中專學校學籍檔案管理探索

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【摘要】這些年來，中專學校已經(jīng)普遍運用學分制，適用于考察學生的學習情況和學習成果。教學管理已經(jīng)從原先的班級管理為主體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐哉n程管理為主體，開始更加注重上課的過程。在學生們學習的過程中，記錄學生們學習狀況，并整理成相應(yīng)的檔案信息，這是最終評價學生們學習水平的關(guān)鍵依據(jù)。因此，學校一定要做好學籍檔案的管理工作，不斷的規(guī)范，并且要與時俱進，結(jié)合實際情況，進行優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】中專學校；學籍檔案；管理工作；規(guī)范；優(yōu)化；探索

學籍檔案主要兩大塊：一是教育教學檔案，包括對學生進行德、智、體、美、勞教育過程中的各類教材、教學計劃、課程表，教育活動、教學計劃、方案、報告、總結(jié)，各類試卷、歷次考試成績、各種報表，以及歷屆畢業(yè)生名冊、學籍管理材料等；二是學生檔案，綜合反映學生在校期間發(fā)展情況，主要包括學籍卡、學年評估：思想品德考核表、體育登記表、健康卡、學期成績、畢業(yè)自我鑒定、獎懲情況以及紀律表現(xiàn)、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標登記表。在學校，學籍檔案比較客觀的記錄了學生的成長過程，管理學籍檔案，也是中專學校教育管理中，十分重要的工作內(nèi)容。只有不斷的規(guī)范學籍檔案，結(jié)合實際情況，對其進行優(yōu)化，才能夠有效的保障中專學校教育管理工作的質(zhì)量，為學生上高校打下良好的教育基礎(chǔ)，從而為我國培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才。現(xiàn)在我國的中專學校在開展教學管理的時候，基本都是使用學分制。因此，一定要合理的優(yōu)化以往的中專學校學籍檔案管理內(nèi)容，及時優(yōu)化管理模式，探索促進中專學校教育工作的順利開展。

1中專學校的學籍檔案管理工作所包含的內(nèi)容

何為學籍檔案？也就是學生們從入學的第一天開始到學業(yè)結(jié)束的最后一天，整個學習過程中，由考核和管理所開展的各種活動的客觀記錄，也是現(xiàn)在我國中專學校在學習過程中，做好檔案管理工作的重要內(nèi)容。其主要包括的有：招生的信息，學籍的信息，學習過程的信息，考試成績的信息，以及畢業(yè)的信息。對學生的學習情況，學習成績，獎懲狀況，特長專業(yè)，學習能力，個人特征等都有著較為詳細的記錄。第一，招生的信息。其主要指的是，學生從初中邁入中專學校這個過程中的相關(guān)記錄。主要有：招生計劃，招生簡章，招生的文件，相關(guān)的專業(yè)，建立學生檔案。第二，學籍的信息。這里指的是狹義的學籍檔案，也就是初中生進入中專學校之后，轉(zhuǎn)換成為了中職學生的身份，所產(chǎn)生的相關(guān)信息。主要有：新生來校報到的信息，所在的年級，所在的班級，性別，學號，身份證件；學生客觀存在的有關(guān)材料或者獎勵等；學生的登記表，也就是學生在校期間的學籍卡；學生的變更材料以及學籍的注冊等。第三，考試的信息。指的是學生在校期間，所參加的各類考試科目，考試的形式，考試的具體安排，考試的成績，重修，補考等記錄。第四，學習過程中的信息。其主要有：課程的具體安排，各科教師的名單，教學計劃，學生的選課信息，選修課的成績，畢業(yè)設(shè)計，實踐活動，輔修課程等。這一信息，對學生學習水平和質(zhì)量的評價起著十分關(guān)鍵的作用。第五，畢業(yè)的信息。其主要有：學生畢業(yè)時的資格審查，畢業(yè)證的發(fā)放以及登記等。

2在中專學校開展學分制，對學籍檔案管理工作所帶來的重要影響

學分制，也就是將學生的課程學習，劃分為具體的學分，來對學生進行考察。以學生的選課為主要內(nèi)容，在學習的過程中，學生只要完成了所規(guī)定的學分，就能夠向?qū)W校辦理畢業(yè)申請。開展學分制，中專學生能夠建立自己的興趣愛好、特長、發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，更加自由的選擇課程。即便是身在一個班級，學生們也不必拘泥于統(tǒng)一的課堂，學生的學制和課程都更加的靈活。隨著學分制的普遍運用，使得學校的學籍檔案管理工作或多或少的都受到了影響。2.1以課程的管理為主進行教學管理，為規(guī)范與優(yōu)化學籍檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)以往的中專學校教育管理之中，大多都是運用學年制，按照比較統(tǒng)一的教學要求和培養(yǎng)規(guī)范來管理學生。也就是說，只要屬于相同專業(yè)，相同班級的學生，他們的學制就是一模一樣的。大家使用統(tǒng)一的課程表，在統(tǒng)一的教室聽同一個老師來授課，管理形式環(huán)環(huán)相扣，班級有班主任管，班主任有學生科管，學生科有學校管，在管理學籍檔案時，一般以班級為單位，記錄一個班級里面的學生信息，學生的學籍存放，學籍登記，課程的安排，考試的成績等。中專學校運用學分制之后，學生們能夠更加自由的選擇課程。有的學校就曾經(jīng)對學分制管理，作出以下幾點規(guī)定：第一，學生能夠自由的進行學習進度的安排，可以延遲或者提前修讀課程；第二，學生能夠自由的進行課程層次的選擇；第三，學生能夠自由的進行聽課方式的選擇。所以，隨著學分制的廣泛使用，原先的班級觀念已經(jīng)慢慢的開始淡化，從原先的班級管理開始逐步轉(zhuǎn)為流動管理，而原本的學籍檔案管理工作，已經(jīng)無法適應(yīng)學分制下的管理需求。所以，在管理學籍檔案時，一定要實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，注重初始資料的收集錄入與電子化管理。2.2開展個性化管理，對規(guī)范與優(yōu)化學習檔案管理起著關(guān)鍵作用學分制是近幾年來，比較先進的一種管理制度。其特征就是：以學生為核心，尊重學生們的身心特點和個性發(fā)展。在中專學校使用學分制，讓學生們能夠更加自由的選擇學習科目、上課時間、任課教師以及學習的進度等，學習具有高度的靈活性與彈性。比如說：學校的選課制度，每一個學期，學生都可以根據(jù)自己的喜好或者學習計劃等，自由的進行選課，即便是身處同一個班級，學生們所選擇的課程也有不同的。而原本的班級課程表，顯然已經(jīng)不再被需要了。每一個學生都有屬于自己的那一份課程表。而且，學生們因為所選擇的科目不同，那么相應(yīng)的考試內(nèi)容、考試地點、考試時間也有差別。原先的中專學?？荚囈话愣际且詫W期為單位，逐一班級登記考試成績，登記工作明顯有了難度。而學分制所具有的靈活性，使得就算是相同年級的學生，也不一定會在統(tǒng)一的時間畢業(yè)。有的學校就作出規(guī)定：學生只要完成規(guī)定的學分，那么就可以申請畢業(yè)。學分制教學管理模式，因人而異，千差萬別，尊重了學生的主體地位，符合個性化管理。2.3進行科學管理，是規(guī)范與優(yōu)化學籍檔案管理的主要手段學籍檔案能夠有效的體現(xiàn)學生們的學習過程和教師的教學過程，所以，一定程度上，學籍檔案和教學檔案也有交叉性。另外，檔案本身具有服務(wù)性，因此，學籍檔案必須要滿足學生們隨時查詢的需求。原先在管理學籍檔案時，學校一般都是進行實體管理，檔案工作人員要消耗很多的時間，用來搜集、保管、整理和移交相應(yīng)的原始資料，內(nèi)容多樣，工作繁瑣。中專學校使用學分制后，學生們能夠自由的進行選課，考試，重修等，這些都和原先的班級模式大相徑庭，提高了教學管理的復(fù)雜程度和難度。所以，中專學校一定要對學生的學籍檔案管理手段和方法進行有效的創(chuàng)新和改革，促進學籍檔案管理的優(yōu)化和規(guī)范。

3中專學校學籍檔案管理規(guī)范與優(yōu)化的主要策略

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，筆者認為，中專學?？梢越柚娮有畔⒓夹g(shù)的優(yōu)勢管理學籍檔案，建立詳細的檔案信息庫，從而進一步的優(yōu)化學籍檔案管理工作。3.1建立詳細的管理人員操作平臺學籍檔案的管理人員，主要的管理功能有：學籍管理、選課與教學安排，學生成績以及畢業(yè)管理等。第一，狹義的學籍管理，主要有：學生的學籍變更與注冊，學生的主要信息等，具體劃分為對學籍檔案信息進行建立與維護，學期注冊等。對學籍檔案進行建立主要包括，將學生的主要信息進行記錄，記錄入學時間，新生的年級、班級進行設(shè)置，記錄新生的信息狀況，生成學號，記錄學生的獎懲情況，對學生個人信息進行增改。學期注冊，也就是對學生每個學期的報到情況和注冊進行記錄。學籍檔案一般有兩個主要功能，一是能夠分析和統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)；二是能夠生成檔案，學生證，打印學籍卡等。教學安排和選課。管理人員要對學期的開課計劃進行設(shè)置，安排相應(yīng)的上課考試，分配相應(yīng)的教室和教學時間，并讓學生自由的選擇課程。第二，學生成績。教務(wù)處要根據(jù)實際情況，安排好成績錄入的具體時間和相應(yīng)的參數(shù)，根據(jù)不同的學科，讓任課老師輸入學生的考試成績，最終生成成績表。第三，畢業(yè)辦理。根據(jù)學校的畢業(yè)規(guī)定，審核每個畢業(yè)生的實際情況，形成畢業(yè)生花名冊，就業(yè)花名冊等。3.2提供學生全面的操作平臺要尊重學生，以學生的個人意志為主體，給學生提供科學全面的操作平臺，讓學生能夠更加自由的選擇科目，促進學生的個性化發(fā)展。首先，要提供豐富的選擇功能。學生能夠自由的操作該平臺，其次，提供全面的查詢功能。學生能夠在平臺上及時的查詢到想要的信息，包括課程安排、單科學分、學業(yè)目標、考試成績、獎勵等；最后，提供合理的參考交流功能。學生能夠通過該平臺，自由的抒發(fā)自己的意見，對教學水平進行及時的反饋和評價。3.3建立科學的教師平臺在課堂教學的過程中，教師占據(jù)著重要的作用，教師的教學質(zhì)量和教學態(tài)度，直接決定了整堂課的教學水平，影響著學生們的學習成績。建立科學的教師平臺，讓教師能夠?qū)W校的科研、教學動態(tài)進行及時的了解，更加客觀的接受學生們的建議和評價。另外，教師還要通過該平臺，輸入學生們的考試成績，方便學生們的查詢。

4結(jié)束語

在中專學校的教育管理中，學籍檔案的管理是十分重要的組成內(nèi)容，一方面，學校要利用電子信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，另一方面，還要保管好實體材料，保障學籍檔案的真實性和客觀性。對學籍檔案要進行維護保養(yǎng)、防霉、防蟲、防火工作，

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作者:蘭秋生 單位:福建龍巖財經(jīng)學校