檔案數字化建設問題及對策

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摘要：隨著信息技術時代的到來，對檔案管理工作提出新的發展要求，再加上數字化技術在社會各領域中的應用，檔案數字化逐漸成為新時期檔案管理的潮流和發展趨勢。而在目前的檔案數字化建設進程中存在著多方面的問題，管理人員應該緊跟時代潮流，進一步制定相應對策，以此來推動檔案信息化建設工作順利運行。本文的創新之處就在于將重點放在試點地區人事檔案數字化與人才服務信息化建設的現狀、存在的問題及原因分析上，并結合筆者從事相關工作的實踐經驗，在對制約因素進行分析的基礎上，提出合理性、可行性的對策建議。

關鍵詞：檔案數字化，建設問題，標準，對策分析

檔案數字化是國家信息資源的重要組成部分和國民經濟和社會信息化的重要內容。對于醫院檔案數字化建設中所存在的問題，醫院檔案管理部門應引起重視，及時掌握信息技術在檔案管理工作中的現實性意義，以此來增強數字化檔案管理的工作效率。

1檔案數字化建設的問題現狀分析

1.1檔案數字化建設基礎設施不完善

醫院部門的檔案信息資料在病人診斷以及醫院相關活動開展方面都具有重要的支撐作用[1]。然而檔案信息管理工作中的數字化建設觀念落后，造成數字化建設被忽視，相關基礎設施的引進和使用也同樣被忽視，導致檔案數字化建設的基礎設施不完善。

1.2檔案數字化建設的管理系統存在漏洞

檔案管理工作離不開信息管理系統的建設，但由于數字化管理系統缺乏相應的科學管理標準，信息資源混亂，再加上檔案管理軟件在信息儲存方面存在落后性，導致信息安全存在漏洞；信息技術的不斷變革在20世紀90年代中期至20世紀末形成了單機與局域網結合的檔案信息化人才服務信息化建設，也會直接影響檔案數字化建設管理系統的安全。醫院部門的檔案管理工作不注重管理系統所提出的標準化要求，導致信息檢索工具的利用不充分，進一步影響檔案管理的信息化建設，造成檔案數字化建設的管理系統存在漏洞[2]。

1.3檔案數字化建設的信息安全性低

醫院作為社會發展事業中的重要部分，檔案信息數量龐雜，再加上醫院部門檔案管理人員的能力不足，直接影響檔案數字化的信息安全性[3]，難免會出現信息泄露或者檔案信息化建設不足的現象。

2檔案數字化建設中問題的改善策略分析

2.1改善檔案數字化管理的基礎設施建設

要想全面高效地進行檔案數字化建設，檔案信息整合、計算機網絡、打印機等需要加以完善，并且及時做好檔案數字化管理的內部工作，以此來保障檔案數字化管理需求得到切實性滿足[4]；與此同時，對信息技術平臺上的電子檔案數據需要開展相應的資源開發和信息維護，并且利用大數據技術解決醫院各部門信息資源共享問題，保障醫院檔案數字化建設進程，并進一步提高檔案信息管理與服務質量。

2.2建設標準化的檔案數字化管理系統

檔案數字化建設的實踐中應該進一步加強與完善檔案數字化建設的管理系統，在檔案管理體制的完善過程中需要提高對電子檔案信息的管理，并且成立數字化、信息化的網絡管理系統，使得信息資源在電子平臺上的歸檔流程走向精細化，以此來保障檔案數字化信息歸檔的時效性。其次，在保障檔案數字化信息歸檔時效性的基礎上，網絡管理流程還需要進一步完善，使得人事檔案的信息化人才服務建設得到一定程度上的優化，檔案數字化管理系統中所包含的范圍以及信息共享、資源利用等方面發揮出數字化信息管理模式的優越性。除此之外，信息化電子檔案的制度完善還需要加強，使得檔案數字化管理部門在現代化信息技術的應用之下得到較大程度上的資源開發與變革。在確保文件資源處理和儲存的基礎上逐漸統一安排電子檔案的管理形式，以此來保障檔案數字化的安全性和高效性[5]；信息軟件系統還需要積極利用，以此來更好地為檔案數字化建設管理系統創造新的發展空間。

2.3利用新技術加強檔案數字化管理工作

檔案數字化建設中存在的信息安全性低問題，醫院檔案管理工作部門應引起重視，并且積極使用新技術手段來加強檔案數字化管理工作。首先，應加強對檔案數據的更新，防止信息資源的質量和傳播價值減少，造成質量惡化的現象。相關部門應該注重對檔案管理防火技術以及病毒入侵技術的掌握，加強數字化技術在檔案管理工作中的應用，保障檔案信息資源在數字化平臺上得到相應的管理和保護；除此之外，技術、資金和人力都有優勢，并且IT文件的構建正在迅速增長，能夠為檔案數字化管理工作的實踐以及開展定期檢查和技術維護工作創造條件[6]。

3結語

檔案數字化是信息技術時代的必然趨勢，為醫院檔案管理工作提供了新的發展契機。醫院檔案管理工作在醫院整體管理工作中占據著重要地位，同時也屬于一種基礎性工作。檔案管理在醫院活動開展中具有不可忽視的關鍵性作用，具有現實性價值。信息技術時代，應加強數字化檔案管理系統的建設，最終實現醫院事業的切實性發展。

作者：戚霽 趙金幣 琚理 單位：華北理工大學 華北理工大學附屬醫院