檔案信息網站建設中的應用研究

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經過20余年的發展，我國檔案部門建立了較大規模的檔案信息網站群，檔案管理部門大都在互聯網上建立了省、市、縣級綜合檔案網站和城建檔案網站、高校檔案網站等專業檔案信息網站，通過互聯網為查檔用戶和社會公眾提供檔案資源和信息服務。檔案網站是建立在公共信息互聯網上的站點，以網絡訪問方式為查檔用戶或社會公眾提供檔案信息資源和相關服務。檔案網站是檔案信息化建設的一項基礎性工作，門戶網站是檔案部門為用戶提供信息服務的重要手段，是檔案部門重要的文化名片和交流窗口，也是用戶查詢檔案信息和獲取相關服務的重要接口。檔案網站建設應以為用戶提供檔案信息服務為首要目的，并有序組織館藏檔案信息資源和充分展示檔案文化，以確保檔案資源的有效利用。

一、檔案信息網站建設中存在的問題

1.用戶服務意識淡薄。用戶服務本應屬于檔案業務管理范疇，但現實中用戶服務意識淡薄直接影響了檔案信息網站的功能設計，即便是采購定制的檔案網站具有相應功能，卻因為用戶服務意識淡薄而被閑置。一般而言，檔案網站都被定位為資源服務型網站，既強調“有資源”，也強調“有服務”。曾有項目組在對我國省級檔案網站測評之后，就強調指出檔案網站應該加強對用戶服務需求的關注[1]39。用戶服務意識淡薄不僅有損檔案機構形象，制約檔案信息資源有效利用，同時也嚴重影響了檔案信息網站的健康發展。用戶服務意識淡薄的問題需要從管理和技術兩個層面入手，才可能得以解決。2.檔案網站服務功能不足。檔案網站建設應以觀念創新為關鍵、內容重構為基礎、技術創新為依托，以用戶需求為導向，應擁有豐富的檔案信息資源，并能提供功能強大的檢索工具，以提高用戶查閱信息的效率，重視與用戶的交互，加強與用戶的交流，為利用者提供及時、全面、有效的檔案信息服務[2]92。通過對多家省市縣、高校、城建等檔案網站的調查發現，普遍存在“重展示、輕服務”的現象，具體體現在：檔案網站頁面設計缺乏特色，服務功能單一，導航無序，網站互動性欠佳，只能告訴用戶“我們有什么”，而難以清晰地指導用戶“我們可以為您做什么”。服務功能不足使得檔案網站建設意義大打折扣，并損害了用戶權益。3.檔案網站建設技術相對落后。調查發現，部分檔案網站只是堆砌了一些簡介和工作動態等信息，網站頁面設計簡陋，缺乏搜索、互動等功能，服務形式單一，移動設備上的網站訪問服務功能缺失，其深層原因在于檔案信息網站建站技術落后，在館藏檔案資源展示和檔案信息服務方面都存在技術瓶頸。造成檔案網站建設技術落后的現實原因主要有兩個：一是檔案部門被邊緣化傾向嚴重，通常經費較為緊張，無力購買成熟商業軟件建設檔案網站；二是人力資源匱乏，自主開發檔案網站時，缺少既精通檔案業務又具有較高編程開發能力的復合型人才。最終造成了檔案網站建設技術落后、功能不全的現實局面。

二、運用Drupal和Bootstrap的建站優勢

Drupal是一個開源內容管理系統平臺，其中可集成豐富的功能模塊和構造強大的信息服務功能，形成一個為用戶提供完備服務功能的網站平臺架構，用于提供搭建多種功能和服務的動態網站[3]13。Bootstrap是一個開源的網站前端開發框架工具集，包含豐富的前端組件庫和內置網站樣式，用于開發響應式布局、移動設備優先的網站項目[4]2。使用Bootstrap框架可以在Drupal平臺中自由使用CSS、HTML和JavaScript等前端響應技術，從而降低了開發難度和技術門檻。簡單來說，Drupal可以提供功能完備的網站框架平臺，而Bootstrap可以提供美化視覺效果的前端技術。由于Drupal和Bootstrap具有開源免費、功能強大、技術門檻低等優勢，越來越受到網站建設者的青睞。國外的耶魯大學、斯坦福大學，我國的北京大學、清華大學以及臺灣大學、澳門科技大學等高校圖書館都采用Drupal內容管理系統構建了自己的門戶信息網站，受到內部業務人員和外部用戶的一致好評。遺憾的是，國內很少有機構運用Drupal和Bootstrap建設檔案信息網站。檔案管理部門與圖書管理部門在信息資源管理、用戶信息服務和管理職能等方面都具有高度相似性，將Dru-pal和Bootstrap運用于檔案信息網站建設不僅可行，而且能夠解決檔案管理部門建站經費不足、技術要求高、網站功能不完備等舊有難題。1.開源免費。Drupal是一個開源的模塊化內容管理框架，全球數以萬計的網站開發專家都在為Drupal技術社區貢獻代碼，Drupal的代碼在安全性、健壯性和成熟度等方面都能達到世界先進水平。Bootstrap是一個免費開源的成熟前端網站開發框架。Drupal和Boot-strap不僅可以免費使用，而且能夠在開源軟件的開放式創新中獲得持久的技術服務支持，從而保障網站安全性。開源免費的優勢可以解決檔案管理部門經費不足的難題。2.功能完善。Drupal的另一個優勢是功能完善，主要體現在以下幾個方面：一是常用功能齊全，包括內容編輯、和分類管理；能夠快速抓取其他指定網站信息，實現信息聚合；可根據層級組織關系按年度或分類有效組織和展示館藏檔案資源；可展示照片檔案信息，支持用戶拖放排列；具有分詞功能，可定時更新索引和高亮顯示搜索結果；根據用戶瀏覽情景提供相應的幫助文檔；提供實時互動和留言回復功能等。二是模塊可定制，網站建設變得像搭積木一樣簡單，需要什么功能就將相應模塊配置在頁面上即可。三是權限分類分級配置，能夠針對游客、注冊用戶和檔案管理員呈現出不同的網站頁面和內容，不同用戶訪問不同版塊和個性化環境，保證內容的安全性，提高工作效率。總而言之，Drupal功能強大，能夠滿足檔案網站在管理、業務以及用戶使用三個面向和維度的常見需求。3.技術門檻較低。運用Drupal建設網站要求具備熟練掌握CSS、HTML和JavaScript等代碼調試能力，而Bootstrap響應式前端技術的出現彌補了這一缺陷，有效降低了網站開發建設實施的技術門檻。Bootstrap提供功能完善且可復用的HTML組件、JS組件和許多現成的代碼片段（模塊），可以方便地進行拖放式頁面布局，不需要費時費力的程序編碼，只需找到合適的模塊，插入到合適位置，即可快速搭建一個模塊化、功能齊全和風格統一的檔案網站。搭建的網站采用響應式設計，能夠自適應用戶設備屏幕，兼容臺式、手機、平板、超大屏等分辨率。手機中橫屏（圖1a）和豎屏（圖1b）訪問網站的自適應頁面顯示效果如圖1所示。較低的技術門檻解決了缺少高級編程開發人員的難題，同時又能夠使檔案管理部門將精力集中在業務工作和業務創新上。

三、運用Drupal和Bootstrap建站的設計思路

1.檔案網站欄目結構設計。檔案網站建設應該注重資源服務、業務建設和網站設計[5]36。在進行檔案網站欄目設計中，資源建設方面，應該設計不同的展示頁面來充分展示可公開的館藏檔案資源、現行文件、歷史發文、學術資源和多媒體資源等，同時考慮提供檔案檢索、網上預約等服務；業務建設方面，應該介紹檔案部門的機構簡介、工作動態和檔案相關的政策法規標準；網站設計方面，應該著重考慮網站的外觀、安全和用戶交互響應等功能。檔案信息網站建設的目標是集中展示館藏可公開檔案資源，為用戶提供檔案信息服務。這要求網站首先可以檔案資源介紹、機構簡介和工作動態等內容；其次針對文字、圖片和視頻等不同格式的可公開檔案資源，網站管理者可以方便快捷地錄入、組織、和維護檔案資源并授權給指定權限的用戶瀏覽，最后網站需要設計實時交互功能，為用戶提供實時在線咨詢和檔案資源檢索等個性化服務。確定網站的具體欄目結構后，可以運用Bootstrap的相關模板和組件對網站進行整體規劃設計，合理編排，做到網站布局合理，條理清晰，層次分明，導航方便，風格統一，具體的建站流程如圖2所示。2.檔案網站功能與所需Drupal模塊分析設計。Drupal包含內容管理、模塊管理、主題模板管理、用戶管理、用戶角色和訪問權限控制等網站基礎功能，同時具備豐富的第三方模塊、簡練的主題模板引擎和強大的DrupalAPI[6]11，能滿足快速進行檔案信息網站建設工作需求。根據對我國各級各類檔案網站的調研結果，并結合實際業務經驗，對檔案信息網站欄目結構、功能與Drupal模塊的對應關系進行了歸納總結，如表1所示。Drupal是一個強大的模塊集成系統，使用的模塊采用MVC（模型Model、控制器Controller、視圖View）架構模式[7]188，使網站業務邏輯和網站瀏覽表現層相分離，易于網站架構維護和協作開發。MVC將網站系統的表示部分提取為視圖（View），它只負責數據的顯示和用戶輸入數據的接收，業務流程的處理由控制器（Controller）操作，實現了網站內容和頁面展示分離。模型（Model）負責網站業務數據的處理，包括網站展現的數據和接收數據的處理。控制器（Controller）負責接收來自用戶的請求，使模型與視圖相互匹配，并共同完成用戶的請求處理過程。視圖（View）代表用戶交互界面，可以理解為瀏覽器所呈現的HTML界面。運用MVC架構的網站在建設過程中，對其中一個業務邏輯（即Drupal中的一個模塊）進行修改，不會影響網站的視圖和內容，這樣只需要把每一個模塊和主題集成到網站系統中，細化和完善需求后，不用太多專注于HTML等技術細節，即可快速實現檔案網站的建設過程。

四、運用Drupal和Bootstrap的建站過程

1.安裝Drupal，配置相應模塊。Drupal是使用PHP語言編寫的開源內容管理平臺，安裝Drupal之前需要配置好PHP的運行環境，常見的PHP運行環境有LAMP（Linux服務器操作系統+Apache網站服務器軟件+MySql數據庫管理系統+PHP語言）和WAMP（Windows服務器操作系統+Apache網站服務器軟件+MySql數據庫管理系統+PHP語言），可以根據現有服務器操作系統來選擇安裝配置不同的PHP運行環境。安裝好PHP運行環境后，可以到Drupal官方網站上下載最新版本安裝，并對照表1中的模塊下載、安裝、配置并啟用對應模塊及相關聯模塊。2.運用Bootstrap設計網站欄目、頁面和布局，導入Drupal系統。運用Bootstrap模板庫和豐富的組件，可以根據檔案部門的實際情況和網站建設的具體需求，設計網站的結構，從用戶使用方便的角度出發，網站結構清晰，層次分明，導航方便，所有頁面設計面包屑導航和搜索欄，重點注重檔案資源的展示，設計與用戶進行互動交流服務的頁面。在Drupal中下載安裝并啟用Bootstrap模塊，把設計好的檔案網站Bootstrap框架導入安裝好的Drupal系統中，這樣注重用戶體驗的“一源多屏”的響應式網站就完成了全局樣式的布局。3.檔案網站頁面類型及展示的資源內容。檔案館網站頁面不僅要對部門業務進行介紹，對查檔用戶提供利用指南，部門工作動態和通知、公告等新聞頁面內容，更應根據豐富的館藏特色資源建設各種網站頁面，通過圖片、音頻、視頻等多媒體信息展示可公開的檔案全文和檔案資源，充分發揮檔案資源的宣傳教育作用。表2歸納了檔案信息網站常見的不同檔案資源類型所需的網站展示頁面內容。4.根據不同用戶角色組織不同訪問權限的頁面內容。Drupal采用“基于角色的訪問控制”的權限管理機制，角色可以理解為一個用戶組，組內成員具有相同的網站訪問和操作權限[8]208。Drupal具有強大的基于角色的用戶權限管理功能，每個用戶可以同時具有一個或多個角色，在網站建設過程中可以根據檔案管理工作的不同職能，設定新聞、檔案資源、檔案學術資源、檔案課堂等網站管理角色，方便職能不同的檔案管理人員對網站內容資源進行更新和維護，同樣也可以根據查檔用戶、注冊用戶、歸檔人員和檔案部門管理人員等不同角色，按需求定制不同的網站頁面和內容，不同的用戶根據不同的功能需求及相應權限，訪問不同的網站版塊和個性化環境，既保證了檔案內容的安全性，同時也大幅度提高了工作效率，很大程度上減輕了網站系統管理員的負擔。5.運用Taxonomy模塊建立檔案同義詞術語表在Drupal構建的網站中，可以通過Taxonomy模塊建立檔案術語表（Terms），為館藏檔案資源建立符合自己實際工作實踐需要的完整分類體系。檔案信息網站應該以檔案著錄規則和相應的檔案分類標引規則為基礎，為館藏可開放的文書、照片、視頻等檔案資源建立相應的一級類目和二級類目的檔案同義詞術語表。該表結合Drupal中的Views模塊為網站頁面組織展示檔案資源提供基礎，也能制作出簡單的數據資源列表，同義詞同時也能提升網站關鍵詞檢索的查全率。6.配置ApacheSolr提供網站全文搜索功能。Drupal網站默認使用Search模塊實現搜索，該模塊通過數據庫查詢實現全文索引。然而Search模塊在中文分詞方面搜索結果不大理想，同時隨著網站內容增多檢索效率下降太快[9]55。為解決這個問題，在Drupal網站中配置開源的ApacheSolr搜索服務器，Solr中的查詢解析、搜索和分類等功能基于HTTP和ApacheLucene實現。在Solr中，應用Lucene對每一個文檔資源進行注釋，每一個文檔的注釋包含一個或多個由名稱、內容和給出了內容的處理方法的元數據組成，為Solr搜索應用發送和返回HTTP請求提供索引和搜索集合。可以在Drupal網站中啟用ApacheSolr模塊，安裝Solr的Java運行環境JDK，再到Apache網站下載Solr包并安裝配置，為達到更好的檢索效果，還可以下載和配置IKAnalyzer中文分詞包來提供良好的中文關鍵詞檢索服務[10]249。在ApacheSolr中可以配置命中關鍵詞高亮顯示、顯示熱門搜索詞、自動檢查更正用戶輸入關鍵詞拼寫和自動補全用戶輸入關鍵詞等功能，能夠提高用戶的檔案信息檢索服務體驗。7.配置互動咨詢功能。網站的互動咨詢服務能給用戶提供多樣化的服務方式，可以使用Drupal中的FAQ模塊和ContextHelp擴展模塊構建網站在線幫助文檔，根據用戶關心和常見問題按關鍵詞匯總分類提供問題及答案，在用戶使用網站過程中提供相對應的幫助文檔，使用BestReply和Topic/Answers模塊構建的問答平臺，允許用戶自主問題，管理員或其他用戶回復，內容者選擇一個最佳答案，實現用戶與用戶之間的交流互動[11]85。傳統的電話、郵箱等咨詢服務方式已經難以滿足信息社會的用戶要求，Drupal的Chat-room模塊能夠實現用戶實時咨詢和留言回復功能，并且可以在Drupal中配置Wechat模塊和TenCentQQ模塊，實現微信和QQ客服的功能，讓檔案信息網站成為用戶與檔案部門的信息交換平臺。如果檔案部門提供遠程查檔利用服務，Drupal網站也有Ubercart模塊可提供在線支付等網上商城功能。檔案網站建設工作已常態化，也正因為常用才使得其影響廣泛。

經過多年發展，我國檔案工作基本實現檔案信息網站建設全覆蓋，存在的問題是網站建設質量不高、服務功能不全、用戶體驗較差。本文在反思檔案信息網站建設存在問題的基礎上，分析并提出使用開源軟件Drupal和Bootstrap構建檔案信息網站的優勢、設計思路和實現過程，能夠較好地解決檔案網站建設中存在的經費不足、開發人才匱乏、技術落后等問題。值得一提的是，本文對運用Drupal和Bootstrap建設檔案信息網站的思路和過程進行了歸納總結并在測試環境中進行了成功實踐，Drupal豐富完備的功能模塊和Bootstrap交互響應功能組合后可以不斷加強完善檔案網站功能，構建以用戶為中心的檔案信息服務網站，這些研究內容和后續工作還需要檔案業務人員在實踐中根據檔案工作需求不斷探索。

作者:趙學敏 田生湖 張瀟璐