基層海事檔案信息化建設探討

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一、檔案信息化建設的含義和內容

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息進行處置、管理，并提供利用；是以檔案信息資源建設為核心，以現代信息技術為基礎，以社會充分利用檔案信息資源為目標，使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化的過程。檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。

二、基層海事部門檔案信息化現狀和建設意義

以江蘇海事局系統為例，江蘇海事局于2015年達到江蘇省5A數字檔案室標準。該局一直以來都積極推動檔案信息化建設，構建其與各分支機構統一的檔案管理平臺，改變以往各單位分割各自管理的狀態，實現檔案資源的有效整合。通過統一平臺建設，實現檔案管理實時督促檢查、實時指導糾錯等功能。該局建有文書、會計、科技、聲像檔案數據庫，建立船舶登記、船舶檢驗、船員、業務培訓等專題檔案數據庫，對長期、永久保存的文書檔案、海事科技檔案進行了全文數字化。依托局內部辦公自動化平臺，建設檔案查詢利用專門通道，設定分類別檔案開放標準，全局工作人員可以通過該通道發起借閱流程，在線借閱數字檔案，大大提升了檔案利用的便利程度。作為江蘇海事局的分支機構——常熟海事局，檔案管理信息化建設也一直受到高度重視。多年來，投入大量的人力物力，配備了高速掃描設備，對庫藏的檔案進行存量數字化、增量電子化，利用江蘇海事系統統一的文檔一體化軟件對庫藏檔案進行管理，也實現了電子文件的邏輯歸檔及在線管理和利用。但目前，由于受到辦公自動化平臺功能開發方面的一些限制，在平臺中產生的電子文檔，只有收發文可以通過在線歸檔功能進行歸檔，其他的海事業務流程，比如：行政處罰、水工審批、船舶登記等審批流程，雖然已實現全程網上審批，但網上審批的電子文檔尚不能在線歸檔到檔案管理系統內，只能通過掃描和手工錄入檔案系統進行立卷歸檔，不利于檔案管理工作效率的提高，也不利于海事管理工作的連續性以及電子文件真實性、完整性和有效性的延續。海事檔案是提供海事部門領導決策、職能部門工作查考、海事業務研究等的重要依據，保存并開發利用好海事檔案至關重要。在信息技術飛速發展的今天，海事檔案管理必須順應時代的發展，步入信息化時代，積極推進檔案信息化建設進程，海事檔案信息化建設對海事事業的發展具有重要的現實意義。

（一）有利于提高檔案檢索效率

利用文檔一體化軟件，建立室藏檔案的數據庫，實現在局域網內即可快速檢索所需的檔案材料，且在權限范圍內即可瀏覽檔案材料的全文，大大提高了查檔、閱檔的效率，為職能部門提供工作查考、開展海事業務研究、為領導提供決策參考創造了便利條件。

（二）有利于海事系統的規范化管理

海事檔案信息化建設，使得海事檔案管理工作更趨規范，保障了檔案信息資料的整體性和真實性，有效促進了海事工作的規范化、正規化發展。

（三）有利于海事檔案的開發利用

運用先進的管理手段和科學技術對室藏檔案進行管理，大大提高了檔案管理部門的工作效率，實現檔案管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平，使檔案管理工作從傳統的以檔案保管為重點的模式轉變為以檔案信息化形式來為中心工作服務，為社會服務。檔案管理人員也從繁復的檔案基礎工作中解放出來，將更多的精力投入到檔案材料的編研和開發利用上來，從而更好地為海事中心工作提供服務。

三、對基層海事檔案信息化建設的幾點思考

（一）盡快完善海事檔案信息化標準體系

海事檔案部門要根據國家有關檔案信息化管理的法律法規及行業標準，結合海事系統特點，完善海事檔案信息化標準體系建設，建立健全海事檔案信息標準、軟硬件設施標準、數字化加工標準、數據儲存傳輸標準等。

（二）加強檔案信息化基礎設施和應用系統的建設

現代化技術及手段在檔案管理工作中的廣泛運用，為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的持續發展提供了有力保證。配備檔案信息化所必需的現代化辦公設備，充分發揮現代科技在檔案管理中的應用，推行全海事系統通用或有統一數據交換接口的檔案管理軟件，實現全海事系統內開放檔案的資源共享；提高檔案管理中計算機和網絡技術的應用程度，提高檔案信息化水平，加快檔案信息數字化處理步伐；合理應用辦公自動化系統產生的數據，實現相關海事業務檔案在線歸檔。

（三）加強信息化環境下檔案數據的安全管理

要建立健全安全防范體系，規范網絡和應用系統的安全管理，實現檔案信息化與檔案信息安全協調發展；做好檔案系統軟件的安全防護，保障電子檔案的安全；要及時將在電子環境下產生的需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，輸出為紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權威性；在網絡環境下提供檔案利用時，要嚴格借閱審批流程，合理設置閱檔權限；要切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。

（四）大力培養檔案信息化人才

根據信息化檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對單位全員進行培訓。隨著檔案信息化建設進程的推進，檔案工作不再只是檔案員的工作，每個員工都是檔案的產生者和利用者。因此，一方面要通過培訓普及檔案信息化技術的運用，另一方面要通過培訓提高全員的檔案信息化的意識。同時，要定期對單位專兼職檔案員進行業務培訓，提高他們的綜合能力，加強專兼職檔案員檔案現代化知識的培訓，積極引進信息化建設人才，培養一批懂信息技術、熟悉檔案業務的復合型人才，促進海事檔案工作持續快速健康發展。

四、結語

海事檔案信息化建設是適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升海事檔案工作為海事中心工作服務能力不可缺少的手段。海事檔案管理信息化建設是一項長期、全面而具體的工作，信息化的實現，不是檔案部門某一部門的工作，也不是單靠幾個檔案員就能實現的，其需要所有部門、全員積極參與和配合?；鶎雍Ｊ聠挝粦詸n案信息化建設為契機，進一步加強檔案基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，積極推進海事檔案信息化建設，切實把檔案信息化建設落到實處，更好地適應社會和時展的需要，為地方經濟的發展做出應有的貢獻。

作者:孫穎 單位:常熟海事局