檔案安全體系建設(shè)四個(gè)方向

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一、檔案安全體系概述

目前在檔案學(xué)界，對(duì)檔案安全體系的概念還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而筆者認(rèn)為檔案安全體系建設(shè)概念的研究應(yīng)當(dāng)在保證檔案實(shí)體安全與檔案信息安全的同時(shí)，根據(jù)不同領(lǐng)域?qū)n案安全的實(shí)際需求而有所側(cè)重。對(duì)此，筆者認(rèn)為檔案安全體系首先是檔案實(shí)體安全和檔案信息安全范疇內(nèi)，與檔案安全相關(guān)的一切事物按照一定規(guī)律、有所側(cè)重甚至互相補(bǔ)充而聯(lián)系形成的有機(jī)體。進(jìn)一步考慮到檔案安全體系的目的與更深層次的內(nèi)涵。筆者認(rèn)為，檔案安全體系是指為防止檔案損毀，以維護(hù)檔案實(shí)體安全與信息安全為目的，將檔案安全范疇內(nèi)一切與基本目的有關(guān)的事物按照一定規(guī)律、有所側(cè)重甚至互相補(bǔ)充而聯(lián)系形成的科學(xué)的有機(jī)體。

二、構(gòu)建檔案安全體系的有效途徑

（一）建設(shè)檔案安全制度體系，強(qiáng)化檔案部門行政監(jiān)管作用。建立檔案安全法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及制度，通過(guò)強(qiáng)化檔案部門行政監(jiān)督作用，推進(jìn)檔案安全體系的建設(shè)。可以借鑒其他省、市、地區(qū)的檔案安全制度實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)本機(jī)構(gòu)檔案安全體制建設(shè)。比如建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)告知制度、檔案登記備份制度等。檔案風(fēng)險(xiǎn)告知制度是2014年濟(jì)南市檔案館率先提出，并在平陰縣檔案館的實(shí)踐中取得成效的制度。根據(jù)該制度的實(shí)踐，可以將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)分為三級(jí)，細(xì)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的強(qiáng)弱，針對(duì)不同級(jí)別的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)作出不同的告知以及應(yīng)對(duì)機(jī)制，對(duì)一級(jí)風(fēng)險(xiǎn)單位運(yùn)用書面告知方式，二級(jí)風(fēng)險(xiǎn)采用書面與口頭警告相結(jié)合的方式，三級(jí)風(fēng)險(xiǎn)采取口頭告知的方式。可在檔案安全風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別較高時(shí)立即發(fā)出警告，突出高風(fēng)險(xiǎn)的防范緊迫性。同時(shí)針對(duì)不同強(qiáng)度的風(fēng)險(xiǎn)，制訂整改期限，在整改期限內(nèi)，主體部門需要實(shí)時(shí)跟進(jìn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的整改進(jìn)度，對(duì)低風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)構(gòu)提出整改意見(jiàn)后，并要求全程跟進(jìn)檔案館（室）的檔案安全整改進(jìn)度，實(shí)時(shí)跟進(jìn)檔案館的安全建設(shè)改善工作。（二）豐富人員培訓(xùn)形式，提升檔案管理人員安全意識(shí)。檔案安全管理對(duì)檔案管理人員的要求不僅在于較高的個(gè)人能力水平，更在于全面的綜合素質(zhì)水平。而檔案管理人員特別是高素質(zhì)的檔案信息化管理人員目前在我國(guó)較為稀缺，因此在缺少高素質(zhì)檔案管理人員的情況尤其是在為了減少人才引進(jìn)成本的情況下，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的能力及綜合素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)就顯得尤為重要。可以定期開(kāi)展包括反恐反暴、消防安全的演練活動(dòng)，通過(guò)實(shí)際操作的方式，身臨其境地教授檔案管理人員相關(guān)的檔案安全知識(shí)和技能。或是采取知識(shí)講座、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、領(lǐng)導(dǎo)干部素質(zhì)培訓(xùn)、聯(lián)合培訓(xùn)等多元化方式來(lái)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。（三）保證新館建設(shè)進(jìn)程，嚴(yán)守檔案庫(kù)房安全建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。隨著全國(guó)各地檔案新館建設(shè)工程的開(kāi)展，尤其是國(guó)家政策的支持引導(dǎo)下的縣級(jí)檔案館新館的建設(shè)工程的開(kāi)展，不少問(wèn)題也隨之產(chǎn)生。比如山西省一些縣級(jí)檔案館新館建設(shè)存在工程進(jìn)展緩慢，設(shè)計(jì)、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)不實(shí)甚至個(gè)別已建成的檔案館存在一定的安全隱患等問(wèn)題。此類問(wèn)題究其原因，大多是資金和管理人員意識(shí)缺失。對(duì)此，在新館建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)優(yōu)先保證新館建設(shè)進(jìn)度，嚴(yán)守檔案庫(kù)房安全建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。哪怕是在資金不足的情況下也要充分認(rèn)識(shí)縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)的重要性和緊迫性，不等不靠、積極抓住國(guó)家實(shí)施中西部地區(qū)縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃的機(jī)遇，保證新館建設(shè)進(jìn)程，嚴(yán)守檔案庫(kù)房安全建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。（四）創(chuàng)新檔案安全技術(shù)，確保檔案安全技術(shù)應(yīng)用。應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案安全的科學(xué)技術(shù)，包括研究新的檔案實(shí)體安全保護(hù)技術(shù)，還應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門或是信息部門合作，研發(fā)檔案信息安全的保護(hù)技術(shù)。1.創(chuàng)新檔案實(shí)體安全保護(hù)技術(shù)。在檔案機(jī)構(gòu)中不斷運(yùn)用或是研發(fā)創(chuàng)新檔案實(shí)體安全技術(shù)，如檔案仿真復(fù)制技術(shù)，即在非必要的情況下，提供利用時(shí)用仿真復(fù)制件替代原件，以保證原件的安全性；修復(fù)過(guò)程中易損毀檔案加固與保持原貌技術(shù)，即在修復(fù)損毀檔案的過(guò)程中在盡可能地保持檔案原貌的同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行加固等實(shí)體安全保護(hù)創(chuàng)新技術(shù)。2.創(chuàng)新檔案信息安全保護(hù)技術(shù)。除了檔案的實(shí)體安全，檔案的信息安全也十分重要，尤其是隨著科技的發(fā)展，信息安全涉及的技術(shù)發(fā)展水平較快，因此應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展需求不斷創(chuàng)新檔案信息安全保護(hù)技術(shù)。如信息異地異質(zhì)備份技術(shù)，檔案災(zāi)備方案設(shè)計(jì)以及包括防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)等在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展條件下的電子檔案信息安全技術(shù)。

最后應(yīng)當(dāng)確保檔案安全技術(shù)在檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)際應(yīng)用，而非流于形式。將檔案安全技術(shù)應(yīng)用于檔案館室的實(shí)際管理中，尤其是對(duì)于檔案庫(kù)房的恒溫恒濕控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、電子備份技術(shù)、防火墻技術(shù)等應(yīng)用性強(qiáng)且保護(hù)效果顯著的檔案安全技術(shù)應(yīng)當(dāng)周期性、長(zhǎng)效性地落實(shí)使用以發(fā)揮保護(hù)作用。

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作者:陳瑩 單位:四川大學(xué)公共管理學(xué)院