和諧社會環境及人事檔案安全管理研究

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摘要：和諧社會背景下，需要注重個人的作用發揮，構建人與人之間和諧相處的社會運行機制。傳統人事檔案管理未完全摒棄紙質材料這一載體，丟檔、棄檔問題時有發生，檔案資料內容更新不及時，存在內容不夠真實、完整性不高等多方面問題。在傳統檔案整理方式不再契合社會需求、信息技術發展的境況下，迫切需要加強人事檔案安全管理改革，通過真實、全面的人事檔案信息的提供，為和諧社會建設提供充足的優秀人才。

關鍵詞：和諧社會；人事檔案；安全管理

我國的人事檔案具有鮮明的特征，是人事管理中不可或缺的重要信息資料。人事檔案涵蓋個人的學習、工作及教育經歷，還可體現出其思想品質、業績成果，且檔案中還涵蓋個人的黨團歷史參加信息，這些信息可為其轉正晉升、職稱評級、社會保障辦理等提供重要依據。和諧社會的構建是以人為主體的，人事檔案安全的保障關乎每一個社會個體，是和諧社會能否順利構建的重要決定因素。

一、和諧社會環境下人事檔案安全管理的實施背景

1.人事檔案性質特殊、安全管理需求迫切。人事檔案記載的是真實性的資料信息，具有信息集中性、專門性以及動態變化性的特點，同時檔案資料屬于機密性資料，需要給予嚴格的安全保護。人事檔案可為人的考察、篩選提供依據，可作為人員調動或晉升的參考資料，還可為人物傳記編寫、歷史研究等提供有價值的信息資源，在人力資源開發方面也具有重要應用價值。與此同時，人事檔案還關乎個人的職稱申報，是職務定級必不可少的資料內容，還與個人的政審以及戶口密切相關，人事檔案還涉及到社會保障政策的制定與實施。鑒于人事檔案十分重要，因而需要加強對其的安全管理與保護。2.現實性問題存在逐步加劇安全管理的緊迫性。在國家政策制定與實施、單位管理、人員發展幾個方面，人事檔案均展現出了重要的應用價值，然而人事檔案安全管理方面因存在檔案丟失、故意刪改、隨意丟棄問題，或是存在一些死檔或無頭檔案，這些問題若未及時解決，可能導致國家遭到一定損失，或影響到單位或個人的直接利益。基于這些現實性問題，必然要將人事檔案的安全管理列為和諧社會環境下必須妥善解決的問題。3.人事檔案管理方式不再契合社會發展需求。傳統人事檔案管理主要采用的是成套裝訂方法，打孔、裝訂等工作量大，人力及物力成本較高，與社會發展中的需求變化適應性不高，需要通過人事檔案成套裝訂方式的取締，轉換為以歸檔材料件作為整理單元的方法，對其進行分類、編目并裝盒存儲，可省去裁邊、打孔等需要損壞原檔案的整理行為，可在人事檔案管理成本降低的同時，保障檔案資料的完整性、查找的便利性、保管的安全性，因而結合社會發展需求實施人事檔案的安全管理勢在必行。4.安全管理的技術條件逐漸完備。信息時代背景下，信息技術手段已與多個領域深度融合，而基于安全保密原則的人事檔案管理仍以紙質作為載體，明顯不契合信息時代的社會發展趨勢。在信息技術逐步完善、保密技術逐漸優化的過程中，利用計算機參與人事檔案管理輔助條件基本完備，能夠實現更加高效與便利的檔案管理，因而，信息技術的現代化發展推動了人事檔案管理改革，同時也為安全管理的實現提供了充足的技術保障。

二、基于和諧社會環境下的人事檔案安全管理策略分析

1.轉變檔案管理觀念，提升人事檔案管理透明度。干部人事檔案制度自建立之初便帶有政治屬性，在人事檔案制度逐步發展后，其與戶籍制、身份制以及單位制等政策成為了配套體系，屬于人才流動的一種陳舊的限制方法。需要通過傳統人事檔案管理觀念的轉變，對陳舊規章及觀念的限制進行破除，逐步實現傳統人事檔案管理制度優化，構建公共人事檔案管理制度，建立起公共人事檔案管理的觀念。公共人事檔案是指將人事檔案視作公共資源實施管理，要增強人事檔案的開放性，提高其流動的自由度，檔案資料主體可結合市場需求自行選擇人事檔案資料的保管單位，可挑選適合的保管方式，以便檔案資料可快捷高效地調取與利用。此種新型人事檔案觀念的引入，必將使人事檔案的政治功能逐步削弱，使之控制功能得以下降，可使人事檔案具備更強的公共屬性，擁有更高的公共服務價值，可實現對人事檔案資料主體權利的有效保護，實現更加透明化的人事檔案資料安全管理。2.優化管理方式，實現人事檔案現代化管理。相較于其他檔案資料而言，人事檔案中涵蓋部門特殊時期的政治資料，或涉及個人隱私信息，然而其中也有大量人力資源信息資料，包含個人的學歷、職稱級別、工資等級等多個方面信息，因而檔案管理中不能局限于傳統的保密保管思路，而是應將人事檔案資料的價值開發與有效利用作為重點，通過人員名冊或人事卡片等檢索工具的利用，構建專業人才數據庫、高職稱人才數據庫等多個主題的人事檔案資料庫，利用計算機統計各類檔案的具體內容，依托現代化信息技術的引入，確保人事檔案現代化管理的實現，從而實現更加快捷化的人員篩選、任用以及晉升。3.提高政府行政支持力度，基于法律實施嚴格的監督與指導。各級政府部門要為人事檔案安全管理體系的建立提供支持與扶助，需要從政策角度確定人事檔案管理的公共服務屬性，將之作為公共服務工作而開展，除三公單位或人才交流中心可以承擔人事檔案管理與保存的職責以外，還可將私營企業以及社會組織納入到檔案管理實施單位的范疇當中。同時，要立足法律層面突出人事檔案管理地位，通過健全人事檔案管理制度，為人事檔案的安全管理提供實施依據，嚴厲懲處管理不盡職、工作疏忽的檔案管理部門或人員，在正向激勵及負面激勵兩種方式的聯合應用下，推進人事檔案安全管理體系的構建與完善。4.調整實體檔案動態運行管理模式，保障人事檔案便捷整理與安全利用。檔案管理部門應全面梳理與分析人事檔案的安全管理流程，確保在認真學習、深入理解的基礎上做到全面的貫徹與落實。人事檔案的動態化運行管理過程中，要完善檔案資料存儲倉庫、硬件設施及設備，同時還要制定全面、完善、可行的檔案材料實體安全保障措施，確保個人檔案資料能夠完整、及時收集與整理，淘汰傳統繁瑣的檔案整理方式，以件為單位進行檔案整理，在提升人事檔案資料查詢與調取便利性的同時，盡可能提高檔案資料管理的安全性。傳輸利用檔案資料之時，要確保各項手續的完全履行，嚴謹負責地管理檔案流通，消除檔案資料泄露或丟失隱患。5.強化檔案管理者素質能力、提升人事檔案管理成效。人事檔案安全管理需要由具備良好政治素養、遵紀守法、了解人事管理規定的專業性人才負責，既要遵循人事檔案安全管理的保密性、真實性、完整性原則，還要具備高度的責任意識與嚴謹工作意識。人事檔案管理人員要具備良好的業務素質，了解檔案分類方法，可在深厚的業務能力、豐富的檔案管理經驗基礎上快速完成內容混亂或可分辨率不強的檔案資料。同時，負責人事檔案管理的人員還要具備高超的信息技術應用能力，以便能夠利用信息化手段實現網絡化的人事檔案管理。可在完善的信息化設備設施、高水平的信息化人才基礎上逐步實現人事檔案的信息化，利用縮微掃描技術實現人事檔案資料的網絡化，從而增強對實體檔案資料的保護性、提升資料利用的便利性。因此，應加強人事檔案管理者的政治素養、業務技能、信息化技術、責任意識等多個方面的培訓，在服務優化的同時實現其素質能力的逐步提升。6.基于網絡實現信息共享，強化人事檔案安全保護效果。人事檔案管理應契合信息時代發展特征，逐步實現信息化建設。應從人事檔案信息化基礎完善入手，引入現代化檔案管理技術，購買最新的檔案管理軟件，學習新型檔案管理方式，實現人事檔案的數字化、構建人事檔案資料數據庫，并加強檔案管理系統的開發與研究，加快信息網絡化建設進程。同時，還應將人事檔案信息化安全保障作為重點，在有效利用具有開放性特征的互聯網的同時，也要做好安全防護，獨立性開發人事檔案信息安全保障技術、研發新型安全保障設備，并自主研發密碼設置、訪問控制、審核監控以及系統安全保障等相關技術，構建覆蓋面廣、防護安全的人事檔案安全管理防護體系，從而保障人事檔案的管理利用安全。

三、結語

人事檔案管理現已逐步引入計算機管理模式，相關部門相繼頒布了多項關于檔案收集、歸檔、整理等方面的規章制度，為人事檔案管理提供了制度依據，管理過程規范化程度也逐步提升。人事檔案管理關乎每一個公民的利益，若是人事檔案安全出現問題，可能會為檔案資料主體帶來嚴重的損失。為此，和諧社會背景下，必然要注重于人事檔案的安全問題，應轉變檔案管理觀念、優化管理方式、提高政府行政支持力度、基于法律實施嚴格的監督與指導、調整實體檔案動態運行管理模式、保障人事檔案便捷整理與安全利用、強化人事檔案管理者素質能力、基于網絡實現信息共享，從而保障人事檔案資料的安全管理。

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作者單位：太原市糧食交易管理中心山西太原030032

作者：張玲