鏈、價值鏈的聯動管理、數據及時傳輸管理過程發揮較好的作用。本文針對中小企業引入一種簡單可行、投入較低的數據共享表應用方法，以期對中小企業財務管理的提升提供思路。

關鍵詞：中小企業財務管理；數據共享表；應用案例

一、中小企業財務管理

（一）中小企業財務管理的內容

中小企業初期的生產經營模式一般采用定單式模式。由財務管理的利潤決定營銷任務指標、由營銷管理決定生產任務的分解、由生產管理決定倉庫管理及采購管理、最終決定籌款的管理，在此過程中形成系列計劃管理指標。在管理上就需要對各模塊進行聯動管理，統一計劃并隨時監督計劃的實施狀態，以實現企業利潤的較大化和提高企業資金的運行效果。該關系如圖1所示。2.實現中小企業財務管理目標的手段在中小企業創業初期，引入現代化信息管理不太現實，但是，有一種方法：數據共享表的設計與聯動可以在企業不投入資金的情況下，對企業相對簡單的物流生產鏈、價值鏈的聯動管理、數據及時傳輸管理過程發揮較好的作用。它的設計原理為：把圖1中的“生成各環節的計劃標準”“生成各環節的及時執行結果”及“數據比對并糾錯”數據巧妙地設計成QQ中的數據共享表，通過企業各部分及進對數據的填列作業，實時自動生成可供決策層的信息，從而達到初步信息化的作用。設想圖如圖2所示。

（二）當前中小企業財務管理的困難

1.認識度不高初創期的中小企業，對企業采購、倉庫管理、生產管理及營銷管理工作采取粗放式管理，僅對稅務進行簡單的報表處理。2.資金短缺中小企業經常忽視財務管理工作，投入財務管理工作的資金也相對較少。3.信息化程度不高由于高層管理人員的認識度原因、資金投入不足、企業信息化人員不足等原因，中小企業財務管理信息化程度難以提升。

（三）中小企業財務管理的目標

1.獲取相對最大的企業管理利潤加強企業的財務管理，加強企業運作過程的聯動機制，可以使中小企業獲取額外的相對最大的企業管理利潤，這就是中小企業財務管理的目標

二、數據共享表

（一）數據共享表的功能

數據共享表的制作有多種方法及途徑。本文介紹的是在騰訊環境下利用在線文檔功能建立數據共享表的方法。其功能主要有：1.數據共享表創作簡單。數據共享表可由企業個人創作或與同事共同編輯表格。2.數據共享表填報權限分配嚴格。數據共享表的編輯可以根據企業各部門的職責對各個人進行編輯的查看的權限設置。3.數據共享表修改實時更新、數據進行實時運算，實時傳輸。

（二）數據共享表的制作

1.摸清家底，分析需求，制定企業信息化的各種指標。指標包括考核指標和日常執行指標兩大系列。對考核指標的進行細分指標。最后把分解得到的指標形成基礎表格，如表1所示。2.把本地數據共享表轉化為騰訊共享表。第一步，先登錄數據共享表的管理人員QQ號，在登錄界面上找到騰訊文檔標志，如圖3所示。第二步，新建共享數據表打開文檔后，用新建功能就能建立一個新的共享數據表，并把本地的數據共享表導入到騰訊的共享文檔中，就建立成了一個在線的共享數據表，如圖4、圖5所示。第三步，進行共享文檔的操作權限分工。在圖5界面中選擇“邀請他人一起協作”功能鈕，對中小企業各責任人進行分工及權限分配即可完共享數據表的創建。第四步，在WORD文檔中通過郵件功能自動獲取數據共享表中的數據，形成決策報表。

（三）數據共享表的公式

數據加工的計算公式從數據來源分，有表內數據計算，借助表外數據計算。從計算類型分有日期計算公式、條件值計算公式等等。下面舉幾個公式的類型為例，如表2所示。

（四）數據共享表在中小企業財務管理中應用的優缺點

1.優點：一是比較符合中小企業財務管理資金投入少、人員少的特點，通過共享數表據的實時更新，有利于企業決策者實時了解企業的狀況，為及時做出決策調整提供依據。二是在提升企業職工主人翁精神的同時，加強了對企業財務管理的內部控制。三是造成了公司職員的業績考核更加壓實，為企業對職工的業績考核提供了依據。2.缺點：一是數據共享表的做法不適合復雜業務的財務管理。二是數據共享表的設計具有較的難度。三是數據共享表在共享環境下，容易出現數據的誤填，數據維護比較困難。

三、應用案例

（一）中小企業簡介

A公司主營業務為印制書籍，生產、銷售方式為訂單式生產，屬于當地的一個中型企業。A公司的物流鏈為采購紙張，制版、上版工序，印刷工序，折疊工序，裝訂工序，切割工序，包裝工序，發貨工序。為完成企業的運轉，A公司目前設置了經理辦公室、財務室、按工序設置采購倉庫部、制版上版車間等九個部門。經理辦公室負責全企業運行，財務室核算全企業財務賬務，生產部門獨立運行、獨立計件核算，銷售部門按訂單業績核算。

（二）企業財務管理存在的問題

1.企業數據各自為政，信息反饋不及時，財務管理只能事后反映。2.各部門數據相互脫節，不能及時反映訂單的盈虧財務狀況。3.各部門分工協作效果不盡人意。由于企業財務數據分散在各個部門，企業職工缺乏總體意識，導致某些時間緊、任務重的訂單由于受其他不重要訂單的影響而不能及時完成。其表現的問題可用圖6表示。圖6對比圖1中小企業財務管理內容模塊間的關系圖可以清晰看出，各部門之間的數據存在企業數據各自為政、信息反饋不及時、相互脫節的狀況。

（三）解決方案

1.總體方案設想針對在A公司企業財務管理存在的問題，打通財務管理實施階段過程中的各部門之間數據通道，把財務管理部門的位置置于其他各部門平等位置，實現數據的相互聯通，同時在不增加資金投入情況下，建立各部門之間的數據共享基礎表，并在QQ環境下最終實現數據共享表操作。從示例圖看，先通過基礎數據表把圖6轉化為圖1，再通過數據共享表功能把圖1轉化為圖2。2.具體方案從上文可以得出，解決A公司的核心問題在于基礎數據表的建立，下面以A公司為例，建立該公司的基礎數據表。第一步，分析各部門之間財務管理需要提供的數據。以部門為中心進行數據分析。如表3、表4、表5、表6、表7所示。第二步，以財務室為中心，分析各部門需要向財務提供的數據。在A公司中，應收賬款核算的是訂單按產品分類應收未收的貨款，也是訂單的實際應收款，需要銷售部門及時提供的所有數據，應付賬款核算采購倉庫部采購的材料情況數據，因此需要采購倉庫部及時提供上表所有數據，等等。其中有些數據需要從其他部門提供的數據，通過計算求得。通過分析可以得出各部門之間的數據關聯關系，并形成系列計算公試。第三步，把各部門之間有關聯關系或者對管理有重要參考依據的數據整理出來，形成一張匯總表，表中有計算關系的數據通過公式聯結，最終形成共享數據基礎表。如A公司的表8，共享數據基礎表。在共享表中同時列入各變量之間的計算公試。第四步，把共享數據基礎表導入QQ環境下的數據共享表，并進行各部門的授權。結果如圖7所示的A公司財務管理數據管理共享操作圖。

（四）效果分析

共享數據表建立后，A公司通過各部門自己責任人每天對本部門的數據進行及時上傳，共享數據表每天可以實時計算出當前的每個訂下的每個品種的完工程度、各種材料采購進度、庫存狀況、成本情況、利潤情況等等指標都可以實時獲取。在不投入資金的情況下解決了A企業財務管理過程中存在的問題。

四、結語

中小企業在發展之初，受限于創業資金的影響，信息化程度普遍不高，管理層無法獲取企業的實時財務管理信息。采用數據共享表的方法，確實能滿足企業的財務管理需求，但也存在一定的局限性，當企業不斷發展擴大時，企業仍需引入現代化的管理信息手段。

參考文獻：

[1]劉兵兵，段敬，張棟，等.新形勢下財務系統中臺的研究與應用[J].電力信息與通信技術，2020，18（03）：70-75.

[2][英]杰里米·鮑伯戈.科學的隱憂科學是如何工作與共享的[M].汪婕舒譯.北京：中信出版社，2021.

[3]黃再萍，許開明，龔少寧.淺談數據的共享運用及隱私保護[J].新絲路，2021（03）：1.

[4]李淑霞.吉林省民營企業財務管理存在的問題及對策[J].吉林農業，2014（10）：95+94.

作者：潘苑 單位：浙江航芯源集成電路科技有限公司