項目管理仿真的必要性及建議

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摘要:本文通過簡單介紹項目管理的發展歷程及其特點,進而對計算機仿真技術在項目管理過程當中的應用進行闡述,揭示了項目管理仿真的必要性;同時,針對目前項目管理仿真中存在的問題,提出一些改進性意見,為以后無論是個人,企業還是政府在使用項目管理仿真時提供便利。

關鍵詞:項目管理、仿真、應用建議

項目管理經歷了三個發展階段,D.I.克萊蘭德提到項目管理最早出現于20世紀50年代末,最先被應用于國家的軍事及航天領域。到20世紀80年代,項目管理逐漸被應用于制造業,信息產業和IT行業。到目前為止,項目管理已經被廣泛應用,幾乎每個領域都可以看到項目管理行為的存在。諸如有學者提出GIS軟件項目管理,基于遺傳算法的項目管理等等。

項目的主要特點在于它是一個有開始,有結束的一次性的,產生獨特產品或服務的一個行為。一般來講,項目的生命周期分為項目的設計和定義,項目的實施和控制,項目的評價和改善,項目的收尾四個部分。項目管理逐漸吸收了現代科學技術的最新成果,使目前的項目管理更加科學化、專業化、系統化、標準化、規范化、國際化。錢福培,歐立雄[4]曾提出項目管理是一種適用于責任重大、關系復雜,時間緊迫、資源有限的的的管理方法。基于項目管理特點及發展趨勢,將項目管理和計算機仿真技術完美融合不僅可以使項目管理的整個過程更加便于操作,結果更加清晰,而且可以隨時更改由于突發事件造成的各種問題。項目管理仿真是一個依附于計算機,通過對項目進行建模,然后運用包括微分方程,偏分方程和差分方程等數理機制對其模型進行運算,得到答案的一個過程。程莉莉[5]提出項目管理仿真是以多重學科理論為基礎,以計算機及其應用軟件為工具進行項目管理實驗研究的理論和方法論體系。項目管理過程中存在很多不確定性因素造成了項目管理系統的復雜性,用系統仿真的方法來探索項目管理實踐中復雜系統深層次的運動機理和規律性,具有科學的先驗性。

總體來說,項目管理仿真不但可以為項目管理者提供科學的理論依據,而且是個兼具應用性和綜合性的學科。項目管理仿真的提出,為以后的項目管理者提供了很大程度上的工作便捷,不僅僅是在控制項目進度上,還包括在項目的決策和其他方面。

一、項目管理仿真的必要性

項目管理發展以來,期間也有很多技術輔助項目管理以更快,更便捷的方式進行,比如關鍵路徑法(CPM,CriticalPathMethod)和計劃評審技術(PERT,ProgramEvaluationandReviewTechnique)。隨著計算機技術的發展和各類信息技術的成熟,仿真技術也得到不斷深入的研究,包括其應用的領域。仿真技術應用于項目管理也是目前發展的一個趨勢,并且其給項目管理帶來的優勢使得項目管理應用仿真的必要性日漸凸顯,如以下四點所述:(一)項目管理仿真使項目管理可視化程度變高,集成化變強在項目管理過程中,涉及的范圍,工期,成本,質量等都可以采用仿真的形式進行直面的以各種圖表形式展現在管理者眼前。區別于以往只定性的對項目進行描述,項目管理的仿真還以定量的,數字化的形式展現項目的完成過程。以項目的進度管理即工期管理為例,甘特圖,CPM,PERT等都可以清晰的以圖表的形式繪制出項目的整個過程。當然不只是進度可以以圖表的形式體現,項目的質量同樣也可以圖表的形式體現。項目管理者一般最注重的三要素是質量,工期及成本。項目的質量是項目的核心價值,監測項目質量完成情況是項目管理者迫切需要解決的一個問題,利用直方圖就可以很好的完成這個目標。通過收集、統計及整理數據,編制直方圖,了解到數據的分部情況,就可以從中掌握質量能力狀態,這種狀況就包括質量是否處于正常、穩定或者是受控狀態。當然還可以從中掌握項目的質量完成偏差是否在公允范圍之內。監測質量的不僅僅只有直方圖,帕累托圖同樣也可以,他的工作機理就是“80/20法則,為80%的問題找出關鍵的影響因素”。從帕累托圖上可以直接看出影響目標的主次因素,對于監控質量來說有很大的幫助性。并且在隨著項目的開展,很多問題相繼出現,從帕累托圖中就可以直觀的找到這些因素,從而改變策略進行項目短期目標的修正。可視化不僅僅只以圖表的形式展現,還可以以數字化的形式進行比對,如此來為項目管理者做決策時提供依據。比如掙值管理當中涉及到的中間變量BCWS即計劃完成工作的預算成本,BCWP即已完成工作的預算成本,ACWP已完成工作的實際費用。通過三者之間的比值,差值來推算項目的效率,進度以及投入超前延后的情況。數字化的信息更便于決策者做出合理,有效的決策。項目管理仿真提高項目的集成化,這就體現在隨著科技技術的提高,對項目管理的重視,很多大型的軟件公司已經開始研制開發符合項目管理特性的軟件,以往,個別軟件是可以輔助項目管理的進程,比如甘特圖,有利于工期管理,但是無法為項目風險決策提供依據。但是Primavera、微軟公司相繼提出了功能集成性非常全的集成性項目管理軟件。這就為項目管理活動提供了大大的便捷。(二)項目管理仿真在一定程度上可以規避風險,減少成本,增加收益項目從開始到結束,期間的每一步都會出現或多或少的不確定因素。在項目的定義和設計階段,就可能受不可抗力,財政政策,市場波動等外部環境的不確定因素影響。在項目實施過程中,由于外部天氣因素的影響導致窩工現象,或者由于政策干擾導致相關利益人群滋事鬧事的現象導致工期的延后,或者由于資金的滯后導致工人罷工現象等不確定因素。在采購活動中,由于很多項目是一個時間跨度比較大的工程,這就會存在由于時間的推進,原材料的價格上漲,和勞動力薪資的上漲等不確定性問題。項目仿真在一定程度上可以為管理者提供解決這些問題的依據,同時可以為項目風險性決策提供有力的依據。項目管理仿真可以從兩個方面對項目的決策提供指導,一方面,隨著仿真技術的日漸成熟,各行各業對仿真技術的應用,大量數據存貯于項目管理仿真軟件之中,當出現新項目的時候,可以利用仿真軟件所存儲項目的信息,選出與新項目差不多的以成功完成的項目,然后進行因素調整,得出的結論可以為管理者做決策提供依據。另一方面,可以借助項目管理仿真技術對項目進行盈虧平衡分析,敏感性分析,期望值分析等等。(三)項目管理仿真增加各組織之間的溝通協調一個項目的完成需要多個組織緊密配合,隨著項目管理的演進,項目組織也在不斷進行變革,最常見的有三種:職能型組織結構,項目型組組織結構和矩陣型組織結構。如何使得項目組織內部各個層級緊密配合,溝通起到了相當重要的作用。項目管理仿真即為其提供了一個很好的溝通協調平臺。項目管理仿真采取運用清晰的圖表,定量性的描述,給參與項目的每個人提供項目信息,即使是初學者,或者是對項目沒有一點項目經驗的人,只要看到值就知道項目目前處于什么樣的狀況,要怎樣改進使得偏離公允值的這個數值回到合理范圍之內。如此一來,不但增加了溝通協調的效率,更減少了項目管理者對其進行培訓的時間,減少了項目管理者的時間成本。同時,由于參與項目的人員因素質,知識水平,理解能力,個人性格,態度,情緒,見解的不同,在接受指令的時候會有不一樣的工作情況,項目管理仿真恰恰就給這些問題提供了一個便利的解決方式。項目管理仿真可以給參與項目的所有人員給予及時的反饋信息,目前的項目管理組織最基本的結構也要有三層,上傳下達的速度可能會因為各種不可控因素而受到影響,即使不出現不可控的因素,上傳下達也需要時間,但是項目管理仿真就可以解決這個問題。隨著互聯網覆蓋的面積越來越大,隨時可以接收到信息,那么就可以給項目的執行者配備相應的設施,當項目的管理者有新的指令或者是要與哪個部門溝通協調,可以直接在項目管理仿真平臺上指令。接受者會在第一時間接受指令并回復,達到項目上下級之間溝通協調的及時性。這不僅可以達到縮短工期的效果,還可以使項目的參與者時時溝通,及時更正項目實施時所出現的問題,對不確定因素所造成的突發事件進行及時的補救等等。(四)項目管理仿真軟件的發展已日趨成熟自項目管理發展以來,各種輔助項目管理有序進行的軟件日漸完善,對項目管理的各個階段都有其特殊的分析管理軟件,并且隨著信息化技術的發展,應用于計算機輔助功能的計算手段,將項目管理仿真與其結合,產生了很多便利的軟件,例如Primavera公司的P3系列軟件、P3E系列軟件、P3E/C軟件及Microsoft公司的Project系列軟件等等。

二、對項目管理仿真應用的幾點建議

(一)根據項目管理發展的特點,集項目管理軟件優點,將項目仿真集成化處理項目管理過程當中有9大部分內容,包括范圍管理,工期管理,風險管理等,每部分都有相應的計算機輔助工具,比如工期管理有甘特圖,關鍵路徑法來輔助。但是這些方法不能應用于其他階段。將整個項目從始至終在一個軟件上進行操作,例如從項目的定義開始,就在一個軟件上進行,定義完以后,進行下一個階段,風險評價,通過計算機模擬技術,分析項目是否可行,若不可行,則返回,若可行,接著進行項目的實施,實施階段進行項目工期、采購的監控等等,設定其公允值的范圍,若超出范圍,系統自動提示,以便于管理者做出相應對策。每一個分部項目完成后,系統自動轉入下一個分部項目,并標記項目完成度,直至項目成功結束。(二)項目管理仿真應根據項目自身特點設計特色化模式項目管理目前應用的領域眾多,不僅僅是在大型工程項目,而且在航天,軍事,甚至是軟件,醫藥,信息化設計等方面也可以看到項目管理的應用。那么項目管理仿真就應該根據這些項目的不同來設計差異化模塊。比如大型的工程項目,在風險檢測時,不單單要看投資回收期,基本收益率,還要看參與項目的人員在前期是否有做此類項目的經驗,如果不設計特定板塊來討論這些問題,至少要設計備注欄,以便決策者進行決策。大型項目一般時間較長,期間要考慮外部環境變化對工期的影響,時間對原材料價格的影響等,這些板塊都要進行特別設計。(三)項目管理仿真模塊化,使其操作更加簡捷方便項目的一個特點就是必須按照工序順序依次進行,這就為項目模塊化提供了很好的依據。從項目的定義開始,給其項目的定義設定一個模塊,包括其項目的名稱,編碼,選址,負責人,投資,概算等等項目的基本內容,進行保存后,轉入下一個模塊。平行模塊可以有很多層級,比如將項目實施階段設立一個模塊,這個模塊就要包含很多層級,比如進度管理,采購管理,人力資源管理等。值得一提的是,不同的階段都需要一定的保密措施,所以就要適當的設置一些權限。但是要開放一個通道,使得各層級的人在不侵犯商業機密的情況下可以進行緊密的溝通。

三、總結

本文通過借鑒很多關于項目管理仿真的理論知識,將其重要的理論同實際情況相結合,提出自己的觀點。個人認為,在信息化技術發展迅速的今天,將仿真技術與項目管理結合必然會產生很大的商業價值。在節約資源的同時提高效率。但本文著重關注項目管理的進度管理,風險管理而忽視了項目管理所涉及的其他內容。本文旨在為設計軟件的企業提供一些新的思路,同時吸引各個使用項目管理的行業使用集成化仿真來選擇項目,實施項目。希望本文具有一定借鑒意義。

作者:張婷 單位:天津商業大學商學院

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