知識(shí)管理下檔案知識(shí)共享的思考

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1知識(shí)管理下檔案知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇

學(xué)者覃兆劌從“雙元價(jià)值”的角度分析，認(rèn)為檔案價(jià)值分工具價(jià)值和信息價(jià)值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱為工具價(jià)值；后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容的價(jià)值被稱為信息價(jià)值。工具價(jià)值是一種普遍意義的價(jià)值，而信息價(jià)值是一種個(gè)性價(jià)值；工具價(jià)值是檔案的社會(huì)屬性，信息價(jià)值是檔案的自然屬性。1969年，美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯(Galbraith，1969)提出知識(shí)資本(intellectualcapital)的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識(shí)管理的提法，在知識(shí)管理時(shí)代里，檔案的工具價(jià)值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價(jià)值也得以更加重視。對(duì)檔案界一個(gè)最意味深長(zhǎng)的意義在于：檔案知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)性加劇，知識(shí)共享成為時(shí)代追求。

1.1知識(shí)管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價(jià)值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對(duì)檔案的處理主要是對(duì)實(shí)物檔案的存儲(chǔ)，由于實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識(shí)存儲(chǔ)翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲(chǔ)方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上達(dá)成的共識(shí)一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識(shí)管理理念有助于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對(duì)信息的再開發(fā)來實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)塑造，以達(dá)成組織運(yùn)轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識(shí)的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識(shí)的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識(shí)積累和知識(shí)共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識(shí)共享的進(jìn)程。

1.2知識(shí)管理背景下檔案信息價(jià)值被更加充分認(rèn)可。第一，檔案知識(shí)屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識(shí)存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識(shí)到“貯存和傳播知識(shí)的檔案財(cái)富，無愧為人類社會(huì)進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識(shí)管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問題的答案(知識(shí))。正如麗貝卡•巴克利所說：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點(diǎn)。”第二，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會(huì)對(duì)檔案知識(shí)屬性和知識(shí)價(jià)值的新思考。英國(guó)知識(shí)管理大師安妮•布魯金在《企業(yè)記憶——知識(shí)管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識(shí)管理中的核心地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫(kù)。可以說，在知識(shí)管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識(shí)管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識(shí)共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識(shí)資源。一旦這種供給跟不上社會(huì)的需求，將會(huì)陷入一種競(jìng)爭(zhēng)性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識(shí)的價(jià)值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。

2競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)

從檔案“雙元價(jià)值”的角度分析知識(shí)管理時(shí)代下的檔案價(jià)值，檔案的工具價(jià)值也即檔案的社會(huì)屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對(duì)檔案開發(fā)利用的程度；而檔案的自然屬性卻反映了知識(shí)的本初價(jià)值。檔案在起源上來說是人類對(duì)憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強(qiáng)調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價(jià)值的資源組織、價(jià)值鑒定、保管和利用；“合目的”強(qiáng)調(diào)了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動(dòng)性，其表現(xiàn)為鮮明的時(shí)代特征；“憑證信息”則是對(duì)通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。所以，檔案的工具價(jià)值是檔案屬性的根本，而在知識(shí)管理時(shí)代下，我們需要更加放大檔案的工具價(jià)值，更加充分地開發(fā)檔案使用價(jià)值，這樣才會(huì)符合檔案的時(shí)代定位，才能在基于知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的語(yǔ)境下獲得更多的知識(shí)。而依據(jù)對(duì)目前存在的檔案競(jìng)爭(zhēng)性問題的分析，顯然，我們對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)還未到位，檔案知識(shí)供給并不能滿足人們對(duì)知識(shí)的渴望。故此，我們可以說，對(duì)檔案知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)性索取，其實(shí)質(zhì)是：檔案部門對(duì)檔案的開發(fā)并沒有跟得上社會(huì)需求，檔案知識(shí)供給短缺，導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享。

3緩解競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識(shí)成為資本后，對(duì)知識(shí)的追逐更加強(qiáng)勁。在知識(shí)管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識(shí)，同時(shí)日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對(duì)檔案的開發(fā)，可以說，擴(kuò)大檔案知識(shí)供給順應(yīng)時(shí)勢(shì)，而我們要做到的就是順勢(shì)而為。對(duì)于檔案知識(shí)開發(fā)而言，在知識(shí)管理時(shí)代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時(shí)代要求，掌握更多的信息技術(shù)開發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價(jià)值，更充足供給檔案信息價(jià)值，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。

3.1提高檔案管理人員管理水平，契合社會(huì)需要。知識(shí)管理以前的檔案管理重點(diǎn)工作是保管檔案，知識(shí)管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價(jià)值的信息和知識(shí)，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識(shí)的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識(shí)管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢(shì)使檔案管理者由幕后站到臺(tái)前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識(shí)，不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)技能，更要掌握檔案機(jī)構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢(shì)、管理流程、未來動(dòng)向以及其他組織的發(fā)展動(dòng)態(tài)。在對(duì)檔案的篩選利用中還要求理解社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個(gè)具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會(huì)需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。

3.2重視檔案知識(shí)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源供給。知識(shí)開發(fā)是利用多種處理技術(shù)對(duì)所獲取的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系。對(duì)檔案的開發(fā)一方面要注重知識(shí)的采集，一方面注重知識(shí)的開發(fā)。對(duì)檔案知識(shí)的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會(huì)所需要的信息知識(shí)，這需要知識(shí)開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識(shí)，找到社會(huì)需要的檔案知識(shí)；知識(shí)開發(fā)則是對(duì)采集到的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識(shí)的價(jià)值，運(yùn)用于社會(huì)。這就要求檔案管理人員緊跟時(shí)展要求，運(yùn)用檔案管理技術(shù)和理論開發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識(shí)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿足社會(huì)需求，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。

3.3重視用戶需求分析，是實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享的保證。知識(shí)管理和信息管理最大的不同在于，知識(shí)管理重視知識(shí)與人的管理，是對(duì)用戶需求分析基礎(chǔ)上的主動(dòng)交流、共享來實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新的目的，是一種雙向的交流、互動(dòng)和學(xué)習(xí)。共享的基礎(chǔ)是互動(dòng)和交流，只有了解了社會(huì)需求，才能更好地供給資源。對(duì)于檔案的開發(fā)也是如此，自媒體時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)思維的關(guān)鍵在于服務(wù)理念的全覆蓋，重視用戶需求分析，及時(shí)進(jìn)行用戶體驗(yàn)互動(dòng)是贏得市場(chǎng)的關(guān)鍵。在當(dāng)下時(shí)代里的檔案開發(fā)過程中，開發(fā)知識(shí)的前提是確認(rèn)開發(fā)的知識(shí)是否需要的，只有有目的的開發(fā)才是有效的，才有可能實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。我們不光要做事，還必須做正確的事。而如何知道是否正確，就是需要分析用戶需求。

作者:楊琛 單位:聊城大學(xué)東昌學(xué)院