檔案管理信息化建設對策研究

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摘要：近些年來，在信息化科學技術大力發展的背景下，經濟水平的提升不僅為科學技術的更新與發展提供了新的機遇，同時也為各行各業的未來持續發展注入了新的動力。但在新時代背景下雖然社會人員的流動性有所提升，對于事業單位來說其崗位的增多為更多人的就業提供了機遇，但是同時也使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰。工作的繁雜使得檔案資料也在不斷擴充，無論是員工檔案資料還是所涉及到的一些基礎事物，想要對其進行全面管控難度在逐漸提升，因此對檔案信息化建設進行深入研究與分析就顯得尤為的重要。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；不足與策略

一、引言

科學技術的更新與發展使得計算機的普及率也在逐漸上升，其巨大的優勢使得其在信息時代下充分發揮了其作用，并逐漸成為了各行各業獲得進一步發展機遇的必備事物。對于事業單位來說，想要從根本上解決事務繁多以及龐大數據量應用問題，就應結合實際情況做好檔案管理信息化建設工作，將各類信息按照順序儲存至電子文檔中，以便于后期的數據整理與匯總分析。同時由于分門別類的信息歸檔也使得檔案管理人員想要對文檔進行查詢時也保證這一過程的及時性。部分具有較高價值的紙質檔案也可以利用電子檔案對其進行備份，從而將原始記錄數據丟失所帶來的影響降到最低。但從當下的實際情況來看，事業單位檔案管理人員、管理手段落后以及機制不完善等情況卻嚴重影響了信息化建設進程，因此，對整個數據信息化建設與應用流程進行深入分析極為關鍵。

二、事業單位檔案管理信息化建設的重要作用

對于事業單位來說，其檔案管理信息化建設工作簡單來說就是展開檔案管理后續工作內容的同時，將原本的實體化信息轉化為電子數據檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設置了標簽目錄以及容量大等特點，兼具了實用性與便捷性的應用優勢，為事業單位的后續檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的發展全面性。而在構建符合當下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關部門應注意定期更新其中所包含的技術手段，保證手段應用的合理性，為后續的檔案管理工作的進一步創新提供完備的技術條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關鍵因素。在全面推廣應用該種方式后，原本反復的工作流程得以被簡化，工作質量提升的基礎上，也隨著經驗積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業單位應意識到檔案信息化建設體系的意義，拓寬信息化建設體系的完善渠道，為構建完善的檔案管理模式奠定基礎。

三、當前事業單位信息化檔案管理中存在的幾點不足之處

（一）當下沿用的檔案管理機制仍然存在著較多問題。從當前的實際情況來看，依然存在著事業單位長期沿用傳統檔案管理方式的情況，這也是其工作效率與實際需求遲遲無法匹配的主要原因。因此，對其管理系統進行革新成為了當前的首要任務，需要從多方渠道對事業單位的檔案管理部門進行有效調整，為找出一套與當前檔案管理需求相符的管理模式提供基礎支持。以檔案管理機制的角度來看，當下的檔案管理機制依然存在著諸多不足之處，即使已經逐步將新的改革制度逐漸融入到了管理體制中，但由于無法保證落實效果使得改革表現并不明顯。信息化時代，事業單位信息資源受到了來自多方的關注，這就要求檔案管理部門逐漸將電子信息作為主要的管理對象，在此過程中管理互動凸顯出了較為明顯的便攜性。但由于多數事業單位在機制改革的過程中滯后問題較為嚴重，致使大部分的檔案管理人員即使在推行一段時間的電子信息管理制度后，也沒有接收到專業的工作培訓知識，使得整體的工作效率受到了嚴重影響。（二）實用型人才仍處于嚴重缺乏狀態。作為決定社會生產發展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事業單位的檔案管理人員由于其工作的特殊性使得其長期占據著重要地位，其自身的工作素質與能力決定著最終的檔案管理質量。為進一步提高檔案管理水平，作為檔案管理者不僅要關注工作流程，還需就管理信息化水平的提升內容進行深入分析。除了熟練應用信息化技術的方式，更要確保其能夠獨立且熟練的完成設備操作。但現實情況卻是往往檔案管理人員無法及時獲得有效的信息化管理培訓，在工作重視程度不高的情況下，檔案管理人員仍然在延續著紙質檔案管理模式，即使存在先進的信息化技術想要將其融入至實際的檔案管理流程中也較為困難。另外，還有部分檔案管理人員缺乏工作積極性，且服務態度較為惡劣，專業水平與職業責任感的嚴重缺失使得檔案管理的整體水平的持續化提升受到了極大限制。（三）信息化技術應用仍然存在著諸多不足之處。信息化技術手段的應用合理性決定了事業單位檔案管理工作質量，也是優化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前的情況來看，當前的信息化技術應用過程中仍然存在著諸多的不足之處。由于信息化水平有限使得部分技術想要真正推廣與落實仍然需要一定的時間，尤其是一些較為關鍵的檔案資料，信息化技術未能合理應用使得部分部門仍然保留著紙質檔案的查詢與應用習慣。在這種情況下，這些關鍵性資料將極容易損壞，增大了后續的查詢難度。（四）檔案管理信息化建設環節仍然處于不夠完善的階段。當前的事業單位檔案管理工作滯后性較為明顯，在規范統一性嚴重缺失的情況下，使得事業單位的檔案管理工作的展開極不順利。再加上大多數的事業單位檔案管理信息化建設環節中所應用的管理軟件暫時未實現工作的協調統一，無論是連接性還是系統性均較差，想要進行信息資源共享較為困難。一般情況下，想要利用同一個檔案管理軟件實現對文件的檢索與龐雜信息管理較為困難，這也是現階段檔案管理信息化建設面臨的主要困難。

四、提高事業單位檔案管理信息化建設質量的幾點建議

（一）對事業單位檔案管理信息化建設規劃進行持續優化。保證檔案管理信息化規劃的有效性是制定有效信息管理方案的前提條件，在明確最終管理方向的基礎上檔案的管理效果也在同時凸顯，長遠的發展打算與可持續發展態勢為服務質量的提升奠定了基礎。因此，在對事業單位發展目標與特征進行深入且全面的分析后，事業單位才能獲得各個階段對于檔案管理的實際需求，從而達到完善檔案管理體系的目的。（二）構建完善的事業單位管理信息化網站系統。檔案管理工作是否能夠實現信息化建設決定了未來的工作持續性，也是有效推進工作深入發展的關鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應結合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務要求為基礎，為網站系統添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構建完善的信息化網站系統的同時，也需要為事業單位與檔案管理體系之間建立有效聯系，實施更為符合現階段信息應用需求的一體化管理模式。在為其未來事業提供支持條件的基礎上，為進一步提升檔案管理社會與經濟效益做好鋪墊。（三）在檔案管理信息資源利用過程中融入更多的數字化手段。作為檔案管理人員應結合實際情況對檔案管理工作進行深入分析與研究，并以獲取到的各類信息與需求調查結果為基礎構建完善的檔案管理信息化體系，從而實現各類檔案形式之間的靈活轉化，為充分發揮檔案管理信息化模式的應用效果提供支持。在紙質檔案信息與數字化信息相互轉化前，需要對所需要轉化的資源進行深入分析，標出重點內容，從而更方便對數據進行針對性管理，為進一步提高檔案管理工作質量奠定堅實的基礎。（四）強化檔案管理人員培訓。作為專業的事業單位檔案管理人員，定期使其接受專業化的信息培訓極為關鍵，也是確保傳統與信息化檔案管理能夠有效結合的重要基礎。當前的部分事業單位中，紙質檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應用加以引導，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應引入更多的信息化與科學化的技術手段，促進工作人員的整體素質的提升。定期開展培訓活動是有效提升技術水平的重要基礎，為提高對計算機技術的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎。

五、結語

綜上所述，在當下的信息時代下，對于事業單位來說，檔案管理信息化建設已經成為了決定其未來持續化發展的關鍵因素。學會利用數字化信息管理手段不僅能夠節省大量資源，也有效提升了工作效率與服務質量。因此，檔案管理人員應提高對信息理論知識的掌握積極性，以促進事業單位的良好發展。

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作者:何丹 單位:寧德市文化傳媒集團（閩東日報社）