審計檔案信息化的安全與維護(hù)

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一、審計檔案信息化的安全

由于各級政府財政部門和各大企業(yè)多數(shù)都在開展計算機(jī)在會計中的應(yīng)用工作，組建自己的會計信息系統(tǒng)。雖然審計檔案工作有一定的標(biāo)準(zhǔn)，但各單位應(yīng)用的會計軟件沒有統(tǒng)一的規(guī)定，所以行業(yè)內(nèi)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)很困難，審計檔案信息化的安全性、硬件的可靠性尚無可靠保證，這使得反映一個單位經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和證據(jù)———審計業(yè)務(wù)檔案的安全與維護(hù)成為審計系統(tǒng)的一個工作重點。我認(rèn)為在工作中應(yīng)注意以下幾點：（一）保證按審計檔案信息化要求生成審計檔案。各種審計信息化檔案的生成都要保證檔案按審計業(yè)務(wù)常規(guī)化的標(biāo)準(zhǔn)，既要考慮審計業(yè)務(wù)的特殊性，又要考核會計信息的豐富性。二者有機(jī)結(jié)合才是一個完整的審計信息化的檔案。（二）審計業(yè)務(wù)檔案信息易篡改問題。審計檔案中的會計部分在保管時必須保證其沒有經(jīng)過篡改，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案數(shù)據(jù)不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡，保存前一定仔細(xì)核對，保證原始信息的真實。（三）審計業(yè)務(wù)檔案信息泄密問題。審計信息化檔案中的會計檔案作為機(jī)關(guān)、行政事業(yè)和企業(yè)財務(wù)的重要數(shù)據(jù)關(guān)系到整個機(jī)關(guān)、行政事業(yè)和企業(yè)的經(jīng)營活動，需要保證會計檔案中的信息不被非法訪問。計算機(jī)信息的特性，使得對審計檔案信息化的會計檔案的復(fù)制竊取變得更加容易且不易發(fā)現(xiàn)，同時，大部分會計軟件都沒有對存儲在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，簡單的復(fù)制數(shù)據(jù)庫文件即可很輕易地獲得會計信息化檔案資料。（四）審計業(yè)務(wù)檔案信息計算機(jī)病毒?，F(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致計算機(jī)病毒日益猖獗。審計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機(jī)上的，當(dāng)前的計算機(jī)病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)通信功能，而且可以從被感染的計算機(jī)中獲取系統(tǒng)控制權(quán)，直接將檔案文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計算機(jī)的硬件設(shè)備。不僅如此，隨著計算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，計算機(jī)病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質(zhì)傳播發(fā)展到現(xiàn)在的在網(wǎng)絡(luò)上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟件的出現(xiàn)也對審計信息化檔案的安全造成極大的威脅（五）保證審計檔案安全有效利用。審計檔案的提供利用主要服務(wù)對象是本單位的各個業(yè)務(wù)部門。要做到審計檔案能夠安全效利用，一要嚴(yán)格審計檔案查閱利用批準(zhǔn)手續(xù)，做好查閱利用登記工作，確保審計檔案安全利用；二要建立完善的審計檔案檢索體系，以方便利用者查閱利用；三要開辟多種查閱利用途徑，對不涉密和可公開的審計檔案，可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方式，以電子文本的形式進(jìn)行查閱利用。在開展提供審計檔案有效利用的同時，還要加大對審計檔案信息資源開發(fā)，例如編輯一些檔案資料匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯總、重要案例剖析等，使審計檔案更好地發(fā)揮作用。

二、審計檔案信息化的維護(hù)

審計檔案信息化是檔案工作發(fā)展的大勢所趨。要確保審計檔案信息安全，必須加強(qiáng)對審計檔案信息的管理維護(hù)，這不僅要求計算機(jī)操作人員具有較高業(yè)務(wù)和技術(shù)要求，而且對存儲設(shè)備也有一定的專業(yè)要求。對計算機(jī)操作人員來講，不僅要熟悉計算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識，還應(yīng)具備一定的審計管理方面的專業(yè)知識和技能。同時，對存儲的計算機(jī)硬件來說，要在保證存儲數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的計算機(jī)及其存儲設(shè)備。現(xiàn)代計算機(jī)常用的外存儲設(shè)備為硬盤，因其存儲量大、存儲方便等優(yōu)點，被各種計算機(jī)設(shè)備作為外存儲器使用，但硬盤是磁性介質(zhì)，對使用和保存環(huán)境要求較高。同時，硬盤的單位存儲量成本較高，因此硬盤只適合作為計算機(jī)組成部分使用，不適宜做長期和大批量的數(shù)據(jù)保存。審計檔案如果采用光盤作為一種光存儲是比較合理的。而光盤存儲容量大且造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低，因此，對數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主。即使采用光盤，也要用AB備份法，對審計檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，另一方面審計財務(wù)軟件版本的統(tǒng)一與電子數(shù)據(jù)的日常處理要相結(jié)合。在審計財務(wù)軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發(fā)者是否具有可靠的信譽(yù)、足夠強(qiáng)的資本和能力。此外，還應(yīng)注意審計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性，部分審計會計軟件在使用的時候還需要使用一些外部設(shè)備如“加密狗”，并且在計算機(jī)軟件和硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔。由于許多商業(yè)化會計軟件在使用時會有諸多限制，這也要求計算機(jī)操作人員在保存的時候需要與審計會計軟件一起隨同會計檔案信息進(jìn)行保存和管理。由于信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了經(jīng)濟(jì)社會生活的方方面面，成為當(dāng)前社會主流的管理手段，審計檔案信息化建設(shè)也為審計檔案工作帶來了新的契機(jī)。審計檔案信息化管理是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，也是全面提升審計檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇，做好審計檔案信息安全與維護(hù)是審計檔案工作的重中之重，要切實加強(qiáng)這方面的管理與監(jiān)督工作，使審計檔案信息化工作能夠與時俱進(jìn)、安全推進(jìn)，推動審計檔案工作不斷邁向新的臺階。

作者:劉丹 單位:黑河市審計局