園林設(shè)計(jì)文件歸檔管理研討

導(dǎo)語(yǔ)：園林設(shè)計(jì)文件歸檔管理研討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

筆者所在的上海市園林設(shè)計(jì)院成立于1946年，1993年由事業(yè)單位改為企業(yè)。我院現(xiàn)存的上世紀(jì)八九十年代的設(shè)計(jì)項(xiàng)目覆蓋各區(qū)縣的公園改擴(kuò)建、道路、廣場(chǎng)綠地規(guī)劃設(shè)計(jì)，頗具代表性的項(xiàng)目有上海大觀園、共青森林公園、上海植物園、上海野生動(dòng)物園、東方綠舟、人民廣場(chǎng)改建、北外灘公共開(kāi)放景觀設(shè)計(jì)等等。期間檔案的構(gòu)成多為手繪底圖。上世紀(jì)九十年代末至21世紀(jì)初，代表性設(shè)計(jì)項(xiàng)目有崇明東灘濕地公園、上海濱江森林公園、辰山植物園以及2010年上海世博會(huì)綠地系統(tǒng)總體規(guī)劃、世博公園等等，期間檔案的構(gòu)成主體大部分是CAD繪制的底圖。截止到今年上半年，我院主持參與設(shè)計(jì)的項(xiàng)目共有一萬(wàn)多個(gè)，其中有三十五萬(wàn)多張底圖．一千多張光盤(pán)。本文試就加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)底圖和設(shè)計(jì)電子文件歸檔管理做一些初步的探討。

一、園林工程設(shè)計(jì)圖紙文件的歸檔管理

1、嚴(yán)格底圖更改管理制度．維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性按圖紙管理規(guī)定．設(shè)計(jì)圖紙蓋完章后設(shè)計(jì)人員不得再經(jīng)手，如果要對(duì)底圖進(jìn)行修改、調(diào)換，設(shè)計(jì)人員應(yīng)到檔案室修改、調(diào)換或由指定人員填寫(xiě)借用單，做好借用登記，再借出修改。如果圖紙修改部位復(fù)雜，須另繪新圖。底圖的修改須由項(xiàng)目使用部門(mén)提出申請(qǐng)，檔案部門(mén)對(duì)底圖修改工作負(fù)監(jiān)督檢查的責(zé)任。然而實(shí)際情況是．經(jīng)營(yíng)室有時(shí)為圖方便，會(huì)讓歸檔人自己把圖紙交給文印室．有些設(shè)計(jì)人員會(huì)利用管理上的漏洞。私下對(duì)已蓋“出圖章”的設(shè)計(jì)圖紙(尤其是外協(xié)項(xiàng)目)進(jìn)行修改。由于有些圖紙?jiān)跉w檔前就已經(jīng)被修改圖替換，庫(kù)存底圖與散布在各施工單位的藍(lán)圖往往不一致。檔案部門(mén)最后收到的圖紙從文字說(shuō)明到圖形尺寸，往往有相當(dāng)一部分都是經(jīng)過(guò)修改的。有些修改圖備注欄內(nèi)不寫(xiě)明本圖作廢的原因，圖紙目錄上不標(biāo)明“原圖作廢”字樣和修改圖的出圖日期。有的修改圖單獨(dú)編圖號(hào)，與原圖編號(hào)不一致。有的圖不斷地出修改版．但每次修改圖的當(dāng)前版本都標(biāo)識(shí)不清。設(shè)計(jì)修改充通知單上往往只有修改或補(bǔ)充的內(nèi)容，而不具體注明涉及的專業(yè)、針對(duì)哪些圖進(jìn)行修改、修改原因。同一個(gè)項(xiàng)目，同一個(gè)專業(yè)中設(shè)計(jì)修改／補(bǔ)充通知單本身的編號(hào)也不統(tǒng)一等等。由于很多修改圖、修改通知單上的標(biāo)識(shí)、說(shuō)明等都不明確，也不夠準(zhǔn)確，時(shí)間一長(zhǎng)，設(shè)計(jì)人自己往往也不記得出修改圖的原因，甚至連有沒(méi)有按要求出過(guò)修改圖、什么時(shí)候出的修改圖都記不清了。這就給圖紙的整理和最終的查找利用工作都帶來(lái)一定困難。針對(duì)上述現(xiàn)實(shí)中存在的問(wèn)題．除嚴(yán)格執(zhí)行已有的管理規(guī)定外，對(duì)現(xiàn)有的圖紙更改管理制度需進(jìn)一步加以完善，在更改制度中應(yīng)該增加相關(guān)規(guī)定，如“修改已歸檔的設(shè)計(jì)圖紙要以有關(guān)專業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)專業(yè)主管部門(mén)審核批準(zhǔn)的修改通知單為準(zhǔn)”、“修改通知單一式兩份．其中正件由檔案部門(mén)保存、副件由專業(yè)主管部門(mén)留存”等等。

2、認(rèn)真履行歸檔手續(xù)．維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的完整性園林工程設(shè)計(jì)檔案的完整性包括歸檔項(xiàng)目成套性與歸檔項(xiàng)目完整性方面的內(nèi)容。首先看歸檔項(xiàng)目的成套性。經(jīng)營(yíng)室收到底圖后會(huì)在底圖流轉(zhuǎn)單上對(duì)圖幅、數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但碰到歸檔圖紙數(shù)量多的情況，他們往往就不仔細(xì)核對(duì)，而是直接根據(jù)圖目上的數(shù)量進(jìn)行簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，很多時(shí)候歸檔人往往也不仔細(xì)核對(duì)歸檔數(shù)量、不保留歸檔依據(jù)。等圖紙流轉(zhuǎn)到檔案部門(mén)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)本次歸檔圖紙數(shù)量與統(tǒng)計(jì)數(shù)量不符或歸檔內(nèi)容與圖目標(biāo)識(shí)不符。其原因大致有三種：一是歸檔圖紙中有很多為已出圖，不在本次歸檔范圍內(nèi)。二是歸檔人漏歸．需辦理補(bǔ)歸手續(xù)。三是由于歸檔人不是出圖人，辦完手續(xù)后也沒(méi)有留歸檔憑證，已不記得缺少部分的圖紙是否歸檔。因此，在歸檔管理中，檔案部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度中的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真核查，維護(hù)項(xiàng)目檔案的成套性。其次，看歸檔項(xiàng)目的完整性。由于檔案部門(mén)不了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況．使得接收歸檔工作處于盲目、被動(dòng)的地位。為此，建議在歸檔制度與相關(guān)的科技管理制度中對(duì)項(xiàng)目的歸檔予以制約，比如建議規(guī)定，由經(jīng)營(yíng)室每年度匯總一張“園林工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目一覽表”。使檔案部門(mén)能掌握每年承接設(shè)計(jì)項(xiàng)目的概況，以掌握項(xiàng)目歸檔的進(jìn)度，并將項(xiàng)目歸檔情況列入設(shè)計(jì)人員的考核指標(biāo)，以保證歸檔項(xiàng)目的完整性。

3、規(guī)范圖紙整理方法．維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的系統(tǒng)性一些大型的工程項(xiàng)目．參與設(shè)計(jì)的人員數(shù)量很多，大部分設(shè)計(jì)人員都不知道圖紙前期管理工作的要求。每位設(shè)計(jì)人員都會(huì)按照自己的習(xí)慣對(duì)圖紙進(jìn)行整理，導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙的組卷方法不相同。比如其中一部分圖紙按子項(xiàng)(區(qū)塊)——專業(yè)分，一部分按專業(yè)——子項(xiàng)(區(qū)塊)分，不管按照哪一種方法進(jìn)行立卷都會(huì)遇到需要重新為圖紙編號(hào)、編目和排列圖紙的問(wèn)題，而一旦拆分又會(huì)使得圖號(hào)不連續(xù)。有時(shí)由于設(shè)計(jì)任務(wù)繁重，加上設(shè)計(jì)進(jìn)度又很緊．設(shè)計(jì)人員常常不注重圖紙編號(hào)的連續(xù)性、準(zhǔn)確性．出圖后不仔細(xì)校對(duì)導(dǎo)致重號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)，圖名、項(xiàng)目編號(hào)有誤，圖號(hào)、圖名與目錄不對(duì)應(yīng)等情況時(shí)有發(fā)生。為維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的系統(tǒng)性．建議一要規(guī)范圖紙整理方法，二要加強(qiáng)圖紙的編號(hào)管理，對(duì)底圖圖號(hào)的編制方法作出規(guī)定．比如“各部門(mén)自行設(shè)計(jì)的成套性圖紙?jiān)陧?xiàng)目批準(zhǔn)后即應(yīng)向公司檔案部門(mén)申請(qǐng)圖號(hào)”、“圖號(hào)由總圖號(hào)和分圖號(hào)兩部分組成．總圖號(hào)由檔案室供給、分圖號(hào)由各設(shè)計(jì)部門(mén)按照規(guī)定的編制方法和要求自行編寫(xiě)，最后由檔案部門(mén)審核”、“底圖順序號(hào)和圖紙名稱要和底圖目錄上的保持一致”、“增補(bǔ)底圖必須保持與原套底圖的連貫性”等等。

二、園林工程設(shè)計(jì)CAD文件的歸檔管理

1、采用電子簽名歸檔．維護(hù)電子文件的真實(shí)性由于目前電子文件歸檔沒(méi)有采用電子簽名的方法，所以只有等到檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行條形碼鑒定后才能確認(rèn)歸入系統(tǒng)的電子圖是否經(jīng)過(guò)終審。遇到設(shè)計(jì)圖紙實(shí)體內(nèi)容有修改、電子文件未修改的情況，檔案部門(mén)一般會(huì)要求設(shè)計(jì)人員將修改后的電子圖重新歸檔，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)重新歸檔的電子文件生成新的條形碼．即每份電子文件都只有唯一對(duì)應(yīng)的條形碼。這樣一來(lái)，管理人員手中的這份設(shè)計(jì)圖紙的內(nèi)容其實(shí)對(duì)應(yīng)的是新歸檔的電子圖，但由于這份底圖上的條形碼與重新歸檔的電子圖上的條形碼不一致，給Et后信息檢索、圖紙查找、替換等工作帶來(lái)不便。這一功能的優(yōu)點(diǎn)在于檔案驗(yàn)收人能及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)過(guò)終審的圖紙?jiān)跉w檔前有沒(méi)有被修改過(guò)．但由于沒(méi)有和電子簽名配合使用，故常給實(shí)際工作帶來(lái)不便。如果采取電子簽名歸檔不但能維護(hù)電子文件的真實(shí)性，還能避免或最大限度的減少重復(fù)工作，有利于管理。

2、統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)．維護(hù)電子文件的有效性有些設(shè)計(jì)院雖指定CAD繪圖軟件為使用的常規(guī)軟件，但尚未對(duì)外協(xié)作單位制定統(tǒng)一的電子繪圖軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，不少外協(xié)單位使用的是其他類型的繪圖軟件，尚未對(duì)CAD繪圖軟件的使用版本及繪圖中使用的文字、符號(hào)作統(tǒng)一規(guī)定。上述這些現(xiàn)象不但給電子文件的整理帶來(lái)困難，也給數(shù)據(jù)信息的讀取、圖形圖像的還原、信息的儲(chǔ)存和檢索帶來(lái)了諸多問(wèn)題，并有可能造成設(shè)計(jì)成果無(wú)法被成功地運(yùn)用到檔案的后續(xù)管理中。比如．設(shè)計(jì)人員在將電子文件上傳數(shù)據(jù)庫(kù)前已經(jīng)在數(shù)據(jù)框內(nèi)進(jìn)行了文字錄入、著錄、編目等工作，上傳的同時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提取數(shù)據(jù)框中的有效字符(如項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、設(shè)計(jì)人、審核人、出圖日期等等)，當(dāng)檔案部門(mén)使用管理軟件對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔操作時(shí)，會(huì)出現(xiàn)有效字符數(shù)據(jù)丟失需要重新輸入的情況。有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)信息庫(kù)中找不到歸檔電子文件或打不開(kāi)歸檔文件的情況。造成的主要原因是圖形設(shè)計(jì)軟件和信息管理軟件之間沒(méi)做好接口，使得前一個(gè)系統(tǒng)中的信息無(wú)法與后者共享，從而造成工作環(huán)節(jié)的重復(fù)。為此，建議在相關(guān)管理制度中列入“外協(xié)項(xiàng)目歸檔必須按照使用符合標(biāo)準(zhǔn)的CAD繪圖軟件、必須使用規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)圖框、打印出圖必須符合一定的質(zhì)量要求”、“對(duì)每一圖層進(jìn)行繪制時(shí)必須使用規(guī)定的文字、符號(hào)”等條文。