連鎖超市財(cái)務(wù)管理論文
時(shí)間:2022-12-23 04:49:00
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超市作為一種商業(yè)形式,在國(guó)外已有70年歷史,我國(guó)在20世紀(jì)80年代中期出現(xiàn)了以百貨、食品為主的超市萌芽,90年代初期進(jìn)入初創(chuàng)期,目前超市已進(jìn)入細(xì)分差異化競(jìng)爭(zhēng)階段。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快,國(guó)外超市連鎖企業(yè)會(huì)以更快的速度、更大的規(guī)模進(jìn)入我國(guó)市場(chǎng)。如果國(guó)內(nèi)超市在近幾年不加快發(fā)展和提高管理水平,則會(huì)面臨很大的威脅。本文擬就筆者所在的建財(cái)超市,談?wù)勅绾渭訌?qiáng)超市財(cái)務(wù)管理的問題。
一、建立健全適合連鎖超市發(fā)展的財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)
(一)實(shí)行全面預(yù)算管理。“全面預(yù)算”就是對(duì)企業(yè)的一切經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全部納入預(yù)算管理范圍。具體的做法是在每年的年末對(duì)當(dāng)年的財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況作全面的分析,在此基礎(chǔ)上,超市總部會(huì)同有關(guān)部門和門店對(duì)下一年的企業(yè)目標(biāo)進(jìn)行研究,然后根據(jù)上報(bào)的業(yè)務(wù)預(yù)算和專門決策預(yù)算進(jìn)行修正補(bǔ)充,編制財(cái)務(wù)預(yù)算初稿,最后由經(jīng)理室通過后下達(dá)。我們對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算實(shí)行“權(quán)限管理和重要項(xiàng)目報(bào)告制度”相結(jié)合的管理方法。“權(quán)限管理”就是在全面預(yù)算基礎(chǔ)上對(duì)投資項(xiàng)目、費(fèi)用開支、物品購(gòu)置等設(shè)置審批管理權(quán)限。如投資項(xiàng)目由發(fā)展部負(fù)責(zé)管理,廣告費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)分別落實(shí)到營(yíng)運(yùn)部和辦公室管理,通過權(quán)限管理可以落實(shí)經(jīng)濟(jì)責(zé)任,確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。“重要項(xiàng)目報(bào)告制度”主要適用于各連鎖門店,報(bào)告的內(nèi)容是費(fèi)用開支,報(bào)告的目的在于控制。因?yàn)楦鏖T店都是獨(dú)立核算單位,為加強(qiáng)對(duì)其管理,規(guī)定凡在預(yù)算外的開支一律報(bào)總部審批;預(yù)算內(nèi)凡屬于總部監(jiān)控的費(fèi)用如廣告費(fèi)、修理費(fèi)等,根據(jù)公司費(fèi)用管理辦法上報(bào),并經(jīng)總部同意方可支出。重要項(xiàng)目報(bào)告制度不但能使總部及時(shí)掌握下屬門店監(jiān)控項(xiàng)目的開支情況,而且有利于門店加強(qiáng)管理意識(shí)。
財(cái)務(wù)預(yù)算在執(zhí)行過程中,要突出預(yù)算的剛性,管理的重點(diǎn)要落實(shí)過程控制。財(cái)務(wù)部門要及時(shí)掌握經(jīng)濟(jì)運(yùn)行動(dòng)態(tài),發(fā)現(xiàn)情況,及時(shí)查找原因,提出解決問題的方法。對(duì)由于預(yù)算原因造成的偏差,要修正預(yù)算指標(biāo),使預(yù)算真正起到指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)的作用。
(二)積極參與投資決策。
1、參與投資項(xiàng)目的可行性研究分析,完善投資項(xiàng)目管理。投資項(xiàng)目決策的前提是可行性分析。由于業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)考慮問題的角度不同,財(cái)務(wù)從投資項(xiàng)目初期參與,共同進(jìn)行研究分析,可以使投資方案更趨完善。我們采用的方法是在對(duì)投資項(xiàng)目調(diào)研結(jié)果基礎(chǔ)上,由發(fā)展部和財(cái)務(wù)部各自測(cè)編一套可行性分析報(bào)告,然后經(jīng)有關(guān)部門論證,決定項(xiàng)目可行性,再按集團(tuán)規(guī)定程序上報(bào)、審批。從實(shí)踐看,這樣做確實(shí)提高了項(xiàng)目投資的成功率,降低了投資風(fēng)險(xiǎn)。
2、實(shí)行基建項(xiàng)目的招標(biāo)制度。招投標(biāo)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作,作為建設(shè)單位的超市總部在這方面往往缺乏經(jīng)驗(yàn),為保證招投標(biāo)內(nèi)容的客觀、公正、合理,維護(hù)各方經(jīng)濟(jì)利益,可請(qǐng)富有專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)參與。同時(shí)加強(qiáng)合同管理,防止合同與標(biāo)書不一致的現(xiàn)象出現(xiàn)。
3、實(shí)行工程監(jiān)理制和竣工項(xiàng)目的審價(jià)制。工程監(jiān)理是代表建設(shè)單位對(duì)工程全過程的動(dòng)態(tài)管理,它維護(hù)的是建設(shè)單位利益,所以通過監(jiān)理不僅可以有效地對(duì)工程質(zhì)量和施工進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)管,保證工程按時(shí)保質(zhì)完成,而且可以控制成本。對(duì)竣工項(xiàng)目實(shí)行審價(jià)制也是完善工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)有效工作,過去施工單位工程決算高冒問題十分突出,大型工程項(xiàng)目竣工后又不審價(jià),導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失。現(xiàn)雖然大部分企業(yè)實(shí)行了工程竣工審價(jià)制,有效遏制了施工單位工程決算高冒現(xiàn)象,但仍未根本制止。所以企業(yè)對(duì)竣工項(xiàng)目仍有必要委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程審價(jià)。財(cái)務(wù)在付工程款時(shí)須根據(jù)工程進(jìn)度控制付款,嚴(yán)禁超預(yù)算付款。
(三)加強(qiáng)結(jié)算資金管理。加強(qiáng)資金管理是財(cái)務(wù)管理的中心環(huán)節(jié)。大型連鎖超市具有貨幣資金流量大、閑置時(shí)間短、流量沉淀多的特點(diǎn)。因此,財(cái)務(wù)應(yīng)根據(jù)這些特點(diǎn),科學(xué)合理調(diào)度和運(yùn)用資金,為企業(yè)創(chuàng)造效益。
1、集中管理。集中管理可以使分散的沉淀資金加快周轉(zhuǎn),有利于提高資金使用效率。在具體操作上,超市總部投資金管理中心,承擔(dān)資金使用、調(diào)度和管理職能。獨(dú)立核算超市原則上開設(shè)兩個(gè)帳戶:一個(gè)是基本帳戶,用于預(yù)算內(nèi)的日常開支,資金由資金管理中心劃撥;另一個(gè)結(jié)算戶用于日常開支以外的各項(xiàng)資金收付,如銷貨款收取和進(jìn)貨款的支付,總部通過遠(yuǎn)程查詢和網(wǎng)上銀行實(shí)時(shí)監(jiān)控。非獨(dú)立核算超市,實(shí)行定額備用金制度,經(jīng)營(yíng)資金直接入總部指定帳戶。
2、進(jìn)貨款采用信用結(jié)算。財(cái)務(wù)要根據(jù)商品的不同保本點(diǎn)、周轉(zhuǎn)率情況,確定商品不同的帳期和付款形式,積極采用商業(yè)信用等結(jié)算方式,節(jié)約利息支出。現(xiàn)在我們通過與銀行合作,承諾凡有“好美家”開具的商業(yè)承兌匯票,客戶需要貼現(xiàn)時(shí),銀行保證予以滿足。從而對(duì)進(jìn)一步提高資金使用效率起到積極作用。
3、進(jìn)行資金運(yùn)作,廣開企業(yè)財(cái)源。資金的集中管理,使企業(yè)的資金運(yùn)作有了可能。超市銷售最大特點(diǎn)是貨幣資金流量大,而進(jìn)貨款一般實(shí)行約期付款方式。所以,企業(yè)從上次付款結(jié)束到下次付款期間,資金始終會(huì)有短時(shí)間的沉淀過程。當(dāng)連鎖超市發(fā)展到一定規(guī)模時(shí),可短期運(yùn)作的資金量會(huì)相應(yīng)增加,可以協(xié)定存款率、委托貸款、短期證券投資和資金托管等方法進(jìn)行資金運(yùn)作,增加企業(yè)效益。
(四)加強(qiáng)存貨控制。加強(qiáng)庫(kù)存管理有利于企業(yè)進(jìn)一步降低運(yùn)行成本。連鎖超市商品具有周轉(zhuǎn)快、流量大、品種多和規(guī)格齊的特點(diǎn);在銷售形式上,以敞開貨架陳列和顧客自選為主。鑒于這些特點(diǎn),企業(yè)要在以下幾個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)商品的管理。
1、進(jìn)貨環(huán)節(jié)。首先,總部要建立統(tǒng)一的商品目錄,不論是門店自行采購(gòu)還是總部集中進(jìn)貨,所進(jìn)商品必須是目錄內(nèi)的,這樣做的優(yōu)點(diǎn)有利于加強(qiáng)對(duì)商品的質(zhì)量和價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)一管理。總部對(duì)商品目錄不定期進(jìn)行完善,堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰,凡進(jìn)入目錄的必須是有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、有價(jià)格優(yōu)勢(shì)和質(zhì)量有保證的商品。其次,要建立和完善計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng),通過計(jì)算機(jī)對(duì)每種商品的單品進(jìn)行系統(tǒng)的進(jìn)銷存分析,形成計(jì)算機(jī)決策為主、人工修正為輔的進(jìn)貨決策系統(tǒng);財(cái)務(wù)在進(jìn)貨環(huán)節(jié)主要是控制商品的進(jìn)價(jià),每次付款前,都必須打開客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì),以防供應(yīng)商價(jià)格高開、折扣少算等情況。
2、儲(chǔ)存環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)可以對(duì)商品的保本點(diǎn)、周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)進(jìn)行分析,并將結(jié)果反饋給進(jìn)貨部門,修正計(jì)算機(jī)進(jìn)貨決策系統(tǒng)的參數(shù),不斷完善庫(kù)存結(jié)構(gòu)。同時(shí),由于超市銷售形式是開架自選,應(yīng)加強(qiáng)商品的盤點(diǎn)工作,通過盤點(diǎn)促進(jìn)庫(kù)存管理和有效防止商場(chǎng)商品失竊,降低商品損失率。
3、退貨環(huán)節(jié)。企業(yè)退貨涉及進(jìn)貨退出和銷貨退回兩個(gè)方面。因商品質(zhì)量、款式、價(jià)格等因素是進(jìn)貨退出的主要原因;進(jìn)貨退出的管理是退貨款的結(jié)算,特別是買斷經(jīng)營(yíng)商品,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息傳遞必須及時(shí)正確,防止發(fā)生壞帳。某些超市如經(jīng)營(yíng)裝滿建材的建材超市,推出多余商品可以退回的售后服務(wù)內(nèi)容,對(duì)于銷貨退回的重點(diǎn)管理是把好商品質(zhì)量關(guān),防止已損、變質(zhì)商品回流入庫(kù)。
(五)健全內(nèi)部控制制度。建材超市各門店業(yè)態(tài)相同,操作流程統(tǒng)一,管理要求一致,這就便于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理。實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,首先是建立和健全企業(yè)規(guī)章制度,重點(diǎn)側(cè)重兩個(gè)方面:一是崗位責(zé)任,即明確規(guī)定各個(gè)崗位的工作內(nèi)容,職責(zé)范圍、要求,以及部門與部門、人員與人員間的銜接關(guān)系。二是規(guī)范操作流程,無(wú)論是大的項(xiàng)目,還是小的費(fèi)用開支,都要規(guī)定操作流程程序,明確審批權(quán)限。在制定崗位職責(zé)和操作流程時(shí),必須充分考慮內(nèi)控是否完善。其次是加強(qiáng)和完善企業(yè)監(jiān)督機(jī)制,對(duì)企業(yè)各部門、人員執(zhí)行規(guī)章制度的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,要制定相應(yīng)的考核辦法,獎(jiǎng)懲要與個(gè)人工作業(yè)績(jī)、服務(wù)質(zhì)量和遵章守紀(jì)掛鉤,保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常安全運(yùn)行。
二、建立計(jì)算機(jī)分析和管理系統(tǒng)
(一)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化聯(lián)網(wǎng)管理。目前的超市不再是孤立的、單一的賣場(chǎng),而是一種以集約、連續(xù)、跨地域經(jīng)營(yíng)為特色的賣場(chǎng)。總部對(duì)各門店聯(lián)網(wǎng)后,可以通過遠(yuǎn)程查詢功能,進(jìn)行即時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控的內(nèi)容根據(jù)需要可以是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的全部信息,也可以是某一方面的信息;在監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改進(jìn)意見,從而提高管理效率,增強(qiáng)了會(huì)計(jì)管理的廣度和深度;而且為公司所有門店提供了統(tǒng)一的帳務(wù)系統(tǒng)和核算模式,為企業(yè)實(shí)現(xiàn)全國(guó)連鎖在財(cái)務(wù)管理上提供了技術(shù)保障。
(二)建立財(cái)務(wù)信息互換中心(財(cái)務(wù)MIS系統(tǒng))。對(duì)財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部而言,由于連鎖超市店多、面散,總部經(jīng)常有很多信息需要及時(shí)通知門店;反之,門店也有許多信息需要反饋總部。因此建立一個(gè)高速、便捷的雙向信息交流平臺(tái)即財(cái)務(wù)MIS系統(tǒng),很有必要。在這個(gè)MIS系統(tǒng)中總部和門店之間、門店和門店之間可以進(jìn)行直觀的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)信息交流,或者串聯(lián)NetMeeting,召開財(cái)務(wù)例會(huì),這對(duì)于解決連鎖企業(yè)內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)的核銷,解決相互之間的帳務(wù)問題很有幫助。
對(duì)外而言,這樣的一個(gè)MIS系統(tǒng),擁有對(duì)外的接口,通過權(quán)限的控制,讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者或其他部門從中了解他們感興趣的報(bào)表和數(shù)字,以便他們可以在第一時(shí)間了解情況和做出決策,同時(shí)將他們的要求和態(tài)度反饋到財(cái)務(wù)部,讓財(cái)務(wù)部能迅速提供資料或做出財(cái)務(wù)處理。
(三)建立財(cái)務(wù)資金電子審核系統(tǒng)。由于連鎖超市門店地域的分散性和總部資金集中管理的特性,往往給門店用款的審核和支付造成不便。也就是,門店需要用款時(shí),由于門店離總部太遠(yuǎn)或總部有權(quán)簽字者外出,影響審批的工作效率,同時(shí)也不利于總部財(cái)務(wù)的資金預(yù)算安排。利用電子審核系統(tǒng)則可以避免以上矛盾。審批人無(wú)論在何時(shí)何地均可以登上系統(tǒng)進(jìn)行審批,電子簽名、審批通過后的“單證”流向財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部再根據(jù)“單證”上的期望付款日安排資金統(tǒng)一支付,這就增強(qiáng)了用款的時(shí)效性,便于財(cái)務(wù)的資金安排和資金的預(yù)算管理。
(四)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析。要做好數(shù)據(jù)分析,應(yīng)建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析模塊,分析模塊必須講究科學(xué)實(shí)用,能滿足企業(yè)管理的需要,能解決管理中可能碰到的問題。對(duì)商品進(jìn)行分析時(shí),不但要有大類分析數(shù)據(jù),更要注重單品的分析,分析指標(biāo)可以根據(jù)管理需要設(shè)定。分析指標(biāo)主要有:商品周轉(zhuǎn)率、毛利率、保本點(diǎn)、相關(guān)指標(biāo)對(duì)總體指標(biāo)的影響程度等。通過指標(biāo)分析,可以完善庫(kù)存結(jié)構(gòu),加快商品周轉(zhuǎn),進(jìn)一步提高企業(yè)獲利能力。
三、建立統(tǒng)一的結(jié)算管理中心
建立統(tǒng)一的結(jié)算管理中心是連鎖超市發(fā)展的必然趨勢(shì)。我們實(shí)行的是門店確認(rèn)、總部付款的方式。而確認(rèn)要到供應(yīng)商送貨后若干天才能辦理,確認(rèn)后供應(yīng)商再把銷貨發(fā)票送到相關(guān)門店。所以,供應(yīng)商收取一筆貸款至少走兩次。隨著門店數(shù)的增加,供應(yīng)商工作量很大,而且這種結(jié)算方式不利于連鎖企業(yè)向外拓展。因此應(yīng)建立一個(gè)統(tǒng)一的結(jié)算中心,這個(gè)結(jié)算中心擁有一個(gè)基于INTERNET平臺(tái),可以向供應(yīng)商提供各個(gè)門店的結(jié)算清單,收到供應(yīng)商發(fā)票后再統(tǒng)一支付,即方便供應(yīng)商查詢核對(duì),減少了供應(yīng)商的結(jié)算手續(xù),提高了效率,也有效控制了資金,利于資金的預(yù)算安排。