工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理策略

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摘要：工程測(cè)量項(xiàng)目檔案記載著各個(gè)施工環(huán)節(jié)的測(cè)量數(shù)據(jù)，對(duì)工程開展發(fā)揮著關(guān)鍵性指導(dǎo)作用。本文對(duì)工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并對(duì)新時(shí)期提高工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理水平的有效性進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；工程測(cè)量；檔案管理；策略

工程測(cè)量項(xiàng)目肩負(fù)了整個(gè)工程建設(shè)中的所有測(cè)量任務(wù)，包括勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工等階段的測(cè)量，測(cè)量中獲得的數(shù)據(jù)和信息可以為工程開展提供重要參考。因此，保證存檔資料的齊全性、完整性以及真實(shí)性是工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。

一、工程測(cè)量項(xiàng)目檔案形成類型

事實(shí)上，工程測(cè)量是所有測(cè)繪工作的總稱，在開展工程建設(shè)過程中，幾乎每個(gè)階段都涉及測(cè)量工作，包括勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工等環(huán)節(jié)，測(cè)量?jī)?nèi)容包括地形圖測(cè)繪、施工放樣定位等，可以這樣說，不論是在哪種工程建設(shè)中，都需要測(cè)量工作的支撐，測(cè)量結(jié)果具有較強(qiáng)的科學(xué)性、全面性及專業(yè)性等特點(diǎn)。測(cè)量工作結(jié)束之后，需要將測(cè)量過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理歸檔，從而形成工程測(cè)量項(xiàng)目檔案文件。工程測(cè)量項(xiàng)目檔案的類型主要包括以下幾種：

（一）設(shè)計(jì)階段測(cè)量文檔資料

工程測(cè)量為設(shè)計(jì)工作提供了可靠依據(jù)，為了確保設(shè)計(jì)方案的科學(xué)性及可行性，需要對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)及實(shí)際環(huán)境進(jìn)行全面勘測(cè)，為設(shè)計(jì)工作順利開展做好鋪墊。在工程選址和勘測(cè)之前，應(yīng)先對(duì)測(cè)量工程項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)與審批。在設(shè)計(jì)階段，為設(shè)計(jì)人員提供相應(yīng)的參考依據(jù)，包括各種比例尺的地形圖、數(shù)字地形資料等。測(cè)量過程中獲得的各種資料，可以為項(xiàng)目設(shè)計(jì)書和施測(cè)的編寫提供指導(dǎo)性參考。在此過程中，產(chǎn)生的文件和報(bào)告歸檔之后，便形成了設(shè)計(jì)階段的測(cè)量檔案資料。

（二）建設(shè)過程觀測(cè)資料

在施工建設(shè)階段，需要將工程中設(shè)計(jì)目標(biāo)的位置在施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行明確標(biāo)定，以便為實(shí)際施工提供重要參考依據(jù)，確保工程施工順利開展。在此過程中，工程測(cè)量工作發(fā)揮著不可或缺的作用。與此同時(shí)，為了保障工程施工質(zhì)量符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，在施工全過程中，需要對(duì)工程施工情況進(jìn)行監(jiān)理檢測(cè)。在施工建設(shè)階段，工程測(cè)量工作主要包括兩個(gè)部分，即施工測(cè)量和監(jiān)理測(cè)量。施工測(cè)量主要包括施工控制網(wǎng)的建立和施工放樣等內(nèi)容，而監(jiān)理測(cè)量的主要內(nèi)容則是對(duì)施工測(cè)量數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查與審核。在施工建設(shè)階段，所有工程測(cè)量工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，即由整體到局部，由控制到碎部。施工建設(shè)階段的工程測(cè)量觀測(cè)資料包括控制資料和碎部資料，控制資料包含：控制點(diǎn)的選埋、觀測(cè)數(shù)據(jù)、點(diǎn)之記、計(jì)算成果及總結(jié)性文件；碎部資料包含：采集的數(shù)據(jù)、草圖、觀測(cè)手簿、轉(zhuǎn)換參數(shù)、圖件及觀測(cè)說明性文件。

（三）檢查驗(yàn)收階段測(cè)量文件資料

工程竣工后，需要對(duì)工程及上交的成果、圖表和文檔進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并進(jìn)行最終的定位測(cè)量工作，從而形成對(duì)設(shè)計(jì)和施工階段做出客觀評(píng)價(jià)的報(bào)告性文本資料。在檢查驗(yàn)收階段需要上交的資料有：外業(yè)定位測(cè)量獲取的數(shù)據(jù)、手簿、計(jì)算成果、檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

二、工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

（一）各部門資料管理人員檔案意識(shí)薄弱

工程測(cè)量項(xiàng)目工作可以為后期工程設(shè)計(jì)工作提供重要參考數(shù)據(jù)，以此保障設(shè)計(jì)出來的工程施工方案具有科學(xué)性和可行性，從而使得最終的工程質(zhì)量符合實(shí)際質(zhì)量要求與標(biāo)準(zhǔn)。然而在實(shí)際資料管理工作中，大多數(shù)資料管理人員未能深刻意識(shí)到檔案管理對(duì)工程開展的重要性，認(rèn)為資料管理無非就是簡(jiǎn)單的整理與存儲(chǔ)，在移交資料前并未進(jìn)行資料的確認(rèn)與審核，使得資料內(nèi)容的真實(shí)性和時(shí)效性得不到全面保障，直接影響著后期資料移交和檔案室接收資料的工作效率。在工程設(shè)計(jì)階段，相關(guān)人員需要根據(jù)測(cè)量后獲得的各種地形圖進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)書的編寫，如果資料不完善，就會(huì)對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)書編寫工作造成影響。此外，工程測(cè)量檔案資料涉及內(nèi)容廣泛，無形中加大了檔案管理難度，資料管理人員需要對(duì)這些資料實(shí)施定期篩查管理，以便為工程開展提供具有時(shí)效意義的相關(guān)資料，促使工程高效、順利地開展。然而，部分資料管理人員并未做到這一點(diǎn)，通常是在工程完工之后才開始對(duì)資料進(jìn)行收集或者篩選和分類，大大降低了日后形成的檔案資料的利用率，不利于工程質(zhì)量的提升[1]。

（二）檔案管理不合理

近年來，我國工程事業(yè)的發(fā)展如日中天，導(dǎo)致了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，工程建設(shè)企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中獲得可持續(xù)發(fā)展，提高工程建設(shè)質(zhì)量是關(guān)鍵。檔案資料對(duì)工程質(zhì)量的把控有著不容忽視的影響。在實(shí)際工程施工中，為了保障施工質(zhì)量，以工程測(cè)量觀測(cè)資料為施工依據(jù)，對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)理檢測(cè)，以此確保施工質(zhì)量符合實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)與要求。目前，大多數(shù)建設(shè)企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，然而在實(shí)際管理中更傾向于對(duì)檔案資料的收集，缺乏對(duì)檔案質(zhì)量的評(píng)估與認(rèn)定，以至于許多工程測(cè)量檔案并不具備應(yīng)用價(jià)值，完全沒有保存的必要，不僅浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力，而且不能為工程開展提供建設(shè)性指導(dǎo)。此外，缺乏高度重視是工程測(cè)量檔案管理中普遍存在的問題，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是部分檔案資料出現(xiàn)損壞或丟失；另一方面是信息篩查不到位，使得部分檔案資料缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）未建成系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)

大多數(shù)檔案管理人員之所以忽視了檔案管理的重要性，是因?yàn)椴糠制髽I(yè)管理者認(rèn)為檔案管理不能對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接影響，以至于前期資料收集成了工程測(cè)量檔案管理中的短板，使得檔案管理體系始終未能完善。殊不知，不論是在工程設(shè)計(jì)階段、建設(shè)階段，還是在工程驗(yàn)收階段，工程測(cè)量檔案管理均發(fā)揮著重要作用，可以為各個(gè)施工階段的推進(jìn)提供有效資料支持，確保工程井然有序地開展。然而在實(shí)際的工程測(cè)量檔案管理中，由于檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊，不能對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，使得檔案管理工作效率與質(zhì)量不高，無法為工程質(zhì)量的提升提供指導(dǎo)性建議，給企業(yè)后期經(jīng)濟(jì)效益帶來了巨大的負(fù)面影響[2]。

三、工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理控制要點(diǎn)

保證工程測(cè)量項(xiàng)目檔案的齊全性、完整性及真實(shí)性，是檔案管理控制質(zhì)量工作中的關(guān)鍵點(diǎn)，只有保證檔案文件資料來源及內(nèi)容的真實(shí)性，才能將檔案資料的憑證與依據(jù)作用充分發(fā)揮出來，這樣的檔案資料才具備保存和使用的價(jià)值。工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理控制要點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）控制工程測(cè)量項(xiàng)目檔案

資料的齊全性與完整性的質(zhì)量基于工程測(cè)量工作繁重復(fù)雜，大大增加了檔案資料的積累和收集難度。想要進(jìn)一步保障檔案資料的管理質(zhì)量，應(yīng)對(duì)文件資料借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，消除文件資料在流轉(zhuǎn)過程中的失散隱患。督促施測(cè)單位根據(jù)協(xié)議約定移交文件資料，以便消除文件資料移交過程中的缺項(xiàng)隱患。

（二）控制檔案文件的真實(shí)性，維護(hù)檔案來源原始性的質(zhì)量

加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)各種記錄原始性的監(jiān)督檢查，確保記錄描述與實(shí)際相一致，杜絕事后杜撰或憑記憶補(bǔ)救現(xiàn)象的發(fā)生。由于同一份文件存在不同載體的情況，為了保證記錄內(nèi)容的真實(shí)性，應(yīng)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的一致性進(jìn)行檢查與核對(duì)。

（三）檔案管理人員要認(rèn)真履行自身職責(zé)

對(duì)各專業(yè)工作程序和文件處理程序進(jìn)行密切關(guān)注，加強(qiáng)對(duì)檔案文件的管理。除特殊約定外，各分包項(xiàng)目文件材料的收集與整理工作，應(yīng)由分包方負(fù)責(zé)，根據(jù)協(xié)議規(guī)定，向承包方按時(shí)上交相關(guān)材料。項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)承擔(dān)其監(jiān)理文件的收集、整理及移交的責(zé)任。

四、提高工程測(cè)量檔案管理水平的有效策略

（一）控制工程測(cè)量項(xiàng)目存檔文件的完整性和齊全性

工程測(cè)量項(xiàng)目肩負(fù)了整個(gè)工程建設(shè)中的所有測(cè)量任務(wù)，包括勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工等階段的測(cè)量。因此，保證存檔資料的齊全性、完整性以及真實(shí)性是工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。由于工程測(cè)量項(xiàng)目需要跟進(jìn)工程各個(gè)環(huán)節(jié)中的測(cè)量工作，具有測(cè)量周期長、多方參與以及人員不固定的特點(diǎn)，大大增加了收集和整理檔案資料的難度。檔案管理人員作為專門負(fù)責(zé)管理檔案資料的執(zhí)行者，其專業(yè)水平的高低直接影響著檔案管理工作的效果和質(zhì)量。因此，建設(shè)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以此提高其專業(yè)水平和專業(yè)技能，進(jìn)而提高存檔資料的專業(yè)性和實(shí)效性。經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與教育，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，使其在面對(duì)專業(yè)性比較強(qiáng)的文檔時(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔材料中存在的問題，并采取相關(guān)解決措施，以此保障檔案資料的有效性。做好檔案借閱登記，以免檔案在借閱過程中出現(xiàn)遺失的情況。此外，明確資料編制格式，以此加強(qiáng)檔案資料的規(guī)范性，避免發(fā)生漏項(xiàng)的情況，進(jìn)一步提升檔案資料的管理質(zhì)量[3]。

（二）建立電子檔案

新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)下，現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新的發(fā)展契機(jī)，可以打破常規(guī)，規(guī)避傳統(tǒng)管理模式中存在的風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案管理效率實(shí)現(xiàn)大幅度提升。加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工程測(cè)量項(xiàng)目檔案資料數(shù)據(jù)庫的搭建，形成電子檔案管理平臺(tái)。利用信息化技術(shù)對(duì)存檔資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行編制，同時(shí)注重編入系統(tǒng)資料的更新與完善，這樣一來，既可以簡(jiǎn)化檔案管理流程，提高檔案管理工作效率，有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中資料丟失或損壞的問題，又可以為資料借閱、查詢及存儲(chǔ)等工作提供便捷服務(wù)。此外，還可以在局域網(wǎng)環(huán)境下創(chuàng)建一個(gè)檔案管理系統(tǒng)和工程測(cè)量項(xiàng)目之間的相互處理平臺(tái)，這樣一來，既可以縮短相關(guān)人員查詢資料的時(shí)間，又可以在極短的時(shí)間內(nèi)打印所需的工程清單，大大提高了信息處理速度，減輕了檔案管理人員的工作量，從而讓他們可以抽出更多的時(shí)間放在資料收集和評(píng)估工作上，以便為工程開展提供更多有參考價(jià)值的資料信息[4]。

（三）控制測(cè)量項(xiàng)目存檔文件的真實(shí)性

在當(dāng)前工程測(cè)量項(xiàng)目檔案管理中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，所以難以保證工程檔案的齊全性和規(guī)范性，給檔案管理工作的開展帶來了嚴(yán)重的阻礙。為了解決這一問題，企業(yè)在對(duì)外招聘時(shí)，應(yīng)提高人員招聘門檻，引進(jìn)一些專業(yè)能力較強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，以此提高檔案資料的專業(yè)性和真實(shí)性。加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，完善檔案管理考核制度，應(yīng)聘人員需要通過一系列考核才能順利步入崗位，為檔案管理工作質(zhì)量的提升奠定良好基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理工作中，對(duì)于接收到的發(fā)文，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位索要正式的打印文件；對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息，應(yīng)時(shí)刻監(jiān)督信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保收集的信息數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符；信息數(shù)據(jù)的記錄和收集應(yīng)在施工現(xiàn)場(chǎng)明確，避免事后編寫或僅憑自身記憶編寫，以此保證工程測(cè)量項(xiàng)目存檔資料的真實(shí)性和有效性。通常來說，不論是哪種性質(zhì)的工程建設(shè)，最容易忽視的環(huán)節(jié)便是檔案管理工作，這是因?yàn)闄n案管理不能對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益帶來直接的影響，以至于大多數(shù)企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理的重視，殊不知，檔案管理工作對(duì)工程質(zhì)量的控制有著很大的影響。因此，建設(shè)企業(yè)要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取行之有效的管理方式，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳柳伊.探討如何做好工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作[J].卷宗，2019（30）：76-76.

[2]張勇.如何做好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作[J].智庫時(shí)代，2019（25）：237-238.

[3]黎麗春.論如何做好企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019（35）：118-118.

[4]杜晨.測(cè)繪工程檔案信息化管理有效策略研究[J].低碳世界，2020（4）：225-226.

作者：劉秀卿 單位：廣州市增城區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃與測(cè)繪地理信息研究院