辦公室信息管理論文

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一、研究辦公室信息管理工作的意義

在企業競爭日趨激烈的同時，企業內的事務也不斷增多，方方面面的事務都需要辦公室來進行樞紐，信息的數量不斷增加，而各種信息都要在辦公室進行中轉，對信息的收集、加工處理等已經占據了辦工作工作的重要部分，辦公室的信息管理工作也要有所調整和改進。信息管理工作作為企業辦公室工作中的一項，在辦公室工作中發揮著重要的作用。企業在貫徹落實上級相關政策過程中，對于實現企業的決策民主化、科學化等方方面面都需要信息管理工作來進行。此外，辦公室工作改革的新思路、方法、舉措等也都需要信息管理工作來進行。信息管理工作不僅協調了企業內的各項工作，同時對于發揮辦公室工作職能、各項工作的綜合處理等都有著重要的作用，因此，加強辦公室信息管理工作有著重要的實際意義。

二、辦公室信息管理工作的特點

企業的發展為我國社會主義建設提供了不可缺少的人才基礎。隨著社會的不斷發展進步，企業在人才培養地有著很多自身的特點，如智力資源豐富、思想活躍、技術水平先進等，而辦公室信息工作也是一樣，有著獨特的工作特色，主要表現在以計算機為中心，使用現代化的設備和工具來實現全面、廣泛、迅速收集、整理、加工信息的目的，從而更好的幫助企業管理開展各習工作的進行，有效的提高了工作效率。其主要特點體現在信息來源廣、數量多、傳播快、各領域前沿信息豐富，信息的知識型特點明顯和信息反饋快，消化能力強，信息需求量大等幾方面，下面主要從這兩點內容人手來進行詳細說明。(1)信息來源廣、數量多、傳播快。企業辦公室信息管理工作的特點是在對信息的來源與傳播中體現的，而由于企業自身的特點，工作中信息量的需求相對較高。所以對于信息的采集與傳播都有著非常自覺的行為。而企業的工作人員除了工作職責外，同時也要進行一些相關信息的采集工作，因此，對于信息的采集加工也是必不可少的一部分，只有掌握好信息，才能提高整體水平，從而在企業中發揮重要的作用。(2)信息反饋快，消化能力強，信息需求量大。企業辦公室智力資源豐富，技術手段先進，具有信息反饋快和消化能力強的特點，企業工作者在接受新信息后，能迅速加以思考，并適時運用到解決實際問題中去。企業員工無論出于對自己工作的考慮，還是企業對于發展的要求，其結果都是信息需求量增大，并得到及時反饋和消化利用。

三、如何加強辦公室信息管理工作

(1)更新觀念，加強企業辦公室行政管理人員對信息工作管理的再認識。

在新時期，隨著計算機、網絡、通信等信息技術的飛速發展，社會信息化已是大勢所趨。傳統的信息傳遞的內容、數量、方式(來源)都發生了根本改變。過去的信息內容陳舊，數量稀少，傳播方式(來源)單一;而新時期的信息內容更新快、數量多、來源廣、方式新，已極大地沖擊著人們傳統的工作習慣和思維定勢，滲透到學校管理領域的方方面面，產生難以預計的深刻影響。因此，企業辦公室的管理工作者必須認清信息工作飛速發展的客觀現實，采取科學的應對措施，才能實現對信息工作的有效管理，達到企業辦公室新時期信息管理工作的目標，成為一名稱職的企業辦公室行政管理人員。

(2)認真學習，努力培養企業辦公室行政管理人員信息管理工作的基本素質。

一是信息工作的管理要在相關政策的指導下，緊緊圍繞企業的中心工作，著重反映企業內部的建設和發展中的重點、難點、熱點問題，反映在改革和發展進程中出現的新情況和新問題;二是信息管理人員需要熟悉企業工作，具有較強事業心和責任感，要有較強的計算機操作能力、文字表達與綜合分析能力等，能細致地做好信息的采集、篩選、加工、傳送、反饋和存儲等日常工作;三是要組織現有企業信息管理工作者進行信息管理工作的系統培訓和學習，掌握現代化信息管理工作方法和技術，不斷提升企業辦公室信息管理人員的工作水平。

(3)改進方法，建立信息反饋機制，提高信息管理工作效率。

新時期企業辦公室既是企業的行政管理部門，也是一個信息工作管理系統，要充分發揮這一系統的功能，應建立信息反饋機制。一方面，信息后，反響如何，執行情況如何，要有跟蹤有反饋，要有專門的信息聯絡點并由專門的信息聯絡員限期報送，配合專門的快速報送信息傳送系統(電話、網絡等)來完成。凡在信息工作執行過程中產生的新情況、新問題均屬信息聯絡員、信息聯絡點必報的信息內容。另一方面，實行雙向信息溝通，動態信息交互應成為新時期信息反饋的主流。利用網絡技術，通過網上信息的交流和共享，在直接實現工作目標和完成工作任務的同時也使對方獲得全部的信息資料，使信息管理工作由管理型向服務管理型轉變。加強辦公室信息管理工作，是做好其他工作的前提，是企業領導科學決策的基礎。因此，我們必須更新觀念，建立先進的辦公室信息管理機制，只有這樣，辦公室信息管理工作才能邁上新的臺階，企業工作才能走在全國的前列。

作者：王世春單位：甘肅送變電工程公司