檔案管理教育行政論文

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一、加大投入力度

為了給行政許可檔案的規(guī)范化管理提供良好的管理環(huán)境，我局設(shè)有條件好的檔案專用庫房、閱覽室、檔案工作人員辦公室，符合“三分開”的管理要求。購置了符合規(guī)范的檔案裝備和設(shè)施，以及能夠適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作需要的計算機、復(fù)印機、掃描儀、攝像機、刻錄機等專用設(shè)備，為該類檔案的管理、利用提供了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。在行政許可檔案的日常管理工作中，局檔案人員能自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，定期進行安全檢查，把安全工作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。

二、加強業(yè)務(wù)建設(shè)

局行政許可科建立健全了檔案人員崗位責(zé)任制、檔案管理移交等制度，該科檔案員注重從教育行政許可檔案的收集、整理、歸檔、移交等基礎(chǔ)工作抓起，嚴(yán)格按照有關(guān)文件精神和規(guī)范操作，以“零失誤”為目標(biāo)，堅持不懈地加強業(yè)務(wù)建設(shè)。首先，根據(jù)市行政審批中心和市法制辦有關(guān)規(guī)定，局行政許可科檔案員在平時就積極做好收集工作，確保教育行政許可檔案的齊全完整、登記序號連續(xù)。具體的歸檔范圍為：

（1）教育局在履行行政許可職責(zé)過程中產(chǎn)生形成并處理完畢的，具有保存查考價值的各類文件材料和申請者遞交的申請材料、圖表、照片等材料原件。

（2）教育局出具的受理（或不予受理）行政許可申請的書面憑證、窗口承諾件通知書、準(zhǔn)予行政許可決定書、行政許可文書送達回證、行政處罰決定書、撤銷行政許可決定書等辦理文書原件。

（3）教育局頒發(fā)的許可證復(fù)印件和存根原件。

（4）其他具有利用和保存價值的文件資料。

其次，根據(jù)《浙江省教育廳關(guān)于印發(fā)浙江省教育行政部門實施行政許可工作規(guī)則（試行）及相關(guān)文書的通知》規(guī)定：“實行行政許可檔案管理制度。經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在作出許可決定后五日內(nèi)將行政許可的全部材料按一事一檔原則裝訂歸檔。”局行政許可科檔案員在綜合檔案室檔案員的指導(dǎo)下，在平時就及時將辦理完畢的教育行政許可檔案按一事一檔的原則進行整理并裝訂歸檔。一個審查決定（包括申請審批的全套文件材料）組成一個檔案卷盒，文件多的可組成多個檔案卷盒。行政許可檔案卷內(nèi)文件以“件”為單位編制卷內(nèi)文件目錄并編件號和頁號（已裝訂成冊的可不編號）。一份完整的審查決定（審核意見）視為一件，一個檢查評估報告為一件，一份考試或考核材料為一件，一份許可證為一件，一項設(shè)計為一件，一張圖紙、照片各為一件。行政許可檔案卷內(nèi)文件排列順序為：行政許可決定（批復(fù)與結(jié)論性文件）在前，各種許可證在前，申請材料在后；文字性申請材料在前，申請人所填的表格、圖紙、照片（含文字說明）在后。行政許可檔案整理完畢，應(yīng)以每個具體行政許可事項為立檔單位裝入檔案盒保存，檔案盒規(guī)格采用國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)卷盒，統(tǒng)一由局綜合檔案室發(fā)放。再次，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，局行政許可科檔案員于每年年底前將全部已整理完畢的行政許可檔案移交局綜合檔案室，并造具移交清冊一式兩份，一份存檔，一份自留備查。局綜合檔案室在接收檔案時嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審查，對不完善的待完善后再移交。綜合檔案室在接收行政許可檔案后再進行分類、保管、統(tǒng)計和提供利用，同時，將所有的教育行政許可檔案掃描后保存為電子檔案，再刻錄成光盤備份保存。局行政許可科以外人員需查閱教育行政許可檔案的，應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦理查閱登記手續(xù)。由于行政許可電子檔案查閱快速、方便，能極大地提高利用效率。

三、結(jié)語

通過規(guī)范教育行政許可檔案管理，確保了該項檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并為制定政策、行政執(zhí)法等提供了真實可靠的依據(jù)和數(shù)據(jù)。

作者：陳春亞單位：桐鄉(xiāng)市教育局