檔案管理人力資源論文

時間:2022-07-24 08:50:29

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檔案管理人力資源論文

摘要:隨著我國市場競爭形勢的日益嚴峻,企業(yè)之間的競爭逐漸演變成人才之爭。而企業(yè)的人力資源管理部門肩負著管理與服務這兩大職能作用,既要做好人才的任用,又要做好檔案管理。尤其是檔案管理工作,其工作成效直接關(guān)系到人才社會福利待遇這些重要方面?;跈n案管理的這種重要性,本文分別針其影響因素及解決策略進行了研究與分析,力求找到最科學有效的管理辦法,促進企業(yè)人力資源檔案管理工作成效的全面提升。

關(guān)鍵詞:人力資源;檔案管理;影響因素;建設對策

人事檔案是企業(yè)進行人才培養(yǎng)、選拔、任用、調(diào)配的重要依據(jù),檔案管理更是促進人力資源開發(fā)與利用的重要保障。但是,在當前的人力資源檔案管理中還存在著一些影響因素,制約著其職能任用的有效發(fā)揮。因此,必須針對這些影響因素提出相應的改進策略,從提高人員檔案管理水平這一角度出發(fā),促進企業(yè)人力資源管理水平的全面提升。

一、人力資源檔案管理的影響因素

(一)管理制度不完善。目前,很多企業(yè)或者單位都缺少一套完善、科學、極具約束力與可操作性的檔案管理制度。導致檔案管理工作缺少必要的制度支撐,整體工作狀態(tài)陷入到個種混亂之中。例如檔案內(nèi)容不完整、缺乏真實。其中,最常見的問題是出生日期時而按照公歷,時而按照農(nóng)歷,其結(jié)果相差一個月左右;參加工作的時間也不準確,有的按插隊開始計算工齡,有的則按照招工時間計算,這兩種算法會導致相差一年甚至幾年;還存在學歷材料不完善的情況,這一問題在高學歷人才的檔案管理當中比較常見,例如碩士或博士研究生缺少專家推薦表;同等學歷申請碩士、博士的人員缺少全國英語和專業(yè)綜合水平考試成績合格證書復印件等資料。這些不健全的人事檔案,導致檔案的基本利用價值大打折扣。(二)管理方法不先進。人力資源檔案工作主要負責對員工工齡、職位調(diào)動、文化程度及任職經(jīng)歷記載、先進材料、薪酬水平這一類信息進行搜集、建檔、查詢與借閱。在當前的檔案管理中,由于缺乏一個科學的、簡潔的、系統(tǒng)化的管理方法,導致這項工作需要消耗大量的人力、物力與時間,不但工作效率較低,檔案資料的有效利用率也比較低,更容易在人工操作的過程中出現(xiàn)人為失誤。目前,大多數(shù)企業(yè)或單位的檔案管理工作還在繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理方法,檔案資料基本上都紙質(zhì)的,檔案歸檔、儲存、調(diào)用、檢索、借閱等工作全部由人工方式來完成。然而,這一系列操作不但需要消耗大量的人力、物力及時工作時間,查找起來也非常的繁瑣,工作效率十分低下,在歸還管理方面也不夠及時,時常出現(xiàn)檔案丟失、破損等問題。(三)人員素質(zhì)不過關(guān)。人力資源檔案管理工作對工作人員的專業(yè)知識水平、崗位技能、責任心、工作態(tài)度、學習能力等方面都具有比較高的要求。但是,目前真正具備高素質(zhì)、高水平、責任心較強的檔案管理人員數(shù)量并不多,很多檔案管理人員在綜合能力素質(zhì)方面并不過關(guān)。有些企業(yè)或單位的人力資源檔案管理工作甚至是由其他崗位人員兼任的,他們并不具備從事檔案管理工作的相關(guān)資質(zhì);有的檔案管理人員年齡偏大,難以接受新鮮事物,工作方法陳舊落后。尤其在當前的信息化時代,如果檔案管理人員無法熟練操作計算機系統(tǒng)以及檔案管理專業(yè)軟件的話,則難以實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化與信息化管理。

二、努力提升人力資源檔案管理的有效手段

(一)完善檔案管理制度體系。要想讓檔案管理工作符合企業(yè)人力資源管理需求,首先要建設起一套先進科學的、極具約束力與可執(zhí)行性的檔案管理制度,對檔案管理流程進行規(guī)范與優(yōu)化,指導檔案管理人員對檔案歸檔、檢索、查詢、借閱等環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理。例如在檔案資料的收集方面,要確保及時性與完整性,并且拓寬檔案的歸檔范圍,除了收集員工的基本信息以外,還要針對業(yè)績考核、招聘錄用、崗位調(diào)動、勞動合同、獎懲記錄、工資調(diào)整、人事任免、專業(yè)特長、個人誠信等方面加大檔案資料的收集力度,同時確保各項信息的真實性與可靠性,最終建立起一套完整的員工檔案體系;在借閱、遞轉(zhuǎn)檔案的過程中,既要做到熱情接待,又要做到按章辦事,對借閱時間、經(jīng)辦人、歸還時間等事項進行登記,確保檔案資料的保密性與安全性。檔案管理人員還要及時對檔案內(nèi)容進行更新與補充,強化檔案信息的開發(fā)與利用。針對檔案管理工作,還要推行崗位責任制與獎懲機制,以此來強化檔案管理人員的責任心與工作積極性,積極主動的做好本職工作,加強自我約束與自我管理,使檔案管理工作變得越來越規(guī)范化、制度化與標準化,使檔案管理的各項規(guī)章制度得到有效落實。(二)采用先進的檔案管理方法。在當前的信息化時代,人力資源檔案管理方法也要跟緊社會發(fā)展的步伐,及時更新工作方法與管理手段,使檔案管理工作更加符合新時期的各項新要求。在這個過程當中,必須大力推進信息化檔案管理體系的建立,實現(xiàn)檔案資料的電子化和信息化管理,以此來促進人力資源檔案管理水平的全面提升。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,電子檔案不會出現(xiàn)紙張破損、字跡不清、丟失等問題,可以長期保存在計算機系統(tǒng)當中,同時提高了檔案信息的機密性與安全性。除此之外,還簡化了檔案管理的工作流程,減輕了檔案管理人員的工作量,提高了整體工作效率。企業(yè)或單位要想更好的運行信息化的檔案管理,需要做好以下幾項工作:首先,為檔案管理人員配備計算機及其操作系統(tǒng)、檔案管理專業(yè)軟件這類軟硬件設施,為檔案信息化管理提供一個必要的運行環(huán)境;其次,在企業(yè)或單位內(nèi)容設置一個完善的局域網(wǎng),同步實現(xiàn)人力資源檔案信息系統(tǒng)建設與網(wǎng)絡化建設,使檔案管理工作能夠在網(wǎng)絡化的環(huán)境下運行,這對于信息化檔案管理來說也是非常必要的;再者,建立起人力資源檔案的目錄數(shù)據(jù)庫以及檔案管理系統(tǒng),使檔案管理工作能夠盡快適應人力資源檔案信息資源共享的相關(guān)要求,實現(xiàn)檔案目錄的電子化輸入與存儲,便于工作人員隨時在計算機系統(tǒng)中進行檔案檢索、查詢與借閱,提高檔案資料的有效利•292•用率及管理效能。最后,面向檔案管理人員開展信息化崗位技能培訓,使他們能夠勝任現(xiàn)代化的檔案管理方法,使信息化檔案管理工作得到高效運轉(zhuǎn)。(三)提高工作人員的綜合素質(zhì)。只有將檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高上來,才能有效提高管理檔案管理工作的整體效能以及檔案資料的開發(fā)利用效率。具體可采取以下措施:首先,推行績效考核制度,定期對檔案管理人員的專業(yè)知識、崗位技能、責任心等方面進行考評。通過考評的人員方可繼續(xù)從事該項工作,否則,就要重要考慮其任職資格;其次,推行崗位責任制及獎懲機制,明確檔案管理人員的權(quán)責范圍,一旦工作中出現(xiàn)人為失誤或者工作失職,一律按章辦事,對相關(guān)責任人進行相應的處罰,如果在工作中做出某些突出表現(xiàn),同樣要按照制度規(guī)定進行嘉獎,激發(fā)大家的工作積極性與上進心;最后,面向檔案管理人開展崗位技能培訓,幫助大家及時更新工作理念,學習先進的檔案管理方法,掌握更加豐富的工作經(jīng)驗,從而促進其綜合素質(zhì)的全面提升,更好的服務于檔案管理及人力資源管理工作。

三、結(jié)束語

在當前的人力資源檔案管理工作中,存在著諸多影響因素,在很大程度上制約著人力資源管理水平的全面提升。對此,要充分挖掘各類影響因素,有針對性的提出改進措施,從根本上提高檔案管理的整體水平,為企業(yè)培養(yǎng)人才、任用人才提供參考信息,促進企業(yè)人才隊伍的不斷壯大。

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[3]靖敏杰.淺談人事檔案管理信息化建設[J].華章,2012(12)

作者:王永梅 單位:中國空間技術(shù)研究院通信衛(wèi)星事業(yè)部