探析會計電算化反向?qū)嵺`的利與弊

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為了方便財會人員糾正會計電算化核算中的差錯，我國大多數(shù)的財務(wù)軟件大都提供了“逆向操作”的功能，所謂“逆向操作”就是同正常的“制單—審核—記賬—結(jié)賬”會計操作順序相反的操作，簡單的說就是“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”。這3項功能的使用確實(shí)給財會工作帶來了諸多方便，但也產(chǎn)生了一些負(fù)面效應(yīng)。

一、逆向操作的作用

在逆向操作中，“反復(fù)核”在一般會計軟件中都在登記記賬憑證界面設(shè)有“取消出納簽字”和“取消審核”的功能，通過這兩個功能就可以將已經(jīng)復(fù)核的會計憑證取消復(fù)核標(biāo)記，以便對其進(jìn)行修改或增刪，根據(jù)取消復(fù)核的記賬憑證數(shù)量的多少又分為“單張取消復(fù)核”和“成批取消復(fù)核”兩種；“反記賬”又稱“倒記賬”，一般的會計軟件都將此功能設(shè)置成非激活狀態(tài)，需要操作者按下“ctrl+H”的組合鍵來激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”的功能，借此達(dá)到把一批已經(jīng)登記到會計賬簿的記賬憑證當(dāng)月的發(fā)生額從其各自賬簿中予以扣除，使各賬簿恢復(fù)到該批會計憑證登賬前各賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)的目的。“反結(jié)賬”又稱作“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復(fù)”，操作者需要通過“ctrl+shift+F6”組合鍵就可以將已復(fù)核記賬并已結(jié)轉(zhuǎn)下月的會計賬簿恢復(fù)到以前月份各會計賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

總的來說，無論是手工記賬還是計算機(jī)記賬，都有可能會產(chǎn)生原始憑證錄入錯誤，記賬憑證編制中科目運(yùn)用錯誤，會計賬簿設(shè)置不合理等錯誤情況。在會計電算化中的軟件中加入逆向操作就是為了更正會計電算化中工作差錯，減少會計賬簿中可能存在的冗余會計信息，保證會計電算化核算的準(zhǔn)確性，提高會計基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，順應(yīng)會計電算化核算與國際接軌的需要，是會計電算化順應(yīng)改革與時俱進(jìn)的重要體現(xiàn)。

具體地說，會計電算化中的“反復(fù)核”功能就是在己審核通過但沒有登記會計賬簿之前，發(fā)現(xiàn)了會計核算工作差錯，通過事先設(shè)定好的“反復(fù)核”程序取消復(fù)核標(biāo)記，由原憑證編制者重新編制正確的會計憑證，這與手工記賬在處理方法和程序上沒杳任何本質(zhì)的區(qū)別。“反記賬”功能就是當(dāng)月在登記會計賬簿以后發(fā)現(xiàn)會計差錯時，使用此項功能糾錯，但其前提條件應(yīng)當(dāng)是會計軟件必須提供能反映更正會計事項來龍去脈的完整痕跡記錄，以便將對更改會計事項的目的和內(nèi)容進(jìn)行審核查驗(yàn)，明確責(zé)任，防止弄虛作假行為的發(fā)生?！胺唇Y(jié)賬”功能就是在會計月結(jié)特別是年結(jié)后，發(fā)現(xiàn)存在會計核算差錯，修改前幾個月甚至前幾個會計年度的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告。有些會計軟件不僅提供在當(dāng)年各月的“反結(jié)賬”功能，而且還可以跨年度“反結(jié)賬”，即直接將會計賬簿恢復(fù)至指定年份、月份各賬簿未復(fù)核、未登賬前的發(fā)生額和余額的狀態(tài)，指定年月后的已經(jīng)登賬的會計賬簿全部取消，只保留取消復(fù)核的工業(yè)憑證。

二、逆向操作存在的弊端

隨著逆向操作功能的廣泛使用，其弊端也日益顯現(xiàn)，歸納起來說主要表現(xiàn)在以下3個方面：

1.與現(xiàn)行會計法規(guī)相違背

《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第18條、19條明確規(guī)定，“在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬后，原始憑證確需修改，會計核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)的記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能”，“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并已審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷法或者補(bǔ)充更正法進(jìn)行更正，記賬憑證輸入時可用‘一’號或者其他標(biāo)記表示”。使用“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能更正會計工作差錯，不僅違背了上述有關(guān)會計差錯更正方法的規(guī)定，而且在原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等方面，大多數(shù)的會計軟件沒有或很少提供必要的痕跡記錄。

2.為做假賬打開了方便之門

由于逆向操作功能的使用，使得會計人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉。以前手工賬由各人分別編制憑證、記載賬簿，如果發(fā)生會計造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數(shù)會計軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的痕跡記錄。有的會計軟件根本不提供這類逆向會計操作的痕跡記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能，至于更正和補(bǔ)充了何種會計事項，其目的和來龍去脈如何則無從得知。現(xiàn)在，會計憑證、報表、賬冊都可以通過計算機(jī)打印出來，如果單位缺乏嚴(yán)格周密的會計電算化內(nèi)部牽制手續(xù)，別有用心的人就會在會計業(yè)務(wù)發(fā)生時蓄意留下伏筆，經(jīng)過一段時間后，神不知鬼不覺地篡改部分會計憑證、報表和賬冊，這樣就使得會計做假、造假和經(jīng)濟(jì)違法犯罪變得更加隱蔽，給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度。

3.如果軟件功能使用不當(dāng)，可能會導(dǎo)致賬務(wù)混亂

在使用“反記賬、反結(jié)賬”功能時，由于財會人員會計電算化業(yè)務(wù)水平以及對軟件功能理解的偏差，特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時，不同年份會計科目的體系可能發(fā)生了變化，如果誤操作，很可能產(chǎn)生賬務(wù)混亂，甚至可能導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。

三、完善措施

通過分析不難發(fā)現(xiàn)，會計電算化工作中的逆向操作并非十全十美，也不是一無是處，對其正確的態(tài)度簡單地說就是“正確引導(dǎo)，加強(qiáng)規(guī)范”。

1.正確引導(dǎo)

所謂“正確引導(dǎo)”就是去掉那些不合規(guī)的功能，保留有用且合規(guī)的功能。這是因?yàn)椋涸谌粘嫼怂愎ぷ髦?，無論是手工操作還是會計電算化核算，存在差錯是在所難免的，其差錯必須通過規(guī)范的會計差錯更正方法來糾正。會計電算化工作可能產(chǎn)生的差錯，歸納起來主要有以下5種類型：一是會計科目運(yùn)用錯誤；二是發(fā)生額多記或少記；三是編制記賬憑證時借貸方用錯；四是有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項沒有完整反映；五是會計摘要或原始憑證附件數(shù)量發(fā)生錄入差錯等。至于在手工會計核算中出現(xiàn)的諸如借貸不平衡、會計賬簿登載筆誤、跳行、隔頁等差錯，由于計算機(jī)自動記賬、結(jié)賬，已不可能再出現(xiàn)。在手工會計核算常用的會計差錯更正方法中，除“紅字劃線更正法”不再適用會計電算化核算外，其他如“紅字沖銷法”、“補(bǔ)充更正法”依然適用于會計電算化核算，以上提及的5種類型的差錯基本都可通過這兩種方法進(jìn)行更正，而且在《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中已有非常明確的規(guī)定。此外，關(guān)于冗余會計信息問題，相對于整個會計核算工作而言，發(fā)生會計差錯的數(shù)量畢竟是有限的，不會出現(xiàn)有的同志擔(dān)心的形成大量冗余會計信息的情況，而且通過規(guī)范的會計差錯更正方法更正以后，不會影響到會計信息的質(zhì)量及其使用，會計賬簿、會計報表完全能夠做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。

2.加強(qiáng)規(guī)范

當(dāng)前，會計工作中普遍存在著會計信息失真和會計造假的問題，已經(jīng)成為阻礙我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的毒瘤。而利用會計電算化“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能做假、造假正變得越來越普遍，從一定程度上講，起到了助紂為虐的作用。國家有關(guān)會計法規(guī)對會計差錯更正方法的規(guī)定，都強(qiáng)調(diào)了更正會計差錯要有痕跡記錄，其目的就是要做到有案可稽，有據(jù)可查，從制度上防止會計做假造假，不給犯罪分子以可乘之機(jī)。因此，從加強(qiáng)會計電算化法規(guī)建設(shè)、堵塞制度漏洞和提高會計信息質(zhì)量的角度講，會計電算化工作的主管機(jī)關(guān)一一財政部對會計核算軟件“反記賬、反結(jié)賬”功能要作出“加?xùn)欧雷o(hù)”的明確規(guī)定。對可以實(shí)施的逆向會計操作功能，會計軟件必須要提供能夠反映經(jīng)濟(jì)事項來龍去脈的痕跡記錄功能；明令禁止會計軟件提供具有會計舞弊功能性質(zhì)的跨年度“反結(jié)賬”功能；對會計人員利用“反記賬、反結(jié)賬”功能從事做賬、造假等違法犯罪活動，要制定相應(yīng)的處罰規(guī)定。通過嚴(yán)密法規(guī)和道德制度建設(shè)，促進(jìn)財會人員遵章守紀(jì)，加強(qiáng)規(guī)范的職業(yè)道德教育，使會計電算化真正達(dá)到朱鎊基總理提出的“誠信為本、操守為重、遵循準(zhǔn)則、不做假賬”的要求。

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