知識整合提高個人組織價值論文

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論文摘要：個人知識管理工具是實施知識管理的物質基礎，通過對綜合性的個人知識管理系統的比較分析，提出選擇個人知識管理工具的原則，使個體能夠高效地進行知識整合，提高個人在社會和組織中的價值。

論文關鍵詞：個人知識管理工具；知識操作；知識組織；知識共享

1個人知識管理工具的類型

個人知識管理是知識識別、獲取、開發、共享、利用和評價的過程。研究者從不同角度對個人知識管理工具進行了不同的分類。鐘琳從企業中知識的生命周期角度將其分為3類：產生、編碼和傳播工具。潘旭偉等人從知識管理概念模型角度，將其劃分為知識獲取、知識開發、知識鎖定、知識共享、知識利用、知識評價工具6類。徐福緣等人從知識轉化過程的角度將其分為知識社會化、知識外化、知識轉換、知識內化工具4類。

本文從個人知識管理工具所實現功能的角度。將其分為功能單一的知識管理工具和綜合性的知識管理系統。①功能單一的個人知識管理工具主要實現某種特定功能。比如：時間管理工具Desklook，Atnotes，Outlook，Gmail，Google日歷等，文檔管理工具TotalCommander．Office等，知識獲取工具Google、鮮果、百度等。知識積累工具Blog，Wiki，知識的交流共享工具ICQ，MSN，QQ等；②綜合性的個人知識管理系統。包括PKM2，Mybase，No—teExpress．Evemote，OneNote，針式個人知識管理系統，Websaver(網博士)等。它建立在多種知識管理技術之上，綜合了多種知識管理功能。通常包括：導人導出各種類型的文件；對導人的記錄具有編輯功能；網頁抓取功能；邏輯檢索功能；隱私保護功能；自動備份功能。

2個人知識管理工具的比較

2．1操作維度

2．1．1操作的便捷性

當前各款知識管理工具都考慮到了操作的便捷性，使用戶更方便地獲得和管理知識，提高效率。

PKM2的主要功能均可通過拖放操作。網頁上的文字或圖片可拖放到懸浮窗保存．目錄的分類可通過拖放重組，文章也可以通過批量拖放重新分類，附件可以通過拖放導入附件框。

Mybase的監視剪貼板功能可以在不離開Web或其它應用程序的情況下自動粘貼、命名、保存所選取的內容。同時。它的Web收集器功能可以直接從IE中捕捉Web頁面并保存到My．base中。

OneNote支持手寫和語音輸入，并能將其轉換成文本。在會議上，使用OneNote進行記錄最為方便快捷。其“隨手鍵入”功能允許在窗口任意位置記錄．退出時不用按“保存”就可以把記錄保存下來。

2．1．2操作的安全性

在使用知識管理工具對個人的知識進行管理時，難免會因操作上的疏忽或意外斷電而導致重要信息的丟失或泄露。因此，安全性成為評價個人知識管理工具的一個重要指標。

PKM2將所有數據均保存在Projects目錄的各個子項目中，拷入、拷出相應文件夾即可完成數據的備份和恢復。針式個人知識管理系統具有自動備份功能，并且可以設置兩個自動備份路徑，使重要資料得到最大程度的保護。CyberArticle則將所有數據保存在數據庫中，依托于數據庫的安全性和穩定性進行數據的可靠保護。Mybase不僅將所有數據保存在相應的數據庫中，而且還允許對數據庫加密，進一步提高了數據的安全性。Ever-Note為了防止數據的丟失采取了數據備份、數據庫同步、保存資料修改歷史3種策略，同時也提供了加密功能。相比而言，Note．Express不支持數據庫加密，保密性不高；但是它支持回收站，因而可以避免資料被誤刪。

通過比較可以得出．EverNote在安全性方面考慮的更為周密。因此，在操作的安全性方面，EverNote是人們用來管理個人知識的首選。

2．2知識處理維度

2．2．1知識的獲取

在知識獲取方面．PKM2以拖放方式采集網頁內容，以導入文件的方式采集本地文件內容，以筆記方式記錄思想片斷和知識點。Mybase采用IE而非內置的Web引擎來展現所獲取的網頁內容，它只在需要瀏覽網頁時才調入IE，因此首次查看網頁時有一點停頓，此后就非常平滑，減少了內存和系統資源占用Websaver不僅可以用多種方式保存網頁、圖片、Flash動畫Word文檔、PDF文檔、信息片段等，還支持自動保存、批量保存和完全可定制的過濾保存，如過濾掉廣告或僅保存大圖片等EverNote通過高亮度選擇文本或者圖片然后點擊鼠標右鍵的“cliptoEverNote”自動保存所需資料。同時，其快捷按鈕還自動嵌入到IE瀏覽器的工具欄中，方便用戶在瀏覽網頁的同時及時存儲所需信息。

在抓取網頁內容方面，Evernote功能最為強大，不僅能準確訂制抓取范圍，而且內容在進人Evernote后，完全像一則筆記而不是網頁。

2．2．2知識的組織

在知識組織方面．絕大多數知識管理工具采用傳統的資源管理方式——樹形分類管理系統，這樣的結構能夠使各個知識點一目了然，同時也符合人們使用習慣。在目錄樹重組時。當前文件夾、下級各文件夾及各文件夾包含的文章均保持原有關系結構劃人新類。

WebSaver采用了標簽管理的思想，其左側的樹狀結構不再是原意義的目錄，而是標簽。兩者最明顯的區別是，一個節點只能屬于一個目錄，但可以擁有多個標簽。這樣就可以為每篇文章添加一個或多個標簽，方便了瀏覽和管理。另外，WebSaver的快捷分類功能可以自動的把具有相同屬性的文章聚合到一起．最大限度的提升了信息組織和管理的效率。

Mybase的樹型分類管理系統允許直接輸入任意大小的文本、表格，或以附件形式加入任何類型的文件，并可選擇對資料庫進行l一8級壓縮，以節省存儲空間。

EverNote則采取綜合性資料管理方式：左側仍采用樹形結構，右側則變成筆記的線性序列，將所有筆記組織為一個長長的紙帶，并按照錄入時間的先后順序將它們排列起來。只要拖動滾動條，就可以瀏覽所有筆記。新建筆記時，也只需在紙帶最底端的空白處填寫新內容即可。

2．2．3知識的編輯

PKM2帶有一個HTML所見即所得編輯器，界面和功能與Word編輯器相差無幾，可以實現對表格、圖片、文字、段落等對象的復雜排版。

WebSaver和CyberArtiele中帶有內置的網頁文本編輯器．通過它可以完成大部分的網頁編輯操作。比如插入圖像、超鏈接、表格，設置文字格式、對齊方式等；支持外部閱讀器和編輯器，可導入外部編輯器來編輯網頁。此外，WebSaver網博士新增加的網頁橡皮功能可快速清除網頁中的各類廣告、無用圖片等。

Mybase所有資料信息都以RichText格式來保存，除基本的編輯功能．Mybase允許用戶將事先編輯好的“Mybase文件夾”定置為模板，使用時可直接從模板中導人定置好的資料結構。

OneNote是微軟Office中的一員．它繼承了Word中強大的文字編輯功能，與Office其它軟件的兼容性更好。

2．2．4知識的存儲

PKM2將網頁上抓取的文字和圖片、本地導入的文件或圖片等數據集中存儲與PKM2同級的Projects目錄下，每個目錄都是一個獨立的項目。數據存儲采用開放的通用數據格式：HTML文件和ACCESS數據庫，這樣既保證了存儲的快捷性和數據的安全性，又有利于在數據層上進行二次開發和利用。針式個人知識管理系統以Word文檔的格式保存網頁，而不是普通網頁的形式，方便了標注、修改等操作。

Mybase將所有內容均保存為節點的附件文件，筆記也保存為一個附件文件，只是被命名為帶．RTF擴展名的特殊項，一般不會顯示出來；其它內容，如抓取的網頁，則直接保存為附件。因此，Mybase中輸入的內容與抓取的網頁內容一般是分開顯示的，這樣的設計給系統擴展帶來極大的便利性、靈活性與統一性，但不足之處是網頁與筆記不能整合在一起。

CyberArticle將采集的所有資料，包括文字、圖像、Flash等都以網頁的形式保存在CyberArticle書籍中。2．2．5知識的檢索

結構化存儲的直接目的就是為了在必要的時候快速找到所需的知識點，檢索的目的是為了利用知識．知識的利用就是知識從理論到實踐轉化的過程。當個人在工作、學習、生活中面臨各種問題時，借助個人掌握的知識，應用到實踐中以解決問題，創造個人價值。因此，找到有用的知識并加以利用是實現個人知識從個人知識形態本身到個人價值轉化的關鍵。

PKM2可對庫存資料進行多關鍵詞全文檢索，對記錄集模糊匹配；可在標題、正文內容、作者等字段中快速定位所需資料：可以整庫搜索，也可在指定類別及其下級類別中搜索。

Websaver可對標題、注釋、信息全文進行指定范圍、日期、下載來源、大小寫無關、模糊搜索等組合方式的搜索，同時也支持Internet搜索。

Mybase在搜索方面比資源管理器高效。可以同時按標題內容和包含的關鍵字進行搜索。

針式個人知識庫管理系統在搜索功能上更勝一籌。各種搜索方式高度集成在主界面中，能夠按標題實時瞬間搜索，支持W0rd，Excel，PDF等200多種文件類型的全文快速索引．并且集成了Google和百度的桌面搜索功能

2．3知識共享維度

PKM2設計之初就已將知識共享作為其首要功能。并在設計上完全體現了知識共享的精神。進入PKM2的數據可以導出為標準的XML數據供其它系統使用，可以導出為CHM電子書便于網絡傳閱，也可以生成EXE文件供單機查閱，還可以直接為Web文章系統，在互聯網上共享EverNote的數據可以選擇保存至服務器端．各個客戶端都可以與服務器同步，方便那些移動辦公，或者是使用多臺電腦的人協同工作。EverNote突破了平臺限制，只要能夠瀏覽網頁．就可以使用。其最新版本可以支持桌面軟件以及手機的同步。

CyberArticle網文快捕可以將數據完整的導出為磁盤文件，脫離CyberArticle進行瀏覽，也可以將資料制作成電子書(支持EXE．CHM格式)。

用Mybase做成的數據庫文件可以生成exe可執行文件。中外．Mybase資料夾中的內容可以保持其樹形結構導出到磁盤上以文件目錄形式保存。

3個人知識管理工具的選擇

通過上述比較分析，可以發現每款個人知識管理工具都各具特色，在知識管理的某個領域具有優勢，而另一個領域則相對不足。因此，在選擇知識管理工具時，應考慮到個體的實際情況和需求。且應注意以下方面：

(1)由于個人知識構成的復雜性和形式的多樣化，不存在可以全面解決知識管理問題的某個“全能”工具。為了進行有效的知識管理，往往需要使用多種知識管理工具協同操作，優勢互補。

(2)知識管理工具其實質只是工具，人才是知識管理過程的關鍵要素，應充分發揮人的作用，有效平衡人與技術兩種要素。

(3)個人在選擇知識管理工具時，要針對自身學習及工作需要，結合自己的知識結構及學習習慣。