基層單位檔案信息化建設論文

導語：基層單位檔案信息化建設論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1.基層單位檔案管理的現狀及問題

1.1設施不健全，工作人員素質較低

現狀下，基層單位在檔案管理方面，主要呈現的缺陷是相關設備不具健全性，例如沒有及時引進計算機軟硬件設置等。同時，在系統安全方面，傳統的一些系統安全維護手段顯然不具有效性。同時，大部分檔案管理人員素質低，缺乏專業知識培訓，很多基層單位檔案管理人員并不是全職，而是以兼職的形式參與工作。并且，這些人員所學的專業往往與檔案管理專業沒有多大聯系，甚至毫無關聯。在檔案管理工作過程中，這些人員常表現為對相關業務不了解，無法通過檔案管理規范要求完成檔案的收集、歸檔及保存等工作，這樣便在很大程度上影響了檔案管理的規范性，最終導致檔案管理存在極大的披露。毫無疑問，檔案管理信息化是需要高水平的專業人才的支持的，要想使檔案管理信息化工作更具實效性與科學性，便需要檔案管理人員具備高水平的管理能力及相應知識儲備。如此一來，才能夠使檔案信息化建設的實施更具有效性，進一步為工作效率及質量的提高提供依據。

1.2制度不健全，落實政策無力度

現狀下，大部分基層單位在檔案管理工作中沒有相應的制度作為保證，比如《檔案信息化管理條例》及《檔案信息化管理安全方案》等。顯然，沒有這些制度作為信息化建設的支撐依據，便會導致一些具有基層單位加強檔案信息化建設的思考許揚（荊州市婦幼保健院，湖北荊州434020）價值性的檔案資料發生遺失的情況，進一步導致檔案資料不具連貫性，最終致使檔案資料不具完整性。顯然，造成很多不可彌補的后果，均與制度不健全，落實不力有關。

1.3保存不方便，檔案利用率不高

基層單位在檔案管理上以傳統的紙質管理為主，紙質文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時代急需提供電子檔案的管理，企業大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數字資產，但是缺乏有效的管理方法和保存設施。同時在檔案管理中的收集、整理及歸檔等工作，能夠為單位領導等相關人士總結工作經驗及汲取教訓提供巨大的保證。然而，目前大部分基層單位均沒有意識到規范的檔案管理所潛在的巨大價值及作用。

2.檔案信息化建設的核心內容

2.1配備規范化管理軟件是檔案信息化建設的重要基礎

對于具備規范性的檔案管理軟件來說，主要指的是與國家檔案管理規范及標準相符合，同時與國家事業單位及各級各大檔案館相適應等，主要的作用是對檔案信息及檔案實體的管理提供幫助。它應具備高效、高質、簡單、實用的特點，有助于維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。就目前而言，在市場當中，檔案管理軟件數量呈現了較為復雜的特點，由于一些軟件公司開發能力存在差距，從而導致檔案管理軟件整體利用價值不強的情況。一些軟件在功能設計方面存在一定程度的缺點，從而導致功能不多及實用性不強等情況尤為明顯。同時，一些花哨的功能繁瑣等問題尤為突出。顯然，這些不良因素均會對檔案信息化管理的穩健發展受到阻礙。鑒于此，要想檔案信息化建設更具有效性，對管理軟件進行規范化配置便顯得極為重要。

2.2檔案管理軟件需具備的功能分析

首先，需具備檔案信息化數據聚集功能。對于檔案信息管理來說，需對所需要的信息進行數據聚集，可充分利用文字信息摘錄及電子檔案的接收等功能加以完成。同時，對計算機及時進行合理利用，以不同種類數據的內容及特點為依據，構建相應的多媒體數據庫，以此確保數據的真實性及有效性。并且，還需要多媒體數據的整合工作進行完善。因為對于種類具有差異化的檔案來說，需著錄的文件內容也存在差異，因此對于數據庫管理系統來說，需要具備延展性及敏捷性等特點。除此之外，數據庫在設置方面還需要增多一些必要功能，如刪除及修改等功能，以此實現最大化的檔案信息數據聚集。其次，實現檔案管理一體化。利用計算機網絡，使檔案工作流程更安全、高效和快捷。從文件的擬稿、簽發，直至最后的分類歸檔、著錄標引，全部通過網絡完成，盡可能杜絕失、泄密問題，同時對文件之間的聯系性進行保留，以此使文件一次性輸入以及多途徑輸出等得以有效實現，進一步使檔案數據資源的利用率得到有效提升。除此之外，還需避免重復勞動，提高工作效率和質量。

3.落實檔案信息化建設的優勢

3.1提高效率和準確性

使效率及準確度得到有效提升，我們知道，計算機具備運算速度快及信息存儲量大等特點，能夠為決策人員提供及時有效的人事資料及相關數據。這樣，不但可以使傳統抄寫形式所造成的失誤得以有效避免，而且還能夠大大降低檔案人員的工作負擔，以此實現工作效率及質量的有效提升。

3.2能夠使檔案的壽命延長

對計算機管理檔案加以利用，能夠使材料的完整性得到有效保障。通常情況下，在信息輸入的時候需使用檔案原件，除此之外便很少會與原件接觸，這樣無疑使檔案的壽命得到有效延長。

3.3便于存儲，并且有效節省了管理經費

對計算機管理檔案加以應用，能夠將大量的檔案資料放置硬盤及優盤等方面，從而使紙質資源得到有效節約。在傳統模式下，要想使檔案資料得到有效保存，便需要構建庫房，并增加相關管理設備，這樣不但增加了經費投入，還增加了人力資源。但是，利用計算機管理，便能夠使氧化、霉變等破壞實現有效避免。

4.加強檔案信息化建設的有效策略探究

4.1對檔案信息化人才隊伍建設工作進行強化

對于檔案信息化建設中的檔案工作人員來說，便需要對檔案室的各類情況加以了解，并掌握檔案業務的發展動向，同時還需要具備管理計算機數據庫的能力。對于檔案業務部門來說，不但需要對具體業務進行指導，而且還需要指導基層單位檔案室的相關工作，以此使檔案室的各項工作更具完善性。

4.2對著錄格式規范進行統一

以檔案業務部門所制定的相關規范標準為依據，著錄項目需盡可能保持完整，以此使檢索渠道具備多元化的特點。同時，以工作特點為依據，對符合實際的項目進行選錄，使具備統一特性的著錄格式得以充分落實。

4.3加強檔案數據庫的建設

無論是經費、人員，還是設置，均需要落實到位，全面進行檔案信息化建設，對于在建設過程中所遇到的問題需進行有效解決，投入充足的經費及人員，并配備專用的現代化設備，比如復印機、打印機及專用計算機等，以此為檔案信息化建設工作的開展提供強有力的保障。

4.4做好檔案數據的安全保密工作

對于檔案工作人員來說，需要充分保證數據庫的安全性，同時對數據庫自身機讀目錄的保密給予重視。以我國有關涉及網絡信息保密工作的法律法規為依據，對檔案信息庫信息數據保密工作進行強化，尤其是對于公共網檔案室等，需對計算機設備及數據磁盤等載體進行強化管理。以相關規范標準為依據，做好物理隔離及嚴防等措施。

作者:許揚單位:荊州市婦幼保健院